4. Адаптация
Это следующая ступень, которая поможет выявить ошибки, допущенные на предыдущих этапах подбора нового Сотрудника. Перед компанией стоит задача на практике продемонстрировать, как связана ее стратегия Клиентоориентированности с конкретной работой. Возможно, на предыдущих этапах информация о компании была обнадеживающей, но, окунувшись в реальность, Сотрудник может испытать разочарование.
К сожалению, в подавляющем большинстве компаний этап АДАПТАЦИИ, или ввода в работу, представляет собой механическую процедуру, если она вообще есть. Как правило, введение в курс дела выглядит так: работать будешь здесь, это твой стол (часто бывает, что на нем даже не прибрано после ухода предыдущего Сотрудника), это компьютер, там сидит твой начальник, жди, когда тебя позовут, все – можешь приступать к работе. Если потом новичок услышит, что должен искренне заботиться о Клиентах, он просто посмеется.
Помните ли вы свой первый рабочий день? Как все было непривычно и пугающе… Вышли ли вас поприветствовать новые коллеги? Рассказали ли вам, в чем заключается смысл вашей работы и как она связана с общим вкладом остальных, ответили ли на все вопросы?
Формальный ввод новичка, безусловно, важен, однако он не создает стойкого ощущения связи с компанией, ее духом и смыслом. В этом деле все обстоит так же, как с Корпоративной культурой: она существует независимо от того, занимается ли ей Руководитель или нет. Со временем новый Сотрудник, не получивший в первые дни правильной вводной информации, получит ее от своих коллег. Но создаст ли такая «адаптация» страсть в глазах новичка? Маловероятно. Скорее всего, она добавит разочарование, обиду и еще одного обманутого человека.
Мудрость гласит, что у нас есть только один шанс оказать хорошее первое впечатление. Это изречение можно справедливо отнести и к адаптации. У нас есть только один шанс оказать страстное первое впечатление на нового Сотрудника.
Адаптация в Клиентоориентированной компании должна включать в себя значительно больше информации и эмоций, чем это делается обычно. Введение в работу несет два контекста – смысловой и содержательный. Содержательный – это процедуры, инструкции, допуски, стандарты, практика. Смысловой дает ответы на важные вопросы: кто мы? Кто наши Клиенты? Кто наши Конкуренты? Чем мы от них отличаемся? Что мы делаем, чтобы отличаться сильнее? В чем заключается наша культура? Чем новый Сотрудник может помочь сделать компанию сильнее?
После того как новый Сотрудник попадает в Zappos, его направляют на интенсивную четырехнедельную учебную программу. Там он проходит курсы, посвященные Корпоративной культуре компании, ее стратегии. Также его знакомят со всеми бизнес-процессами.
Затем, примерно еще через неделю стажировки в Zappos, новичку делают необычное предложение под названием «Бонус на выход». Ему говорят: «Если вы решите уйти из компании сегодня, прямо сейчас, то мы заплатим вам за отработанное время, плюс вы получите дополнительно $3000 в качестве бонуса». Если новичок почувствовал, что компания, одна из ключевых Ценностей которой – вызывать «ух ты!» за счет Сервиса, не близка ему по духу, он может забрать деньги и уйти. Деньги ему отдадут с улыбкой и безо всяких обид. Необычно? Кстати, даже в этом Zappos последовательна в своей Ценности «Быть веселыми и немного странными».
Надо сказать, что в самом начале, когда пришла идея предлагать «Бонус на выход», его размер составлял $100. Потом он вырос до $500, затем до $1000, $1500, $2000 и теперь равняется $3000.
В интервью журналисту из BusinessWeek руководитель Zappos Тони Шей (Tony Hsieh) отметил, что только 2–3 % новичков принимают это предложение. Остальные 97 %, не раздумывая, отказываются от сделки. Они выбирают работу в Zappos вместо того, чтобы немедленно получить достаточно крупную сумму наличными.
Многие ли Руководители готовы предложить новичку, успевшему пройти только обучение в компании, выплатить зарплату и дополнительно $3000 за то, чтобы он ушел? Zappos может позволить себе делать ставки в этой азартной игре, потому что верит, что страсть, энтузиазм и гордость за компанию представляются новичкам значительно более важным приобретением, чем немалые, но разовые деньги. Только представьте, какой сумасшедшей гордостью обладают Сотрудники, с какой верой и страстью они трудятся, зная, что отказались от $3000, только чтобы работать в этой компании.
Подобная «азартная» игра – отличный стимул бороться за сохранение и развитие такой культуры. Ведь как только она ослабнет, в финансовый отдел быстро вырастет очередь за получением легких денег.
Нет лучшего способа делом доказать это всем, кто считает свою компанию Клиентоориентированной. Кстати, я еще не встречал ни одного Руководителя, который бы признал, что в компании плохо с Сервисом и его надо срочно улучшать. Просто попробуйте хоть на время ввести «Бонус на выход». Будьте честными с собой и со своими Сотрудниками.
Смысл «Бонуса на выход», конечно, не в том, чтобы избавиться от человека. Смысл в том, чтобы убедиться, что в компании остаются только близкие по духу люди, на которых можно положиться, которым можно доверять и которые поймут тебя с полуслова.
Адаптация играет существенную роль в более высокой производительности труда, вовлеченности, продлении срока работы Сотрудника в компании и, конечно, в повышении уровня Сервиса как внутри, так и вовне. Для этого у адаптации есть собственные модули.
Во-первых, адаптация должна быть рассчитана на продолжительный период времени. Не нужно поддаваться искушению и стараться передать всю информацию о работе и компании в один или несколько дней. Это не имеет смысла. Человек, пришедший на новое место, часто находится в стрессовом состоянии. Большой и сложный объем информации бывает трудно сразу осознать и запомнить. Для повышения эффективности адаптации нужно действовать по принципу «от простого к сложному». Вначале только рассказать и показать устройство офиса, строительной площадки, цеха – пространства, в котором Сотруднику предстоит работать. Ответить на базовые вопросы: где персонал обедает, где расположен туалет, как действует система связи в компании, к кому надо подходить при возникновении любых проблем.
Спустя некоторое время следует переходить к более сложным темам, таким как критерии оценки качества, с кем обсуждать и в какой форме делиться мыслями по усовершенствованию своей или общей работы. Размещение информации об устройстве компании на корпоративном портале ускоряет процедуру ввода новичка. Корпоративная связь относится к Системе коммуникаций, которую мы будем обсуждать в следующей главе.
Во-вторых, в процессе адаптации должны участвовать Сотрудники всех подразделений компании. Высокий уровень Сервиса мы встречаем только тогда, когда Сотрудники из разных отделов могут работать как единый организм. Если же они незнакомы друг с другом, мы часто слышим: «Вам в другой отдел», «Это не наша работа, спросите вон там». Для создания атмосферы единения отлично работают корпоративные викторины и квесты, а также командные спортивные игры. Отдельно подчеркну, что команды должны составляться не по принципу отделов, а наоборот: в одной команде играют Сотрудники, собранные из разных структурных подразделений.
Поощряйте новичков активно участвовать в жизни компании. Для начала будет полезно разместить информацию о новом Сотруднике в общедоступном месте. О себе он должен написать сам и в том формате, какой выберет.
Видеть свое имя рядом с именем компании – очень важный элемент построения связи. Поэтому в первые дни обязательно покажите новичку, что уже считаете его частью команды. Это можно сделать разными способами: письмом от первого лица компании с искренними приветственными словами, визитной карточкой с именем и названием должности принятого Сотрудника, публикацией с фотографией в корпоративных новостях…
В-третьих, программа адаптации должна установить здоровые отношения между новым Сотрудником и самой компанией. Компания как бы договаривается, что будет играть по правилам и соответственно ожидает того же от него. Ведь доверие – основа любого успешного дела.
Возможность открыто высказывать свое мнение обеспечивается тогда, когда Руководитель не только сам предоставляет Сотруднику обратную связь о качестве его работы, но и Сотрудник имеет такое же право. В этих договоренностях есть одно ограничение: все, что вы думаете, нужно высказывать в корректной форме и с уважением личности собеседника. Внимание к мнению другого человека демонстрирует его ценность для слушающего. Умение компании слушать своих Сотрудников – это один из шагов к выработке привычки быть Клиентоориентированными.
В-четвертых, Сотрудников, прошедших адаптацию, можно привлекать к введению следующих новичков. Эта работа поможет еще лучше прочувствовать «дух» компании. Есть такая шутка: рассказал другим людям четыре раза, на пятый понял сам, о чем говоришь.
В-пятых, адаптация поможет отчетливо представить будущую работу. Нет идеальных мест, без стрессов и конфликтов. Покажите трудности, с которыми сталкивается компания и с чем придется иметь дело новому Сотруднику. Расскажите, что делает компания, чтобы изменить ситуацию, и чем может быть полезен сам новичок.
Если эта информация разочарует нового Сотрудника, да так, что он решит уйти, на этот случай у вас должна быть подготовлена уважительная и достойная процедура. Помните, что для Клиентоориентированной компании нет мелочей в том, что касается самоуважения и гордости за свою культуру.
Низкое качество адаптации всегда приводит к убыткам. Те, кто плохо начинают свою работу на новом месте, обычно так же с трудом продолжают и быстро уходят.
5. Испытательный срок
Это заключительный фильтр в системе подбора. Его эффективность зависит от того, насколько задание испытательного периода соответствует квалификации Сотрудника. Оно не должно быть слишком легким или слишком тяжелым. Обычно понимание того, как правильно оценить уровень сложности задания, приходит с опытом. Поэтому Руководитель в первое время должен очень внимательно наблюдать за выполнением работы новичком.
Задание на испытательный срок предполагает достижение конкретного и четко обозначенного результата, то есть в нем сформулированы два вида измерения – эмоциональное и числовое. Эмоциональное касается того, какое впечатление создает о себе Сотрудник у коллег, выполняя работу, насколько он открыт и доброжелателен, умеет работать в команде и понимает культуру компании. Числовое измерение означает, что результат работы новичка можно точно измерить благодаря таким параметрам, как время, стоимость, количество, объем.
Перед выполнением тестового задания новый Сотрудник должен быть проинструктирован, по каким параметрам будет оцениваться его работа и в каком случае она считается успешно выполненной. Крайне важно, чтобы он сам мог измерять качество своей работы в любое время. И так же в любое время мог сказать, насколько успешно справляется с ней. Показатели правильно сформулированы и объяснены новичку только в том случае, если ему дополнительно никто не требуется, чтобы оценить его труд.
Главная цель испытательного срока – в первую очередь создать такие обстоятельства, чтобы новый Сотрудник проявил свои основные черты характера. Во вторую очередь этот фильтр показывает навыки специалиста и его профессиональный уровень.
Набираем команду
Какие они, наши потенциальные Сотрудники, из которых Руководители создают себе команду? Чем они живут и что для них важно? Есть ли в нашей стране те, кто хочет работать со страстью и верой? Есть ли среди них такие, с кем можно строить компанию по принципам Культуры Сервиса?
Любой Руководитель согласится, что задача найти стóящего Сотрудника не из легких. Пожалуй, нет такого человека, который бы не жаловался по этому поводу. К объективным трудностям относятся внешние для компании факторы.
1. Низкий уровень безработицы
Безработица в среднем по России находится на уровне 8 %. Притом в крупных городах с максимальной концентрацией экономически активного населения эта цифра равна всего 1–2 %[44]. Большинство Сотрудников понимают, что в любой момент могут уйти и подыскать другую компанию. Что бы ни произошло, без работы они не останутся.
Что в этой ситуации делают Руководители? Вместо того чтобы повышать значимость собственной компании, они начинают повышать заработную плату, чтобы удержать Сотрудников. Происходит это от слабости и отсутствия достоинства, а приводит к еще большему «развращению» людей. Теперь они не только знают, что найдут новую работу, но и уверены, что, перейдя улицу и устроившись на другое место, смогут заработать больше. Разве это не преступление, совершаемое самими же Руководителями против себя?
2. Демографическая яма начала 1990-х
Спад рождаемости в начале 1990-х годов привел к тому, что на рынок выходит недостаточное количество молодых людей, чтобы поддерживать экономический рост и занимать новые рабочие места. Многие компании испытывают реальный «кадровый голод», связанный с отсутствием людей, способных занять существующие места и выполнить работу, причем ту, которую уже ждут Клиенты и готовы за нее заплатить.
3. Низкий уровень профессиональной грамотности и культуры
Это еще одна объективная причина существующей, действительно очень сложной проблемы с людьми. Есть неприятный факт, о котором все давно знают и к которому, видимо, привыкли. По крайней мере, реагируют спокойно. Речь идет о том, что в некоторых вузах, чтобы получить зачет, сдать курсовую, написать диплом, достаточно просто заплатить. Отсюда, два очень негативных результата. Первый непосредственно угрожает нашей с вами жизни, потому что она оказывается в руках врача (пилота, водителя, архитектора, фармацевта…), купившего себе возможность так называться. Беда в том, что нельзя купить знания о том, как правильно делать операцию.
Второй итог связан с искажением восприятия мира, в котором мы живем. Наш человек давно выработал в себе привычку платить вместо того, чтобы делать. Эта привычка заняла место другой, очень важной черты характера – быть ответственным. Самое страшное, что ее убили люди (преподаватели с учеными степенями и высокими званиями), чей святой долг эту привычку по крупицам создавать и растить, несмотря ни на что. Справедливости ради нужно отметить, что все-таки есть люди, которые не опускаются до искажения понятий ответственности и порядочности.
На одном медицинском форуме, в котором я принимал участие с докладом о повышении уровня Сервиса в медучреждениях, докладчик, руководитель крупной клиники, пошутил о современных выпускниках профильных вузов: «Они делают три орфографические ошибки в слове “хочу”».
В силу вышеописанных причин многие люди не очень заинтересованы в личностном и профессиональном развитии. Когда для человека с любым уровнем морали, образования и профессиональных навыков открыты двери в компании, наперебой предлагающие заработную плату одна выше другой, то времени и желания на тяжелую работу по саморазвитию, конечно, не найдется.
Субъективные факторы состоят в том, что те, кто жалуются на проблемы в компании, даже не задумываются, на кого равняются их Сотрудники. Трудности с поиском и привлечением морально здоровых и позитивных людей зачастую созданы самими Руководителями.
Это происходит из-за незнания, что можно жить и работать по-другому, а также из-за явно переоцененной роли денег в восприятии управленцев. Причина все та же – низкая профессиональная квалификация многих первых лиц компаний. Руководителям российских компаний почти всегда приходилось начинать бизнес в «чистом поле». В нашей стране, в отличие от Запада, не было никакой эволюции и преемственности культуры управления.
С вопросом «кто виноват?» мы в общих чертах разобрались. Теперь перейдем к тому, «что делать?».
Чтобы понять, как нам, Руководителям, изменить ситуацию, за создание которой мы несем 90 % ответственности, нужно ответить на вопрос:
Что важнее в соискателе: его профессионализм или то, каким человеком он является?
Что поставить на первое место при выборе?
На рис. 5.1 изображен выбор для Руководителя: что более ценно – диплом, уровень профессионализма или такие Клиентоориентированные качества характера человека, как участие, понимание, внимание?
Обычно людей нанимают за профессионализм, а увольняют за их отношение к работе. Так не лучше ли было бы сразу нанимать за Отношение?
Также на рис. 5.1 приведено количество лет, необходимое для формирования первых и вторых качеств. Известно, что человеку для наработки профессиональных навыков требуется порядка трех лет, тогда как для формирования личностных навыков – того самого «отношения» – понадобится куда больше времени. Психологи сходятся во мнении, что этот процесс занимает порядка 28 лет.
Получается, выгоднее найти человека с нужным характером, страстно желающего работать в вашей компании, и качественно обучить его тому, что он должен делать. Да, для этого придется применить все те способы, которые мы уже обсудили в предыдущих главах, плюс необходимо Обучение. Но такая игра, безусловно, стоит свеч!