• Формула – специальный инструмент Excel, предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных. Формула может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона) и функцию. Операторы бывают трех видов:
– арифметический оператор – оператор, предназначенный для выполнения арифметических действий и выдающий в качестве результата числовое значение;
– оператор сравнения – данный оператор используется для сравнения данных и выдает в качестве результата логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ;
– текстовый оператор – оператор, используемый для объединения данных.
• Функция – готовая формула Excel для расчетов, вычислений и анализа данных. Каждая функция может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона) и формулу (см. выше). Пользовательская функция – это функция, написанная пользователем на языке VBA.
• Электронная таблица – интерактивная программа, состоящая из набора строк и столбцов, которые выводятся на экран в отдельном окне.
• Ячейка – наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации. Каждая ячейка может содержать текст, число или формулу (см. выше). Кроме этого, при работе с ячейками используются следующие элементы:
– адрес – это месторасположение (координаты) ячейки; адрес состоит из буквы (номера) столбца и номера строки, на пересечении которых расположена данная ячейка;
– ссылка – указание на адрес ячейки. Ссылки могут быть абсолютными (то есть не изменяющимися при перемещении и копировании ячейки), относительными (эти ссылки изменяются при перемещении и копировании ячейки) и смешанными. Внешняя ссылка – это ссылка на ячейку, расположенную в другой рабочей книге.
После знакомства с терминологией Excel рассмотрим основные элементы и инструменты программы.
Введение в Excel: основные элементы и инструменты
Содержимое данного раздела адресовано пользователям, которые слабо знакомы с табличным редактором Excel. Здесь мы рассмотрим базовые понятия, необходимые для работы с программой. Поэтому если вы владеете навыками практической работы с Excel, можете сразу переходить к изучению раздела, в котором рассматривается практический пример создания бухгалтерского документа.
Пользовательский интерфейс редактора Excel показан на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Табличный редактор Excel
Основными элементами пользовательского интерфейса являются:
• меню Файл – находится слева от вкладки Главная (в целом работа с ним ведется по тем же правилам, что и в текстовом редакторе Word);
• панель быстрого доступа – расположена над меню Файл и вкладкой Главная;
• лента Excel – находится между строкой формул и панелью быстрого доступа;
• рабочая книга, рабочий лист, строка, столбец, ячейка, строка формул – основные элементы Excel (их более подробное описание приводится ниже);
• контекстное меню – вызывается нажатием правой кнопки мыши в любом месте рабочей области (в целом работа с ним ведется по тем же правилам, что и в текстовом редакторе Word);
• рабочая область – центральная часть интерфейса, в которой ведется работа с табличными документами;
• строка состояния – информационнофункциональный элемент, расположенный вдоль нижнего края окна программы.
Пользователь может самостоятельно выполнять настройку некоторых элементов интерфейса – это делается либо в режиме настройки программы (Файл → Параметры), либо с помощью соответствующих элементов управления ленты Excel.
Рабочая область Excel: описание, приемы и методы работы
Рабочая область Excel – элемент пользовательского интерфейса, включающий в себя ячейки, строки, столбцы и листы текущей книги, а также строку формул. Все основные действия по созданию и редактированию бухгалтерских и отчетных документов выполняются именно в рабочей области Excel.
Одним из главных структурных элементов рабочей области является ячейка – наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации и расположенная на пересечении строки и столбца. Совокупность нескольких ячеек образует диапазон.
Любая ячейка имеет уникальные координаты (их еще называют адресом ячейки). Адрес ячейки определяется с помощью строк с буквами и цифрами, которые расположены соответственно вверху и слева рабочей области. Например, на рис. 3.2 курсор установлен в ячейку с адресом С4.
Рис. 3.2. Ячейка с координатами С4
Ввод данных в ячейку производится поразному: с клавиатуры, расчетным путем (когда значение ячейки вычисляется расчетными формулами на основании данных других ячеек), путем импорта из внешних файлов, с помощью макросов, из буфера обмена и др.
Информацию в ячейках можно представлять в разных форматах – числовом, текстовом и т. д. Формат выбирается в окне Формат ячеек, которое вызывается с помощью одноименной команды контекстного меню. Также данное окно можно вызвать следующим образом: на вкладке Главная ленты Excel в панели Ячейки нужно нажать кнопку Формат, и в открывшемся меню выбрать команду Формат ячеек.
ПримечаниеСледует учитывать, что при работе с числовыми данными в качестве разделителя целой и дробной частей чисел по умолчанию используется запятая, а при работе с датами – точка. При вводе числовых данных и дат они по умолчанию выравниваются по правому краю ячейки, а введенный текст – по левому краю.
Вы можете мышью перетаскивать любую ячейку в другое место вместе с ее содержимым. Для этого подведите указатель мыши к любому углу ячейки, кроме правого нижнего – при этом появится крестик со стрелками. Теперь после нажатия левой кнопки мыши можно перетащить ячейку со всем содержимым в требуемое место. Кстати, подобным образом вы можете переносить с одного места на другое предварительно выделенные диапазоны ячеек.
ВниманиеРежим перетаскивания ячеек и диапазонов действует лишь тогда, когда в настройках программы (Файл → Параметры) в разделе Дополнительно (подраздел Параметры правки) установлен флажок Разрешить маркеры заполнения и перетаскивание ячеек. Если здесь же установлен флажок Предупреждать перед перезаписью ячеек, то перед заменой имеющихся данных новыми программа будет выдавать дополнительный запрос на подтверждение данной операции. Данный флажок доступен только при установленном флажке Разрешить маркеры заполнения и перетаскивание ячеек. Оба флажка по умолчанию установлены.
Ячейки взаимосвязаны между собой через участие в тех либо иных расчетах и вычислениях – вычитание, сложение и т. д., а также с помощью функций. Нередко одна и та же ячейка задействуется сразу в нескольких формулах либо функциях.
Для выделения ячейки установите на нее курсор щелчком кнопкой мыши либо клавишами со стрелками. Диапазон выделяется следующим образом: нажмите левую кнопку мыши и перетащите указатель в любое место, в зависимости от требуемого размера диапазона.
При этом первая ячейка диапазона (то есть ячейка, с которой началось перетаскивание указателя мыши) визуально останется невыделенной (но все равно она входит в состав диапазона).
Возможности программы предусматривают выделение нескольких разных ячеек, не входящих в один диапазон, то есть не являющихся смежными, а расположенных по отдельности. Для этого щелкайте мышью на требуемых ячейках, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl. По такому же принципу можно выполнить выделение нескольких расположенных по отдельности диапазонов.
СоветПри работе с большими объемами данных активная ячейка (то есть ячейка, на которой установлен курсор) может «потеряться», исчезнув из поля видимости, например после использования полосы прокрутки. Чтобы быстро найти ее, нажмите комбинацию клавиш Ctrl+BackSpace.
Вы можете добавить ячейку в любое место рабочей области. Для этого на вкладке Главная, которая расположена на ленте Excel, в панели Ячейки нажмите кнопку Вставить и в открывшемся меню выберите пункт Вставить ячейки; также можно воспользоваться командой контекстного меню Вставить. Затем в открывшемся окне укажите направление смещения имеющихся ячеек вместе с их содержимым для освобождения места для новой ячейки и нажмите ОК.
Для удаления из ячейки всего содержимого выделите ее и нажмите клавишу Delete (так же очищается и предварительно выделенный диапазон). Если же требуется не просто очистить содержимое ячейки, а удалить и ее саму, то выделите ее и выполните команду контекстного меню Удалить – в результате откроется окно, изображенное на рис. 3.3.
Рис. 3.3. Удаление ячейки
Выберите направление сдвига – влево либо вверх; в соответствии с выбранным направлением после нажатия ОК будут перемещены данные на место удаляемой ячейки.
Вы можете превратить несколько расположенных рядом ячеек в одну, равную по размеру выделенному диапазону (при условии, что этот диапазон является прямоугольным). Для этого воспользуйтесь командой контекстного меню Формат ячеек (ее можно вызвать также с помощью комбинации клавиш Ctrl+1). При активизации данной команды отображается окно, в котором на вкладке Выравнивание нужно установить флажок объединение ячеек и нажать ОК. Разъединение объединенных ранее ячеек осуществляется путем снятия данного флажка и нажатия ОК (не забывайте, что предварительно следует выделить разъединяемую ячейку или обрабатываемый диапазон).
Не все знают, каким образом следует вводить данные в выделенный диапазон ячеек, хотя на самом деле этот процесс достаточно прост. После выделения диапазона вводятся данные в первую его ячейку (которая не является затемненной), после чего для перехода к следующей ячейке нужно нажать клавишу Tab или Enter. Аналогично осуществляется переход ко всем остальным ячейкам диапазона и их заполнение. По окончании ввода данных для снятия выделения с диапазона нажмите любую клавишу со стрелкой.
В случае надобности вы можете весь выделенный диапазон быстро заполнить одним и тем же значением. Для этого введите это значение в первую ячейку выделенного диапазона и нажмите комбинацию клавиш Ctrl+Enter.
Ввод в ячейку отрицательных данных можно проделать одним из двух способов: поставить перед вводимым числом знак «минус» либо заключить его в скобки (после нажатия клавиши Enter скобки будут преобразованы в знак «минус»). При необходимости можно выполнить настройку, в результате применения которой отрицательные значения будут выделяться красным цветом. Для этого нужно выделить ячейки, в которых находятся либо могут находиться отрицательные значения, затем выполнить команду контекстного меню Формат ячеек и в открывшемся окне на вкладке Число в поле Числовые форматы выделить курсором значение Числовой. Затем в правой части вкладки в поле Отрицательные числа курсором выбрать требуемый формат представления отрицательных чисел и нажать кнопку ОК.
Не все пользователи умеют правильно вводить в ячейки дробные значения. Дело в том, что при вводе дробного значения с использованием наклонной черты / (эта черта называется «слеш») Excel автоматически преобразует его в дату. Например, при вводе значения 1/5 после нажатия клавиши Enter оно автоматически будет преобразовано в 01.май, а в строке формул при позиционировании курсора на данной ячейке отобразится значение 01.05.2015 (указывается текущий год). Чтобы программа не преобразовывала дробные значения в дату, нужно вначале ввести 0, затем пробел и лишь после этого – дробное значение.
Текст в ячейку обычно вводится с клавиатуры. Учтите, что при вводе текста большого объема может создаваться видимость того, что он перекрывает содержимое соседних ячеек. В реальности это только иллюзия, и введенный текст всегда остается в своей ячейке. Чтобы убедиться в этом, установите курсор в ячейку с введенным текстом и посмотрите в строку формул – в ней отобразится весь введенный в ячейку текст. Если после этого переместить курсор в соседнюю ячейку, которая якобы перекрыта, то в строке формул отобразится ее прежнее значение, что свидетельствует о том, что введенная ранее информация не пострадала.
Процесс редактирования введенного ранее текста требует некоторой осторожности. Дело в том, что если попытаться сразу внести исправления, то можно потерять всю ранее введенную в данную ячейку информацию. Для перехода в режим редактирования содержимого ячейки нужно установить на нее курсор и дважды щелкнуть мышью либо просто нажать клавишу F2. В результате в ячейке появится курсор ввода текста, который следует переместить в требуемое место с помощью клавиш со стрелками, после чего внести необходимые исправления. Следует отметить, что редактирование в ячейке возможно только в том случае, когда в настройках программы (Файл → Параметры) в разделе Дополнительно (подраздел Параметры правки) установлен флажок Разрешить редактирование в ячейках.
Кстати, вы можете редактировать содержимое ячейки в строке формул – иногда это удобнее. Выделите эту ячейку, щелкните мышью в строке формул и с клавиатуры введите нужный текст.
Иногда в процессе работы возникает необходимость ввести в ячейку текст не в одну строку, а в несколько. При этом многие пользователи испытывают затруднения: ведь после нажатия Enter ввод данных в ячейку заканчивается. Для перехода на другую строку в пределах одной ячейки используйте комбинацию клавиш Alt+Enter.
В программе реализована возможность быстрого ввода данных в ячейки с помощью механизма автозаполнения. Наиболее простой способ выглядит так: после ввода значения в ячейку нужно подвести указатель мыши к правому нижнему углу ячейки (этот угол помечен жирной точной), чтобы указатель превратился в небольшой крестик. Теперь нужно нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить курсор в том направлении, в котором необходимо заполнить ячейки. После этого нужно отпустить кнопку мыши – в результате все ячейки выделенного диапазона будут заполнены (в них будет скопировано значение, введенное в первую ячейку). Кроме этого, возле последней ячейки выделенного диапазона отобразится кнопка, при нажатии на которую открывается меню, изображенное на рис. 3.4.
Рис. 3.4. Выбор варианта автозаполнения ячеек
В данном меню укажите подходящий вариант автозаполнения ячеек. При выборе варианта Копировать ячейки содержимое первой ячейки выделенного диапазона будет скопировано во все остальные ячейки. Если вы укажете вариант Заполнить (кстати, данное значение заблокировано тогда, когда первая ячейка диапазона содержит текстовое значение), то все ячейки будут заполнены числовой последовательностью в порядке возрастания. Например, если в первой ячейке диапазона введено значение 1, то при выборе варианта Заполнить значения следующих ячеек сформируются так: 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 и т. д. При установленном значении Заполнить только форматы во все ячейки диапазона будет скопирован только формат первой ячейки, а при выборе варианта Заполнить только значения – только значение первой ячейки (форматы останутся прежними).
Рабочая книга и рабочий лист
Рабочая книга Excel – это файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel. По умолчанию рабочая книга Excel имеет расширение XLSX (этот формат поддерживается версиями Excel, начиная с 2007). Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист.
Рабочий лист предназначен для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.
По умолчанию в состав каждой книги Excel включается три рабочих листа, которым по умолчанию присвоены имена Лист1, Лист2 и Лист3. Однако при необходимости вы можете изменить число листов новой книги. Для этого войдите в режим настройки программы (Файл → Параметры) и в разделе Общие (подраздел При создании новых книг) в поле Число листов введите подходящее значение. Отметим, что максимально допустимое количество листов в одной книге – 255 (при попытке ввести большее значение программа выдаст соответствующее предупреждение).
Перечень ярлыков всех имеющихся в книге листов отображается слева внизу окна, между строкой состояния и рабочей областью. Ярлык активного в данный момент листа отображается тем же цветом, что и сам лист, ярлыки остальных листов затемнены. Для перехода к требуемому листу достаточно щелкнуть мышью на соответствующем ярлыке. Порядок следования листов в книге можно изменять по своему усмотрению – для этого нужно просто перетащить мышью ярлык любого листа в требуемое место.