— Приступайте к работе.
Возможно, вы не всегда будете согласны со стилем управления проектом или личностью его руководителя, в таких случаях вам нужно просто смириться. Чтобы быть продуктивным и эффективным членом команды, вы должны отрешиться от офисной политики, сосредоточиться на поставленной задаче и просто добросовестно выполнять ее.
Чему стоит поучиться у лентяев
Хотите узнать, как оперативно выполнить скучное задание, приложив минимум усилий? Поучитесь у лентяев. Они всегда стремятся облегчить себе задачу и получить при этом максимальные результаты. Наиболее производительные, творческие и эффективные служащие, с которыми мне доводилось встречаться, на самом деле настоящие лентяи, нашедшие простейший способ выполнения своей работы.
Данное утверждение особенно справедливо в области компьютерного программирования: чем проще код, тем быстрее он работает и тем ниже вероятность возникновения ошибок, которые нарушат или замедлят выполнение программы. Та же закономерность прослеживается и в быту: чем меньше у вас имущества, тем меньше надо стирать, убирать и чистить, и тем больше времени останется на занятия поинтереснее, чем ведения домашнего хозяйства.
Стандартные процедуры и производительность
Как я рассказывала во вторник, стандартные (или рутинные) процедуры позволяют быстрее справиться со скучной работой и посвящать больше времени действительно важным для вас вещам. Тогда, в главе 3, мы говорили о вашей личной жизни, но все сказанное применимо и к трудовой деятельности. Однообразные ежедневные операции помогают самоорганизоваться, не забывать о своих обязанностях и выполнять их вовремя. Рутинные процедуры высвобождают время, которое можно посвятить наиболее важным сторонам вашей работы.
Создавайте стандартные процедуры для тех действий, которые вы повторяете ежедневно или еженедельно.
Дополнительно можно разработать их для составления статусных отчетов или сканирования и внесения в картотеку документов. Используйте рутинные процедуры везде, где только можно, и возьмите себе за правило выполнять их.
В качестве примера опишу свою стандартную схему окончания рабочего дня.
— Просмотреть план текущего дня и перенести все незаконченные дела на завтра.
— Ознакомиться с графиком на завтра и мысленно отметить все особые обстоятельства.
— Разобрать все входящие бумаги, отсканировать и добавить в картотеку документы.
— Убрать с поверхности стола и спрятать все канцелярские принадлежности.
— Нажать на офисном телефоне кнопку «не беспокоить» (теперь все входящие звонки, будут записываться как сообщения голосовой почты).
— Отключить первый внешний резервный жесткий диск, подключить второй.
— Выключить все электрические приборы.
— Вернуть всю посуду на кухню.
— Все, рабочий день окончен.
Было время, когда у меня постоянно находилась перед глазами клейкая записка с этими пунктами. Я сверялась с ней, пока не запомнила все шаги, а произошло это примерно через несколько недель. И теперь список мне не нужен. Если вам тоже удобно работать со списками, то составьте перечень шагов для каждой рутинной процедуры.
Рутинный набор текста
При вводе текста мне очень помогает программа Text Expander (smileonmymac.com/textexpander), установленная на моем компьютере Macintosh. Она позволяет создавать комбинации клавиш для быстрого внесения в документ или электронное письмо предварительно набранных фрагментов. Если вы работаете на PC, то аналогичные возможности обеспечивает программа ActiveWords (activewords.com). Каждое приложение стоит около 30 долларов.
Ежедневно я получаю около двух сотен электронных писем, и приблизительно на четверть из них требуется ответить. Обычно я включаю в них так называемую «подпись» — свои имя и контактные данные, — но их количество зависит от адресата. Я использую пять разных подписей. Самая краткая содержит только мое имя и адрес сайта, а наиболее обширная включает очень личную информацию, такую как адрес электронной почты и прямой телефонный номер. Все пять подписей сохранены в программе TextExpander, и для каждой создана горячая комбинация клавиш, посредством которой я вставляю в текст электронного письма сотни букв. У меня также имеются комбинации для автоматической вставки правил размещения сообщений гостей нашего ресурса Unclutterer (335 слов), заявления сайта о перепечатке статей (177 слов), списка внутренних телефонов персонала портала (60 слов). Программы TextExpander и ActiveWords дают возможность выполнить длительный процесс за несколько секунд. Благодаря клавишным комбинациям быстрого набора стандартных фрагментов текста вы не только ускорите свои рабочие операции, но и полностью избавитесь от опечаток.
Как ужиться с приверженцами хлама
Теперь, когда вы удалили большую часть ненужного балласта из своей жизни, вы, возможно, стали замечать хлам в жизни окружающих. Если вы живете не сами или делите с кем-нибудь офис, то этот мусор может находиться непосредственно рядом с вами. Или вам по службе приходится иметь дело с неорганизованным клиентом, боссом или родителем. Кем бы ни был этот человек, вы жаждете помочь ему измениться. Благое намерение, только не забывайте о трех вещах.
1. Невозможно заставить другого человека стать борцом с хламом.
2. То, что кажется самым важным для окружающих, не обязательно является таковым для вас (и наоборот).
3. Быть борцом с хламом — не единственно возможный образ жизни.
Независимо от того, насколько изменилась ваша жизнь, не думайте, будто эта новая форма существования предпочтительнее избранной для себя другими людьми. Рассматривайте статус борца с хламом как наиболее оптимальный лично для вас, но не обязательно для ваших знакомых.
Вы решили приобрести навыки разумной организации, вычистить хлам из своей жизни, достичь во всем полной гармонии. Вы сами сделали такой выбор, поскольку уверены, что другая жизнь — не для вас. Однако уважайте представления окружающих, которые, возможно, даже не подозревают о том, что можно жить как-то иначе.
Если вы станете понапрасну тратить время и энергию на негодование по поводу хлама в жизни окружающих, это лишь добавит его в ваше собственное существование.
Вы можете служить наглядным примером, рассказывать о тех преимуществах, которые получили, вступив в ряды борцов с хламом, но при этом не имеете никакого права криком, придирками или запугиванием заставлять людей измениться. Однако в ваших силах мирно сосуществовать с инакомыслящими.
Десять советов, как ужиться с приверженцами хлама
1. Прежде чем планировать жить с кем-то под одной крышей (будь-то романтические отношения или, например, совместная аренда квартиры), узнайте, на что вы идете, и оцените, насколько он аккуратен и чистоплотен, если эти качества для вас действительно важны. Если вы не выносите хлама, то не стоит жить вместе с его приверженцем.
2. Но, допустим, это вынужденная мера. В таком случае на помощь придет общение. Ваш партнер, сосед по общежитию или съемной квартире, ребенок прекрасно себя чувствуют среди беспорядка, но вам в такой обстановке крайне некомфортно? Тогда поговорите с этим человеком начистоту. Криками и пассивно-агрессивным поведением вы ничего не добьетесь, разве что разрушите отношения. С другой стороны, спокойная, искренняя и уважительная беседа может дать прекрасные результаты.
3. Если вы знаете, что способны сорваться на крик, то лучше провести ее в общественном месте. Большинство людей не станут повышать голос в приличном ресторане, какой бы накаленной ни была дискуссия.
4. Договоритесь с человеком об основных правилах всех ваших будущих бесед на тему хлама и неорганизованности. Я предпочитаю следующие: «Не придираться», «Не возвращаться к уже решенным вопросам» и «Темой дискуссии должна быть реальная проблема» (а не сторонняя, которая подтолкнула вас начать разговор).
5. Обсудите рутинные процедуры и процессы и объясните ему, зачем они нужны. Возможно, ваш сосед по съемной квартире просто не знает, для чего вы поставили у входной двери измельчитель бумаги или почему не любите оставлять на кухонной столешнице грязную посуду (чтобы не заводились вредные насекомые). То, что очевидно для вас, может вовсе не быть таковым для другого человека. Когда же начнете объяснять свои способы борьбы с хламом, говорите в доброжелательном и спокойном тоне, без снисхождения и порицания.
6. Порой проще убрать самому, чем увещевать кого-то. Если что-то вас действительно раздражает и его устранение — дело нескольких секунд, то просто сделайте все сами. Я не говорю, что вы должны стать служанкой и постоянно подчищать за всеми в доме, но иногда можно на такое пойти. Согласитесь, есть разница — за пять секунд поднять с пола в гостиной грязные носки и бросить их в корзину для стирки или два часа ходить вокруг них и внутренне возмущаться по поводу такого безобразия. Не захламляйте собственные эмоции, если этого можно избежать.
7. Большинство людей переоценивают свой вклад в работу по дому. Мы видим только то, что сделали сами, высоко ценим свои усилия, а вот стараний живущих рядом порой просто не замечаем. Составьте список всех своих домашних дел за день и попросите человека, с которым делите кров, подготовить такой же перечень со своей стороны. Может оказаться, что он и не знал, какой объем работы вы в действительности выполняете, точно так же и вы наверняка умаляли его заслуги. Но затем, чтобы не нарушать правила «Не возвращаться к уже решенным вопросам», уничтожьте оба списка.
8. Обойдите вместе свою обитель и обсудите, как каждый из вас представляет себе ее обустройство. Сейчас все имеют право голоса. Что нужно для поддержания порядка? Составьте сообща список необходимых дел и разработайте рутинные процедуры.
9. Нужно не жаловаться, а мотивировать. Используйте для этого те же звуковые и зрительные подсказки, о которых мы говорили во вторник. Пусть другие увидят, насколько улучшилась ваша жизнь в результате борьбы с хламом.
10. Если вам очень сложно достичь взаимопонимания с домочадцами, обратитесь за сторонней помощью. Ее способен оказать профессиональный организатор, семейный консультант/психолог или просто служба уборки жилых помещений.
7. Выходные
Сядьте, положите ноги на возвышение и просто немного отдохните. Вы дождались выходных. Насладитесь ими, ведь вы уже почти все переделали по дому, и уик-энд обещает быть относительно свободным. Хотите отправиться в дальнюю поездку? Пожалуйста. Мечтаете послушать свою любимую музыкальную группу вживую? Вам теперь ничто не мешает сходить на концерт. Сейчас вы имеете все возможности оценить преимущества удачного симбиоза работы и личной жизни.
Когда вы только начинали радикальную перестройку, вы составили перечень самых важных для вас вещей. Проводить время с семьей и друзьями, путешествовать, духовно развиваться — теперь вы вправе посвятить выходные выполнению пунктов из этого списка. Жить стало лучше, жить стало веселей. Так живите же наконец этой замечательной жизнью и продолжайте делать ее еще краше.
Забота о себе любимой
На день рождения свекровь вручила мне подарочный сертификат на массаж в одном местном спа-салоне. Я немедленно договорилась о сеансе и в назначенное время пришла в массажный кабинет. Когда массажистка начала работать над мышцами спины, я едва сдержалась, чтобы не закричать от боли. Конечно, женщина едва касалась меня, но мышцы были настолько напряжены, что даже столь легкие прикосновения вызывали адскую боль.
В конце сеанса я чувствовала себя значительно лучше, но знала, что на шее и спине еще остались твердые узелки. Массажистка была настоящим профессионалом своего дела, однако даже она не могла за один час устранить все последствия моего многолетнего безответственного отношения к собственному телу. Я решила, несмотря на высокие цены, найти деньги и время, чтобы раз в месяц ходить на массаж. Избавляя мышцы от твердых узлов, я постепенно прощалась с головными болями и проблемами со спиной. Мне стало легче справляться с работой. А по мере спада напряжения налаживались и другие стороны моей жизни.
Сейчас я сожалею лишь о том, что упустила время и не начала регулярно ходить на массаж раньше. Я посещаю массажный кабинет по тем же причинам, по которым ежедневно занимаюсь оздоровительным бегом, правильно питаюсь, сплю по расписанию и каждое утро выделяю пятнадцать минут на то, чтобы просто посидеть в тишине. Если вы будете халатно относиться к собственному здоровью, то просто не сможете функционировать с максимальной отдачей. К тому же вы в конечном счете усложните жизнь своих близких. Не обязательно ежемесячно посещать массажиста, если это не дает заметных результатов. Однако вы должны найти свой, оптимальный способ восстановиться и взять себе за правило прибегать к нему регулярно.
Надо быть готовым к худшему
Нам хочется верить, что трагедии происходят с кем угодно, но только не с нами. Однако к каждому из нас беда может прийти в любой момент. И чем вы организованнее, тем легче будет вам и вашим близким справиться с ее последствиями и, образно выражаясь, вновь встать на ноги.
Составьте список всего своего домашнего имущества и поместите эти данные в онлайн-хранилище. Бедствие наносит сильный удар по психике, и вы можете напрочь забыть о многих вещах, которыми владели. Если же у вас сохранится инвентарный перечень имущества, вы сумеете точно оценить ущерб и представить эту цифру страховой компании для его возмещения. Не забывайте вычеркивать из списка позиции, от которых избавляетесь сами, и добавлять вновь приобретенные вещи.
Также оцифруйте фотографии и домашнее видео и тоже поместите их в онлайн-хранилище. Одна моя подруга потеряла все семейные альбомы во время урагана «Катрина» и говорит, что ей их очень не хватает.
Наконец, если вам больше восемнадцати лет, у вас должно быть завещание. Еще не подготовили? Немедленно посетите нотариуса, составьте завещание и отдайте на хранение, следуя рекомендациям юриста.
Увлечения, или Как с максимальной пользой провести досуг
Существуют сотни книг и сайтов с рекомендациями о том, как расстаться с уже нелюбимым другом или подругой. Найдется и немало советов на тему прекращения тягостной дружбы и невыгодных деловых отношений. Но до сих пор мне ни разу не попадалось ни книг, ни онлайн-ресурсов, помогающих отправить на свалку истории прошлое увлечение (хобби)[15].
Возможно, вы считаете себе теннисистом, однако последний раз брали в руки ракетку еще при президенте Билле Клинтоне? Вам нравится думать о себе как о коллекционере тематических газетных и журнальных статей и фотографий, но вы так и не заполнили вырезками ни одного альбома? Вы храните чистые полотна для своих будущих живописных шедевров, хотя все ваши краски давно высохли, а кисточки испортились от старости? На гитаре недостает струн, а сама она покоится в ящике в самом дальнем и недосягаемом углу чулана? У вас дома выделено место, причем заполненное необходимыми принадлежностями, для хобби, которому вы посвящаете менее десяти часов в год?
Если вы ответили утвердительно на любой из перечисленных вопросов, считайте, что данного увлечения у вас на самом деле нет.
В этом сложно признаться самому себе, но если вы не уделяете в среднем хотя бы часа в месяц своему хобби, то пора от него избавиться. Место в доме, которое вы пожертвовали мнимому увлечению, слишком ценное, даже если у вас просторные помещения и с этим нет проблем. Каждый раз, проходя мимо валяющихся без дела вещей, вы, вероятно, думаете: «Если бы у меня было чуть больше времени…» Но зачем вам эти угрызения совести и терзающее душу чувство вины? Будь ваше хобби действительно важным для вас, вы бы уж точно нашли для него час-другой.
Пять шагов, побуждающих к решению отправить на свалку свое хобби
1. Перечислите все свои увлечения и пересмотрите все связанные с ними принадлежности в доме, гараже, офисе. Эффективным будет такой прием: соберите все эти вещи и выложите перед домом или на другой открытой площадке, чтобы собственными глазами увидеть, сколько полезного места вы жертвуете на свое хобби.
2. Составьте перечень увлечений, а затем оцените, сколько времени вы потратили на каждое из них за последние двенадцать месяцев. Не приукрашивайте действительность, будьте честны сами с собой.
3. Все принадлежности, касающиеся хобби, на которое за последний год вы выделили не более десяти часов, следует немедленно удалить из дома. Упакуйте их, и если это снаряжение, отнесите в комиссионный магазин спортивных товаров или соответствующую благотворительную организацию. Если же материалы ценные, то сфотографируйте их и выставьте на продажу на каком-нибудь аукционном сайте, допустим eBay или Craigslist.
4. Также необходимо принимать во внимание соотношение места, выделенного для того или иного хобби, и потраченного на него времени. Если за последние 12 месяцев вы всего раз выезжали в однодневный туристический поход, то, строго говоря, потратили на свое увлечение всего 24 часа в год. Да, это значительно больше установленной в пункте 3 величины (10 часов). Но подумайте: стоит ли ради однодневной вылазки на природу жертвовать всем тем местом, которое занимают в вашем доме палатка, спальный мешок и прочее туристическое снаряжение? С другой стороны, если за прошлый год вы раз в месяц собирались с друзьями в пятницу вечером поиграть в преферанс или бридж и проводили за этим занятием в среднем два часа (что за год составило те же 24), то, видимо, стоит сохранить колоду карт, которая занимает совсем не много места.