Глуп дает деньги, глупей того не берет
Кроме того, к злоупотреблениям на этом этапе можно отнести:
♦ публикацию объявлений о тендере на сайте в 19:00 дня, предшествующего дню окончания приема заявок;
♦ введение суммы для подтверждения серьезности намерений за получение тендерной документации (например, 5 тысяч рублей за получение информации за один лот);
♦ ограничение времени на прием заявок (например, с 16:30 до 17:00 два дня в неделю в здании, доступ в которое возможен только по пропускам).
Сбор и вскрытие конкурсных заявок от участников. На этом этапе необходимо собрать за определенный промежуток времени все конкурсные заявки, поступившие от поставщиков, а также обеспечить конфиденциальность сведений, которые в них содержатся.
Для пресечения нарушений получение и хранение заявок, которые предоставляются в запечатанных конвертах, возлагаются на секретаря. В результате снижается вероятность утери некоторых заявок и «слива» информации о том, какие цены и условия предложили другие участники тендера.
Чтобы исключить фальсификацию заявок, их вскрытие обычно осуществляется конкурсной комиссией в присутствии представителей поставщиков. В ходе этой процедуры оглашаются участники тендера и их ценовые предложения. По результатам вскрытия составляется протокол, в который вносится вся озвученная информация.Оценка конкурсных заявок. Процедура оценки поданных предложений состоит из трех стадий: проверка на соответствие требованиям по форме, проверка на соответствие квалификационным требованиям и ранжирование заявок. Оценка предложений – непростая задача, особенно если используются не два-три легко формализуемых количественных критерия – цена, сроки поставки и отсрочка платежа, а качественные критерии. Обычно для оценки чаще всего используются минимальная цена при соответствии квалификационным требованиям и балльная оценка. Рассмотрим подробнее возможные злоупотребления при использовании метода балльной оценки. Если необходимо «протащить» «своего» поставщика, который сотрудничает с компанией уже давно, то добавляется такой критерий, как «срок работы с поставщиком». Если «свой» поставщик – новый, то здесь вводится критерий «отсутствие сбоев в работе» (у «старых» поставщиков сбои будут всегда). По критерию, по которому «свой» выглядит лучше, обычно шкала оценки делается максимально длинной, а там, где хуже, – от 0 до 1. В примере (табл. 14) продемонстрирован вариант, который позволяет сделать победителем «своего» поставщика, несмотря на более высокую цену.
Таблица 14 Пример использования балльной оценки [26]
...Наиболее яркие злоупотребления при балльной оценке встречаются в сфере госзакупок. Например, баллы по цене устанавливаются в процентах от самой высокой из заявленных в конкурсной документации (табл. 15).
Таблица 15 Пример использования балльной оценки
Для реализации этой схемы необходимы две «свои» фирмы. Первая дает высокую цену, от которой потом идет расчет баллов. Другая предлагает цену на 10 % ниже от самой высокой при сроке поставки две недели. Даже если поставщик-конкурент даст цену на 15–20 % ниже самой высокой, он все равно получит свои 2 балла, как и «свой» поставщик. То же самое и по срокам поставки: хоть за один день поставь – те же 2 балла. Так кто же будет объявлен победителем в этом случае при прочих равных? Тот поставщик, чья конкурсная документация была зарегистрирована первой при сдаче. Конечно же, это будет «свой» поставщик.
...Чтобы избежать подобных злоупотреблений, иногда после проведения балльной оценки определяются три лучших предложения. Затем комиссия из трех отобранных предложений определяет победителя на основании экспертной оценки ее членов.
Определение победителя. Поставщик, получивший наибольшее количество баллов (если оценка производится балльным методом), становится претендентом на заключение договора поставки. После подписания договора все участники конкурса по письменному обращению информируются о победившем предложении.
Но даже на данном этапе можно осадить «не своего» поставщика. Для этого в проект договора иногда вставляют «драконовские» условия. Например, «поставщик отвечает за каждый день просрочки в объеме своих внеоборотных активов», либо назначается штраф в размере 50 % от суммы поставки, если первичные документы предоставлены несвоевременно. Другой способ – просто сорвать тендер, когда в число участников включается «фирма-помойка» с лучшей ценой и условиями оплаты. После победы она уклоняется от заключения договора. Затем еще тянется время, чтобы признать тендер недействительным и в аварийном режиме приступить к закупкам у «своих» поставщиков.
Так как процедура проведения тендера (открытого конкурса) трудоемка и затратна для компании-организатора, обязательно нужно определить минимальную сумму закупки, при которой организация тендера будет экономически целесообразна по сравнению с другими способами закупки. Так, например, в государственных закупках (согласно закону № 94-ФЗ) максимальным порогом для проведения закупок через запрос котировок является сумма в 250 тысяч рублей. В ряде случав громоздкость и «продажность» «бумажных» тендеров позволяет компенсировать использование интернет-технологий в сфере закупок. О них мы и поговорим в следующем разделе.
Интернет-технологии в сфере закупок
Использование интернет-технологий в сфере закупок исключает вероятность сговора представителей покупателя и продавца, устраняя возможность личных контактов между участниками сделки. Пример подобного решения – система электронных торгов (электронная торговая площадка).
Каким же образом реализуется преимущество системы электронных торгов? Для того чтобы представить основной принцип работы, нужно разобраться с традиционной системой закупок на отечественных предприятиях. В упрощенном виде она выглядит следующим образом (рис. 13). Подразделения компании формируют заявки на закупку необходимой продукции и передают их в отдел закупок. Отдел снабжения сравнивает заявки со складскими запасами, определяет необходимый объем закупок, перечень закупаемой продукции и формирует план закупок. Затем отдел снабжения (каждый специалист по снабжению в соответствии со специализацией) осуществляет анализ рынка и поиск поставщиков (если это необходимо), либо запрашивает коммерческие предложения от известных ему поставщиков. По результатам анализа предложений и дополнительных переговоров с поставщиками составляется конкурентный лист, который передается руководителю для принятия решения о заключении договора с тем или иным поставщиком.
Рис. 13. Традиционная система закупок на отечественных предприятиях
Закупки с использованием системы электронных торгов (рис. 14) позволяют исключить из процесса этап взаимодействия специалистов по снабжению с поставщиками путем передачи функций обслуживания процесса сбора и обработки информации оператору системы (IT-подразделению или внешней организации). В результате процесс закупок становится прозрачным, и возможность злоупотребления специалистов по снабжению своим служебным положением для получения откатов от поставщиков исключается. То есть все коммерческие предложения поставщиков по каждому тендеру учитываются в системе, без возможности удаления или искажения информации. При этом поданная информация является закрытой для всех участников торгов до момента объявления о его завершении. Таким образом, достигается чистота проводимых конкурсов, а также экономия на накладных расходах отдела снабжения (сокращение длительности телефонных переговоров, снижение расходов на картриджи и бумагу, используемых для получения и отправки факсов, сокращение трудозатрат сотрудников на подготовку сделки).
Рис. 14. Закупки при помощи системы электронных торгов
Для функционирования системы необходимо создать специализированное подразделение (оператор системы) в рамках IT-департамента компании или передать данный процесс на аутсорсинг независимой компании-оператору, что позволяет еще более снизить влияние «человеческого фактора» на закупочный процесс.
...Основное ограничение системы электронных торгов – ее использование только при закупке стандартизированных (с измеримыми и легко описываемыми характеристиками) и небрендованных товаров (нефтепродукты, металлопрокат, стройматериалы, инструменты, продукты питания и т. д.). Закупка товаров, а тем более услуг с уникальными и неизмеримыми характеристиками требует взаимодействия потребителя и поставщика для уточнения всех технических условий. Кроме того, действует и дополнительный психологический фактор. Как сказал генеральный директор одной компании, «на сто тысяч рублей через подобную площадку закупить по предоплате можно, а вот контрактовать поставку на несколько миллионов, не взглянув человеку в глаза, я не могу».
Основное ограничение системы электронных торгов – ее использование только при закупке стандартизированных (с измеримыми и легко описываемыми характеристиками) и небрендованных товаров (нефтепродукты, металлопрокат, стройматериалы, инструменты, продукты питания и т. д.). Закупка товаров, а тем более услуг с уникальными и неизмеримыми характеристиками требует взаимодействия потребителя и поставщика для уточнения всех технических условий. Кроме того, действует и дополнительный психологический фактор. Как сказал генеральный директор одной компании, «на сто тысяч рублей через подобную площадку закупить по предоплате можно, а вот контрактовать поставку на несколько миллионов, не взглянув человеку в глаза, я не могу».
Виды систем электронных торгов
Такие системы можно разделить на корпоративные системы электронных торгов и электронные торговые площадки, исходя из того, кто является оператором системы, то есть осуществляет и обслуживает ее (собственное IT-подразделение или внешняя организация).
Корпоративная система электронных торгов (buy site) может быть встроена в общекорпоративный сайт или вынесена в отдельный портал. Данная система в идеале должна быть интегрирована с информационными системами, используемыми в компании: системой управления ресурсами (ERP-системой), системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-системой), системой управления цепочками поставок (CSM-системой). В качестве примера корпоративной системы электронных торгов можно привести интернет-площадку MiraxTenders (www.mirax-tenders.ru).
MiraxTenders – проект департамента подбора подрядчиков Mirax Group, на котором представлена информация о текущих и прошедших подрядных торгах и система электронных тендеров на поставку стройматериалов на объекты компании. Главные преимущества системы – упрощение процедуры и сокращение сроков подготовительных этапов проведения тендеров, автоматическое оповещение всех пользователей системы о тендерах, которые проводит Mirax Group, прозрачная конкурентная среда и одинаково комфортные условия проведения тендера для всех его участников.
...Подобную интернет-площадку можно реализовать на базе одного из программных решений, представленных на IT-рынке. Например, электронная система управления закупками Norbit Business Trade. Стоимость создания корпоративной системы электронных торгов с привлечением IT-компании начинается от 100 тысяч у. е. Для того чтобы внедрение подобной системы окупило себя, необходимо, по грубым расчетам, проведение закупок на сумму от 1 млн у. е. за период окупаемости, так как экономия от внедрения корпоративной системы электронных торгов составляет в среднем 10 %. Более оптимальным вариантом для многих компаний будет использование независимых электронных торговых площадок.
Электронные торговые пло щадки существуют как отдельные интернет-сайты и предназначены для организации онлайн-деятельности специалистов по снабжению и сбыту различных компаний. На электронной торговой площадке создаются «рабочие места» для обеспечения пользователей необходимым сервисом: создание и поддержка каталогов продукции, поиск продавцов и покупателей, проведение тендеров, аукционов, запросов котировок в режиме реального времени, комплекс средств интерактивного взаимодействия контрагентов, маркетинговый и конъюнктурный анализ, предконтрактная и контрактная подготовка, проведение оплат поставщикам и контроля поставок.
Электронные торговые площадки можно разделить на универсальные (многоотраслевые), отраслевые и продуктовые. Примерами универсальных (многоотраслевых) электронных торговых площадок могут служить UseTender.com, Тender.su, ИНМАРСИС; отраслевых и продуктовых – www.tradecable.ru (кабель и электротехническая продукция), www.nge.ru (нефтепродукты), www.lke.ru (лакокрасочная продукция), www.polypipe.ru (полимерные трубы), www.cislink.ru (продукты питания и другие потребительские товары), eMatrix.ru (компьютерная техника и комплектующие).
Работа на электронной торговой площадке с необходимым сервисом (возможностью проведения конкурсных процедур) является платной. На некоторых торговых площадках взимается комиссия (в размере нескольких процентов или долей процента) от проводимых операций. На других площадках доступ оплачивается фиксированной суммой за период, не зависящей от проводимых операций. При этом стоимость работы на торговой площадке несопоставимо ниже стоимости создания своей корпоративной системы электронных торгов.
Какие же преимущества существуют у электронных торговых площадок по сравнению с корпоративной системой электронных торгов?
Затраты на разработку и внедрение. Затраты на создание и содержание корпоративной площадки значительно превосходят расходы на покупку услуг электронной торговой площадки.
Экономия. Стоимость содержания даже одного программиста для поддержания корпоративной площадки существенно выше стоимости услуг электронной торговой площадки. Если расходы на содержание корпоративной площадки (зарплата разработчиков, налоги, амортизация компьютеров, затраты на сервер, затраты на ПО) составляют от 5 тысяч до 30 тысяч долларов ежемесячно, то затраты на обслуживание электронной торговой площадки не выходят за пределы суммы 100–500 долларов в месяц.
Независимость. Электронная торговая площадка – независимый проект, не связанный ни с продавцами, ни покупателями. Это и служит гарантией непредвзятости.
Гарантия конфиденциальности. Информация по тендерам на «своей» площадке не может быть конфиденциальной: доступ к этим данным всегда имеет отдел программирования покупателя, содержащего площадку.
...В заключение следует отметить, что, используя различные методы, необходимо воздействовать как на причину, так и на механизмы возникновения ущерба от откатов. Ограничиваясь лишь отдельными областями или методами, компания может добиться лишь кратковременного эффекта. А спустя некоторое время способы получения откатов изменятся, сместившись в неконтролируемые области. В результате общие потери организации могут вернуться к прежним размерам или даже превысить их. Однако эффективность мероприятий по борьбе с откатами зависит не только от наличия достаточного финансирования. Среди основных факторов следует выделить готовность руководящего звена компании к изменениям как в привычных процедурах закупок, так и в процедурах работы с персоналом.
Литература
1. Уголовный кодекс РФ.
2. Бакшт К. А. Большие контакты. М.: Питер, 2009.
3. Бахарев А. Контрольный звонок: сбор рекомендаций // Справочник по управлению персоналом. 2006. № 2.
4. Берлин П. Русское взяточничество как социально-историческое явление // Современный мир. 1910. № 8.
5. Бодряков Р. Откаты в практике снабжения // Логистик & Система. 2005. № 5.
6. Бурдаева Е. С. Коммерческие закупки. М.: Питер, 2008.
7. Галицына А., Мороз П. Приз за личный вклад // Газета «Бизнес» от 02.12.2005.
8. Галицкая Л. Откат: деловой обычай как запрещенный прием // Sales business / Продажи. 2006. № 5.
9. Горбачев М. Н., Ткаченко Д. В., Ходарев А. С. Разведтехнологии в продажах. М.: Вершина, 2008.
10. Голосенко И. А. Феномен «русской взятки»: очерк истории отечественной социологии чиновничества // Журнал социологии и социальной антропологии. 1999. Том II. № 3. С. 101–115.
11. Дорохов Р. Microsoft покупает клиентов // Газета «Ведомости» № 89 от 19.05.2006.
12. Денисов Д. Территория отката // Бизнес-журнал. 2005. № 8.
13. Денисов Д. Порочная практика // Бизнес-журнал. 2005. № 8.
14. Егоров А. В. Нет – «откатам». Методы предотвращения финансового ущерба компании на этапе приобретения товаров и услуг. Логистика сегодня. 2004. № 3.
15. Егоров А., Лушкин С. Безоткатные закупки // Управление компанией. 2004. № 9.
16. Завадский В. Диалог специалиста и тренера о работе с крупными организациями //www.tsale.ru.
17. Иконников В. С. Граф Мордвинов. СПб.: Тип. В. Безобразов и К. 1873.
18. Русская старина. Жизнь императоров и их фаворитов. Новости, 1992.
19. Каминская Е. Сглаживаем сезонные спады продаж инструментами трейд-маркетинга // Sales business / Продажи. 2006. № 1. С. 54–56.
20. Катаев И. М. Дореформенная бюрократия. По запискам, мемуарам и литературе. СПб.: Типография «Энергия». 1914.
21. Катеруша А. Работа с коррумпированными клиентами, http://exkavator.ru.
22. Кузнецов К. В. Конкурентные закупки. М.: Питер, 2005.
23. Кузнецов К. В. Настольная книга поставщика и закупщика: торги, конкурсы, тендеры, М.: Альпина Паблишер, 2005.