Поскольку весь список не уместится на страницу — даю гарантию, — необходимо расставить приоритеты. Что действительно необходимо сделать сегодня? Чему вы в последнее время уделяли недостаточно внимания? Каким категориям? Где для них найдется место в ежедневнике?
И вот еще что. Расставляя приоритеты на день, убедитесь, что у вас остается время, лучше послеобеденное, чтобы отреагировать на нужды других людей и заняться делами из категории «Остальные 5%». Если вы его запланируете, то спокойно сможете не выполнять эти задачи, пока оно не наступит. У вас будет возможность сосредоточиться на собственных приоритетах и не беспокоиться, что вы не уделяете кому-то внимания.
По окончании дня у вас обязательно останутся пункты, которые не удалось выполнить. Очень здорово знать это заранее. Потому что это произошло бы все равно, но вы в итоге ощутили бы удивление, разочарование и, главное, беспомощность. Вы бы поняли, что на самом деле не контролируете, что делать, а что нет.
Теперь вы сможете стратегически подходить к невыполненным задачам. Например, определить утром или накануне вечером, что действительно важно.
И как в случае с Элинор и покупкой туфель, вы можете быть относительно уверены, что если решите, где и когда вы займетесь этими делами, то действительно все сделаете. Это надежный метод предсказания будущего.
Если вы правда хотите что-то сделать, решите, где и когда вы этим займетесь.
Глава 25
Правило трех дней
Убираем дела из списка
Итак, вы распределили дела в списке по категориям. Убрали то, что не соответствует плану на год. И убедились, что все оставшееся отражает ваш стратегический подход. Отлично.
Потом вы заполнили ежедневник и сделали трудный выбор, определив, что можно вместить в ограниченное время. Вы решили выполнить более сложные задачи с утра, когда вам лучше думается и у вас максимум терпения. Просьбы и потребности других людей и прочие помехи вы отложите на более позднее время. Замечательно.
Но по-прежнему остается возможность — а скорее, вероятность, — что в ваше расписание на день не поместится довольно длинный список дел. И он будет расти и вызывать у вас еще больше стресса, постоянно напоминая, что вы день за днем чего-то не успеваете. Что делать?
Пора применить правило трех дней. Оно гарантирует, что пункты в списке никогда не остаются там дольше чем на три дня — а значит, не досаждают вам.
Вот что я делаю: распланировав день, я рассматриваю оставшееся в списке. Если эти пункты добавлены за последние два дня, я оставляю их и смотрю, не поместятся ли они в расписание на завтра.
А со всем, что пробыло в списке больше трех дней, я произвожу одно из четырех действий:
Делаю немедленно. Меня часто поражает, сколько задач, пробывших в списке много дней, в итоге получилось выполнить за несколько минут. Часто они выливаются в тридцатисекундное сообщение на автоответчике или письмо по электронной почте, на которое я трачу две минуты. Такие дела я выполняю немедленно.
Планирую. Если я не выполняю задачу немедленно, то ищу подходящее время. Пусть даже через полгода. Если мне важно внести дело в список, значит, надо назначить для него определенное время в определенный день. Его всегда можно перенести, когда я буду пересматривать страницу за это число. Но если дело важно сделать, необходимо его запланировать.
Конечно, что-то мне вообще не хочется планировать. Например, встречу, которая кажется мне интересной, но недостаточно приоритетна. Или дело, которое я планирую, но потом каждый раз отбрасываю в пользу более важных. В таких случаях приходится признать, что, хотя мне нравится считать это дело важным, мои действия этому противоречат. И тогда я его «отпускаю».
Отпускаю. Это более приятное слово, чем «удаляю». Я просто признаю, что не буду заниматься тем, что не хочу делать прямо сейчас или планировать на конкретную дату и время. Я принимаю, что, хотя я хотел бы сделать эти дела своими приоритетами, они просто недостаточно важны.
Однако иногда вычеркнуть пункт из списка сложно. Я просто не хочу признавать, что не буду это делать. Как, например, в случае с упомянутой встречей. И я не хочу забывать о делах, которые могут быть полезны. И я помещаю эти пункты в список «Когда-нибудь / может быть».
Заношу в список «Когда-нибудь / может быть». Эту идею я взял у Дэвида Аллена, автора бестселлера «Как привести дела в порядок»[18], и отправляю туда дела на «заклание». Я редко выполняю задачи из этого списка (если вообще выполняю). Проверяю его примерно раз в месяц, периодически стираю пункты, которые больше не важны, а потом откладываю его на следующий месяц. Теоретически я мог бы вообще стереть этот список, но мне спится немного лучше, если я знаю, что могу вносить в него дела, когда я чувствую вину или мне не хватает решительности, чтобы сразу о них забыть. И кто знает? Может быть, когда-нибудь я сделаю что-то из этого списка.
А еще я веду «лист ожидания». Если я послал кому-то электронное письмо, оставил сообщение на автоответчике или просто жду от кого-то отклика на какую-то тему, я заношу это в список. Так я не упускаю из вида то, чего жду от других людей, и могу при необходимости повторить запрос. И еще это позволяет не обращать на эти пункты внимания каждый день и не путать с тем, что действительно нужно сделать. Я веду этот список в компьютере, присваиваю каждому пункту дату и настраиваю напоминание. И мне не приходится думать, чего я жду или когда надо будет пересмотреть список. Я просто получаю напоминание. Если отклик не получен, понятно, что нужно повторить запрос или, как будет описано ниже, перестать ждать.
Так организован мой процесс. Он гарантирует, что в списке ничего не остается дольше, чем на три дня. Если я составил расписание на день, список дел нужен только для уточнения деталей (кому я собирался позвонить и какой у него номер телефона) и добавления новых пунктов в течение дня.
При этом чувство вины исчезает из списка.
Никогда не оставляйте пункты в списке дел больше чем на три дня. Иначе они помешают заниматься главным.
Глава 26
Кто вы?
Сила сигнала
Дов — прекрасный человек. Он руководит компанией, оказывающей специализированные услуги, и успешен во всех отношениях. Дов обеспечен, состоит в счастливом браке, имеет детей. Он активный член религиозной общины. Умен, начитан, рассудителен и обаятелен. С таким человеком приятно поговорить на званом ужине. Однако на днях он швырнул телефон через всю комнату и чуть не попал в кого-то.
«Это на меня не похоже», — сказал мне Дов. И это правда. Я его знаю. Никогда и близко не замечал за ним подобных проявлений.
Конечно, швыряние телефонов выглядит довольно экстремально. Но если снизить градус эмоций, окажется, что Дов не одинок. Лизанна — еще один невероятно успешный руководитель компании. Я высоко ее ценю и очень уважаю. И вот ей указали, что она ведет себя грубо, резко и жестко и с ней трудно взаимодействовать. Когда я обсудил с ней эти отклики, она сказала то же самое: «Это на меня не похоже».
Дов и Лизанна в целом правы. Это на них не похоже. Во всяком случае обычно. И уж конечно, они не хотели бы вести себя так всегда.
Но при неудачном стечении обстоятельств они так и поступают.
Это справедливо не только для Дова и Лизанны. Большинство из нас сопротивляется соблазну метнуть телефон в стену. Но многие все же срываются легче, чем им бы хотелось. На днях я накричал на детей — накричал на детей! — когда они поссорились за завтраком. И тут же об этом пожалел.
А потом я разговаривал с сотрудником телекоммуникационной компании, и, когда за сорок пять минут мою проблему решить не удалось, я снова сорвался.
И не только в злости дело. Мы подводим людей. Не перезваниваем им. Не слушаем, когда нам говорят что-то важное. Порой нам не нравятся наши поступки. Мы не узнаем в них себя.
Кажется, я понял, в чем здесь причина: дело в перегрузках. Нам слишком много нужно сделать и не хватает на это времени. Отсюда две проблемы:
Мы упускаем важное. Не отвечаем на электронные письма. Не перезваниваем. Невнимательно слушаем собеседников. Все это оскорбляет и разочаровывает.
Мы вечно неудовлетворены. Считаем себя неэффективными. Неспособными. И тем самым разочаровываем себя.
В обоих случаях мы срываемся. Ничто так не расстраивает, как собственное несоответствие добрым намерениям. Возникает ощущение несправедливости. Как у ребенка, который проливает воду, а потом плачет: «Я же не хотел!» Мы не хотим быть неприятными людьми. Но теряем терпение, когда встречаем препятствие или сталкиваемся с требованиями, которые не можем выполнить. И злимся на других за собственную несостоятельность.
Мы вечно неудовлетворены. Считаем себя неэффективными. Неспособными. И тем самым разочаровываем себя.
В обоих случаях мы срываемся. Ничто так не расстраивает, как собственное несоответствие добрым намерениям. Возникает ощущение несправедливости. Как у ребенка, который проливает воду, а потом плачет: «Я же не хотел!» Мы не хотим быть неприятными людьми. Но теряем терпение, когда встречаем препятствие или сталкиваемся с требованиями, которые не можем выполнить. И злимся на других за собственную несостоятельность.
Я был зол не на сотрудника AT&T за то, что зря потратил сорок пять минут. Я злился на себя — ведь это я так долго не вешал трубку. И я не столько сердился на детей за ссору, сколько перегрузил себя, одновременно готовя вафли, блинчики и овсянку, накрывая на стол и доставая сироп и апельсиновый сок. Но я так стремился приготовить идеальный завтрак, что сам же его и испортил.
Планируя наперед, выбирая, что делать и чего не делать, и используя ежедневник стратегически, мы создаем хорошие и важные стратегии организации дня. Но их недостаточно. Нужен ритуал, который поможет сохранять равновесие и концентрацию в течение дня и напоминать нам, кто мы на самом деле и кем хотим быть. Для меня это звуковой сигнал.
Каждое утро я настраиваю часы так, чтобы каждый час звучал звонок. Для этого подойдут и телефон, и компьютер, и таймер. Когда я его слышу, я на минуту прерываюсь и спрашиваю себя, был ли прошедший час продуктивным. А потом принимаю осознанное решение, как проведу следующий час. Это помогает сосредоточиться на деле.
Но для меня сигнал имеет более глубокий смысл. Услышав его, я делаю глубокий вдох и спрашиваю себя, был ли я в прошедший час тем, кем хочу быть. Иными словами, во время паузы я принимаю осознанное решение не только о том, что я буду делать, но и кем я буду в течение следующего часа. Благодаря этому я остаюсь собой.
Чтобы победить силу инерции, нужно делать паузы. Я накричал на детей и сразу об этом пожалел. Потому и перестал вредить себе и окружающим. Я напомнил себе: я не такой отец. Я бросил все дела, сел рядом с ними, обнял и извинился.
Как было бы здорово, если бы меня остановил не собственный крик, а звуковой сигнал. И если бы это случилось до того, как я сорвался.
Но, скорее всего, ваш сигнал не прозвучит в нужное время. Люди обычно теряют терпение не по расписанию.
Однако это неважно. Мы срываемся и перестаем быть похожими на себя не сразу. Процесс идет несколько часов. И ежечасное напоминание, глубокий вдох и вопрос, кем вы хотите быть, помогает сохранять стабильность. Оставаться собой.
Может быть, ваша проблема — не приступы гнева. Может, вы делаете слишком много дел одновременно. Или так загружены, что не знаете, с чего начать, и не начинаете ничего — просто сидите в интернете. Или отвлекаетесь во время разговора.
Когда звучит сигнал, глубоко вдохните и используйте минутную паузу, чтобы спросить себя: тот ли вы сейчас, кем хотите быть.
Спросите, не пытаетесь ли вы сделать слишком много. И не занимаетесь ли ненужными делами. Ликвидируйте фактор, который выводит вас из равновесия. Сократите нагрузку. Подумайте о результате, которого хотите добиться, а не только о текущем занятии. Тогда вы будете реже реагировать спонтанно и добиваться большего.
Когда Дов метнул телефон, он сразу об этом пожалел. И до сих пор разгребает последствия. К сожалению, один резкий поступок, пусть и нетипичный для вас, быстро начинает восприниматься как норма.
Однако ситуацию можно изменить. Для этого надо создать новую историю. Но не резкую, а размеренную и спокойную. Нужно действовать последовательно и методично.
Надо напомнить себе, кто вы на самом деле. А потом именно так и действовать. Быть собой. Постоянно, предсказуемо, минуту за минутой и час за часом.
Грамотно организованная помеха помогает контролировать себя и свое время. Сохраняйте сосредоточенность и внутреннее равновесие, останавливаясь каждый час.
Глава 27
Удивительные находки тех, кто ищет
Вечерние минуты — обзор и обучение
Джули, руководитель подразделения розничной компании, с которой я работаю, рисковала потерять место. Как ни странно, у нее были прекрасные показатели. За год она сделала больше, чем любой из ее предшественников за пять лет.
Но работать с ней было сущим наказанием. Она делала ужасно много, ожидала того же от остальных — и часто срывалась на крик, когда люди не были готовы к тем же геркулесовым подвигам. Кроме того, она всегда соревновалась с другими и охраняла свою территорию. Она хотела, чтобы последнее слово во всех решениях, даже отчасти касавшихся ее бренда, оставалось за ней, хотя коллеги официально имели право принимать их. Она почти не слушала остальных и не делегировала им полномочий, не отмечала достижения отдельных сотрудников или команды в целом. И хотя она работала без остановки, многое оставалось без внимания.
Однако Джули рисковала потерять работу не поэтому. Проблема была в том, что она не видела проблемы. Она работала усердно, никогда не останавливалась, и у нее не было возможности подумать. Меня попросили с ней побеседовать, и для начала я решил поговорить с ее коллегами, чтобы понять ситуацию и изложить свою точку зрения.
Когда я рассказал о полученных отзывах Джули, реакция меня поразила.
— Я не знала, что все так плохо, — сказала она, — но это меня не удивляет.
Я спросил почему.
— В предыдущей компании я получала точно такие же отзывы. Именно поэтому я оттуда ушла.
Мы могли бы посмеяться над скудоумием Джули. Над ее нежеланием увидеть собственное поведение, над повторяющимися неудачами. Но это был бы нервный смех. Потому что многие из нас — и я в том числе — ничем от нее не отличаются.
Я часто поражаюсь, сколько раз со мной должно случиться одно и то же, пока я этого не пойму. Думаю, большинство из нас с возрастом умнеет. Но почему-то при этом мы часто совершаем одни и те же ошибки. С другой стороны — что ничем не лучше, — мы часто поступаем правильно и редко это повторяем.
Тому есть простая причина. Мы редко делаем паузу, вдыхаем и размышляем, что получается, а что нет. Слишком много надо сделать, а времени на раздумья нет.
Однажды меня спросили: если бы организация могла научить сотрудников только одному, что стоило бы выбрать? Я ответил сразу: научите людей учиться. Анализировать свое поведение в прошлом, выделять эффективные приемы и повторять их, одновременно честно признавая промахи и обучаясь на них. Это не значит, что нужно тратить все время на работу над слабостями. В большинстве случаев людям просто надо узнать, как извлечь максимум из сильных сторон и уменьшить негативный эффект от слабых. Обучение на базе прошлых успехов и неудач — ключ к долгосрочному успеху.
Если человеку это удается, все остальное приложится. Именно так люди учатся всю жизнь. И так компании становятся самообучающимися. Для этого нужны уверенность, открытость и отказ от защитных механизмов. А чего не нужно? Много времени.
Понадобится всего несколько минут. Около пяти. Короткая пауза в конце дня, чтобы обдумать успехи и неудачи.
Вот что я предлагаю.
Выделите несколько минут перед уходом из офиса, окончанием работы или отходом ко сну, чтобы подумать о событиях прошедшего дня. Посмотрите в ежедневник и сравните планы с реальностью: на какие встречи вы пришли, с кем поговорили, с кем взаимодействовали и даже на что тратили перерывы. Потом задайте себе вопросы трех типов:
Как прошел день? Чего удалось добиться? Какие сложности я преодолел?
Что нового я узнал? О себе? О других? Что я планирую сделать завтра — по-другому или так же?
С кем я сегодня взаимодействовал? Надо ли сообщить кому-то новости? Кого-то поблагодарить? Расспросить? Дать обратную связь?
Последняя группа вопросов неоценима с точки зрения развития и поддержки отношений. Чтобы быстро написать пару-тройку электронных писем — поблагодарить за любезность, задать вопрос или сообщить новости о текущем проекте, — нужно всего несколько минут.
Если не остановиться и не подумать, можно легко забыть об этих формах общения. Но в мире, где мы зависим от других — а другого у нас нет, — это необходимо.
После нескольких долгих бесед Джули оценила эффект от паузы и анализа обстановки. И поняла, что работала так усердно и двигалась так быстро, что, даже добиваясь качественных результатов, рыла себе яму. Рисковала собственной работой. И усложняла, а не упрощала ситуацию.
Со временем она начала меняться. Медленно, с большими усилиями. Но люди стали это замечать. Я понял, что все наладится, когда оставил ей сообщение, полагая, что она в лучшем случае перезвонит через несколько недель. Но она проявилась тем же вечером.