Самый удобный и наглядный инструмент планирования семейных дел – это холодильник или магнитная доска, где можно писать маркером. Еще вам понадобится пара магнитов для вывешивания различных заметок. Единственный недостаток такого инструмента – его немобильность и молчаливость. Список продуктов, который вы повесили на холодильник, легко забыть. Магнитная доска не оповестит вас сигналом о том, что нужно записать ребенка на очередную прививку. Для таких целей лучше всего подходит приложение на смартфоне.
Отличие смартфонов от обычных сотовых телефонов – относительно большой экран, на котором удобно писать и планировать, а также схожесть по функциям с компьютером и наличие специального программного обеспечения, в том числе для тайм-менеджмента. Смартфон можно всегда держать под рукой, фиксировать поступающие задания, заносить их в подходящий список. Списки при необходимости можно пересылать другим (например, список покупок – мужу). Такая организация процесса освободит вас от необходимости обращать внимание на ненужное и избавит от лишнего стресса.
Для кого-то бумажный органайзер – по-прежнему самое простое и удобное средство планирования. Он приемлем по цене, его можно носить с собой. Для многих людей планировать на бумаге удобнее, чем на смартфоне или компьютере. С бумаги информация никуда не пропадет, в декабре можно найти цели начала года и посмотреть, что выполнено, а что нет. И все же у органайзеров много недостатков по сравнению со смартфонами. Родители, освоившие технику, планируют быстрее, эффективнее и более мобильны в том, что касается передачи информации.
Смартфон можно синхронизировать с компьютером, и тогда все ваши задачи будут в обоих устройствах. Единственное, что нужно иметь в виду, что не все смартфоны и программы можно синхронизировать с компьютером. Об этом нужно заранее спрашивать при приобретении смартфона или соответствующей программы.
Личный опытСегодня для планирования я использую сразу несколько инструментов:
• Магнитную доску размером 55 × 90 см для семейного планирования. Висит она на видном месте в коридоре. Треть ее занимает краткий план семейных дел на неделю. Еще одну треть – бумаги, которые нужно обсудить, план дежурств мужа. В центре доски – дела, которые нужно сделать (вместе или мужу) и наши с мужем сообщения друг другу («Люблю тебя», «Сегодня вечером спорт!»). Мы оба – визуалы, поэтому письменные сообщения нам подходят лучше всего.
• Большая магнитная доска размером 90 × 120 см, которую я использую для личного стратегического планирования. Она висит в спальной комнате. Чаще всего в центре я рисую колесо жизненного баланса[14], из которого рождаются долгосрочные и среднесрочные цели. Имея перед глазами эти цели, легко составить план на месяц, неделю или день.
• Ну и, конечно, iPhone. Его я использую для фиксации входящих задач, составления списков, записи мыслей для тех или иных проектов. В этом мне помогают программа Things и заметки. Последнее время очень часто использую фотокамеру iPhone для фиксации нужной информации. Если нужно что-то быстро запомнить, сохранить изображение – без фотокамеры никуда.
• Иногда я использую бумажное планирование, особенно за компьютером. Если мысли о делах не дают мне сосредоточиться, я просто выписываю их на лист бумаги и делаю после того, как заканчиваю задание, для выполнения которого села за компьютер.
Мария ХайнцМой главный инструмент планирования – очень простой. Называется «тетрадь для всего». Это большая толстая тетрадь формата А4, в которую я записываю цели, планы, задачи, рисую от руки схемы, провожу мозговые штурмы и т. д. Это мой самый верный и самый любимый инструмент. Конечно, использую и календари, включая Google Calendar, но именно для планирования мне удобнее всего такая тетрадь.
У нас с мужем есть долгосрочные семейные планы, для себя в конце каждого года намечаю цели на следующий. Раз в месяц отвожу примерно час на продумывание целей и задач на месяц и каждую неделю начинаю с плана на неделю. Но план этот очень гибкий – я намечаю главные задачи и сочетаю их в течение недели таким образом, чтобы максимально эффективно их выполнить с точки зрения времени и сил, при этом обязательно стараюсь часть задач делегировать.
Алена МорозВозможно, для того чтобы найти свою систему планирования, вам придется испробовать разные системы, но не останавливайтесь, пока не найдете то, что вам действительно нравится и помогает эффективно строить день.
Программы для планирования
Рынок программного обеспечения пестрит различными средствами планирования дел. Практически в каждом смартфоне есть календарь и заметки, которых вполне может хватить домашней хозяйке. Если у вас более амбициозные планы, стоит подумать о приобретении специальной программы.
Самые популярные планировщики основаны на системе GTD (getting things done) Дэвида Аллена. Основная задача планировщика – освободить свою голову от дел. Все они должны быть зафиксированы в программе и ждать назначенного часа.
Самые популярные на сегодня – это приложения Things, 2do, Remember The Milk, OmniFocus, MyLifeOrganized и LeaderTask. Все они построены по одному принципу, но имеют различия в количестве функций, настройках и дизайне. В соответствии с концепцией GTD, главная функция программы – фиксировать все желаемые цели, дела и задачи, а потом сортировать их по различным папкам для выполнения.
Необходимо отметить, что некоторые программы разрабатывались специально для iPhone и Mac (Things, 2do) и их нельзя синхронизировать, например, с Outlook (в последней версии 2do эта функция появилась). Поэтому, приобретая новую программу для планирования своих дел, проанализируйте, нужна ли вам синхронизация с другими программами, которыми вы пользуетесь. Вы можете уточнить, какие программы – аналоги Things будут работать на вашем смартфоне и компьютере[15].
Одна из лучших программ-менеджеров задач – Things. Она получила награду в номинации Best Productivity Enhancer («Лучшее приложение, увеличивающее продуктивность») в 2008 г. и стала победителем конкурса Apple Design Awards в номинации «Лучшие программы для Mac OS X Leopard» в 2009 г. В апреле 2010 г. была разработана версия для iPad. Things, по оценкам специалистов, по праву занимает лидирующее положение в программах-задачниках. Ее обзор вы найдете в приложении.
Используя удобную программу фиксирования задач, вы освобождаете свою голову от необходимости думать об этом, перестаете беспокоиться. Всю сэкономленную энергию вы можете направить на выполнение дел. Планировщик задач покажет вам, когда и что нужно сделать. Настройте программу под свои нужды, и вы будете успевать намного больше.
Выводы к главе 4
1. Планирование в семье, особенно ежедневное, удается, только если оно удобно, не занимает много времени и никого не напрягает, то есть вплетено в жизнь семьи. Оно работает естественно и непринужденно, поэтому мы назвали его естественным планированием.
2. Одна из важных составляющих естественного планирования – умение распределять дела по блокам времени. Данный способ наиболее подходит родителям: в течение дня у них имеются повторяющиеся по содержанию блоки времени (с детьми, без детей, с одним ребенком, на работе), в которые можно запланировать наиболее подходящие для этого времени задачи.
3. Для реализации навыка естественного планирования важно уметь включать задания в режим ребенка и не забывать заряжаться энергией в течение дня.
4. Чтобы не упускать из поля зрения главное, родителям важно помнить о совете на $25 000 и расставлять запланированные дела по приоритетности.
5. По-настоящему естественным планирование делают подходящие для этого инструменты. Наиболее подходит магнитная доска для планирования семейных дел и смартфоны для родителей.
Глава 5 Навыки оптимизации процессов
* * *Родителям постоянно приходится оптимизировать многие процессы, чтобы экономить свое время. Если до рождения детей на приготовление ужина можно было выделить час и больше, то теперь такую роскошь себе уже не позволить. Дети едят медленно, а после этого их нужно подготовить ко сну и уложить, и все это может затянуться на пару часов, которых у родителей просто нет, потому что по телевизору начинается футбольный матч, а в Интернете – очередной вебинар. Точно так же и с другими процессами. Родители, которые научились оптимизировать процессы, успевают больше без каких-либо потерь эмоциональной энергии. Даже наоборот: экономия времени достигается за счет креативного мышления и дополнительных навыков:
• уменьшения количества дел;
• совмещения нескольких дел;
• концентрации;
• совмещения нескольких дел;
• концентрации;
• правильного разгона;
• правила законченного цикла;
• использования естественного течения процессов.
Уменьшение количества дел
Уменьшение количества дел покажется каждому из нас естественным процессом в деле экономии времени. А количество дел напрямую связано с количеством наших вещей. Но как только возникает вопрос, стоит ли избавиться от желтого самосвальчика, которым ребенок уже не играет, не убрать ли с полки фигурки, с которых постоянно приходится вытирать пыль, не выкинуть ли вещи, которые мы не носим уже месяца три, мы задвигаем мысль о том, что со всем с этим придется расстаться, куда подальше. И все же к ней приходится время от времени возвращаться, ведь вещей становится все больше, а каждая из них требует внимания и времени владельца.
Уменьшение количества вещей
Среднестатистический человек в зрелом возрасте обладает примерно 10 000 предметов. С возрастом склонность к собирательству и любовь к вещам только усиливаются. В этом нет ничего страшного, но только не для родителей, которые хотят все успевать. Чистить, стирать пыль, мыть, искать необходимые вещи в ворохе старых – эти задачи отнимают уйму времени. Более того, вещи, которые вы не используете активно, это «вампиры», которые высасывают из вас энергию. Время от времени вы обращаете на них внимание: «Нужно бы выкинуть…», «Стоит кому-нибудь отдать…», но не делаете этого, и постепенно возникает «вампир», который высасывает из вас энергию. Если вы не обращаете внимания на вещи, то на них обязательно обратят внимание дети. Вы можете значительно облегчить свою участь, если избавитесь от ненужного барахла или хотя бы так рассортируете его.
Сокращать количество вещей наиболее эффективно еще до их приобретения. Всегда задавайте себе вопрос: «А сколько мне на эту вещь впоследствии придется потратить времени?» Возможно, желание покупать сразу отпадет.
Личный опытПомню, после того как я прочитала совет одной многодетной мамы – не брать от сердобольных соседей и других мам вещи и игрушки коробками, потому что от них потом будет очень трудно избавиться и они в итоге превратят квартиру в склад, – я тоже стала достаточно критично подходить к таким «подаркам». Детям нужно совсем немного вещей и игрушек, тем более что они из них быстро вырастают.
Мария ХайнцЗаметьте, что в нашем гардеробе тоже действует закон Парето «80 к 20»[16]. 80 % времени мы и наши дети носим 20 % имеющейся в нашем распоряжении одежды. Выявите эти 20 %, уберите 80 % оставшейся, и вы (как и ваш шкаф) вздохнете с облегчением. Если не можете выкинуть эти вещи, то спрячьте их в коробку. Если на протяжении нескольких месяцев у вас не возникло потребности заглянуть в эту коробку, то можете смело от нее избавиться. Наиболее подходящее время для ревизии шкафов – это переход от одного сезона к другому. Вы не поверите, но с этой задачей можно справиться в считаные минуты (конечно, если шкаф не в самом запущенном состоянии). Главное, выделить на это время в своем ежедневнике, поставить детям коробку с игрушками неподалеку и начать.
Как избавляться от вещей? Детскую одежду можно предложить другим мамам. В Германии многие приносят коробки с одеждой прямо в садик и ставят их около двери с надписью «Дарим». К вечеру коробка пустеет, а лица родителей светятся радостью. Если вам не хочется отдавать вещи, организуйте в один из вечеров в садике или в другом месте, где можно собрать мам, вечер продажи подержанных вещей. Это прекрасный способ избавиться от ненужных вещей и недорого приобрести нужные.
Вы также можете подарить вещи детям-сиротам и неимущим людям. Помните о законе энергии: новая энергия появляется только тогда, когда вы отдаете. Отсутствие этого движения приводит к застою, к болоту.
Упражнение для эффективных родителейПодойдите к своему шкафу и выложите из него в коробку все, что вы не надевали больше двух месяцев. То же самое проделайте с вещами детей (если дети уже в сознательном возрасте, желательно проделать эту операцию вместе с ними). Установите контрольный срок в полгода. Если вы не вспомните про эти вещи, значит, от них нужно постепенно избавляться. Если вы не хотите, чтобы в квартире стояли коробки, найдите элегантное решение: такие магазины, как IKEA, предлагают различные варианты складирования вещей в красивые ящики и коробки.
Правила одного касания и двух минут
В тайм-менеджменте есть правила одного касания и двух минут, которые позволяют быстро решать мелкие дела. Они освобождают вас от необходимости дважды браться за мелкие дела и терять на этом драгоценное время. Правило одного касания таково: не откладывать решение о том, как распорядиться той или иной вещью, то есть не складывать вещи на холодильник, в шкаф или другие места, чтобы подумать, что же с ними сделать в конечном счете. Нужно решать сразу, как только вещь оказалась в ваших руках. Если не удается сразу решить ее судьбу, то можно хотя бы задать нужное направление. Например, пришло письмо об оплате счета. Можно положить письмо на холодильник, чтобы разобраться с ним позже, а можно (и нужно) сразу решить, кто и когда оплатит этот счет. Варианты:
• отправить фотографию счета мужу, чтобы он оплатил счет по дороге с работы домой;
• положить рядом с компьютером, чтобы вечером оплатить через Интернет, если сейчас на это нет времени;
• положить в сумку и поставить задачу в ежедневник – оплатить по дороге в магазин завтра через терминал.
Правило одного касания можно применять и в других ситуациях для оптимизации процессов. Например, если у вас есть посудомоечная машина, приучить себя и всех членов семьи складывать всю посуду не в раковину, не на стол, а прямо в машину.
Правило одного касания очень просто в применении, если у вас дома есть структура, которая определяет движение различных вещей. Запертый от детей шкаф с папками – сюда стекаются все документы и нужные бумаги. Имея структуру внутри такого шкафа, вы никогда не будете терять время на поиск паспортов, свидетельств о рождении и других нужных документов и бумаг. Самый простой способ создать такую структуру, если у вас ее еще нет, это начать искать какой-нибудь нужный документ. Сразу сортируйте бумаги: финансы, работа, учеба, дети и т. д.
Другой пример структуры, которая помогает оптимизировать процессы, это расположение в шкафу вещей ребенка, которое удобно и понятно всем членам семьи. Зная, где находятся брюки, где платья, а где нижнее белье, не только мама, но и папа или ребенок постарше могут разложить чистую одежду по полкам.
Очень важно и другое: система порядка должна быть понятна не только маме, но и другим членам семьи. Для этого можно наклеивать на коробки с игрушками соответствующие картинки, на коробки с зимней обувью – бумажки с надписями и т. д.
Упражнение для эффективных родителейПодумайте в течение дня, где вы могли бы применить правило одного касания. Складывать белое белье сразу в машину, а темное и цветное в две разных корзины для белья? Поставить для рекламных газет, которые вы не читаете, специальную коробку около почтового ящика, чтобы не тащить их каждый день в квартиру? Приобрести удобную сумку для покупок, чтобы складывать товары у кассы сразу в сумку, а не сначала в тележку, а потом в машину? (Вы не поверите, но это экономит десять минут при каждой покупке и кучу сил, особенно если вы отправляетесь в магазин вместе с детьми.)
Правило двух минут созвучно с правилом одного касания. Только оно относится не к вещам, а к мелким делам. Если вы можете уладить какое-то дело в течение двух минут, сделайте это сразу. Это связано с тем, что любому человеку, чтобы включиться в выполнение какого-то дела, нужно как минимум две минуты. Особенно это касается коротких ответов на электронные сообщения, разбора почты и т. д. С электронной почтой это правило экономит время, если вы просматриваете почту не чаще двух-трех раз в день. Иначе быстрые ответы превращаются в диалог, который только отнимает время.
Избавьтесь от «дохлых лошадей»
На Востоке есть такая пословица: «Лошадь сдохла – слезь с нее». Если мы от такой лошади не избавляемся, то или остаемся стоять на месте, или вынуждены тащить лошадь на своем горбу. Это дела, проекты, вещи, люди, отношения, которые мы храним, которым уделяем время и силы, но которые нам давно уже ничего не приносят. Даже наоборот – они отнимают наши энергию и силы.
Личный опытКогда я в первый раз прочитала про «дохлых лошадей», то удалила около половины рассылок, которые приходили мне на ящик и отвлекали мое внимание. Мы уже давно переехали, а я все еще получала новости с портала недвижимости. Дети мои уже давно не младенцы, а я все еще была подписана на рассылку «Игры с малышами». Пусть я большинство из этих рассылок уже не читала, но как минимум раз в день их удаляла. И таких у меня оказалось штук пятнадцать! Сколько энергии и времени для других дел освободилось, когда я избавилась от этих «дохлых лошадей»!