Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все - Дэйв Креншоу 5 стр.

Фил тихо спросил:

– Для вас очень важно проводить с семьей время более целенаправленно?

Хелен медленно кивнула.

– Да. Именно это очень важно.

– Я понимаю, – подтвердил Фил. – Отличная новость заключается в том, что теперь у вас появится такая возможность. Теперь, когда вы понимаете, как проводили с ними время раньше, вы можете разработать абсолютно новый бюджет своего времени.

Хелен с отсутствующим видом кивнула, думая о чем-то своем.

Фил указал на последнюю колонку таблицы под названием «Будущее».

– Сюда вы можете вписать свои занятия в таком виде, как вы хотите. Только вы контролируете свое расписание. Кстати, а что, если я задам вам небольшое домашнее задание?

– Да, конечно, – сказала Хелен.

– Сегодня вечером выделите для себя пару минут покоя и разработайте будущий бюджет времени. Это четко покажет, как вы собираетесь проводить свое время, начиная со следующего месяца. – Фил написал внизу колонки число 168. – Просто проследите, чтобы в итоге у вас было не больше 168 часов.

– А почему следующего месяца? – спросила Хелен. – Почему не завтра?

Фил улыбнулся.

– Если вы сможете ввести этот новый бюджет в действие еще до следующего месяца, это будет просто замечательно. Однако мой опыт показывает, что такого рода перемены редко происходят за одну ночь. Чтобы переключить свое сознание вам наверняка понадобится несколько недель. Я лишь могу помочь создать определенные системы, которые позволят вам действовать более эффективно.

– Я уверена, что смогу справиться с этим заданием уже сегодня вечером, – сказала Хелен решительно.

– Чудесно, – ответил Фил. – Наша сегодняшняя встреча, Хелен, почти окончена. Однако, раз вы всерьез намерены добиться результатов этого задания уже сегодня, я хотел бы встретиться с вами завтра еще раз, чтобы проследить за вашими успехами. Вы не против?

Хелен потянулась за ежедневником.

– Нисколько. Я с удовольствием встречусь с вами снова. Не могли бы вы завтра прийти в то же самое время? В 9 часов утра?

– Прекрасно. – Фил отметил эту договоренность в своем ежедневнике. – До встречи утром.

Сделка

Фил открыл дверцу своей машины, бросил портфель на пассажирское сиденье и сел за руль. Он уже собирался захлопнуть дверцу, как вдруг услышал окрик со стороны входа в GreenGarb.

– Фил, подождите! – На стоянку выбежала Салли.

– Я рада, что успела вас перехватить. Мне нужно задать вам один вопрос, – сказала она, наклоняясь к дверце.

Фил неудобно повернул к ней голову.

– Никаких проблем. Чем я могу вам помочь?

– Видите ли, я только что говорила с Трейси, и мы думаем, что вы ошибаетесь.

– В чем именно? – спросил Фил осторожно.

– Смотрите, – продолжила Салли, – это, конечно, очень удобно – беседовать в тихом и спокойном кабинете, где вы обсуждаете те или иные вещи наедине с Хелен. Я уже видела такое раньше, и не раз. Другие консультанты уже тренировали ее по одной или двум концепциям. Она даже приглашала кого-то прочитать нам лекцию. Мы походили под впечатлением с недельку, а потом все вернулось на круги своя.

– Семинар потерял свою силу, – сказал Фил печально.

– Что, простите?

– Я называю это ослаблением семинара, когда люди поначалу воодушевляются, но в итоге ничего не делают, – Фил еще больше выгнул шею, чтобы взглянуть Салли в глаза. – Однако ваша проблема, похоже, не связана с концепцией переключения между задачами.

– Ну, я понимаю, что должна уделять людям больше внимания, когда говорю с ними, – признала она. – Я также согласна, что мне помогла бы капля дополнительной концентрации. Я лишь хочу сказать, что мы здесь имеем дело с реальным миром! Я работаю в этой компании с самого ее основания, и Хелен за все эти годы не изменилась.

– Я отлично понимаю, что вы имеете в виду, Салли. – Фил бросил на нее пристальный взгляд. – Как насчет того, чтобы заключить сделку?

Салли убрала руку с дверцы машины и взглянула на Фила скептически.

– Какую кухню вы предпочитаете? – спросил Фил.

– Кухню? Ну, я знаю, что это на меня не похоже, – сказала Салли, намекая на свою довольно изящную комплекцию, – но я большая любительница мяса с картошкой. Люблю, знаете ли, стейк.

– А какой тут поблизости самый лучший стейкхаус?

– Самый лучший? Самый лучший – Carvemasters.

Фил вытащил свой блокнот и что-то быстро нацарапал в нем.

– Итак, вот условия сделки. Я свяжусь с вами через пару месяцев, и вы расскажете мне, как у Хелен дела. Вы расскажете мне, какого прогресса она достигла. Если ничего не изменится, я куплю вам подарочный сертификат на ужин для двоих в Carvemasters. Я полностью полагаюсь на вашу честность и надеюсь на справедливый отзыв.

Однако если Хелен добьется значительных перемен к лучшему, вы должны будете испечь мне шоколадное печенье.

Салли сдавленно засмеялась.

– Это довольно опасно! Вы не знаете, как я готовлю.

Фил подмигнул ей.

– Сомневаюсь, что любительница мяса с картошкой не умеет печь печенье, – он высунул в окно руку. – Нет возражений?

– Можете на меня рассчитывать! – согласилась Салли, с энтузиазмом пожимая руку Филу.

Перемена

Когда Фил вошел в холл офисного здания на следующее утро, секретарь в приемной тепло его поприветствовала.

– Здравствуйте! Миссис Уитман вас ожидает. Вы ведь знаете дорогу?

Фил снова отправился в путешествие по длинному коридору и вскоре благополучно добрался до кабинета Хелен. На этот раз дверь была открыта, но внутри никого не оказалось. Фил увидел свое кресло у стола и сел в него.

Несколько минут спустя Хелен буквально влетела в комнату, сияя от счастья.

– Вчера я чудесно провела время со своей семьей и совершенно не переключалась между задачами! Я пришла домой и сказала: «Идемте-ка поужинаем в ресторане». Мои дети были приятно удивлены. Мы пошли в ресторан, и я уделила им все свое внимание. Я больше не думала ни о чем, кроме своих родных. И это было прекрасно!

Фил похлопал в ладоши в знак признания.

– Так держать! И что они об этом подумали?

– Поначалу они не восприняли меня всерьез. Даже спросили, что же такое особенное произошло! – Хелен с улыбкой покачала головой. – Но когда они поняли, что я действительно хочу провести с ними время безраздельно, они были в восторге. Они оценили это.

– Уверен, все так и было, – согласился Фил. – Нет ничего необычного в том, что люди удивляются, когда видят подобные перемены. Со временем, когда они поймут, что вы больше не пользуетесь многозадачностью…

– Переключением между задачами! – поправила Хелен.

– Безусловно, переключением между задачами, – усмехнулся Фил. – Когда ваши родные поймут, что вы и дальше собираетесь быть собранной и уделять им внимание в конкретный момент, то начнут больше вас уважать. Они начнут больше вам доверять. Этот процесс требует времени, но от него действительно есть немалый толк.

Хелен довольно вздохнула и плюхнулась в кресло.

– Я лишь знаю, что чувствую себя превосходно. Впервые за многие годы я действительно… была со своей семьей. – Она сделала паузу. – Знаете, я поражена: раньше я даже не осознавала, что только изредка на них переключалась. Думаю, большинство людей постоянно поступают так по отношению друг к другу, даже не понимая этого!

Фил кивнул.

– Во многом именно поэтому многозадачность хуже лжи. Когда мы действуем так, словно многозадачность – это хорошо, то серьезно портим свои отношения с другими. Это касается не только родных. Это касается друзей. Это даже касается кассира за стойкой магазина. Все они реальные живые люди, а мы обращаемся с ними, как с одной из задач среди многих других, которые нам предстоит выполнить. С течением времени это портит отношения – такова стоимость переключения между задачами.

Одна пациентка спросила меня, не считаю ли я ненормальным то, что ее муж берет с собой смартфон даже в постель, когда они занимаются любовью.

Хелен целиком ушла в свои мысли.

– Фил, вы никогда не задумывались о том, чего переключение между задачами может стоить компании с точки зрения продаж?

Фил удивленно поднял бровь.

– Продаж? Что вы имеете в виду?

Хелен улыбнулась, явно довольная тем, что подумала о том, чего не предусмотрел Фил.

– Ну, если мои сотрудники будут постоянно переключаться между задачами, имея дело с клиентами, это снизит уровень удовлетворенности клиентов. Даже если это будет происходить совсем нечасто, клиенты начнут чувствовать, что мы их игнорируем.

– Интересно, – сказал Фил. – Продолжайте.

За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь.

– А если клиенты почувствуют, что мы их игнорируем, то рано или поздно уйдут к тем, кто их игнорировать не будет, – продолжила Хелен. – Кроме того, самому процессу продаж тоже можно нанести вред. Если наши торговые представители будут переключаться между задачами, имея дело с владельцами розничных магазинов, со временем это обойдется нам дорого.

– Интересно, – сказал Фил. – Продолжайте.

За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь.

– А если клиенты почувствуют, что мы их игнорируем, то рано или поздно уйдут к тем, кто их игнорировать не будет, – продолжила Хелен. – Кроме того, самому процессу продаж тоже можно нанести вред. Если наши торговые представители будут переключаться между задачами, имея дело с владельцами розничных магазинов, со временем это обойдется нам дорого.

Фил вытащил свой блокнот.

– Вы не против, если я это запишу?

Хелен засмеялась.

– Не означает ли это, что теперь я должна выставить вам счет за эту встречу?

– Без комментариев, – ответил Фил напряженно.

Рекомендации

– После того как вы научили меня кое-чему этим утром, – продолжил Фил, – чему я могу научить вас? Какие у вас есть ко мне вопросы?

Хелен подалась вперед, исполненная энтузиазма.

– Вы сделали все возможное, чтобы убедить меня в том, что многозадачность – это миф. Я в это поверила. Но как мне от нее избавиться? Ведь все остальные люди вокруг меня продолжают сходить с ума и никак не желают притормозить.

– В этом я могу вам помочь, – ответил Фил. – Для начала давайте выпишем все, что вы считаете для себя возможным сделать в этой сфере. Можем ли мы воспользоваться этой доской на стене?

– Пожалуйста, – кивнула Хелен, делая изящный жест рукой.

Фил подошел к доске.

– Начните вы, Хелен. Давайте посмотрим, что вы уже усвоили. Какие шаги вы в силах предпринять, чтобы перестать переключаться между задачами.

Хелен начала вслух вспоминать то, что они обсуждали во время предыдущей встречи, а Фил записывал каждый из называемых пунктов на доске. Когда она закончила, написано было следующее.

– Осознать, что многозадачность – это ложь.

– Понять разницу между фоновой задачностью и переключением между задачами.

– Выяснить истинное распределение своего времени неделя за неделей.

– Разработать новый и реалистичный бюджет использования своего времени неделя за неделей.

– Распланировать регулярные встречи с вашими ключевыми сотрудниками.

– Задать ожидания и создать персональные «часы работы», чтобы люди могли четко знать, когда вы будете для них доступны.

– Отличное начало, – сказал Фил.

– Я даже вижу, как осуществление этих вещей изменит многое, – добавила Хелен. – Но как я могу прекратить переключение между задачами?

– Вот еще несколько соображений, которые пригодились моим клиентам, – Фил дописал на доске несколько новых пунктов.

– Противиться активным переключениям.

– Сводить к минимуму все пассивные переключения.

– Уделять все внимание разговору с сотрудниками.

– Планировать больше полезных дел на время разъездов между встречами.

– Никогда ни на что не соглашаться без ежедневника под рукой.

Фил повернулся к Хелен.

– Есть вопросы по этим рекомендациям?

– Не могли бы вы напомнить, что такое активные и пассивные переключения? – спросила Хелен.

А теперь, извините, я себя перебью.

– Активные переключения вы решаете сделать сами. Помните, вчера мы обсуждали типичный час вашего рабочего дня? Каждый раз, когда инициатором переключения выступали именно вы, это было активное переключение, – объяснил Фил. – Каждый раз, просматривая свое расписание, напоминайте себе воздерживаться от переключения с одной задачи на другую.

– Правильно, – сказала Хелен. – Прежде всего мне необходимо контролировать саму себя. Нужно избавиться от потребности в постоянных переключениях.

– Вы все верно поняли, – кивнул Фил. – Теперь о пассивных переключениях, происходящих с вами без вашего непосредственного согласия. Вы вполне можете свести их к минимуму, например, отключив в своем компьютере оповещение о приходе нового электронного письма.

– А как насчет мгновенных сообщений или СМС? Мои дети ведь пользуются этими вещами постоянно, – простонала Хелен.

Фил засмеялся.

– Если вы не будете пользоваться программой мгновенных сообщений, ваши пассивные прерывания сойдут на нет. По моему глубокому убеждению, мгновенные сообщения – это обычно крайне малоэффективный инструмент бизнеса. Конечно, из этого правила есть исключения, но я не думаю, что ваш бизнес подходит хотя бы под одно из них.

– Здорово, – улыбнулась Хелен. – Нужно провести в нашей компании обсуждение этой темы. Готова поклясться, что половина моих менеджеров общается при помощи мгновенных сообщений с утра до вечера.

– И наверняка больше половины этих менеджеров приносит бизнесу очень мало пользы, – подхватил Фил. – Суммируйте простую потерю рабочего времени со стоимостью переключения при каждом прерывании, и вы легко поймете, почему ваши сотрудники в среднем впустую тратят около 28 процентов своего рабочего дня.

Ежедневно СМИ 6,5 часов влияют на детей в возрасте от 8 до 18 лет.

Ежедневно СМИ 8,5 часов влияют на тех же детей в результате медийной многозадачности.

– И чем бы вы предложили заменить мгновенные сообщения? – спросила Хелен.

– Отличный вопрос, – сказал Фил. – Вижу, вас это действительно интересует. Мгновенные сообщения очень часто провоцируют пассивное переключение, отвлекающее ваше внимание. Поэтому мои клиенты обнаружили, что в большинстве ситуаций их лучше заменить активными переключениями, такими как голосовая или электронная почта.

Между тем, – продолжил Фил, – если вам крайне необходимо пользоваться мгновенными сообщениями, проследите, чтобы в вашей компании установили программу с функцией «Не беспокоить», которая не допускала бы пассивных переключений.

62,4 процента опрошенных служащих считают допустимым прерывать работу, чтобы ответить на личный вопрос друга.

Хелен сделала для себя пометку.

– Я займусь этим немедленно.

Фил дал ей закончить, а потом сказал:

– Могу я добавить небольшое предостережение к действиям, призванным сократить количество переключений между задачами в вашей компании?

– Например?

– Учтите, что мы с вами долго обсуждали и подробно рассматривали болезнь переключения между задачами, – Фил слегка подался вперед в своем кресле. – Вы думаете, ваши менеджеры сразу же поймут опасность пассивных переключений?

Хелен удивленно дернула головой назад.

– О, понимаю. Они же все еще думают, что переключение между задачами (многозадачность) – это хорошо, не так ли?

– Именно, – сказал Фил. – Пока они четко не уяснят, что многозадачность, владением которой они так долго гордились, на самом деле приносит им и компании только вред, то будут противиться любым переменам, уводящим их от нее. Помните, Салли поначалу восприняла эту идею в штыки? – Фил откинулся назад и на минутку соединил ладони в раздумье. – По сути, это не их вина. Их ведь так долго учили, что многозадачность – это здорово. Вот они и привыкли гордиться своей способностью к ней.

Гонку выигрывает медленный и спокойный.

– Могу подтвердить, что я действительно гордилась, – вставила Хелен.

– Правильно, – кивнул Фил. – А теперь задумайтесь над тем, как изменилась ваша точка зрения за последние два дня. Чего вам стоило осознать, что многозадачность хуже лжи?

Хелен задумчиво подняла глаза к потолку.

– Думаю, это был долгий процесс, через который вы меня провели. Мне необходимо было самой увидеть эту истину, шаг за шагом.

– Вы все поняли правильно, – сказал Фил. – Запомните, что, помогая людям понять простую истину, вы помогаете изменить их поведение гораздо быстрее, чем если бы просто старались заставить их его изменить.

Фил улыбнулся.

– Что, если бы я пришел к вам вчера и сказал, что вам необходимо проводить больше времени со своей семьей? Или просто сказал, что вам необходимо уделять подчиненным больше внимания, когда вы с ними разговариваете?

Хелен громко рассмеялась.

– Я бы наверняка сказала вам, куда идти и как туда добраться!

Фил кивнул.

– В таком случае разве вы можете ожидать чего-то другого от своих менеджеров?

Системы

Хелен подперла рукой подбородок. После долгой паузы она наконец сказала:

– Вы можете мне в этом помочь? Будет лучше, если с ними поговорите вы, а не я.

– Что вы имеете в виду? – спросил Фил.

– Думаю, мне хотелось бы знать, нет ли способа, которым вы могли бы обучить нашу группу, – сказала Хелен.

– Буду рад вам помочь. – Фил потянулся за своим портфелем. – Сейчас, только достану свой ежедневник.

– Правильно. – Хелен указала на доску. – Никогда ни на что не соглашаться без ежедневника под рукой. – Она обвела взглядом комнату, словно что-то искала. – Что, если у меня есть расписание, но я не использую его так хорошо, как должна бы?