Аналогичным образом в поле Тип, расположенном правее, выбирается тип линии границы. В программе реализована возможность применения самых разных типов: сплошная, пунктирная, полужирная, жирная, двойная и др. Чтобы просмотреть все имеющиеся типы, следует пользоваться полосой прокрутки, расположенной вдоль правой кромки поля.
В поле Цвет из цветовой палитры, которая находится в раскрывающемся списке, можно выбрать цвет линий границы. По умолчанию предлагается использовать черный цвет.
При необходимости пользователь может самостоятельно настроить ширину линий границы. Для этого вначале нужно определиться с типом рамки и типом линий границы (напомним, что их выбирают в полях Тип), после чего в поле Ширина из раскрывающегося списка выбрать ширину линий границы. Эта настройка будет применена к той линии, на которой установлен курсор выше, в поле Тип.
В правой части вкладки в поле Образец демонстрируется образец того, как будет выглядеть граница абзаца при установленных в данный момент настройках. Слева от образца и под ним находятся по две кнопки. С помощью этих кнопок включаются и выключаются отображения линии с каждой из сторон границы.
В поле Применить к следует указать, какая часть документа должна быть заключена в границы. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка; возможные варианты – тексту или абзацу. В первом случае граница будет применена к предварительно выделенному текстовому фрагменту, во втором случае – к абзацу, где находится курсор. Отметим, что значение тексту присутствует в раскрывающемся списке только в том случае, если в документе предварительно был выделен какой-нибудь текстовый фрагмент.
С помощью кнопки Параметры производится переход в режим настройки дополнительных параметров границы абзаца (выделенного фрагмента). При нажатии данной кнопки открывается окно, изображенное на рис. 2.39.
Рис. 2.39. Настройка дополнительных параметров
В данном окне в соответствующих полях можно указать требуемые размеры полей: верхнего, нижнего, левого и правого. Требуемые значения вводятся либо с клавиатуры, либо с помощью кнопок счетчика. В поле Образец демонстрируется образец полей при установленных в данный момент настройках.
После нажатия в окне настройки границы (см. рис. 2.38) кнопки ОК граница будет вставлена в документ. На рис. 2.40 показан пример границы абзаца, для которой используется двойная линия.
На вкладке Страница настраиваются параметры границы применительно ко всему документу или целой странице. Как уже отмечалось выше, содержимое данной вкладки во многом совпадает с содержимым вкладки Граница. Некоторые отличия мы рассмотрим здесь.
Рис. 2.40. Границы абзаца, оформленные двойной линией
На данной вкладке под полем Ширина находится поле Рисунок. В этом поле из раскрывающегося списка можно выбрать рисунок, который будет использован в качестве линий границы. Например, можно сделать границу в виде узора, орнамента, набора символов и т. д.
В поле Применить к из раскрывающегося списка выбирается одно из перечисленных ниже значений:
• всему документу – при установленном данном значении граница будет применена ко всему текущему документу;
• этому разделу – в данном случае граница будет применена не ко всему документу, а только к текущему разделу;
• этому разделу (только 1-й странице) – в данном случае граница будет применена только к первой странице текущего документа;
• этому разделу (кроме 1-й страницы) – при установленном данном значении граница будет применена ко всем страницам текущего раздела, за исключением его первой страницы.
При нажатии на вкладке Страницы кнопки Параметры на экране открывается окно, изображенное на рис. 2.41.
В данном окне в полях верхнее, нижнее, левое и правое указываются размеры соответствующих полей. В поле Относительно указывается, относительно чего определены размеры полей: края страницы либо текста.
Если в поле Относительно выбрано значение края страницы, то в области настроек Параметры становится доступным флажок всегда впереди. Если он установлен, то поля границы будут всегда находиться перед краями страницы. По умолчанию данный флажок установлен.
Рис. 2.41. Настройка полей границы
Если же в поле Относительно установлено значение текста, то, помимо флажка всегда впереди, становятся доступными флажки выровнять границы абзацев и таблиц по границам страницы, вокруг верхнего колонтитула и вокруг нижнего колонтитула. Если установлен флажок выровнять границы абзацев и таблиц по границам страницы, то границы абзацев и таблиц документа будут выровнены строго по границе. При установке флажков вокруг верхнего колонтитула и вокруг нижнего колонтитула граница будет располагаться соответственно вокруг верхнего и нижнего колонтитулов. В поле Образец демонстрируется образец того, как будет выглядеть граница при установленных в данный момент настройках.
После нажатия в окне настройки границы (см. рис. 2.38) кнопки ОК граница будет вставлена в документ. Чтобы отказаться от вставки границы, нажмите кнопку Отмена. Чтобы убрать из документа созданную ранее границу, нужно в левой части вкладки Граница или Страница выбрать тип границы Нет и нажать кнопку ОК.
Создание бухгалтерского документа на примере ведомости движения ТМЦ
В данном разделе мы средствами Word сформируем ведомость движения товарноматериальных ценностей (ТМЦ):
• с указанием остатков на начало отчетного периода;
• с оборотами за отчетный период;
• с остатками на конец отчетного периода.
Все данные будут представлены в количественном и суммовом выражении и в разрезе номенклатуры. Для примера возьмем следующие ценности: Канистра, Бензин, Глушитель, Фара.
В окне Вставка таблицы, открываемом на вкладке Вставка с помощью команды Таблица → Вставить таблицу, настроим параметры таким образом, как это показано на рис. 2.42.
Рис. 2.42. Настройка параметров таблицы
Обратите внимание, что в данном случае переключатель Автоподбор ширины столбцов установлен в положение по содержимому.
Следует отметить, что сетка таблицы, которая отобразится на экране после нажатия в окне Вставка таблицы кнопки ОК, будет иметь несколько необычный вид – в частности, она отличается весьма небольшими размерами (рис. 2.43); однако по мере заполнения ячеек таблица будет увеличиваться в размерах в зависимости от количества вводимой в нее информации.
Теперь последовательно введем названия столбцов таблицы: Наименование, Ед. изм., Остаток на начало периода, Приход, Расход, Остаток на конец периода; затем в столбец Наименование введем перечень товарноматериальных ценностей, движение которых будет отражено в нашем документе, – результат выполненных действий приведен на рис. 2.44.
Поскольку данные в складской ведомости должны быть представлены в количественном и суммовом выражении, нам необходимо соответствующим образом разбить столбцы Остаток на начало периода, Приход, Расход и Остаток на конец периода. Порядок действий рассмотрим на примере одного из них.
Рис. 2.44. Заголовки строк и столбцов таблицы
Установим курсор в ячейку Остаток на начало периода, нажмем правую кнопку мыши и в открывшемся контекстном меню выберем команду Разделить ячейки, после чего в открывшемся окне Разбиение ячеек укажем Число столбцов – 1, а Число строк – 2; в результате ячейка будет разбита на две части – верхнюю и нижнюю. Теперь установим курсор в нижнюю часть разбитой ячейки и снова выполним команду контекстного меню Разбить ячейки; в окне Разбиение ячеек укажем Число столбцов – 2, а Число строк – 1. В левую из образовавшихся ячеек с клавиатуры введем наименование Колво, а в правую – Сумма.
После этого каждую ячейку столбца Остаток на начало периода разобьем на две части.
Все перечисленные действия необходимо повторить для столбцов таблицы Приход, Расход и Остаток на конец периода – в результате таблица примет вид, изображенный на рис. 2.45.
Рис. 2.45. Разбиение ячеек таблицы
Теперь можно приступать к заполнению ячеек таблицы. После ввода всех необходимых данных добавим с помощью команды контекстного меню Вставить → Вставить строки сверху строку вверху таблицы, объединим ее ячейки и введем название документа: «Ведомость движения ТМЦ». Затем выделим таблицу и с помощью кнопки Выровнять по центру, находящейся в контекстном меню в подменю Выравнивание ячеек, выровняем текст ячеек по центру. Сформированный и готовый к выводу на печать документ изображен на рис. 2.46.
Рис. 2.46. Ведомость движения товарноматериальных ценностей
Готовый документ можно выводить на печать, воспользовавшись командой Файл → Печать (предварительно можно просмотреть, как он будет выглядеть на печатной странице).
Глава 3 Excel для бухгалтера
В данной главе мы научимся использовать табличный редактор MS Excel для профессиональной деятельности бухгалтера. В отличие от текстового редактора Word, средствами Excel можно выполнять массу вычислений, разной специфики и уровня сложности. Это позволяет формировать бухгалтерские документы, в которых пересчет итогов будет производиться автоматически при каждом изменении исходных данных (они могут находиться как в текущем документе, так и во внешних Excel-файлах). При этом возможно построение диаграмм, графиков, выполнение прочих расчетных операций.
Возможности и основные функции Excel применительно к бухгалтерии
Использование табличного редактора Excel позволяет формировать и выводить на печать документы, имеющие табличное представление, выполнять расчетные действия на основании исходных данных и др. Основные задачи, решаемые с помощью программы, можно сформулировать следующим образом.
• Ввод, редактирование и оформление разнообразных табличных документов.
• Выполнение расчетных действий с исходными данными с применением специально предназначенного инструментария.
• Сохранение созданного документа в различных форматах (Excel, вебстраница, шаблон, текстовый документ и др.).
• Ввод и обработка табличных данных с использованием встроенных механизмов формул, функций, макросов и др.
• Анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, структуризация и консолидация данных, использование сводных таблиц и отчетов и др.).
• Вставка в документ различных объектов (рисунок, функция, примечание, объект и др.).
• Выполнение операций по ручному и автоматическому форматированию документа и его составных элементов; автоматическая проверка орфографии документа, оперативное устранение допущенных некорректностей с использованием механизма автозамены.
• Импорт необходимых данных из различных источников (включая базы данных OLAP) и последующая их обработка. Поддержка XML-формата.
• Настройка параметров представления табличного документа, а также настройка пользовательского интерфейса.
• Доступ к данным совместно с другими программами (например, Word, Power Point, Access и др.).
• Формирование самых разнообразных отчетов – аналитических, сводных, графических, в виде диаграмм и др.
• Выполнение стандартных функций Microsoft Office – печать документа, поиск данных и их замена, проверка наличия ошибок и др.
• Создание приложений с применением языка программирования VBA.
• Защита табличного документа от неквалифицированного и несанкционированного доступа.
Специфика использования табличного редактора Excel для целей бухгалтерии может зависеть от особенностей постановки учетных и управленческих процессов на конкретном предприятии.
Термины и определения
Пользователь Excel должен знать и понимать перечисленные ниже основные термины и определения.
• Автофигура – готовая к использованию фигура заданной формы, которую можно добавлять на рабочий лист либо в диаграмму. В Excel имеется встроенный набор автофигур.
• Диаграмма – визуальный способ представления числовых значений. Программа Excel поддерживает работу с различными видами диаграмм: гистограммы, круговые, пузырьковые, графики и др.
• Имя – идентификатор, который предоставляет возможность ссылаться на какой-либо объект (ячейку, диапазон, формулу и т. д.).
• Константа – постоянное (невычисляемое) значение. Константой может быть, например, фиксированное число либо какой либо текст.
• Контекстное меню – меню, содержащее список команд, которые предназначены для работы с конкретным объектом. Для вызова контекстного меню нужно щелкнуть на объекте правой кнопкой мыши либо нажать комбинацию клавиш Shift+F10.
• Массив – коллекция ячеек либо значений, которую используют как единое целое. Иначе говоря, массив – это группа элементов одного типа, которые имеют общее имя.
• Настройка – изменение ныне действующих параметров работы Excel стандартными средствами, доступ к которым осуществляется из рабочего интерфейса MS Excel. Параметры работы программы можно разделить на два основных вида:
– общие параметры – редактирование этих параметров приведет к соответствующим изменениям во всех рабочих книгах, в том числе и во вновь создаваемых;
– локальные параметры – редактирование этих параметров вызовет соответствующие изменения только в текущей книге.
• Операнд – элемент вычисления (константа, функция либо ссылка).
• Оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel используются следующие виды операторов: математические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.
• Печать – вывод содержимого рабочей книги (полностью либо частично) на бумажный носитель с помощью принтера. На печать можно выводить следующие объекты: рабочая книга, несколько рабочих книг, рабочий лист, несколько рабочих листов, диапазон ячеек в рабочем листе, диапазон ячеек в нескольких рабочих листах, графические объекты, диаграммы. При этом существует возможность вывода на печать нескольких копий объекта за один сеанс.
• Пользовательский интерфейс – средство взаимодействия пользователя с программой. В состав пользовательского интерфейса входят меню, инструментальные панели, диалоговые окна, комбинации клавиш и др. В Excel применяется стандартный пользовательский интерфейс Windows.
• Примечание – вспомогательная информация произвольного характера, относящаяся к определенной ячейке и хранящаяся независимо от содержимого этой ячейки. Чтобы добавить примечание к какой-либо ячейке, нужно выделить ее курсором и выполнить команду контекстного меню Добавить примечание, после чего с клавиатуры ввести требуемый текст.
• Рабочая книга – файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel. Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист (см. ниже).
• Рабочий лист – основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка (см. ниже).
• Ссылка – адрес ячейки либо диапазона ячеек, в которых содержатся те либо иные значения.
• Форматирование – изменение отображения ячейки (ее «внешнего вида») либо изменение представления данных, содержащихся в ячейке. Параметры форматирования ячейки независимы от ее содержимого, и наоборот. Не стоит забывать, что после применения форматирования отображенное значение в ячейке может не совпадать с ее фактическим значением (наиболее характерный пример – округление: в ячейке хранится значение 0,24, но в соответствии с параметрами форматирования на экране может отображаться значение 0,2).
• Формула – специальный инструмент Excel, предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных. Формула может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона) и функцию. Операторы бывают трех видов: