Функции используются как описания состава работ и при графическом представлении изображаются в виде функциональных иерархий – группировок функций, в которых нижние уровни предоставляют все более детальную информацию о функциях верхнего уровня.
Для обозначения детализированных бизнес-процессов могут также использоваться термины «функция» и «функциональная сфера» и, соответственно, классификатор функций.
Классификатор функций используется при разработке разделов «функции подразделений» в положениях о структурных подразделениях корпорации, а также в модели распределения ответственности.
При построении модели функций корпорации в качестве исходной использована модель процессов верхнего уровня. Каждый бизнес-процесс верхнего уровня прописывается в виде набора функций (рис. 12.6.1-12.6.3).
Декомпозиция осуществляется путем выделения отдельных содержательно различающихся функциональных областей в бизнес-процессах с последующей их детализацией по этапам цикла реализации бизнес-процесса.
Следующим шагом при проведении структурирования деятельности компании является построение модели функциональной ответственности. Полученные модели функциональной ответственности используются для анализа деятельности компании и при составлении положений о департаментах.
12.7. Пилотный проект, с дистанционной поддержкой, «Разработка электронных регламентов и корпоративной архитектуры»
Хорошо известно, что успешное применение специализированных программных решений основывается на применении целевых методологий. Выполнение проекта по начальному структурированию деятельности (элемент 12.6) создало хорошие предпосылки для старта разработок по созданию электронных регламентов на основе программы Business Studio ....Ключевые решения по созданию электронных регламентов представлены в табл. 12.7.1.
Таблица 12.7.1. Стартовые решения по созданию электронных регламентов
Рис. 12.7.1. Схема разработки ядра корпоративной архитектуры компании
На рисунке 12.7.1 представлена общая схема разработки модели ядра корпоративной архитектуры группы и позиционирование предметов по начальной регламентации и электронному моделированию.
Использование модели позволяет формировать в виде электронных и бумажных регламентов:
• согласованные между собой регламенты бизнес-процессов (включающие диаграммы бизнес-процессов в нотации IDEFo);
• классификаторы функций, организационных схем, объектов;
• модели распределения ответственности;
• положения о структурных подразделениях;
• регламенты процедур (включающие диаграммы процедур в нотации CFFC).
Количество моделей может увеличиваться (дополняться) в результате развития корпоративной архитектуры в соответствии с потребностями руководителей, ответственных за исполнение бизнес-процессов (владельцев бизнес-процессов).
Наименования моделей, их обозначения и спецификация, действия по их созданию приведены в табл. 12.7.2.Таблица 12.7.2. Модели, образующие ядро корпоративной архитектуры
Таблица 12.7.2. Модели, образующие ядро корпоративной архитектуры (продолжение)
Ядро корпоративной архитектуры предназначено для разработки и актуализации отчетов, представленных в табл. 12.7.3. Позиционирование отчетов в модели ядра корпоративной архитектуры представлено на рис. 12.7.2. Таблица 12.7.3. Отчеты моделей, образующих ядро корпоративной архитектуры
Рис. 12.7.2. Позиционирование отчетов в модели ядра корпоративной архитектуры
Укрупненная последовательность разработки моделей в ходе проекта представлена на рис. 12.7.3.
В качестве исходных данных используются модели, разработанные в результате выполнения проекта «Пошаговое руководство по структурированию деятельности компании». На заключительной стадии проекта разработанные модели уточняются и разрабатывается план развития корпоративной архитектуры в последующих проектах, например, в проектах разработки регламентов взаимодействия.Рис. 12.7.3. Последовательность разработки моделей в ходе проектов развития регламентов
...Рис. 12.7.4. Типовые проекты по развитию результатов разработки
13. Мониторинг и актуализация корпоративной архитектуры
Контент
Мониторинг – 1. Постоянное наблюдение за каким-либо процессом с целью выявления его соответствия желаемому результату или первоначальным предположениям. 2. Наблюдение, оценка и прогноз состояния окружающей среды в связи с хозяйственной деятельностью. ( Ефремова Т.Ф. Новый словарь русского языка. Толково-словообразовательный.)
Мониторинг корпоративной архитектуры – комплекс процессов, процедур, средств и методов контроля и наблюдения за ходом развития компонентов корпоративной архитектуры и корпоративной архитектуры как единой системы в целом, осуществляемых руководством и специально назначенными подразделениями/сотрудниками компании с целью получения объективной информации о текущем состоянии корпоративной архитектуры, оценки динамики развития и подготовки предложений по управлению развитием корпоративной архитектуры (рис. 13.0.1).
Актуализировать – делать актуальным, насущным, важным. ( Ефремова Т.Ф. Новый словарь русского языка. Толково-словообразовательный.)
Рис. 13.0.1. Петля мониторинга и улучшений
13.1. Сущность, задачи и принципы мониторинга корпоративной архитектуры
Рис. 13.1.1. Основные компоненты методики мониторинга и актуализации компонентов корпоративной архитектурыСистема бизнес-процессов средней и крупной компании, корпоративная архитектура компании требует постоянного мониторинга и актуализации. В связи со сложностью системы бизнес-процессов, как и других компонент корпоративной архитектуры, решать эту задачу для крупной компании целесообразно по двум направлениям (рис. 13.1.1):
Рис. 13.1.1. Основные компоненты методики мониторинга и актуализации компонентов корпоративной архитектурыСистема бизнес-процессов средней и крупной компании, корпоративная архитектура компании требует постоянного мониторинга и актуализации. В связи со сложностью системы бизнес-процессов, как и других компонент корпоративной архитектуры, решать эту задачу для крупной компании целесообразно по двум направлениям (рис. 13.1.1):
• детальный мониторинг и актуализация ядра системы бизнес-процессов или корпоративной архитектуры;
• разработка прототипов моделей и регламентов для тиражирования на периферии (в массе подразделений).
Эффективность реализации стратегии развития компании в существенной мере зависит от создания системы мониторинга корпоративной архитектуры. Применимость тех или иных методов и инструментов мониторинга зависит от требуемой достоверности и оперативности оценки происходящих процессов.
Под мониторингом обычно понимается специально организованная и постоянно действующая система необходимой отчетности, сбора и анализа информации, проведения дополнительных информационно-аналитических обследований и оценки (диагностики) состояния, тенденций развития и конкретных региональных проблем корпоративной архитектуры.
Сам термин «мониторинг» применительно к тематике организационного строительства в литературе и в практике менеджмента употребляется в различных смыслах.
На основе мониторинга корпоративной архитектуры можно:
• ускорить желательные процессы и повысить их результативность;
• заблаговременно принять меры, адекватные будущим событиям, повысив тем самым результативность управления.
Мониторинг корпоративной архитектуры выступает, как правило, в качестве (рис. 13.1.2):
• специфического инструмента обратной связи, обеспечивающего устойчивость развития корпоративной архитектуры;
• особого метода получения знаний о противоречиях и закономерностях процессов развития;
• корпоративной архитектуры;
• основы для выявления причин отклонений от запланированного хода событий для принятия решений.Рис. 13.1.2. Содержание мониторинга корпоративной архитектуры
Мониторинг представляет собой систему наблюдения, оценки, анализа и прогноза. Мониторинг рассматривается как начальное звено в системе «мониторинг – анализ – корректировка стратегии – достижение искомой динамики индикаторов функционирования корпоративной архитектуры» и выполняет две основные задачи:
• сбор фактов, характеризующих процессы и другие компоненты в системе корпоративной архитектуры;
• анализ и интерпретация информации о состоянии корпоративной архитектуры.Объектами мониторинга являются:
• компоненты корпоративной архитектуры;
• связи между компонентами корпоративной архитектуры;
• процессы развития корпоративной архитектуры.Рис. 13.1.3. Комплексные направления мониторинга корпоративной архитектуры с фокусировкой на бизнес-процессах
Предмет мониторинга – совокупность процессов и явлений в системе корпоративной архитектуры. Выделяют следующие комплексные направления мониторинга корпоративной архитектуры (рис. 13.1.3):
• стратегия;
• структура;
• бизнес-процессы;
• функции;
• проекты;
• ответственность;
• управление;
• автоматизация;
• качество.
Задачи мониторинга корпоративной архитектуры могут быть следующие:
• организация наблюдения, получение достоверной и объективной информации о протекании процессов в системе корпоративной архитектуры;
• оценка и системный анализ получаемой информации, выявление причин, вызывающих тот или иной характер бизнес-процессов в системе корпоративной архитектуры;
• выявление факторов, вызывающих угрозы для устойчивого развития корпоративной архитектуры в настоящее время и в перспективе;
• обеспечение органов управления информацией, полученной при осуществлении мониторинга корпоративной архитектуры;
• разработка прогнозов развития ситуации в системе корпоративной архитектуры;
• подготовка рекомендаций, направленных на преодоление негативных и поддержку позитивных тенденций в процессах развития корпоративной архитектуры, доведение их до органов управления.
К мониторингу корпоративной архитектуры предъявляются специальные требования :
достоверность мониторинга – использование информационных данных и системы мониторинговых показателей (индикаторов), наиболее полно и достоверно характеризующих исследуемое явление;
оперативность – ориентация на сокращение времени сбора и обработки информации с целью возможности принятия экстренных управленческих решений, если того требует складывающаяся ситуация;
систематичность – осуществление мониторинга в течение более или менее длительного срока с определенными интервалами сбора информации. Относительно стратегического планирования длительность мониторинга должна покрывать период реализации стратегии и период оценки последствий, результативности достижения стратегических целей и выявления новых проблем стратегического характера;
комплексность – одновременное отслеживание динамики показателей, характеризующих различные стороны развития (при этом возможен как мониторинг каждого отдельно взятого показателя, так и сведение их в интегральный показатель, позволяющий судить о процессе реализации стратегии в целом);
независимость и объективность.Рис. 13.1.4. Основополагающие принципы мониторинга
С целью наиболее полного отражения сущности корпоративной архитектуры и происходящих в ней процессов в организацию мониторинга закладывается ряд основополагающих принципов (рис. 13.1.4):
• целенаправленности;
• комплексности оценки;
• тождественности;
• системности;
• репрезентативности;
• экономичности;
• максимальной информативности результатов.
Среди других принципов мониторинга необходимо отметить:
• непрерывность наблюдения за объектами;
• периодичность снятия информации о происходящих изменениях;
• сопоставимость применяемых показателей мониторинга во времени.
При формировании информационной базы мониторинга необходимо опираться на существующую систему учета и контроля. Это позволит проводить сопоставительный анализ, изучать динамические характеристики (тренды) процессов и прогнозировать перспективы и результаты преобразований.
Одновременно, помимо постоянной, базовой информации, характеризующей процессы реализации стратегии, может возникать потребность в дополнительной уточняющей информации, для получения которой необходимы разовые обследования как отдельных компонентов, так и всей системы корпоративной архитектуры в целом.
Можно выделить следующие основные принципы формирования информационной базы мониторинга корпоративной архитектуры.
Информационная база мониторинга корпоративной архитектуры должна органично вписываться в систему информационного обеспечения, контроля и регулирования системы управления компании, содержать информацию, необходимую органам управления, отражая при этом специфику корпоративной архитектуры.
Информационная база мониторинга корпоративной архитектуры должна содержать сущностную информацию о системе целей в каждой конкретной области корпоративной архитектуры, факторах, показателях и индикаторах развития компонентов корпоративной архитектуры.
Основой формирования системы целей и характеризующих их показателей являются стратегия и разработанные на ее основе планы и программы действий.
Агрегированные показатели, характеризующие ход и результаты преобразований в корпоративной архитектуре, должны быть наглядными, простыми в интерпретации, доступными для анализа и использования в практике управления.
При формировании информационной базы мониторинга корпоративной архитектуры помимо общей системы контроля и отчетности необходимо использовать информацию специализированных систем.
Актуализировать корпоративную архитектуру целесообразно в установленные сроки, соответствующие периодам (этапам) стратегического управления. В случае глубоких непредвиденных изменений в обстановке актуализацию следует осуществлять по мере созревания соответствующих решений по компонентам системы корпоративной архитектуры и по мере формирования политики относительно развития системы корпоративной архитектуры в целом.
Основные мероприятия по актуализации корпоративной архитектуры (рис. 13.1.5):
• оценка накопившихся изменений в компонентах корпоративной архитектуры;