Прожить день, эффективно маневрируя, — все равно что проехать по крутому скалистому склону на горном велосипеде. Надо посмотреть вперед. Спланировать путь. И рвануть.
— Закончил? — нетерпеливо спросил Вин, ждавший меня на краю обрыва.
— Да, думаю, я все понял.
— Тогда поехали.
И с этими словами он унесся вниз.
Планируйте день заранее, чтобы промчаться весь путь, успешно маневрируя и приближаясь к желаемой цели.
Глава 22
Птица за птицей
Решаем, что будем делать
- Как дела? — спросил я у Фиореллы, директора по продажам в средних размеров технологической компании, которую я консультирую. Мы встречаемся раз в неделю.
— Столько всего надо сделать, — ответила она. — У пары продавцов в Азии проблемы с показателями, а американская команда, кажется, не понимает наше новое направление — или просто вредничает. Потом мне нужно провести встречу по стратегии с Джин (главой европейского подразделения) и еще одну с Линой (CEO), и это только первые пункты в моем списке.
Она остановилась на минуту, чтобы перевести дыхание. Следующая ее реплика меня удивила:
— Я так занята, что очень трудно сделать хоть что-нибудь.
Однако в моей жизни такое случалось. Вроде бы должно быть наоборот — когда много дел, мы продуктивнее, стремимся все успеть. Действительно, иногда это так.
Но часто, особенно если дел слишком много, мы впадаем в ступор. Или начинаем двигаться хаотично, вращаясь на месте. Потому что, когда столько дел соревнуются за наше внимание, мы не знаем, с чего начать, и не начинаем вовсе.
Выше я упоминал доктора Шину Айенгар, профессора менеджмента в бизнес-школе Колумбийского университета. Она провела исследование, в котором одной группе предлагали попробовать шесть вариантов джема, а другой — двадцать четыре. В первой группе вероятность покупки была в десять раз выше, чем во второй. Чем шире возможности, тем труднее выбрать единственную — в итоге мы не выбираем ничего.
Это и происходит, когда нам слишком много надо сделать. Мы кажемся занятыми. Мы вроде бы куда-то идем. Но на самом деле результаты минимальны.
В такие моменты нам нужно развеять туман над нашими завалами. Разделить задачи на кусочки и начать их прорабатывать.
Энн Ламотт прекрасно описывает этот момент в книге «Птица за птицей: инструкции по письму и жизни»: «Тридцать лет назад мой старший брат, которому тогда было десять, пытался написать доклад о птицах. Ему давалось три месяца, но он об этом забыл. А на следующий день уже нужно было сдавать доклад. Мы были на отдыхе, в домике на Болинас. Он был готов расплакаться за кухонным столом, на котором громоздились переплетная бумага, карандаши и ни разу до этого момента не открытые книги о птицах. Брата пугал огромный объем предстоящей работы. Отец сел рядом с ним, обнял его за плечи и сказал: “Птица за птицей, дружок. Просто описывай птицу за птицей”»[16].
Это отличный совет. Так же можно выплатить долг по кредитной карте. Возможно, это огромная, пугающая сумма. Но есть единственный способ ответственно подойти к делу: вносить средства еженедельно. Каждую неделю откладывайте немного — больше набежавших процентов и суммы, которую надо положить на карту. И в конце концов долг будет выплачен.
Но наша жизнь хаотичнее и сложнее, чем доклад о птицах или долг по кредитной карте. Поэтому нам нужен другой уровень организации: необходимо сделать не все, а то, что нужно.
Здесь может помочь структурированный список дел. Но он должен быть простым — иначе его подготовка станет еще одним пунктом в нем же. К счастью, структура у нас уже есть.
Уже имеется пять (или около того) приоритетов года. Они и должны стать основой, организационной схемой вашего дня. Потому что, как и при выплате долгов по карте, чтобы повлиять на главное в вашей жизни, надо тратить на него время. Каждый день.
Итак, готовя список дел, используйте пять категорий. А потом добавьте шестую под названием «Оставшиеся 5%». Например, мой список на день выглядит так:
Отлично работать с нынешними клиентами
Позвонить Джону, чтобы назначить интервью
Написать отзыв для Лили
Запланировать выездное мероприятие по стратегии для X
Забронировать билеты для командировки в Портленд
Подготовить план для коучинговой сессии с Ларри
Привлекать будущих клиентов
Позвонить Полу насчет договора
Писать и говорить о моих идеях
Сделать запись в блоге за эту неделю
Написать главу о списке дел
Назначить встречу с агентом по поводу лекций
Перезвонить Салли по поводу конференции на Гавайях
Проводить время с семьей и друзьями
Запланировать выход в свет с Элинор
Пригласить Стейси и Хови на ужин
Позвонить Джессике
Быть дома к 6, чтобы уложить детей
Получать удовольствие и заботиться о себе
Сходить на занятие йогой
Оставшиеся 5%
Поменять масло в машине
Купить новый принтер
Заплатить по счетам
Посмотреть футляры для MacBook Air
Перезвонить Элли по поводу ее презентации о лидерстве
Эта структура позволяет разделить завал на удобоваримые куски. И гарантирует, что я потрачу время на главное. Бесполезно говорить о желании сосредоточиться на приоритетах, если на самом деле я ими не занимаюсь. Мой список дел — план распределения времени.
Но такая структура обеспечивает не только простоту, сосредоточенность на приоритетах и способ начать. Она показывает, что у меня происходит в каждой из главных областей, как они соотносятся друг с другом и что именно я делаю ради продвижения в каждой из них.
В этот конкретный день раздел «Отлично работать с нынешними клиентами» перевешивает задачи из раздела «Привлекать будущих клиентов» — в нем гораздо больше пунктов. Для одного дня нормально. Но если я замечаю, что это становится тенденцией (весь месяц я много работаю с нынешними клиентами и почти ничего не делаю ради будущих), то я знаю, что для развития бизнеса надо изменить ситуацию.
Это особенно полезно, когда приходится решать, какое из двух дел предпочесть. Если нужно выбрать одну из двух встреч и обе важны, я могу посмотреть на общую тенденцию — как я в последнее время тратил время — и сделать выбор в пользу той сферы, где наметилось отставание. Структура помогает поддерживать баланс.
В списке «Получать удовольствие и заботиться о себе» тоже один пункт. Но я могу решить, что этого достаточно. Что писательство, семья и друзья (которые дают мне невероятную энергию) не мешают заботиться о себе.
Также я могу отметить, что список «Оставшиеся 5%» всегда обширен, ориентирован на административные вопросы и занимает больше 5% моего времени. Видимо, нужно нанять администратора или отложить некоторые дела до тех пор, пока у меня не появится больше свободного времени.
Мы с Фиореллой проработали ее список и распределили все пункты по категориям. Мы поняли, что многие из них не относились к приоритетным областям. И это отчасти определяло ее проблему. Она тратила много времени на то, что никак не приближало ее к целям. Мы убрали эти пункты. Через несколько минут у нее было структурированное представление о том, что надо сделать и к чему это приведет. Туман рассеялся.
Фиорелла по-прежнему была ужасно занята. И у нее оставался огромный объем работы. Но она вышла из ступора. Теперь она выбирала из шести вариантов джема, а не из двадцати четырех, и вероятность предпочесть один и начать работу повысилась в десять раз.
Разберите завал, распределив задачи в структурированном списке, который организован на основе ваших годовых приоритетов.
Глава 23
Не тот этаж
Решаем, от чего отказаться
Я опаздывал на встречу с главой технологической компании. Уже входя в лифт, я начал писать электронное письмо с iPhone и не отрывал взгляда от экрана, пока не доехал до шестого этажа. Продолжая набирать текст, я вышел в открывшиеся двери, не подняв глаз и не осознав, что это был четвертый этаж, а не нужный мне шестой. И тут за моей спиной сказали: «Не тот этаж». Я оглянулся и увидел человека, который придерживал дверь, чтобы я мог вернуться в лифт. Это и был руководитель компании — он широко улыбался. Он все это время был рядом. «Попались», — сказал он.
Мир несется вперед все быстрее. Кругом сплошные технологии. Столько информации. Столько нужно понять, обдумать и оценить.
Мир несется вперед все быстрее. Кругом сплошные технологии. Столько информации. Столько нужно понять, обдумать и оценить.
И мы стараемся ускориться, не желая отставать. Мы не спим до трех утра, отвечая на электронные письма. Мы сидим в Twitter, Facebook и LinkedIn. Просматриваем сайты с новостями, чтобы быть в курсе последних событий. И у нас срабатывает условный рефлекс, когда мы слышим сигнал входящего сообщения.
Но это неверная тактика. Нельзя снизить скорость поступления информации. И все становится только хуже. Пытаясь успеть за всем, мы снижаем свою продуктивность.
Чем быстрее накатывают волны, тем активнее надо плыть. Иначе мы будем болтаться из стороны в сторону. Сейчас как никогда важно сохранять равновесие, быть целеустремленным и знать свои приоритеты.
Как никогда важно говорить «нет». «Я не буду читать эту статью. Не буду читать это письмо. Не буду отвечать на этот звонок. Не приду на эту встречу».
Это трудно, потому что возможно — все же возможно, — что следующая порция информации станет ключом к успеху. Но успех на самом деле зависит от противоположного: нашей готовности упустить часть информации. Попытка сосредоточиться на всем сразу рискованна. Мы утомимся, запутаемся, будем нервничать и раздражаться. И не заметим, что глава компании стоит рядом с нами в лифте.
Ученые из Института транспорта Политехнического университета Виргинии провели исследование автомобильных аварий. Они установили в машинах видеокамеры и смогли увидеть, что происходит прямо перед инцидентом. Оказалось, в 80% случаев водителей что-то отвлекало в последние три секунды. Они теряли концентрацию: звонили, меняли радиостанцию, откусывали от сэндвича, открывали сообщение в телефоне — и не замечали, что в окружающем мире что-то изменилось. Потом происходила авария.
Поскольку окружающая обстановка меняется постоянно, мы почти наверняка во что-нибудь врежемся, если не будем внимательно следить за дорогой и сопротивляться соблазну отвлечься.
Пора сделать паузу, расставить приоритеты и сосредоточиться. В предыдущей главе я рассказал, как структурировать список дел, используя пять (или около того) направлений, на которых вы сосредоточитесь в этом году. Он поможет следить за дорогой. Он удержит ваше внимания на том, что делает вас счастливым и важно для вас. Он поможет организовать ваше время.
Но его недостаточно. Полезно будет составить еще один: список того, на что не стоит обращать внимание.
Чтобы научиться мудро использовать время, надо задать еще несколько не менее важных дополнительных вопросов, которых мы часто избегаем: что вы готовы не сделать? Что не приносит вам счастья? Что не важно для вас? Что вам мешает?
У некоторых людей уже есть список дел, в котором слишком много пунктов. Но у очень немногих есть второй список. Однако если учесть, как легко мы отвлекаемся и сколько вокруг соблазнов, второй сегодня актуален как никогда. Люди, которые станут успешными, знают ответы на эти вопросы и каждый раз, когда что-то требует их внимания, спрашивают себя, поможет ли это сосредоточиться на важном или наоборот.
А значит, списки недостаточно зафиксировать и спрятать в ящике стола. Это ваша карта на каждый день. Пересматривайте их каждое утро вместе с ежедневником и спрашивайте: какой на сегодня план? На что я потрачу время? Как это поможет сосредоточиться на важном? На что я могу отвлечься? Затем наберитесь мужества, чтобы следовать плану, делать сознательный выбор и, может быть, разочаровать несколько человек.
Когда глава компании застукал меня в лифте, он рассказал о мероприятии, с которого возвращался. Это было собрание всех финалистов премии «Предприниматель года» — он входил в их число. Мероприятие было важным и для него, и для всех, кто надеялся получить звание (все судьи тоже присутствовали), — и, перед тем как войти в зал, он принял два твердых решения: сосредоточиться на самом собрании; не проверять смартфон.
И его просто поразило, что он оказался единственным, кто не смотрел все время в телефон. Неужели остальные директора не были заинтересованы в этом звании? Неужели их бизнес так зависел от них, что они не могли отвлечься на час? И уместно ли демонстрировать это судьям?
В этот час существовала одна главная задача, и только один руководитель компании вел себя соответственно — он знал, на чем стоит сосредоточиться, а на что не обращать внимания. И неважно, получит он звание или нет. Он уже выиграл.
Чтобы сделать все необходимое, надо не только составить план дел, но и определить, от чего придется отказаться.
Глава 24
А когда завтра?
Используем ежедневник
Когда Элинор было лет девять-десять, ей понадобились новые туфли. Она сказала об этом маме, и они решили пойти в магазин в субботу утром. Но в субботу мама Элинор оказалась слишком занята и поняла, что не сможет найти время на поход за туфлями. Поэтому она сказала дочери, что в магазин они пойдут позже.
— Когда? — спросила та.
— На этих выходных, — ответила мама.
— А когда на этих выходных? — упорствовала Элинор.
— Завтра.
— А когда завтра?
— В два часа.
Элинор расслабилась и улыбнулась.
— Отлично! Спасибо, мам.
Конечно, на следующий день в два часа Элинор с мамой отправились за туфлями. Вполне вероятно, этого бы не случилось, если бы девочка не стала выяснять, когда именно они пойдут в магазин.
Элинор всегда была мудрой, и это один из ранних примеров. Она интуитивно знала, что определяет разницу между намерением и действием. Она понимала секрет реализации задуманного.
Недавно вечером она напомнила мне об этом, когда на вопрос, как прошел день, я ответил: в целом неплохо, но не удалось сделать многое из того, что хотелось. Она же заметила, что по вечерам я всегда прихожу к такому выводу. В конце дня у меня никогда нет чувства, что я все сделал. И, возможно, мои планы на день нереалистичны.
Конечно, она права. Для многих из нас список дел на день становится списком поводов себя винить. Реестром всего, что мы хотим, планируем и считаем нужным сделать, но никогда не делаем. Скорее, это «список дел, до которых у меня никогда не дойдут руки». И чем он длиннее, тем меньше вероятность, что мы до него доберемся, и тем больше стресса в нашей жизни.
Случай из детства Элинор показывает, как можно избавиться от этого кошмара. Главное — итоговый вопрос, ответ на который ее удовлетворил: «А когда завтра?»
Я называю это силой «где и когда».
В книге «Жизнь на полной мощности»[17] Джим Лоэр и Тони Шварц описывают эксперимент, в ходе которого группа женщин согласилась провести самостоятельное обследование молочных желез. Одну группу попросили сделать это в течение следующих тридцати дней. Другая должна была решить, где и когда в течение следующих тридцати дней они это сделают. Только 53% женщин из первой группы провели обследование. Зато во второй группе, где участницы назвали, где и когда они этим займутся, задание выполнили все — 100%.
В другом исследовании две группы наркозависимых в период воздержания (трудно представить категорию людей, которые испытывают больше стресса) согласились написать сочинение. Одну группу попросили сдать его до пяти вечера в определенный день. Другую тоже попросили написать сочинение и сдать его до пяти в определенный день, но сначала решить, где и когда они выполнят задание. Никто из первой группы не написал сочинение. Неудивительно. Но удивительно, что 80% назвавших, где и когда они будут писать сочинение, сдали его в срок.
Проблема в том, что мы используем обычные списки дел как инструмент для организации дня. Но он не подходит для этих целей. Список дел хорош как способ объединить все дела. Он дает возможность увидеть целостную картину. Именно поэтому так важно распределить пункты по категориям, имеющим для нас в этом году большое значение. Это позволяет сосредоточиться на содержании и гарантирует, что мы думаем о главном — о том, что поможет нам продвинуться к желаемым результатам.
Ежедневники с указанием часов — лучший инструмент для организации дня. В каждом дне есть строго определенное количество часов. И когда мы попытаемся впихнуть нереальное количество задач в ограниченное место, это сразу станет понятно.
Как только у вас появится список дел, разделенных на категории, возьмите ежедневник и поместите их в определенные промежутки времени: самые сложные и важные — в начало дня. Под «началом дня» я имею в виду время до проверки электронной почты. Так вы, скорее всего, выполните все, что нужно, и будете хорошо себя чувствовать вечером.