• в конце 1980-х – начале 1990-х мне удалось существенно поднять уровень владения английским языком за счет… дефицита продуктов питания и очередей в магазинах. Я брала с собой книжку на английском и словарик и, к удивлению стоящих рядом бабулек, погружалась в чтение. Дома я вряд ли смогла бы себя заставить заниматься;
• значительную часть своих статей и книг я написала в дороге – в самолете, гостиничном номере после тяжелого дня, а также в перерывах на обед или во время перемены при проведении тренингов или чтении лекций на программах МВА. Там у меня нет других соблазнов, а вот дома мне заставить себя писать гораздо труднее, следовательно, продуктивность будет ниже (так как настрой, по моему опыту, непосредственно влияет на продуктивность).
Очень полезно проанализировать свои действия с точки зрения продуктивности времени и посоветоваться с людьми, которым вы доверяете. Какие-то вещи, связанные с эффективностью поведения, лучше видны со стороны. Особенно значима экспертная оценка в том случае, если ваша работа связана с публичностью (например, презентации, переговоры, ведение совещаний и т. п.) и большую роль играет не только то, как вы себя чувствуете, но и то, насколько хорошо выглядите со стороны, какое производите впечатление.
Запланированное и стихийное время
Эти термины вы встретите во всех книгах и тренингах по тайм-менеджменту (мы же уже говорили, что временем как таковым управлять нельзя, можно только «дружить» с ним и управлять собой). Однако всегда удивляет тот факт, что многие авторы четко указывают соотношение времени в процентах: например, 60 % – запланированное время / 40 % – стихийное. Я считаю, что в общем случае эти проценты нельзя просчитать, но можно определить такое соотношение для себя, сделав тщательную фотографию своего рабочего дня, недели, месяца.
Но прежде всего давайте разберемся с терминами.
Запланированное время – время, в течение которого вы и только вы влияете на то, чем заняты. Вы – хозяин положения, вас никто не отвлекает, не подбрасывает дополнительных вопросов и задач, которые надо срочно решить.
Рассмотрим примеры:
• вы – бухгалтер и понимаете, что в эти часы сотрудники не будут обращаться к вам с вопросами или задачами (или в силу специфики вашей работы они вообще к вам не обращаются);
• вы работаете в активных продажах, т. е. клиенты не выходят на вас сами, а это время вы отвели для подготовки презентации, уединились и работаете;
• вы – менеджер по подбору персонала, и эти часы вы выделили для просмотра накопленных резюме;
• вы – руководитель, и весь сегодняшний день вы отвели на корректировку бизнес-плана, для чего вам не нужны коммуникации с другими людьми;
• вы – дома одна и хотите приготовить праздничный ужин, ничто вас не отвлекает, никого рядом нет;
• вы решили дочитать сегодня нужную книгу и заранее договорились с мужем, что он возьмет на себя ужин и детей.
Стихийное время – время, в течение которого занятость зависит не от вас, а от других людей и/или обстоятельств.
Рассмотрим примеры:
• входящие звонки от внешних или внутренних (коллеги, чьи вопросы вы обязаны решать) клиентов;
• вы заняты разрешением сложной или конфликтной ситуации в вашем отделе, и точно спрогнозировать, сколько времени уйдет на это, нельзя, так как в конфликт вовлечено слишком много людей;
• вы подбираете персонал. Интервью может длиться час, если кандидат вас заинтересовал, или закончиться в течение двадцати минут, если кандидат оказался не очень подходящим;
• вы убираете квартиру, а вокруг вас вертится маленький ребенок: он то просит поесть, то ему хочется в туалет, то ему жарко и его надо переодеть;
• вы дома и читаете книгу, но знаете, что в ближайшие два часа должны прийти сборщики мебели, чтобы собрать новый шкаф. Вы понятия не имеете о том, сколько времени это отнимет, придется ли их постоянно контролировать, сколько вопросов они зададут.
Каждому из нас стоит сделать так называемую «фотографию» своего времени (не только рабочего, так как личное время можно планировать по тем же принципам). При этом желательно не ограничиваться одним днем и даже неделей, а делать замеры, например, месяца, потом недели, а затем уже дня. Почему так? Дело в том, что соотношение запланированного и стихийного времени может меняться не только в течение дня, но и в течение более длительных периодов времени. (Например, наибольшее количество звонков от клиентов у вас традиционно приходится на пятницу, но они редко звонят в понедельник или вечером, а в среду надо больше времени уделить проверке уроков у ребенка, так как в четверг у него самый сложный школьный день. Это значит, что отношение стихийного времени к запланированному в пятницу будет выше. Аналогичная тенденция может сохраняться в течение месяца или даже года, если вы сталкиваетесь в бизнесе с ярко выраженной сезонностью.)
Итак, у каждого человека соотношение запланированного и стихийного времени может сильно отличаться в разные периоды. Вопрос в том, для чего же нам надо знать об этом? Как использовать это знание для повышения собственной эффективности и удовлетворенности жизнью? Здесь можно выделить два момента:
1. Вы можете точно планировать объем своих рабочих или личных дел только на тот период, который относится к запланированному времени. Это значит, что если мой восьмичасовой рабочий день составляет 50/50, то я могу жестко планировать свои дела только на 4 часа из них. В остальные 4 часа я буду выполнять резервные дела, которые можно сделать и не сегодня, если все эти часы будут заполнены стихийными делами. Аналогичный принцип распространяется и на личное время. Я могу быть уверена, что, начав в восемь вечера, я закончу приготовление блюда, которое требует часа времени, ровно в девять, если это время стопроцентно запланированное. Однако если я понимаю, что меня могут отвлекать муж, дети или сборщики мебели, то нельзя быть уверенной, что закончишь готовку к девяти, а значит надо иметь определенный запас времени. Это самое первое и самое простое.
2. Значительно больший эффект для повышения вашей эффективности и удовлетворенности будет давать уменьшение процента стихийного времени в пользу увеличения запланированного. Давайте обсудим способы, с помощью которых это можно сделать. Их несколько:
• распланируйте свой день таким образом, чтобы максимум факторов, которые делают ваше время стихийным, приходились на строго определенные часы, а все остальные дела, на которые влияете только вы, – на остальную часть дня. Это можно сделать, если наблюдается четкая временна́я закономерность (например, звонки от клиентов поступают преимущественно во второй половине дня, после того как они получат информацию от вас) или вы можете повлиять на свои «приемные часы» (например, часы консультирования сотрудников приходятся на вторую половину дня);
• постарайтесь использовать табличку «Извините, в настоящее время я занята на 1 час (или в течение другого периода)» в те часы, когда вы выполняете особенно важную работу, или закрывать дверь кабинета, если у вас отдельный кабинет;
• постарайтесь минимизировать количество отвлекающих вас от важных дел факторов. Например, в период выполнения важной работы можно выставлять автоответчик и перезвонить позднее, а также не отвлекаться на каждое входящее сообщение по e-mail или по другому коммуникационному каналу.
Скажи «НЕТ» стереотипным советам
Нередко в книгах по тайм-менеджменту даются стереотипные советы типа:
• не начинайте день с просмотра почты или каких-то других мелких дел;
• выполняйте однородные дела единым блоком;
• формулируйте для себя дела в виде результата, а не процесса их выполнения;
• тщательно готовьтесь к выполняемой работе.
Таких советов много. О первом из них мы с вами уже говорили: правильность или неправильность этого совета зависит от ваших биологических часов и других факторов продуктивности времени. А об остальных советах речь пойдет ниже. У вас будет возможность пройти небольшое тестирование (надеемся, что перед собой вы будете честны) и получить персональные рекомендации, исходя из выявленных по результатам теста особенностей.
Итак, пожалуйста, ответьте на несколько вопросов:
1. Что для вас более естественно и комфортно: длительное время выполнять однотипные задачи или задачи различного типа? Оцените, как при длительном (с вашей точки зрения) выполнении однотипных задач меняется ваши продуктивность и настроение – в лучшую сторону или в худшую?
2. Вы выполняете одновременно два не особенно сложных дела (например, обсуждаете рабочие вопросы по телефону и просматриваете почту либо смотрите фильм (не самый захватывающий) и проглядываете газету). Является ли такая ситуация для вас комфортной или дискомфортной? Сильно ли снижается скорость восприятия, повышается ли процент ошибок?
2. Вы выполняете одновременно два не особенно сложных дела (например, обсуждаете рабочие вопросы по телефону и просматриваете почту либо смотрите фильм (не самый захватывающий) и проглядываете газету). Является ли такая ситуация для вас комфортной или дискомфортной? Сильно ли снижается скорость восприятия, повышается ли процент ошибок?
3. Опишите свой последний рабочий проект (или последнюю рабочую неделю).
4. Представьте, что вам предстоит выйти на новую работу. Опишите ваш первый рабочий день.
Рассмотрим результаты.
1.
2.
3.
4.
Персональные рекомендации (согласно полученным ответам)
Сейчас вы смогли определить свои индивидуальные особенности и получить рекомендации с учетом специфики вашей личности. Постарайтесь учесть их при планировании своего рабочего и личного времени. Однако есть еще один момент, связанный с темой дружбы со временем, который стоит обсудить.
Пожиратели времени
Давайте определимся с критериями эффективно проведенного времени: вы получаете либо удовольствие, либо пользу. Поэтому в личной жизни пожирателями времени мы можем считать то, что не принесло ни удовольствия, ни пользы. Так что даже если вы сидите перед телевизором с бутылкой пива и от этого получаете удовольствие, значит время потрачено не зря. Старайтесь не делать сами и не заставлять своих близких делать то, что не приносит удовольствия, а польза сомнительна (яркий пример такой ситуации: ребенка заставляют ходить в музыкальную школу, которую он терпеть не может и при этом у него явно нет задатков профессионального музыканта). Если же вы получили удовольствие (посмотрели интересный фильм), или пользу (придумали план садового участка), или и то и другое (полезное хобби; к этой категории может быть отнесен и план садового участка, если его составление доставило вам радость), то время было использовано совершенно правильно.
Однако в течение дня мы часто сталкиваемся с так называемыми пожирателями времени, т. е. с тем, что не приносит нам пользы. Рассмотрим, какие существуют пожиратели времени и что можно сделать, чтобы уменьшить потери. Предлагаю следующую классификацию.
Пожиратели времени
Даже это небольшое число решений позволит каждому лучше дружить со временем, учитывая свои индивидуальные особенности. Теперь дело за вами, потому что только большое желание, усилия воли и определенный труд позволит вам применить на практике инструменты оптимизации использования времени. Удачи в этом!
Как эффективно строить отношения с людьми, не похожими на вас
Светлана Иванова: В моей работе бизнес-тренера был такой занятный случай. Я приехала на переговоры в компанию, которая выбирала провайдера для проведения тренингов по продажам. Моей целью было сделать так, чтобы выбрали именно меня, поскольку проект был значительным и финансово выгодным. Я встречалась с административным директором, который почему-то выполнял еще и функции менеджера по персоналу. (Чтобы дальнейший мой рассказ был понятен, расскажу немного о себе: я быстро говорю, часто с низкой степенью детальности, так как ориентирована на результат.) Итак, начинается встреча. Я поздоровалась, представилась, клиент также. Затем он говорит: «Светлана… расскажите… как проходит… ваш… тренинг?» Я начинаю говорить: «Сначала… в тренинге… разбираем… одну из технологий продаж… например… работу с возражениями… Затем отрабатываем… ролевые игры… на примере… тех возражений… с которыми… реально сталкиваются… участники тренинга…» Он перебивает меня и говорит: «А можно… поподробнее… Вы заходите в аудиторию… здороваетесь… а дальше?» Ну и в таком же темпе (думаю, вы догадались, что точки означают долгие паузы). Я рассказываю о том, как здороваюсь, представляюсь, затем мы знакомимся по кругу, собираем ожидания участников, я показываю первый слайд и пишу на доске тему, потом… Ну и так далее в течение минут 20–30. Выслушав всю эту, с моей точки зрения, не самую нужную информацию, клиент говорит: «Ну вот, наконец-то серьезный тренер приехал, а то все какие-то суетливые были…» Так он оценил тот факт, что мне удалось подстроиться под его стиль общения и приоритеты.
Что же происходило на встречах с моими предшественниками? Скорее всего, они пытались доказать, что в тренинге важен не процесс, а результат, возможно, говорили достаточно быстро, что характерно для многих бизнес-тренеров и вполне соответствует требованиям профессии. Но клиенту было некомфортно общаться таким образом, и только подстройка под его стиль привела меня к победе – выбор был сделан в мою пользу. Так что этот рассказ может служить своеобразным эпиграфом к разделу!
Очень многие успешно строят взаимоотношения с теми людьми, кто похож на них. Это связано и с проекцией, о которой мы говорили в главе 1 «Сбросить балласт», с тем, что у людей разная система интересов и ценностей, а также с их метапрограммами, которые также могут кардинально различаться (о чем мы будем говорить ниже).
Различие в ценностях
ИСТОРИЯ ПЕРВАЯ. Один из участников тренинга рассказал о проблеме, возникшей у них на работе. В бухгалтерии довольно крупной компании, женском коллективе, долгое время существовал затяжной конфликт. В него была втянута большая часть сотрудниц, причем на определенном этапе этот конфликт, изначально чисто личностный, стал сказываться и на работе, на взаимопомощи и взаимозаменяемости бухгалтеров. Именно этот факт и привлек внимание одного из руководителей компании. В результате достаточно откровенных разговоров с сотрудницами выяснилось следующее. В коллективе давно работает Анна – своеобразный лидер «старшего поколения» бухгалтеров. Она пользуется уважением за профессионализм и сильный характер. Год назад на работу взяли Марину, молодую женщину с сильной харизмой и явно талантливого бухгалтера, которая за полгода смогла продвинуться по службе – была переведена на более сложный участок и получила должность старшего бухгалтера. Она явно имеет влияние на более молодую часть коллектива. Однако ни Анна, ни Марина не стремятся к роли лидера, по крайней мере в настоящее время. Так в чем же причина конфликта? Дело в том, что Анна, несмотря на сильный характер, не стремится к карьере и лидерству просто потому, что ставит на первое место семейные ценности: у нее муж и двое детей. Она очень гордится успехами своих детей, часто рассказывает о них на работе, делает все, чтобы уделять им много внимания и быть хорошей хозяйкой. Анна собирает рецепты, ее волнует чистота в доме, она переживает, если кто-то из детей приносит тройку из школы. Марина исповедует совершенно другие жизненные принципы – брать от жизни все удовольствия, не забывая о том, что для этого нужны деньги, т. е. хорошая работа сейчас и успешная карьера в будущем. Марина часто рассказывает о клубах, вечеринках, своих бойфрендах, которые у нее периодически меняются. Тратить время на готовку и уборку – какая глупость. Таким образом, ценности и установки у Анны и Марины диаметрально противоположны. При этом Марина остра на язык и, слушая рассказы Анны, нередко подпускает шпильки. Та, в свою очередь, обижаясь на замечания Марины, не очень лестно отзывается о ее моральном облике. Перепалки возникали все чаще и чаще. У каждой из дам появились свои сторонницы. Противоречия нарастали. Результат – конфликт и своеобразные кланы в коллективе, о которых мы уже упоминали. К счастью, ситуацию удалось разрешить, так как и Марина, и Анна были все-таки умными женщинами. Решение заключалось в том, что и главные героини, и остальные сотрудницы договорились о введении «запретных тем», которые не будут обсуждаться в коллективе. Как вы понимаете, этими темами стали те, которые и вызывали разногласия и конфликт.
ИСТОРИЯ ВТОРАЯ пришла к нам из Алма-Аты (Казахстан). Для проведения семинаров туда пригласили очень известного преподавателя-тренера, признанного авторитета по определенной тематике в России. Однако семинар прошел не очень успешно. В чем причина? А в том, что тренер довольно часто и вольно давал комментарии, в которых присутствовала сексуальная тематика. Причем сразу отметим – ничего скабрезного. В России такие высказывания, как правило, воспринимаются либо нейтрально, либо позитивно. Однако традиции Казахстана не позволяют публично даже вскользь касаться таких тем. Результат – негативное отношение аудитории и к ведущему, и к самому семинару.