Упрости себе жизнь - Эрин Доланд 17 стр.


Бумажное календарное планирование. Существует немало ежедневников, позволяющих всегда иметь под рукой информацию о намеченных встречах. Чем компактнее такой органайзер, тем проще его носить с собой. Правда, если он будет каким-то образом уничтожен, украден или утерян, то вы рискуете «потерять свою жизнь». С другой стороны, есть у бумажного планировщика и свои неоспоримые преимущества: вам не требуется подключение к Интернету и электропитание.

По моему мнению, система календарного планирования бумажных ежедневников должна быть максимально простой, чтобы человек мог сразу же понять ее. Однако в рекламе часто говорится о ее более широких возможностях в продуктах той или иной торговой марки. В таком случае вам помогут обучающие семинары, книги, статьи, компакт-и цифровые видеодиски и онлайн-курсы.

Как я упоминала выше, на моем письменном столе лежит большой помесячный календарь, с помощью которого я планирую размещение материалов на сайте Unclutterer. com. Мне нравится, когда я одним взглядом могу охватить все содержание ресурса. Очень удобно, когда сразу видны даты опубликованных материалов. Такие большие календари также подойдут активным семьям с детьми, чтобы каждый член семейства, включая и малышей, мог видеть, на какие дни намечены вечеринки, футбольные тренировки, уроки музыки. Если к календарному планированию привлекать детей, это поможет им выработать собственную стратегию управления временем.

Пользуйтесь календарным графиком правильно

Каждый раз, назначая встречу, немедленно запишите оговоренные дату и время. Не имейте привычки оставлять это на потом или записывать запланированные мероприятия выборочно, поскольку так вы неизбежно что-нибудь забудете или упустите. Лучше выработайте привычку чаще сверяться с графиком, чтобы знать, чем и когда вам предстоит заняться. Я заглядываю в свой органайзер за утренним кофе — проверяю список дел на сегодня и завтра.

Если уж завели календарный график, то используйте его правильно.

Как не забывать о днях рождения

Благодаря социальным сетям типа Facebook и службам мгновенных сообщений стало намного легче помнить о днях рождения знакомых. На вашей домашней страничке появляется картинка подарка, напоминающая о том, что во вторник у пяти ваших друзей день рождения. Правда, бабушка Джин и дядя Фил вряд ли имеют свои странички в Facebook, а как раз эти люди, больше всего обидятся, если вы забудете этот столь важный для них день.

В программах, подобных Google Calendar, можно внести дни рождения в график как обычные записи, но запланировать их ежегодное повторение. Если же вы пользуетесь рукописным органайзером, то вам придется переносить эти даты из старого ежедневника в новый. Это потребует временных затрат и чревато ошибками.

Допустим, вам, несмотря на все достоинства цифровых календарей, больше нравятся традиционные бумажные, но вы не хотите обижать своих друзей и родственников, забыв дату их дня рождения. В таком случае попробуйте совершенно иную систему, в которой не требуется ежегодно копировать информацию из старого блокнота в новый. Купите набор индексных карточек увеличенного размера.

Возьмите 12 штук и напишите на каждой определенный месяц года, а затем укажите имена и дни рождения знакомых и родственников, выпадающих на него. Раз в год, прихватив с собой карточки, посетите магазин или почту и приобретите поздравительные открытки, сверяясь при этом с записями на карточках. Выберите их для всех людей из вашего списка. (Согласна, такой метод «оптовой закупки» выглядит обезличенным. Но на самом деле он только кажется таковым. Ваше личное отношение к каждому отдельному человеку выражается в том, что открытку для него вы выбираете с учетом его индивидуальных особенностей и вкусов.) Вернувшись домой, поместите в картотеку карточки вместе с поздравительными открытками на соответствующий месяц. Затем ежемесячно первого числа пишите поздравительные тексты, клейте к конвертам марки и оставляйте их в прихожей с запиской-напоминанием о том, в какой день по пути на работу следует опустить конверт в почтовый ящик.

Одновременно с покупкой открыток на дни рождения я приобретаю 10–15 нейтрально оформленных экземпляров (которые подходят для любых торжественных случаев, таких как юбилеи, рождение ребенка, новоселье, свадьба, окончание учебного заведения и т. д.), парочку для выражения соболезнования (с надеждой, что сия чаша нас минует), 10–15 чистых и еще несколько штук про запас для поздравления с днем рождения. Одну такую и пару чистых (забавную и серьезную) я кладу в отделение для перчаток («бардачок») своей машины в качестве аварийного резерва. (И вас удивит, как часто он меня выручал!) Все остальные помещаю в конец картотеки. Я также покупаю на почте рулон с сотней почтовых марок и кладу его в начало картотеки вместе с ручкой, пишущей черным, и стопкой клейких записок. Основательно таким образом подготовившись, я уже не боюсь забыть чей-нибудь особый день.

Должна вас предупредить: за один раз закупать поздравительные открытки на целый год невероятно дорого. Я и не представляла себе, сколько на это трачу, пока впервые не использовала этот единовременный способ. Для преодоления ценового шока напоминайте себе, что за год вы сэкономите массу времени и энергии, а деньги все равно потратите те же, а то и больше. К тому же так вы не забудете поздравить близких вам людей с днем рождения, за что они будут вам весьма признательны. Можно изготовить поздравительные открытки и самостоятельно.

Рутина — слово не ругательное

В большинстве компаний слово рутина вне закона. От служащих ожидают постоянного новаторства и креативного подхода к решению задач. Однако в действительности многие офисные труженики вынуждены регулярно выполнять одни и те же действия. Если каждый раз, добавляя в картотеку очередной документ или подпись к электронному письму, мы будем делать это по-разному, то это не новаторство, а просто бесполезная трата невероятного количества времени и энергии.

Рутина, или стандартные операции, не ограничивают вашу работу, а, напротив, упрощают ее. Исследователи Калифорнийского университета Дэвиса обнаружили, что чередование интеллектуальной нагрузки (предполагающей напряженную работу мозга и сосредоточенность) и бездумных (рутинных, не требующих активизации мыслительного процесса) операций повышает эффективность и способствует проявлению творчества[14]. Переключившись на простую, однообразную деятельность, вы даете вашему мозгу возможность расслабиться и одновременно накапливаете энергию для следующего рывка.

Управление проектами

Принято считать, будто управление проектом требует от вас выложиться до полного изнеможения, иначе поставленных целей не достичь. Однако вы, освоив науку определения сроков реализации, организацию проекта и прочие тонкости, способны стать суперзвездой в данной области в своем офисе. И даже если вы не возглавляете проект, вам по силам стать тем лучшим служащим компании, который всегда укладывается в установленные сроки или даже опережает их.

Вот три общие причины срыва сроков реализации — или три истины, как я их называю.

— Клиенты никогда не бывают подготовлены настолько, насколько обещают.

— Клиенты всегда меняют свои намерения.

— Люди постоянно недооценивают количество времени, необходимое на выполнение той или иной операции.

Клиенты никогда не бывают подготовлены настолько, насколько обещают, поскольку до начала проекта они смутно понимают, какую информацию им необходимо собрать. Также они всегда меняют свои намерения, так как до старта проекта неспособны определить, что предоставили неточные данные. Наконец, люди необъективны и считают, будто работают быстрее, чем происходит в действительности, поэтому оценка сроков выполнения отражает исключительно их желания, а не реальные возможности.

Если на своей должности вы не связаны напрямую с клиентами, то достаточно слово клиент заменить словом босс, и все вышеприведенные утверждения останутся в силе. Неточные информация и оценки неизбежны, и ваша работа как менеджера проекта понимать это и вносить соответствующие коррективы.

Любой проект начинается одинаково: заказчик нацелен на определенный результат, и вас назначают ответственным за его достижение. Вашим следующим шагом становится создание каналов взаимодействия между всеми людьми, привлеченными к реализации поставленной задачи. Прежде чем что-либо обещать, предпринимать или устанавливать промежуточные этапы, вы должны как можно больше узнать о пожеланиях клиента. Хотя вам и не терпится немедленно взяться за дело, на данный момент правильнее поступить так: побороть в себе этот порыв и просто заняться сбором информации.

Если вы управляете несколькими проектами, то подготовьте стандартный список вопросов для клиента. Они могут быть очень простой формы (хочет ли он купить продукт А, В или С) или очень сложной (21-страничная анкета, которую вы заполните при личной встрече). Хотя такие опросники лишены гибкости и потенциала для творчества, они заметно упрощают процесс — помогают провести подготовительную работу с заказчиком и минимизировать ущерб от первой причины невыполнения задачи в срок.

Но независимо от того, имеется ли у вас такая анкета, запланируйте сбор информации до того, как погрузитесь в работу. У вас не должно остаться никаких сомнений по поводу ожиданий клиента или босса.

Вооружившись необходимыми данными, чтобы двигаться дальше, начните выстраивать проект. Клиент, вероятнее всего, определит его конечную цель и, возможно, установит крайний срок ее реализации. Можно приступить к работе и без оговоренного конечного срока, однако для этого нужно четко понимать, чего от вас ждут.

Вспомните третью истину управления проектами: люди всегда недооценивают количество времени, необходимое на выполнение той или иной задачи. Когда начнете намечать промежуточные сроки, постоянно вспоминайте об этом, иначе отставание от графика неизбежно. Хороший практический: все отрезки времени меньше одного дня нужно умножать на два. Если вы думаете, что некая задача займет у вас два часа, запланируйте на нее четыре. Если вам кажется, что с работой вы справитесь за четыре часа, то лучше отвести на нее все восемь. Но когда предполагаемая длительность превышает восемь часов, правило удвоения уже не действует. Для проектов, которые, по моим оценкам, займут один-пять дней, я просто добавляю один дополнительный день. Если кто-то говорит мне, что ему потребуется на выполнения части проекта две недели, я вношу в график три дополнительных дня.

Также я использую два графика: один для моей команды, а второй — для клиента. Первый построен на основе расчетов моих сотрудников, а заказчик видит план, в котором сроки увеличены. Если моя команда уложиться в свой (сокращенный) график, то клиент будет очень доволен, что его заказ выполнен раньше срока и принес экономию бюджета (поскольку счет выставлен за меньшее количество рабочих часов, чем ожидалось). В противном случае (увы, более вероятном) мы все равно не обманем ожиданий клиента, поскольку, согласно его графика, у нас есть небольшой запас времени.

В ходе контрактных переговоров относительно моей книги издатель поинтересовалась, смогу ли я передать ей рукопись к 15 апреля. Я умножила 1500 слов (именно столько, по моим оценкам, я могу ежедневно писать в дополнение к другой своей нагрузке) на количество рабочих дней между предполагаемой датой заключения договора и 15 апреля. Исходя из полученной цифры, я увидела, что без труда завершу книгу к 31 марта. Но я согласилась с предложенной издателем датой и подписала документ. И как показали дальнейшие события, эти две недели форы оказались очень кстати. За время работы над книгой возникло несколько непредвиденных задержек: мне пришлось ненадолго слетать в Чикаго, нужно было запланировать телевизионное выступление и написать к нему текст, а моя мама попала в тяжелую автомобильную аварию. (Иногда в нашей жизни происходят неожиданные события, выбивающие нас из колеи и вынуждающие корректировать свои планы. Бывают периоды, когда приходится бросать все, связанное с работой, чтобы заняться решением личных проблем.) В результате я закончила текст только 7 апреля. Но поскольку я все равно сдала рукопись на неделю раньше срока, издатели были очень довольны. Я недооценила необходимое мне время — ошиблась на целую неделю, — однако ничего страшного не произошло, поскольку у меня был достаточный запас времени.

Несколько промежуточных сроков лучше одного крайнего

Конкретные индивидуальные задачи и промежуточные цели позволяют реализовывать проект, не испытывая страха перед огромным объемом предстоящей работы. Если «отщипывать» от него небольшие, вполне доступные «кусочки», то вы и не заметите, как выполните все грандиозное задание. Когда же вы думаете о нем в целом, то сомнения в том, по силам ли вам эта глыба, заставляют вас оттягивать начало, и вы рискуете так никогда и не достичь своей цели. Лучше сосредоточьтесь на небольших задачах, и тогда вы точно уложитесь в срок.

Промежуточные цели назначайте, исходя из естественного движения к конечной цели проекта. Если не ставить телегу впереди лошади, все будет в порядке. Но, предположим, вы не можете решить, какие промежуточные этапы выбрать. Тогда обсудите этот вопрос с коллегой или боссом и, определившись, приступайте к формулированию конкретных заданий для достижения промежуточных целей.

Это должны быть конкретные формулировки, точно описывающие предстоящую работу. Не используйте расплывчатых фраз наподобие «Позвонить Дэну, чтобы узнать о клиенте X». Задача должна звучать так: «Позвонить Дэну из бухгалтерии по внутреннему номеру 1234 в 13:00 в пятницу и попросить данные за 2009 год по клиенту X». Внесите ее в свой календарь на 13:00 в пятницу и до того момента забудьте о предстоящем телефонном разговоре. Если же Дэна в указанное время не окажется на месте, оставьте голосовое сообщение и перенесите беседу на понедельник тоже на 13:00. Возможно, до того момента коллега из бухгалтерии сам вам позвонит.

Перегибы в борьбе с хламом

Между назначением конкретных заданий и чрезмерно жестким управлением собственным временем, а также работой других людей существует тонкая грань. Если вы передаете часть проекта кому-нибудь из членов вашей команды, то предоставьте ему возможность полностью отвечать за этот участок работ. Лучше сосредоточьтесь на планировании собственной деятельности и разбиении ее на составляющие, а не превращайтесь в жестко контролирующего каждый шаг своих подчиненных начальника-монстра.

Также не тратьте слишком много времени на планирование своей работы. Сформулируйте необходимые пункты и беритесь за дело. Да, тщательно составленный проект радует глаз, но все же ваша главная задача — не планировать проекты, а выполнять их. На это и направьте свои основные усилия.

В четверг я говорила о том, что управление ожиданиями и прозрачность — важные составляющие общей производительности. Данное утверждение особенно справедливо в отношении эффективной реализации проекта. Не менее одного раза в день проверяйте, как идут дела у членов вашей команды. К тому же небольшие достижения по ходу выполнения задачи — прекрасная тема для разговора на встречах с клиентом. Ведь получив такую информацию, он сможет порадовать собственного босса хорошими новостями и откорректировать свою работу.

Если вы ищете инструменты проектного управления, могу порекомендовать следующее.

Бумажные инструменты. Управление проектом с помощью бумажного календаря ничем не отличается от планирования любой другой деятельности. Внесите в него задачи и промежуточные цели и вычеркивайте их по мере выполнения.

Цифровые инструменты. Большинство компаний, в которых я работала, пользовались целостной системой планирования ресурсов предприятия, включавшей в себя модули проектного управления. Если ваша организация тоже применяет такую систему, не пренебрегайте ею. Если же у вас ничего подобного пока нет, подыщите подходящую программу самостоятельно.

Если вы — не руководитель проекта

Быть рядовым членом команды не менее важно, чем руководителем проекта. Без вас заказ клиента не будет выполнен. Подобно тому как ваш босс формирует рабочие процессы для проекта в целом, вы должны сделать то же самое для порученной вам части задания.

— Соберите как можно больше информации о проекте.

— Узнайте, как цель вашей индивидуальной работы соотносится с общим видением задачи.

— Составьте реалистичный календарный график.

— Разбейте свою деятельность на удобные для выполнения небольшие этапы.

— Установите промежуточные цели.

— Внесите в календарь конкретные задачи.

— Обсудите сделанное со своим проектным менеджером и постоянно держите его в курсе происходящего, регулярно советуясь с ним.

— Приступайте к работе.

Возможно, вы не всегда будете согласны со стилем управления проектом или личностью его руководителя, в таких случаях вам нужно просто смириться. Чтобы быть продуктивным и эффективным членом команды, вы должны отрешиться от офисной политики, сосредоточиться на поставленной задаче и просто добросовестно выполнять ее.

Чему стоит поучиться у лентяев

Хотите узнать, как оперативно выполнить скучное задание, приложив минимум усилий? Поучитесь у лентяев. Они всегда стремятся облегчить себе задачу и получить при этом максимальные результаты. Наиболее производительные, творческие и эффективные служащие, с которыми мне доводилось встречаться, на самом деле настоящие лентяи, нашедшие простейший способ выполнения своей работы.

Назад Дальше