Как сказал мне один пилот, единственное место, где вряд ли произойдет что-то непредвиденное, – это полет на высоте.
2. Выбирайте единственны й приоритет на день и занимайтесь им в первую очередь
Важность этого невозможно переоценить. Если следовать этому основному правилу, эффективность растет в геометрической прогрессии.
Приехав на работу в понедельник утром, не начинайте день с чтения электронной почты, трепа с коллегами, совещаний, телефонных звонков или разбора дел, оставшихся с пятницы. Начните со спокойного обдумывания вопроса: «Какая единственная вещь из тех, которые я могу сделать за сегодня, будет стоить всей моей рабочей недели?» [14] Если вы обнаружите, что таких задач две, выберите ту, что решается проще и быстрее.
И не занимайтесь ничем, пока не решите эту задачу.
Может, это займет пять минут, час или полдня. В каких-то исключительных случаях может понадобиться целый день. А если окажется, что времени нужно больше, значит, задача выбрана неверно. В следующий раз выбирайте нечто важное, что можно сделать быстро.
Покончив с этим делом, расслабьтесь: поболтайте с коллегами, сходите с кем-нибудь пообедать, посетите клиента или знакомого, с которым стоит посоветоваться. И вовремя отправляйтесь домой. НАЧНИТЕ РАБОЧИЙ ДЕНЬ СО СПОКОЙНОГО ОБДУМЫВАНИЯ ВОПРОСА: «КАКАЯ ЕДИНСТВЕННАЯ ВЕЩЬ ИЗ ТЕХ, КОТОРЫЕ Я МОГУ СДЕЛАТЬ ЗА СЕГОДНЯ, БУДЕТ СТОИТЬ ВСЕЙ МОЕЙ РАБОЧЕЙ НЕДЕЛИ?» ЕСЛИ ВЫ ОБНАРУЖИТЕ, ЧТО ТАКИХ ЗАДАЧ ДВЕ, ВЫБЕРИТЕ ТУ, ЧТО РЕШАЕТСЯ ПРОЩЕ И БЫСТРЕЕ. И НЕ ЗАНИМАЙТЕСЬ НИЧЕМ, ПОКА НЕ РЕШИТЕ ЭТУ ЗАДАЧУ. Во вторник повторите тот же процесс, но уже с меньшим рвением: в конце концов, накануне вы уже сделали достаточно на неделю вперед. Занимайтесь делами вне офиса целый день в среду или в четверг. На следующий день займитесь неизбежными административными делами, постарайтесь разобраться с ними побыстрее и порадуйте себя ранним уходом с работы. В пятницу обдумайте главную задачу на следующую неделю, а затем поразмышляйте о долгосрочных целях и стратегических приоритетах вашего подразделения и фирмы в целом. Если у вас остается время, помогите коллеге.
Если вы вдруг поймаете себя за составлением списка дел, порвите его и возвращайтесь к приоритету номер один.
3. Обдумывайте свои действия предварительно
Многие действия окажутся ненужными, и вы сможете избавиться от них. Овладейте искусством намеренного бездействия. Изолируйте себя от заразы бурной деятельности, поражающей ваших коллег. Прежде чем приступить к чему-либо, подумайте, относится ли это к 20 % важнейших вещей или к 80 % остальных. В последнем случае не стоит этим заниматься. Менеджеру 80/20 не стоит заниматься 80 % того, чем он привык заниматься. Искусство спокойного размышления и намеренного бездействия настолько не соотносится с миром бизнеса, что вам придется прилагать осознанные усилия по изменению своего поведения. Но это точно дело из 20 % нужных.
4. Определите, что является причинами успехов вашего подразделения или всей компании
Поймите суть: главные заказчики, главные ресурсы и главные действия, определяющие ваш успех (см. Способ Первый). Что может делать в этом смысле ваше подразделение?
5. Прислушайтесь к своим главным клиентам
Умейте разговаривать с 20 % заказчиков, которые дают 80 % вашей прибыли (снова обратитесь к Способу Первому). Спрашивайте, что они хотели бы иметь из того, чего они не получают сейчас. И дайте им это.
6. Сделайте из своих подчиненных менеджеров 80/20
С учетом Принципа и 5-дневной рабочей недели польза от членов вашей команды возрастет вчетверо, когда все они станут менеджерами 80/20. Но не жадничайте: дайте им столько же свободы и столько же времени, сколько есть у вас. Давайте им поблажки и время от времени помогайте им советами (см. Способ Третий). Их результативность начнет расти.
7. Определите 20 % работы, обеспечивающие 80 % вашей удовлетворенности и эффективности
Постепенно добавляйте время, уделяемое этим занятиям, пока они не составят основную часть вашего рабочего времени. А еще определите 20 % ваших занятий, которые обеспечивают 80 % вашей не удовлетворенности и не эффективности, – и откажитесь от них.
Время летит, когда вы довольны своей работой и делаете ее эффективно. Вы даже не обращаете внимания на его ход. Когда вы недовольны работой и она у вас плохо получается, время тянется медленно. Поэтому избавьтесь от своих «островков неблагополучия» (всех занятий на работе, от которых у вас опускаются руки) – они отравляют вашу жизнь (подробности см. в Способе Шестом).
8. Постепенно сокращайте продолжительность своего рабочего дня
В 1950-х английский историк военно-морского флота С. Норткотт Паркинсон выдвинул теорию, которая носит его имя. В своем «Законе Паркинсона» он писал: «Работа заполняет время, отпущенное на нее» (14).
Продолжительность рабочего дня – понятие произвольное. Мы привыкли к режиму «с 9 до 5», но он никак не обоснован логически или экономически. Во времена промышленной революции английские фабричные рабочие – мужчины, женщины и дети – работали по 15 часов в сутки. Фабричный акт 1847 г., принятый благодаря усилиям лорда Эшли, ограничил рабочее время для детей и женщин десятью часами и шестью днями в неделю. Мужчин это не касалось. Хозяева фабрик считали, что этот закон будет иметь катастрофические последствия. Однако в сегодняшней Великобритании средний доход на душу населения в неизменных ценах в 20 раз выше, чем в 1847 г., а средняя почасовая ставка выросла примерно в 40 раз.
Необходимо провести новые исследования на тему влияния времени труда на его результативность.
Как будет выглядеть рабочая неделя через 50 лет? Если рабочие часы продолжат сокращаться, я уверен в том, что уровень удовлетворенности возрастет, а безработица существенно сократится.
Установите целевое количество времени, которое вы хотите отдавать работе еженедельно. Снижайте свое текущее время на пять часов в неделю, пока не достигнете целевого значения. Чем меньше времени вы будете проводить на работе, тем больше вы будете сфокусированы на важнейших делах. Десять возможностей избегать потерь времени Добавьте себе времени.
1. Вы знаете, что это занятие – пустая трата времени, но вы все равно обязаны это делать. Почти всем руководителям, включая самых главных боссов, приходится выполнять кое-какую бессмысленную работу. Надо стараться минимизировать ее количество, а то, от чего невозможно избавиться, делать максимально быстро.
2. Плохой босс. Не считая яда в кофе и наемных убийц, есть только один способ решения проблемы: найти себе другого босса или в той же фирме, или в другой. Сделайте это прямо сейчас.
3. Работа в бесперспективной компании. Если компания не движется вперед, вы тоже топчетесь на месте.
4. Работа с бестолковыми коллегами. Не связывайте себя с людьми, которых не уважаете.
5. Длинные или скучные совещания. Сбегайте с них.
6. Электронная почта. Она мне очень нравится – полезно, приятно и не очень отвлекает от дел. Но большинство людей тратят на нее слишком много времени. Ограничьте свою работу с почтой двумя сеансами в день: первый – после того, как вы выполнили свою единственную задачу, второй – примерно за час до момента, когда вы планируете покинуть офис.
Если вы отвечаете на почту, значит, вы формулируете в своем послании нечто действительно важное и не видите необходимости в дальнейшей переписке на эту тему. Не ставьте коллег в копию вашей переписки, кроме тех ситуаций, когда это необходимо (что бывает редко).
Не давайте оценок, за исключением случаев, когда они требуются для принятия решения (в 99 % случаев это не так – они спровоцируют длинную цепочку писем, на которые все будут тратить время зря).
Не используйте почту для решения срочных вопросов, решение которых требует обсуждения в виде прямого диалога. Лучше позвоните по телефону и примите решение в процессе разговора.
Не отвечайте на несущественные послания. Отправитель либо позвонит вам, либо, что более вероятно, оставит вас в покое. Если вы начнете отвечать на все письма, то будете способствовать росту их числа. Подружитесь с кнопкой «delete».
7. Ответы на звонки. Используйте определитель номера входящего. Не отвлекайтесь во время разговора. Если это маловажный звонок, не берите трубку или коротко отпишитесь по «электронке».
8. То, что вообще не имеет отношения к клиентам. Если вы не можете связать это занятие с пользой для заказчиков, бросьте его.
9. Просроченные проекты. Это не проекты 80/20, или ими очень плохо руководят. В любом случае не участвуйте в них.
10. Информация. Многие менеджеры тратят слишком много времени на сбор информации и ознакомление с ней. Вам не обязательно знать, что происходит во всей фирме, о чем нынче сплетничают, какой сегодня курс акций и какие тенденции на рынке. Ненужная информация вытесняет нужную. Изобилие данных может помешать заметить что-то действительно важное. Побольше используйте необычные источники информации, которые ваши коллеги не используют вообще или не знают об их существовании. Как и в случае с едой, небольшое количество высококачественной информации полезнее, чем горы некачественной. И всегда лучше, если это нечто совсем свежее прямо на ваш стол.
10. Информация. Многие менеджеры тратят слишком много времени на сбор информации и ознакомление с ней. Вам не обязательно знать, что происходит во всей фирме, о чем нынче сплетничают, какой сегодня курс акций и какие тенденции на рынке. Ненужная информация вытесняет нужную. Изобилие данных может помешать заметить что-то действительно важное. Побольше используйте необычные источники информации, которые ваши коллеги не используют вообще или не знают об их существовании. Как и в случае с едой, небольшое количество высококачественной информации полезнее, чем горы некачественной. И всегда лучше, если это нечто совсем свежее прямо на ваш стол.
Почему дефицита времени не существует в природе
Паркинсон и Парето утверждают, что дефицита времени не существует.
Вы помните, как идет работа над большими проектами? В начале и в середине работы время расходуется попусту, но ближе к финишу интенсивность и производительность резко возрастают. Вопрос не в недостатке времени, а в рутинной работе. Если 80 % того, что мы делаем, обеспечивает лишь 20 % результата, мы вполне можем обойтись без этого.
Так, Александр Флеминг поленился навести порядок в лаборатории перед уходом в отпуск. Вернувшись в нее 3 сентября 1928 года, он обнаружил в одной из чашек Петри плесень. Из любопытства он выделил из плесневых грибов чистую культуру и получил «сок плесени», который, как оказалось, убивает бактерии. Этот «сок плесени», получивший название пенициллин, спас миллионы жизней за последние 80 лет. А если бы Флеминг не ездил в отпуск и, как дисциплинированный ученый, тратил часть своего времени на тщательную уборку лаборатории, он не совершил бы великого открытия.
Человечество прогрессирует довольно элегантным образом. Этот прогресс достигается не рабством или тяжким трудом и не в борьбе со стрелками часов. Его лучшие проявления являются плодами покоя и удобства.
Здоровью и отношениям с окружающими очень способствует отсутствие спешки. И оно же очень помогает раскрытию человеческого потенциала.
Однако не думайте, что это легко. Отказ от рутины и сосредоточение на главных вещах подразумевают смену привычного жизненного уклада. Многие из тех, кто решает пересмотреть свои отношения со временем, страдают от абстиненции – им не хватает обычных развлечений, и они не знают, что делать с образовавшимся избытком свободного времени. Поэтому, прежде чем предпринять попытку получить время в свое распоряжение, надо решительно настроиться и стремиться к этому. Вам потребуются упорство и духовная смелость, чтобы пересечь ущелье, за которым время в изобилии.
Следующий способ не менее полезен, чтобы получать выдающиеся результаты без сверхъестественных усилий. Может показаться, что использовать его очень просто. Но сейчас мы поймем, что упростить свою работу намного сложнее, чем кажется.
Способ № 8: Упрощающий менеджер
... ...С десяток лет назад я два года работал в руководстве одной большой компании и наблюдал, как два менеджера состязаются в борьбе за пост гендиректора. Джек (псевдоним) был умен и являлся родственником основателя компании. Крэйг (тоже псевдоним) со своим скромным происхождением и смекалкой, которая во многом заменяла ему образование, был далеко не так изыскан. Оба приятные люди, трудолюбивые и целеустремленные. Но я вспоминаю каждого из них совершенно по-разному.
Джек героически сражался с обилием корреспонденции. Это занимало у него почти все утро. Он показывал чудеса добросовестности, подробно отвечая на каждое письмо и телефонный звонок. Кроме того, он был большой шишкой в организации Young Presidents и в этом качестве часто разъезжал по стране и миру. А вот Крэйга я никогда не видел за просмотром входящих документов, кажется, он вообще не заглядывал в какие-то бумаги или календарь. Свое расписание он держал в голове.
В ведении Джека находилась примерно половина организации, за другую половину отвечал Крэйг. Каждый из них проводил выездное корпоративное мероприятие. Я присутствовал на обоих (похоже, я был единственным, кому так повезло). Под руководством Джека мы с увлечением разбирали все бизнесы компании до прожилок. У Крэйга поначалу было скучновато: подчиненные докладывали о том, что собираются сделать… А затем он собрал все это в кучку и сумел воодушевить участников видением их будущих успехов.
Я должен был посоветовать действующему главе компании, кого из этих двоих сделать своим преемником. Я точно знал, кто подходит лучше, но у меня никак не получалось сформулировать почему. И однажды меня осенило. Джек был настолько умен и справедлив, что видел сразу обе стороны каждой проблемы. Он мучился над малейшими решениями и обладал даром запутывать простейшие вопросы.
Крэйг был его противоположностью: он сосредоточивался на том, что ему предстояло сделать. Он мог увязать противоречивые фрагменты данных в стройное и очевидное решение. Его речь была прямой и иногда звучала сурово.
Эта история счастливо завершилась для обоих персонажей. Крэйг стал самым успешным руководителем за всю историю компании. А Джеку пришлось покинуть фирму. Но он вовсе не расстроился: в свое время он пришел туда из чувства долга перед семьей, хотя у него совершенно не лежала к этому душа. Он сделал замечательную карьеру в другой области, а затем вернулся в компанию в качестве независимого члена совета директоров.
Дар простоты
В бестселлере Дэвида Брукса «Социальное животное» один из персонажей размышляет над тем, что общего у людей, которым удается взобраться на самый верх:
Лучшие стратегии в бизнесе – всегда самые простые: развернуться лицом к основным потребителям, углубить отношения с ними и делать для них только то, чего они хотят.
Когда в 2006 г. Алан Малалли принял руководство Ford Motor Company, он получил в наследство беспорядочную империю с огромным количеством марок и моделей. Его предшественники радостно собрали в рамках компании целую коллекцию самых престижных автомобильных марок, в том числе AstonMartin, Jaguar, Land Rover и Volvo. Малалли все это продал. После этого он обратил свое внимание на модельный ряд Ford, который насчитывал больше сотни наименований. На момент написания он насчитывал всего 30 и продолжал сокращаться. «Вы не представляете себе, насколько [после сокращения] все изменилось», – говорит Малалли (3).
Поверить в это мне несложно. Я бы даже сказал, что впереди у Малалли еще много дел. Компании побеждают, сосредоточившись на самых простых 20 % своей истинной сути, отличающей их от остальных, самой главной части того, чем они являются и чем занимаются. То же относится и к менеджерам. ВЫ ДОЛЖНЫ СОСРЕДОТОЧИТЬСЯ ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО НА ТЕХ 20 %, КОТОРЫЕ СОСТАВЛЯЮТ ОСНОВУ И ОТЛИЧИТЕЛЬНУЮ ОСОБЕННОСТЬ ТОГО, ЧЕМ ВЫ ЗАНИМАЕТЕСЬ. И В КАЖДЫЙ ДАННЫЙ МОМЕНТ ВРЕМЕНИ ЛИШЬ ЧТО-ТО ОДНО ДОЛЖНО ИМЕТЬ ДЛЯ ВАС ЗНАЧЕНИЕ. У звезд спорта активность мозга ниже по сравнению с заурядными спортсменами: они способны не заморачиваться мелочами, которые отвлекают мышление от важнейших занятий. Они могут выполнять сложнейшие движения, не занимая этим свое сознание (4).
Но достичь этого непросто, поэтому звезды спорта и, естественно, менеджмента немногочисленны. Управленцев вроде Джека намного больше, чем походящих на Крэйга. Менеджерам нравится усложнять. Они инстинктивно предпочитают непонятное и запутанное простому и ясному. Высшие руководители обычно имеют экономическое или техническое образование, а самые интересные математические и инженерные задачи обычно предполагают сложные решения. Менеджерам нравится неопределенность и многовариантность. Сатирик Г. Л. Менкен сказал: «Скучные люди всегда уверены, а люди уверенные всегда – скучны». Несмотря на сложившийся стереотип, менеджеры редко бывают скучными.
Они готовы почти на все, чтобы не скучать. А чем они умнее, тем более подвержены такому риску и поэтому стараются занимать себя какой-то работой. И вот продуктовые линейки начинают расширяться, клиентская база пополняется нерентабельными заказчиками, организационные структуры начинают походить на мотки спагетти, и все время появляются новые проекты, которыми занимаются независимо от их потенциала и стоимости. Все, что ново и отличается от привычного, вызывает радостное возбуждение. Менее 20 % инициатив приносят 80 % улучшений, но новые проекты затеваются постоянно, и большинство из них заканчивается пшиком.
У менеджеров не лежит душа к отказу от всего этого и упрощению своей работы.