Например, Federal Express заказала телерекламу форм обслуживания клиентов, которые планировалось ввести. Этот наглядный образ представил и работникам компании, и ее клиентам вожделенное будущее. Также Чоу и его команда подробно обрисовали будущее BOC Gases и обращались к каждому подразделению с конкретными ответами – когда, где, как и почему компания должна меняться. Такая ясная, последовательная и детализованная картина помогает сотрудникам не сбиваться с траектории перемен.
Средства для поощрения перемен. Для постепенных усовершенствований обычно требуется скорректировать один-два элемента в организации (например, поменять систему поощрения), но революционные перемены одновременно сдвигают все компоненты системы – меняются задачи, штат, корпоративная культура и формальная структура. Исследования радикальных перемен постоянно подтверждают, что тут постепенными или частичными поправками не обойдешься. Сосредоточиться на одном компоненте – например, только на замене технологий или введении иных форм обучения – значит не добиться ничего. Шансы на успех повышаются, если осуществляются комплексные перемены: структурные реформы сопровождаются новыми видами обучения, вводится новая корпоративная культура, меняются производственные процессы.
Так, «Операция Центурион» в Philips началась с того, что руководство признало стоявшую перед компанией серьезную проблему и согласилось с тем, что нужно делать для спасения компании. Затем был предпринят целый ряд инициатив, направленных на оздоровление всех элементов организации. Был проведен широкомасштабный тренинг по обучению сотрудников новым навыкам, и в компанию пригласили новых людей. Многие сотрудники ушли, потому что либо не согласились с новыми задачами, либо не смогли усвоить новый опыт. Одновременно вводились новые структуры, процессы, системы поощрений и наград. Началась погоня за качеством параллельно с радикальным преобразованием структуры и технологий. Одновременно предпринимались шаги по выявлению и утверждению норм, которые необходимы для успеха в будущем, и по устранению старых норм, мешающих прогрессу. Успех этой всеохватывающей инициативе Тиммера обеспечило именно применение множества разных инструментов. Предшествующая его реформе попытка преобразовать Philips провалилась из-за сопротивления топ-менеджеров, а также из-за того, что реформу проводили медленно, дав оппозиции время сплотиться и сорвать преобразования. Успех зависит не от стратегического намерения, а от его эффективного осуществления.
Структуры управления в переходный период. Управление переходным периодом должно осуществляться столь же четко, как запуск нового продукта. Поскольку нынешние функции, структуры и процессы могут уже не понадобиться, а новые, рассчитанные на будущее, еще не вполне укрепились, менеджеры по реорганизации должны внимательно обдумать, какие функции, структуры и процедуры понадобятся в период перемен.
Менеджеры переходного периода. Как личная ответственность за введение в строй нового продукта возлагается внутри организации на конкретного человека, так и управление переходным периодом должно совершаться под руководством определенного лица. Деятельность этого сотрудника оценивается и награждается, исходя из эффективности процесса обновления. Чем выше занимаемый этим человеком пост и чем большим доверием он пользуется, тем лучше. Опыт показывает, что эффективнее всего перемены проводятся в том случае, когда менеджером переходного периода становится глава организации. Пусть трудно одновременно контролировать текущее состояние, строить будущее и осуществлять перемены, но символическое значение непосредственного вмешательства высшего руководства, принятия им на себя полной ответственности за реформу невозможно переоценить. Если же это будет не глава компании, то менеджер переходного периода должен все же обладать достаточной властью – формальной и неформальной – и нужными ресурсами. В BOC и на заводе Ciba в Гренцахе такими менеджерами оказались соответственно Чоу и Хубер. В Alcoa и в Xerox О’Нил и Кирнс назначили на эту позицию пользовавшихся всеобщим уважением руководителей высшего звена.
Команды переходного периода. В одиночку ни один менеджер не сможет осуществить перемены. Ему нужна команда, которая разделит с ним ответственность за реализацию реформы. Эта команда также оценивается, исходя из успехов преобразований. Поскольку вся организация будет присматриваться к их усилиям, пытаясь понять, насколько всерьез затевается перестройка, необходимо, чтобы члены команды сохранили к себе доверие. Эффективность перемен в BOC Gases, на заводе в Гренцахе и Alcoa по крайней мере отчасти обусловлена тем, что их осуществляли мощные, пользовавшиеся доверием команды переходного периода.
Боб Уотермен изучил роль команд в проведении преобразований в организации и предложил практические меры для повышения эффективности их работы [Waterman, 1991].
1. Оказание команде видимой поддержки.
2. Выбор подходящих людей.
3. Задача тона: все делается срочно и с энтузиазмом.
4. Жесткий, ориентированный на реальность подход.
5. Нацеленность на результат, а не формальный отчет.
6. Систематический мониторинг прогресса.
7. Отчеты с разных уровней и с разных сторон.
8. Смягчение противопоставления «мы» – «они».
9. Укрепление доверия к себе и борьба с мелочами.
Планы переходного периода. Команда переходного периода должна подготовить реалистичный, осуществимый план, по возможности изначально предусматривающий разные сценарии. Один сценарий перехода может, к примеру, звучать агрессивно и требовать максимально ускоренной реализации, другой будет более консервативным. У каждого подхода свои недостатки и преимущества (например, можно пожертвовать темпом, но выиграть в степени вовлеченности сотрудников). На основе анализа преимуществ и недостатков команда переходного периода выбирает лучший вариант и реализует его.
В точности как с новой продукцией, переходный план должен предусматривать параметры и критерии, задачи, систему контроля, бюджет, распределение функций и стандарты исполнения. В Xerox команда переходного периода разработала подробную систему тренинга и коммуникации. Она также разработала систему параметров, поощрения, процедуры обратной связи и процесс внедрения реформы во все отделы компании. Такой всеохватывающий и подробный план перехода и сопутствующие ему описания функций, систем и процессов разрабатывались неделями, если не месяцами, в плотном сотрудничестве членов команды с другими менеджерами компании. И напротив, многие организационные провалы можно объяснить недостаточной продуманностью планов на переходный период.
Ресурсы переходного периода. Крупные перемены дорого обходятся. Командам переходного периода нужны время, ресурсы, личная поддержка, зачастую помощь и опыт других людей. В Alcoa руководство переходного периода даже отправилось в совместное путешествие, чтобы в благоприятных условиях расписать свой план перехода, а затем члены команды не пожалели времени на то, чтобы подробно разработать план перехода для каждого отдела компании. Команде выделили ресурсы на специальный тренинг и обучение 100 топ-менеджеров, а также всех менеджеров среднего звена. В Boeing преобразования начались с того, что генеральный директор отправил 200 членов руководства в двухнедельную кругосветную командировку – собирать информацию и определять параметры работы. «Операция Центурион» в Philips предусматривает ежегодный «день клиента», когда все 250 000 сотрудников прекращают обычную работу и собираются для обсуждения новых способов обслуживания клиентов. На подобные инициативы требуются огромные средства, но без щедрых затрат времени и денег переходный период не обратит на себя должного внимания. А провал попытки стратегической реформы может стать роковым.
Этапы и параметры прогресса. Последнее орудие контроля – систематическое измерение прогресса в переходный период. Опять же, как в случае с новым продуктом, переходная команда должна быть готова собирать данные и оценивать эффективность. Например, Майк Плакстон, занимавший руководящую позицию в страховой компании, в 1990 г. получил задание – преобразовать работу британского отделения, в котором отмечалась низкая продуктивность работы, плохое обслуживание и отсутствие внимания к клиентам. Майк разработал новую концепцию развития: высокоэффективные команды, глобальная перемена структуры и организационной культуры компании. Свою роль он видел в том, чтобы «держать эту картину будущего перед глазами руководства, взять на себя коллективную ответственность за провалы, а за успехи поощрять лично».
Он не жалел времени, насаждая новую культуру, и вместе с тем понимал, что для благополучного перехода нужно как-то оценивать прогресс и следить за траекторией перемен. Для этого Майк с командой проводили анонимные опросы и оценивали, в какой мере успела измениться корпоративная культура. Вопросы в анкете свидетельствуют о том, какие формы поведения закладывались в новую культуру. Этот опрос проводился регулярно среди всех служащих, а по результатам судили о прогрессе реформы. Поступали ободряющие сведения: с 1990 г. организации удалось на треть сократить расходы, на 12 % расширить объем своей деятельности, на 15 % повысить уровень обслуживания и сократить штат, не понеся моральных издержек. Обратную связь и оценку конкретных форм поведения Плакстон считает непременными атрибутами успешной реформы.
Руководство переходного периода обязательно должно использовать различные формы обратной связи, чтобы отслеживать прогресс. Опросы, систематические беседы (в том числе и не со служащими компании), фокус-группы, различные виды личного контакта – все может быть полезным. В Anaquest команда Макглинна быстро обнаружила, что прогресс тормозит технологический отдел. Проследили источник сопротивления – это был глава отдела, и его пришлось сместить. В BOC Gases после года работы Чоу почувствовал, что менеджеры среднего звена слишком долго присматриваются к реформе и не спешат ее признавать. Он собрал нужные сведения и разработал программу обучения и поощрения именно для этой прослойки компании.
Оценка исполнения
Планирование и оценка эффективности преобразований строятся на четырех четких и жестких критериях. Первый и главный: действительно ли организация приближается к тому будущему, которое она для себя наметила? Проведенное в Гарвардской школе бизнеса исследование 93 крупных корпоративных реформ показало, что в 74 % случаев возникали непредвиденные проблемы, которые тормозили перемены. В 76 % случаев процесс перехода растянулся на более длительный срок, чем планировалось [Jick, 1991; Kanter, Stein, Jick, 1992].
Во-вторых, допустим, что переход в будущее осуществился. Функционирует ли организация так, как было запланировано? Трудно считать перемены успешными, если в результате не удалось добиться эффективной работы. Вряд ли Хубер обрадовался бы переводу завода на новые рельсы без сокращения расходов и достижения поставленных целей. Лишь когда обновленный завод стал во всем соответствовать его требованиям – по качеству, надежности и системе ценностей, – он счел реформу успешной.
В-третьих, как сократить лишние расходы на реформу? Стратегическое обновление обходится недешево. На него нужно время, оно сбивает с толку и поставщиков, и клиентов. До нуля расходы не свести, но успешной реформой можно считать ту, которая сводит затраты к минимуму. Когда руководство Jostens, расположенного в Миннесоте производителя перстней и календарей, под конец 1980-х гг. решило заняться еще и компьютерными программами, оно вскоре утратило контроль над процессом реформы и уничтожило результаты 34-летнего роста продаж и доходов.
И, наконец, в какой мере удается предотвратить личную психологическую травму сотрудников, которые остаются в компании, и тех, кто в итоге уходит? Стратегические преобразования всегда непосредственно затрагивают людей. Эти проблемы тоже невозможно свести к нулю, но можно минимизировать. При оздоровлении Salomon Brothers Уоррен Баффетт и Дерек Моэн предусмотрели компенсационные выплаты трейдерам. Они ввели такую систему выплат, которая увязывала награду с риском. Эту систему работники компании одобрили, и вряд ли против нее можно было что-то возразить, однако внедрение этой системы наткнулось на общее сопротивление, и служащие начали увольняться. Встревоженные стремительной утратой интеллектуального капитала компании Баффетт и Моэн вынуждены были пересмотреть свой план.
Из этих четырех критериев первые два можно считать относительно объективными, но третий и четвертый в чистом виде субъективны. Разные руководители применяют разные критерии, прикидывая минимальную цену проведения реформы для компании и для сотрудников. Одни менеджеры по реорганизации готовы нести значительные расходы, лишь бы поскорее привести компанию в будущее, другие на это не решаются. Тут многое зависит и от личного подхода, и от условий конкурентной среды. Но с учетом того, как скажется реформа на организации в целом и на отдельных людях, нельзя забывать о главном: нужно провести изменения так, чтобы компания с гарантией перешла в запланированное новое состояние и работала по плану. Надо постараться, чтобы организации и людям это обошлось малой кровью.
Универсального рецепта управления переменами нет, но есть модели, отличающие успешный переходный период от неуспешного. Мы установили, что революционные перемены, разумеется, трудны и сложны, но с ними можно справиться. И хотя труднее всего даются реформы на опережение, они приносят огромные стратегические преимущества. Для того чтобы эффективно осуществить глобальные перемены, нужно эмоционально и интеллектуально вовлечь в них коллег и сотрудников. Возможно, понадобится смоделировать кризис или создавать коалиции, преодолевать тревожность и сопротивление, устранять тех, кто ставит реформу под угрозу. В одиночку дальновидный мыслитель не справится с такой задачей, нужна преданная команда высшего руководства и расширенная система управления во всей организации. Джек Стэк из Springfield ReManufacturing весьма убедительно заявляет: «Одиночку остановят, но с сотней не справятся» [Stack, 1992, p. 2].
Глава 9 Победить с помощью инноваций
В 1981 г. Ciba Vision занимала 27-е место в рейтинге на рынке контактных линз США. Благодаря продуманной стратегии слияний, географического распространения и инноваций компания быстро росла. К 1995 г. в ней работало 6000 человек, и компания вступила в борьбу с Bausch and Lomb и Johnson & Johnson за лидерство на мировом рынке контактных линз, а с Alcon, Allergan и MSD – за первенство на рынке офтальмологических препаратов. Под руководством Глена Брэдли (генеральный директор), Лузи фон Биддера (начальник лекарственного отдела) и Адриана Хантера (начальник отдела оптических НИОКР) компания являет прекрасный пример того, как победить с помощью инноваций, построения универсальной организации, управления инновационными потоками и сочетания инноваций со структурной реформой.
Под лозунгом «Мы помогаем людям сохранять и улучшать зрение» компания быстро росла, ставя себе достаточно агрессивные задачи по объемам производства и прибылей, но Брэдли понимал, что нынешний уровень не обеспечит завтрашнего роста. Чтобы занять лидерские позиции на рынке и удержать их, Ciba Vision требовались и постепенные, и радикальные инновации.
Ciba Vision инвестировала средства в постепенное усовершенствование своих сложных продуктов – таких как мягкие линзы и средства ухода за ними, а также налаживала процесс производства. Эти меры способствовали росту и сохранению присутствия компании на рынке, а также помогали зарабатывать средства на исследования и создание новых видов контактных линз и офтальмологических препаратов. Так, сегодняшний продукт помогал заработать деньги на переход к завтрашнему дню. И пока одни отделы компании занимались постепенными инновациями, расширением производственной линии, усовершенствованием процессов и продукции, две автономные команды готовили революционный прорыв. Одна команда разрабатывала принципиально новый процесс производства, позволявший существенно сократить затраты на производство мягких контактных линз. Другая команда разрабатывала принципиально новый вид контактных линз, которые можно безопасно носить, не снимая, днем и ночью.
В эти автономные команды вошли представители разных функциональных отделов компании: НИОКР, клинического, регуляционного, технологического, производственного, маркетингового и финансового. Этих людей собрали в одно место, поставили во главе сильных руководителей проектов и позволили им работать автономно от всей организации. Перед каждой командой поставили цель и дали мотивацию к поиску решений сложной технической задачи, таким образом повысив шансы инновационного прорыва. Революционные продукты и инновации производственного процесса могут вытеснить нынешние продукты и процессы Ciba Vision. Как и прежде, с переходом от работы на станках к заливке линз в форму смена инновационных потоков должна сопровождаться проактивными организационными изменениями.
Брэдли, фон Биддер и Хантер отмечают, что основные препятствия на пути инноваций вырастают внутри самой компании и поэтому главное – не столько придумать новые идеи, сколько суметь уйти от старых. При построении своей универсальной организации команда Брэдли продолжала бороться с сегодняшними конкурентами, одновременно подготавливая будущее с помощью революционных инноваций. Понимая, что на этом пути успех Ciba Vision отнюдь не гарантирован, автономные команды сумели все же осуществить прорыв и открыли перед Брэдли и руководством возможность преобразовать инновационные потоки на рынке контактных линз. За 15 лет Ciba Vision прошла через ряд постепенных улучшений и радикальных обновлений, период постепенных организационных реструктуризаций, а также через революционные перемены, но со стороны кажется, будто компания все эти годы переживала ничем не нарушаемый процесс неуклонного роста.