Рис. 2.24. Вставка текста из внешнего файла
В данном окне по обычным правилам Windows следует указать путь к файлу, текст которого нужно вставить в текущий документ, и нажать кнопку Вставить. Если вставляется текст из документа Word, то после нажатия данной кнопки этот текст будет вставлен в то место текущего документа, где находится курсор. Если же текст вставляется из другого документа, то дальнейшие действия могут зависеть от формата конкретного файлаисточника.
Например, при вставке текста из *.htm документа на экране отобразится предложение использовать Word по умолчанию для открытия вебстраниц. После ответа на этот запрос в текст текущего документа будет вставлен текст *.htm документа.
Если текст вставляется из документа формата *.txt, то при нажатии в окне Вставка файла (см. рис. 2.24) кнопки Вставить на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.25.
Рис. 2.25. Выбор кодировки текста
В данном окне пользователю предлагается выбрать кодировку, применение которой позволит прочитать вставляемый текст. Дело в том, что для прочтения одного и того же текста в файлах разных форматов может потребоваться разная кодировка. Если в данном окне в поле Образец текст нормально читается (как на рис. 2.25) – значит, используемая в данный момент кодировка подходит. Если, например, для текста, который показан на рис. 2.25, выбрать кодировку MSDOS (для этого достаточно установить переключатель Кодировка текста в соответствующее положение), то он станет совершенно нечитаемым – вместо букв будут отображаться непонятные символы.
Чтобы применить к тексту кодировку, отличную от кодировки Windows или кодировки MSDOS, нужно установить переключатель Кодировка текста в положение Другая – в результате станет доступным расположенное справа поле с перечнем доступных кодировок. В данном поле нужно последовательно выбирать курсором кодировку, пока текст документа, содержащийся в поле Образец, не станет читаемым.
После нажатия в окне выбора кодировки кнопки ОК текст будет вставлен в текущий документ Word.
Вставка даты и времениБухгалтерская документация актуальна на определенную дату. Поэтому в ряде случаев целесообразно указывать в документе точную дату и время его формирования (вступления в силу, отправки получателю, валютного курса и т. д.).
Часто бухгалтеры решают эту задачу наиболее простым, на их взгляд, способом – вводят требуемую дату вручную, не подозревая о том, что для этого в Word специально предусмотрена функциональность. В данном разделе мы вставим дату в документ, с которым работали в предыдущих подразделах.
Вначале нужно установить курсор на требуемую позицию, затем открыть на ленте Word вкладку Вставка и в панели Текст нажать кнопку Дата и время (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши). В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.26.
Рис. 2.26. Выбор формата представления даты
В левой части данного окна в поле Форматы содержится список форматов представления даты и времени. Щелчком мыши следует выбрать подходящий формат. В поле Язык из раскрывающегося списка выбирается язык, на котором в дате будут написаны текстовые фрагменты (название месяца и дня недели).
СоветЕсли установить флажок Обновлять автоматически, то дата и время, вставленные в документ, будут обновляться автоматически, вместе с системной датой компьютера.
С помощью кнопки По умолчанию можно восстановить в документе формат даты и времени, который предлагаются программой по умолчанию (первая позиция в поле Форматы).
После нажатия кнопки ОК дата и время будут вставлены в документ (рис. 2.27).
Рис. 2.27. Вставка в документ текущей даты
В данном примере мы вставили в документ только дату, без указания времени. Как видно на рис. 2.26, Word предлагает много разных форматов даты и времени, среди которых присутствуют форматы с точным временем.
Оформление титульных страниц для бухгалтерских документов
Многие бухгалтерские документы начинаются с титульной страницы. Это может касаться как текущих ведомостей, журналовордеров, кассовых книг и т. д., так и регламентированных отчетных форм (бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках и др.).
Возможности Word предусматривают автоматическое создание и вставку в документ титульной страницы, что избавляет пользователя от необходимости создавать ее вручную и заниматься ее форматированием. В данном разделе мы вставим титульную страницу в документ, с которым работали в предыдущих разделах.
Чтобы вставить в документ титульную страницу, нужно установить курсор в самое начало документа (перед оглавлением), затем на вкладке Вставка выбрать пункт Страницы → Титульная страница. В результате откроется меню, в котором можно выбрать подходящий вариант титульной страницы (рис. 2.28).
Вставим в документ титульную страницу Полоски, для чего щелкнем на соответствующем пункте меню мышью. Результат выполненных действий показан на рис. 4.29.
Как видно на рисунке, в начале документа отобразился шаблон титульной страницы, в который следует внести изменения в зависимости от вида документа. Предположим, что наш документ называется Отчет бухгалтерии, а его подзаголовок – Для начальников отделов. Эти значения и нужно ввести вместо текста соответственно Введите название документа и Введите подзаголовок документа.
Рис. 2.28. Выбор варианта титульной страницы
После этого следует указать дату документа. При щелчке мышью на тексте Выберите дату появится раскрывающийся список с календарем, в котором нужно выбрать требуемую дату.
Рис. 2.29. Шаблон титульной страницы
Под датой отображаются наименование организации и имя пользователя по умолчанию; при необходимости эти значения можно отредактировать с клавиатуры. Предположим, что наша организация называется ООО «Фирма», а документ составил бухгалтер Иван Петров, и введем эти данные на титульной странице.
В результате выполненных действий наша титульная страница примет вид, как показано на рис. 2.30.
Рис. 2.30. Титульная страница бухгалтерского документа
Подобным образом можно вставлять в документ и другие титульные страницы, находящиеся в меню выбора (см. рис. 2.28).
Создание экспресстаблиц
В программе Word есть удобный механизм вставки таблиц, с которым мы познакомимся позже, при рассмотрении практического примера по созданию бухгалтерского документа. Однако бывают ситуации, когда желательно создать таблицу максимально быстро, чтобы в ней уже были заполнены некоторые ячейки (заголовки строк, столбцов и др.), да и чтобы саму таблицу не пришлось потом форматировать (выделять те либо иные ячейки, строки, столбцы, менять шрифт и т. п.).
Для реализации такой возможности в программе Word предусмотрен механизм создания экспресстаблиц. Смысл его заключается в том, что пользователь очень быстро, выполнив буквально пару действий, получает заполненную таблицу.
Чтобы создать экспресстаблицу, нужно установить курсор в то место документа, где она должна находиться, и на вкладке Вставка выбрать пункт Таблица → Экспресстаблицы. В результате откроется меню выбора экспресстаблицы, изображенное на рис. 2.31.
Рис. 2.31. Меню выбора экспресстаблиц
В данном меню содержится перечень имеющихся в программе видов экспресстаблиц. Чтобы увидеть все варианты, следует воспользоваться полосой прокрутки, которая находится вдоль правого края меню.
Предположим, что нам нужно быстро сформировать список сотрудников предприятия. Для этого выберем в меню экспресстаблицу, которая называется С подзаголовками 1 (в ней для примера по умолчанию представлен список студентов, рис. 2.32).
Рис. 2.32. Вставка экспресстаблицы
Как видно на рисунке, мы получили готовую отформатированную таблицу со списком, в которой нам осталось лишь с клавиатуры ввести требуемые корректировки. Составим список работников предприятия, указав стаж каждого из них, отдельно по сдельщикам и повременщикам (рис. 2.33).
Рис. 2.32. Вставка экспресстаблицы
Как видно на рисунке, мы получили готовую отформатированную таблицу со списком, в которой нам осталось лишь с клавиатуры ввести требуемые корректировки. Составим список работников предприятия, указав стаж каждого из них, отдельно по сдельщикам и повременщикам (рис. 2.33).
Рис. 2.33. Список работников предприятия в табличном представлении
Подобным образом можно использовать и другие экспресстаблицы, имеющиеся в меню выбора. Например, экспресстаблицу Двойная таблица (по умолчанию для примера в ней содержится греческий алфавит) удобно использовать для сравнения данных (например, выработка по цехам по плану и фактически), разумеется, внеся в нее соответствующие изменения. Экспресстаблицу Табличный список можно применять для создания спецификаций и т. д.
Подложка бухгалтерского документа
В процессе работы с бухгалтерским документом иногда возникает необходимость придать ему такой вид, чтобы те, кто будет впоследствии его читать, быстро и правильно поняли предназначение и особенности данного документа. Например, документ может быть секретным, либо не предназначенным для копирования и размножения, либо ознакомиться с ним нужно срочно и т. д. В программе Word для решения данной задачи реализована возможность вставки подложки документа.
Подложка документа – это скрытый текст или изображение, которое расположено позади текста документа (то есть как бы за этим текстом). На рис. 2.34 показан уже знакомый нам документ, в который вставлена подложка с текстом Срочно.
Рис. 2.34. Документ с подложкой СРОЧНО
Пользователь может вставлять в документ как стандартные подложки, изначально заложенные в Word, так и создавать подложку самостоятельно. В первом случае нужно на вкладке Разметка страницы в панели Фон страницы нажать кнопку Подложка и в открывшемся меню (рис. 2.35) выбрать подходящий вариант.
Рис. 2.35. Список вариантов подложки
Чтобы просмотреть все имеющиеся варианты, нужно использовать полосу прокрутки, которая расположена по правому краю меню.
Если же ни один из имеющихся в программе стандартных вариантов подложки не устраивает пользователя, то можно создать ее своими силами. Для этого в меню, открываемом нажатием кнопки Подложка (см. рис. 2.35), нужно выбрать команду Настраиваемая подложка (она расположена внизу меню, под списком стандартных вариантов). При активизации данной команды на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.36.
Рис. 2.36. Настройка подложки
В первую очередь в данном окне с помощью соответствующего переключателя следует определить, какой вид будет иметь подложка: Рисунок или Текст. Положение переключателя Без подложки предназначено для удаления из документа подложки, если она там уже имеется.
Если данный переключатель установлен в положение Рисунок, то становится доступной кнопка Выбрать, поле масштаб и флажок обесцветить.
Кнопка Выбрать предназначена для выбора рисунка, который будет использован для подложки. При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, в котором по обычным правилам Windows указывается путь к файлу рисунка.
В поле масштаб из раскрывающегося списка выбирается требуемый масштаб отображения рисунка подложки. По умолчанию в данном поле установлено значение Авто; это означает, что программа автоматически подберет оптимальный масштаб исходя из особенностей рисунка и документа.
Если установить флажок обесцветить, то подложка будет как бы «приглушенной», не бросающейся в глаза. При снятом данном флажке рисунок подложки будет отображаться в полноцветном режиме, «как есть».
На рис. 2.37 для подложки использован рисунок, изображенный на рис. 2.14.
Рис. 2.37. Подложка в виде рисунка
При настройке данной подложки был выбран масштаб Авто, флажок обесцветить был снят.
Если же в окне настройки подложки (см. рис. 2.36) переключатель установлен в положение Текст, то становятся доступными поля язык, текст, шрифт, размер, цвет, а также переключатель расположение и флажок полупрозрачный. Рассмотрим назначение каждого из этих параметров.
В поле язык из раскрывающегося списка выбирается язык, на котором будет отображаться текст подложки. В режиме настройки подложки поддерживается большое количество языков (русский, английский, арабский, испанский и др.), и в зависимости от выбранного языка будет сформирован перечень стандартных текстов подложки, содержащихся в раскрывающемся списке поля текст (варианты стандартного текста будут отображаться на соответствующем языке).
В поле текст следует указать текст подложки. Требуемое значение можно выбрать как из раскрывающегося списка, так и ввести с клавиатуры. Отметим, что введенное с клавиатуры значение не сохраняется в программе для последующего применения – в случае необходимости (например, для подложки другого документа) его нужно будет ввести заново.
Шрифт, которым будет отображаться текст подложки, выбирается из раскрывающегося списка в поле шрифт. Возможен выбор любого вида шрифта, который поддерживается Word (например, Arial, Times New Roman и др.). По умолчанию в качестве шрифта текста подложки программа предлагает шрифт Calibri.
В поле размер с клавиатуры либо из раскрывающегося списка выбирается размер шрифта. По умолчанию в данном поле установлено значение Авто: это означает, что программа автоматически определит оптимальный размер шрифта для подложки данного документа.
При необходимости можно выбрать и цвет текста подложки; выбор делается из палитры цветов в поле цвет.
С помощью переключателя расположение указывается способ расположения текста подложки в документе. Возможен выбор одного из двух вариантов – по диагонали или горизонтально. По умолчанию переключатель установлен в положение горизонтально.
Чтобы придать тексту подложки эффект полупрозрачности, следует установить флажок полупрозрачный.
Завершается процесс создания пользовательской подложки нажатием кнопки Применить (в данном случае подложка будет вставлена без закрытия окна настройки) либо ОК (окно настройки будет закрыто). С помощью кнопки Отмена производится выход из данного режима без сохранения выполненных изменений и без вставки в документ подложки.
Создание границы абзаца и страницы
В некоторых случаях бывает необходимо сделать такое оформление документа, чтобы он не просто отображался на странице, а был обрамлен какой-либо границей (например, в виде простой рамки, в виде рисунка и др.). Иногда возникает необходимость создать границу не всего документа, а лишь какогото абзаца или выделенного фрагмента – например, чтобы привлечь к нему особое внимание.
Возможности программы Word предусматривают создание и вставку в документ самых разных границ, в зависимости от потребностей пользователя. Чтобы войти в режим формирования границы, нужно на вкладке Разметка страницы в панели Фон страницы нажать кнопку Границы страниц. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.38.
Рис. 2.38. Настройка границы
В данном окне на вкладке Граница выполняется настройка границы текущего абзаца или предварительно выделенного фрагмента, а на вкладке Страница – настройка параметров страницы. Поскольку порядок работы на данных вкладках во многом аналогичен, мы рассмотрим вкладку Граница, а для вкладки Страница укажем некоторые характерные особенности.
В левой части вкладки отображается перечень имеющихся в программе типов границы. Для выбора подходящего типа достаточно щелкнуть мышью на соответствующей позиции. Тип Нет используется для удаления созданной ранее границы абзаца.
Аналогичным образом в поле Тип, расположенном правее, выбирается тип линии границы. В программе реализована возможность применения самых разных типов: сплошная, пунктирная, полужирная, жирная, двойная и др. Чтобы просмотреть все имеющиеся типы, следует пользоваться полосой прокрутки, расположенной вдоль правой кромки поля.