Образцовое наказание попавшегося на откате закупщика
Все та же технология – уволить одного, остальных как следует напугать, – идущая еще от персидского царя Камбиза. Узнав о продажности верховного судьи, он повелел содрать с него живьем кожу и обить кресло верховного судьи, дабы все последующие непосредственно известным местом ощущали, что может быть, если решения будут несправедливыми.
В одной торговой компании решили не ограничиваться увольнением закупщика, пойманного на откате. На него завели уголовное дело, привлекли к ответственности и менеджера по продажам компании-контрагента. Дело, конечно, до суда не дошло, но показательными стали последующие события. В течение двух месяцев больше половины закупщиков уволилось по собственному желанию, но зато стоимость закупаемой продукции снизилась в среднем на 7 %.
Выплата премии закупщика от экономии на поставке
Для этого необходимо, чтобы отдел маркетинга регулярно проводил мониторинг цен на рынке, а производство (товароведы) контролировало качество поставленной продукции. Иначе закупщик купит за две копейки «неликвид» и получит свою премию. Другой способ – выплата бонуса в зависимости от динамики «закупочной инфляции». Так в торговых сетях называют средний процент повышения цен поставщиками на конкретный вид товара за определенный период.
Повышение уровня заработной платы для закупщика
Работает до поры до времени. Просто закупщики перестают брать откаты на небольших сделках – зачем рисковать на мелочовке? Например, уменьшение количества откатов на рынке рекламы эксперты связывают в том числе и с ростом зарплат менеджеров по рекламе.
Большинство описанных методов дает лишь временный эффект в виде осторожничающих закупщиков, но для того чтобы закрепиться на занятой в борьбе с откатами высоте, необходимо создание прозрачной системы закупок, построенной на четких правилах работы и контроле за их выполнением. Об этом – следующий раздел.
Регламентные методы
Регламентные методы направлены на создание в организации системы формализованных внутренних правил, описывающих процедуру проведения закупок. При этом предотвращение финансового ущерба от откатов происходит как за счет функционирования установленного порядка закупок, так и за счет механизмов контроля за соблюдением закупочных процедур. Можно выделить следующие регламентные методы.
Разделение функций сбора информации о поставщиках и принятия решений о закупках
Самый простой способ борьбы с откатами в сфере закупок – это отделение функции сбора информации о поставщиках и ведения первичных переговоров об условиях поставки от функции принятия решения о закупке у конкретного поставщика. В этом случае специалист по снабжению по результатам взаимодействия с поставщиками готовит конкурентную таблицу или лист альтернатив (табл. 11), в которых указываются закупаемая номенклатура, цены поставщиков и условия поставки. Затем он предоставляет их для принятия решения руководителю. Еще может быть добавлен раздел с расчетом окончательной цены на продукцию исходя из стоимости доставки.
Правда, в этом случае можно столкнуться со следующими злоупотреблениями со стороны закупщиков, «сидящих» на откатах.
♦ Подделка предложений . Специалисту по снабжению не составляет никакого труда подделать прайс-листы компаний-поставщиков, завысить в них цены и оформить конкурентную таблицу таким образом, что в результате будет выбрана «своя» фирма.
♦ Искусственное завышение цен. Используя эту схему, специалист по снабжению прямо договаривается с поставщиками об определенном бонусе за свои услуги. Ничто не мешает ему договориться об этом сразу с несколькими компаниями, в результате чего все найденные им контрагенты выставят вам цены, которые реально будут выше рыночных. При этом, если вы захотите убедиться в выгодности сделки, каждый из поставщиков «честно» подтвердит вам, что именно такие цены он и предложил вашей компании.
♦ Исключение конкурентов. Еще одна схема – простое исключение «чужих» компаний из конкурентной таблицы. Более выгодные предложения конкурентов просто не вносятся в таблицу.
Таблица 11 Пример конкурентной таблицы по кабельно-проводниковой продукции
Можно не обращать на них внимания: ведь это так легко – отправить их предложение из факса прямо в корзину и забыть о нем.
Подобные злоупотребления можно нейтрализовать за счет ценового мониторинга рынка отделом маркетинга. Но об этом мы поговорим позже.
Коллегиальное принятие решений о выборе поставщика
Этот способ позволяет минимизировать злоупотребления закупщиков, так как подкупить нескольких членов комиссии (в торговых сетях – ассортиментного комитета) нереально. В небольшой компании коллегиальный способ принятия решения может быть реализован группой из трех человек: генеральным директором, коммерческим директором и снабженцем. Таким путем можно утверждать потенциальных поставщиков для работы, рассматривать конкурентные таблицы при выборе лучшего предложения по ключевым товарным группам. Данный способ позволил поставщикам алкоголя, которые ранее активно использовали откаты при работе с торговыми сетями, теперь конкурировать друг с другом ликвидностью продукта, ретробонусом и маркетинговым бюджетом.
Участие контролера в процессе закупки
В крупных компаниях на страже собственности предприятия стоит контрольно-ревизионная служба. Цель ее работы – минимизация возможного финансового ущерба в связи с действиями собственных сотрудников. Выполнение этой цели в сфере закупок достигается двумя путями:
♦ утверждение контролером каждого договора и сделки;
♦ проверка закупочных цен у существующих поставщиков.В первом случае контролер участвует в схеме закупок, которая может выглядеть следующим образом (рис. 10).
Рис. 10. Схема процесса закупки
Инициатор формирует заявку на закупку. Его руководитель утверждает данную заявку с учетом ее целесообразности. Специалист по снабжению осуществляет поиск (в случае необходимости) и выбирает поставщика с наиболее выгодными условиями поставки. Руководитель отдела снабжения утверждает выбранного поставщика. Контролер оценивает целесообразность закупки исходя из окончательной цены, сформированной по результатам выбора поставщика, и правильность оформления всех документов по данной закупке. После утверждения договора казначей осуществляет оплату в соответствии с условиями договора. Длинная цепочка утверждения выбора поставки (специалист по снабжению – руководитель отдела снабжения – контролер) позволяет создать заслон для использования поставщиками откатных схем.
...Ценовой мониторинг
Обычно ценовой мониторинг рынка – удел либо отдела маркетинга, либо службы конъюнктуры рынка на крупных предприятиях. Эти подразделения собирают информацию о рыночных ценах как на продаваемую продукцию, так и на закупаемые товары. Полученные данные сводятся затем в удобную для восприятия форму (табл. 12), что позволяет руководству исходя из рыночной конъюнктуры оценивать эффективность заключаемых отделом снабжения сделок. Однако не всегда данные, полученные в ходе ценового мониторинга, соответствуют рыночной реальности. В ряде случаев ценовой мониторинг проводится в форме анализа информации о ценах и ассортименте в журналах типа «Товары и цены» или на электронных торговых площадках. При этом следует учитывать, что ряд поставщиков, рекламируя свою продукцию, ориентированы на привлечение внимания закупщиков и дают информацию, занижая реальные цены, либо размещается обычная прайсовая цена без учета скидок (или наоборот – наценок) при различных условиях поставки.
Таблица 12 Пример ценового мониторинга по отечественным грузовым автомобилям
Ценовой мониторинг, включающий не только сбор прайсов, но и уточнения системы скидок в зависимости от условий поставки, – трудоемкая задача (особенно для небольших фирм). При этом возникает вопрос о том, как проводить ценовой мониторинг поставщиков – от своего имени или от лица несуществующего предприятия. В первом случае продавец будет озвучивать цены, которые дает вашему закупщику с учетом отката. Во втором – необходимо придумать легенду: чем занимается предприятие, его месторасположение, ваша должность и Ф.И.О., объемы закупки, а также номер телефона. При этом через некоторое время продавцы начнут говорить с вами сквозь зубы, так как вы только спрашиваете цены, но ничего не покупаете, а попытки связаться с вами по телефону не приносят успеха. Поэтому возникает необходимость регулярно менять названия предприятий и легенды, иногда и людей, проводящих мониторинг тех или иных поставщиков, так как голос через некоторое время начинают узнавать.
Кроме того, возникает вопрос, с какой периодичностью проводить ценовой мониторинг на рынке. Все зависит от того, как часто меняются цены на закупаемые сырье и материалы (товары). Например, топливные компании, торгующие горюче-смазочными материалами, проводят ценовой мониторинг каждый день (цены на рынке очень динамичны).
Централизация закупок
Централизация закупок используется в холдинговых структурах или группах компаний в первую очередь для обеспечения экономии на объемах закупки (рис. 11) и уже во вторую очередь исходя из того, что один отдел снабжения проще контролировать, чем несколько. Обычно в этом случае стратегические сырье и материалы закупаются отделом снабжения в штаб-квартире или управляющей компании, а мелочь – на местах. Иногда возникают казусы, когда в пылу оптимизации издержек и борьбы с откатами все закупки замыкаются на головную компанию. При этом даже заявки на покупку швабр и веников от завхозов начинают рассматривать в штаб-квартире.
Рис. 11. Централизованная схема закупок
В небольших компаниях централизация закупок иногда заключается в том, что в переговорах со стратегическими поставщиками участвует высшее руководство. В результате поставщику проще дать дополнительную скидку, чем закладывать откат специалисту по снабжению, который выполняет только исполнительские функции.
Бюджетирование закупок
Хотя бюджетирование закупок внедряется для управления финансовыми потоками и повышения прозрачности финансовой информации в сфере закупок, тем не менее оно также является одним из инструментов борьбы с откатами. В этом случае отдел снабжения начинает работать по бюджетам, в которых указываются объемы закупок той или иной продукции, ее стоимость и источники финансирования. Бюджеты закупок обычно составляются на один год, а затем разбиваются на тактические – на более короткие промежутки времени: квартал, месяц и т. д. Ни одна сделка не может выйти за рамки установленного бюджета закупок. Для этого казначейство контролирует, чтобы ни один платеж «случайно» не прошел мимо бюджета, и оплачивает только то, что согласовано. Текущие коррективы в бюджет с учетом сложившейся ситуации (внеплановый рост цен, потребности в дополнительных закупках) раз в месяц вносит бюджетный комитет (либо высший руководитель). В торговых компаниях при закупках иногда еще планируется наценка (маржа) с учетом инфляции и сезонного роста цен, что также затрудняет ситуацию с откатами....В упрощенном виде схема бюджетирования закупок выглядит следующим образом.
1. Сначала необходимо определить стратегические виды сырья и материалов (если это производственная компания) или ключевые товарные позиции в категориях (если это торговая компания). Для этого используется АВС-анализ закупаемого сырья и материалов или товаров. Обычно закупки жестко планируются по товарным позициям групп А и В (иногда только А, если номенклатура превышает 1000 позиций), которые составляют около 80 % оборота. Для тех материалов (товаров), которые входят в группу С, стоимость должна определяться суммарно (с учетом прошлых периодов и динамики роста цен).
2. Затем рассчитываются объемы закупок и стоимость отдельных видов сырья и материалов (товаров) с учетом планируемого объема продаж и закупочных цен на бюджетный период. Стоимость сырья и материалов (товаров) указывается с учетом среднерыночных цен по результатам ценового мониторинга предложений на рынке. Если ожидается, что внутри бюджетного периода произойдут изменения стоимости сырья, материалов, товаров (инфляция, сезонные колебания), то необходимо в соответствующем месяце бюджетного периода скорректировать затраты на закупки. При планировании объемов закупки необходимо учитывать страховой (переходящий) запас сырья и материалов (товаров) (табл. 13).
Таблица 13 Примерный формат бюджета закупок товаров для торговой компании [25]
3. После определения объемов и стоимости закупки необходимо сформировать график расчетов с поставщиками с учетом существующих условий поставки.
4. В заключение – контроль исполнения бюджета закупок и внесение ежемесячных корректив.
Для того чтобы бюджетирование закупок стало надежным инструментом борьбы с откатами, необходимо регулярное проведение ценовых мониторингов и конъюнктурного анализа отделом маркетинга. В противном случае ситуация в закупках будет выглядеть так: «сами планируем закупочные цены и сами закупаем по установленным ценам».
Тендеры
Тендеры (конкурсные торги) – наиболее распространенный способ выбора поставщика с самым выгодным предложением. Проведение тендера позволяет не только минимизировать использование закупщиками откатных схем, но правильно оценивать рыночную ситуацию, выбирать предложения, содержащие лучшие условия. Тендер в форме открытого конкурса подразумевает участие максимального количества поставщиков.
Рассмотрим более подробно схему проведения тендера (рис. 12), а также наиболее часто встречающиеся на разных этапах нарушения со стороны купленных закупщиков и способы противодействия им.
Рис. 12. Схема проведения тендера
Подготовка тендера. На этом этапе необходимо провести подготовительную работу по разработке локальных нормативных документов (положение о закупках организации, регламент закупок, типовая конкурсная документация и методические материалы для закупщиков, приказ о создании конкурсной комиссии), технического задания и критериев определения победителей, конкурсной документации к данному тендеру.
Наиболее часто встречающееся нарушение – разработка техзадания с учетом технических характеристик продукции конкретного поставщика. Например, при закупке копировальной техники в спецификации указывается торговая марка одного из производителей, что естественно сводит тендер к закупке из единственного источника. Бороться с подобным нарушением можно, запретив указывать в техническом задании торговые марки, а также характеристики, присущие только продукции конкретного производителя. Есть и другой способ изначально выставить заведомо невыполнимые условия поставки. Например, при закупках сложного медицинского оборудования был выставлен нереальный срок поставки в две недели, хотя заказывать эту технику у зарубежного производителя нужно за три месяца до момента поставки. Когда в конкурсе победила фирма, близкая к региональному Министерству здравоохранения, то через некоторое время ею было получено письмо от главного врача больницы с просьбой перенести поставку техники на четыре месяца в связи с неготовностью помещения к монтажу.
Приглашение к участию в конкурсе. В отличие от государственных заказчиков, обязанных публиковать объявления о проведении конкурса в специализированных СМИ, коммерческая организация самостоятельно выбирает каналы информирования поставщиков. Нередко извещения о тендере высылаются компаниям, которые внесены в базу (список) потенциальных поставщиков по закупаемой группе товаров, или размещается на сайте организации. Поэтому основное злоупотребление на этом этапе заключается в том, что специалист по снабжению просто не приглашает на конкурс компании, которые могут составить конкуренцию «своему» поставщику. Нейтрализовать данное нарушение можно путем регулярного обновления базы (списка) потенциальных поставщиков, а также установления минимального количества участников конкурса. Например, при закупке автотранспорта число участников тендера должно быть не менее пяти, при этом двое должны быть приглашены впервые. Иногда нарушение на этом этапе организации конкурса выражается в задержке рассылки извещения ряду поставщиков. В результате «своя» компания может лучше подготовиться к конкурсу, а некоторые поставщики откажутся от участия из-за «горящих» сроков предоставления заявки. Избежать подобного нарушения можно, если возложить обязанности по рассылке документации на секретаря или офис-менеджера....Кроме того, к злоупотреблениям на этом этапе можно отнести:
♦ публикацию объявлений о тендере на сайте в 19:00 дня, предшествующего дню окончания приема заявок;
♦ введение суммы для подтверждения серьезности намерений за получение тендерной документации (например, 5 тысяч рублей за получение информации за один лот);
♦ ограничение времени на прием заявок (например, с 16:30 до 17:00 два дня в неделю в здании, доступ в которое возможен только по пропускам).