Развитие навыков эффективности – это процесс непрерывной эволюции и адаптации, нет ничего сложного в том, чтобы контролировать кредитный или дебетовый счета. Подобный сервис помогает точно определить, где именно надлежит приложить усилие, чтобы сэкономить ощутимую сумму денег посредством смены провайдеров, например.
Только дебетовые карты
Упростить жизнь (особенно тем, кто часто путешествует) легко, отказавшись от кредитных карт и полностью перейдя на дебетовые. Сейчас дебетовые карты предлагают те же преимущества, что и кредитки: на них тоже распространяются программы лояльности и технологии защиты.
Пользование только дебетовой картой означает, что вам не нужно беспокоиться из-за процентов или просроченных комиссий и вообще насчет долгов. Все просто: если на счету нет денег, вы не сможете их потратить. Кредитные карты American Express не принимаются во многих частях мира, и, как правило, они не предназначены для небольших покупок, так что дебетовые карты в этом смысле гораздо удобнее.
Управляя финансами, необходимо анализировать расходы, чтобы определить оптимальный способ экономии. Начните с выстраивания системного подхода, упростите его и воспользуйтесь помощью указанных сайтов.
Принцип седьмой Организованность
Несомненно, без организованности никакой эффективности быть не может. Организованность принимает различные формы, начиная от перечня дел, которые мы держим в памяти, и заканчивая электронными письмами и оформлением физического пространства, окружающего нас.
Все формы имеют значение в зависимости от текущих задач. Многим трудно стать или оставаться организованным, но есть способ добиться этого без особых усилий. Надо проявить лишь немного дисциплинированности: речь идет об определении границ.
Где границы?
И верхние, и нижние границы могут быть полезны сами по себе. Надо определять разумные пределы любой выполняемой вами задачи и строго их выдерживать. Для большей наглядности поясню данный подход на практике.
Бухгалтерам знаком метод FIFO[34]. Рассмотрим его на моем примере. У меня был целый склад электроники. Там была полка для проводов, полка для сетевых проводов, уголок с неработающими приборами типа рации и целая куча всяческого хлама. Я понятия не имел, где что лежит, и, когда мне нужен был сетевой кабель, приходилось все перерывать, чтобы его найти.
Продав львиную долю запасов на eBay и выбросив остальное, я оставил всего один ящик с электроникой, где хранится пара проводов, старая веб-камера и немного всякой-всячины. Ящик – это абсолютный, бесспорный «предел пространства» для хранения приборов. Он всегда набит, поэтому если надо в него что-то убрать, то приходится что-то из него выбросить. Это заставляет меня каждый раз решать, нужна мне та или иная новая вещь или же для меня бо́льшую ценность представляет то, что лежит на дне данного ящика и что не попадалось мне на глаза месяцами.
Как-то я купил беспроводной телефон для дома, а он шел в комплекте с новым телефонным проводом. Я изучил недра ящика, обнаружив там пару таких же проводов, так что еще один был мне однозначно не нужен. Гораздо приятнее иметь один компактный ящик в кладовке, чем загромождать пространство.
А как же все остальное?
Правильно! Будь то электронная почта, покупка продуктов, активность в социальных сетях или рабочая неделя, границы нужны везде. Нельзя допускать, чтобы входящие письма перевалили за полсотни, вам не нужно восемь коробок каши или какой-нибудь крупы (если только вы не мамочка с оравой детей), не надо сидеть в Facebook больше нескольких минут в час, а рабочая неделя никак не может быть больше семи дней. И даже у свободного времени должна быть нижняя граница.
О верхних пределах помнят все, но многие упускают из виду другую сторону медали: нижние границы нашей деятельности. Это относится и к путешествиям (я хочу путешествовать раз в месяц), физической активности (я буду пробегать более сорока километров за неделю), питанию (буду готовить дома три раза в неделю) и так далее. Границы применимы ко времени или объемам, в зависимости от ситуации.
Главное – разумно определить для себя пределы и придерживаться их. Лучше быть сдержанным в оценках и соблюдать границы, нежели постоянно их нарушать и огорчаться. Например, коробка из-под сигар для моей электроники была бы явно неадекватным решением.
Для иллюстрации: у меня количество писем в электронной почте ограничено десятком. Я никогда не превышу этот лимит, никогда. Непосредственно сейчас у меня в ящике шесть писем. Я могу поддерживать такой объем, потому что у меня настроены фильтры, у меня есть внештатный ассистент и настроен автоответчик. Я сократил количество писем до уровня, с которым могу справиться, мне не нужно больше десяти. Если бы я то и дело выходил за свой лимит, это означало бы необходимость лучше оптимизировать систему, или попросить ассистента проверять почту чаще, или изменить что-то еще. Как бы то ни было, все можно сделать.
Я перешел на Mac ОС потому, что мне давно хотелось поменять компьютер, который в конечном счете все равно сломался. Резервная копия была, но она давно не обновлялась, так что я потерял какую-то информацию. Я решил, что такое больше не повторится, и начал хранить все данные в «облаке». Три года назад это было не так легко, как сейчас. Храня информацию в «облаке», я работаю только с двумя программами: Dropbox и Chrome. И не буду устанавливать никакие другие. Это моя граница. Если мне нужно что-то дополнительно, я либо ищу способ выполнить задачу с помощью доступных в сети приложений, либо понимаю, что для решения вовсе не нужна именно такая программа.
Если бы мой компьютер сейчас сломался, я бы перешел на другой или воспользовался iPad, продолжив работу через три минуты. Я вообще решил перевести все свои дела на iPad, просто проверяя свои возможности. Существуя в новом формате примерно неделю, я понял, что четыре или пять задач я никак не могу делать с него и надо найти способы их выполнения. В одних случаях требовалось новое приложение, которое для iPad не выпускалось, в других надо было отправить инструкции помощнице, чтобы она выполнила задачу определенным образом и переслала мне результат (или же просто решила вопрос). Но я все-таки разобрался, как работать только с iPad.
Мы с женой поехали на неделю в Лос-Анджелес, и я не взял ни ноутбук, ни iPad, только iPhone. С его помощью я смог управиться со всеми бытовыми и профессиональными делами: например, со строительными проектами на Лонг-Айленде и семинарами на тему минимизации усилий. За всю неделю случилось две заминки, но я разобрался с обеими. Честно говоря, я не собираюсь управлять бизнесом с iPhone, но приятно осознавать, что есть такая техническая возможность. Иными словами, iPad примерно в десять раз, а компьютер – примерно в сотню раз эффективнее за счет большого экрана и производительности.
Чтобы оптимизировать жизнь и стать организованней, всегда устанавливайте разумные границы своей деятельности. Если вы чувствуете, что можете нарушить их, это означает только одно – настало время что-то менять.
Принцип восьмой Группирование дел
Группирование – обратная сторона индивидуальной рабочей недели: мы компонуем схожие задачи, чтобы повысить эффективность. Группирование означает своевременность выполнения действий. Не отвлекаясь и не снижая концентрации внимания, вы накапливаете похожие дела, а потом решаете их одним махом.
Например, некоторые в первые десять минут часа разбирают почту. Они копят сообщения в течение часа, после чего сортируют их все сразу. Так они избегают децентрализации внимания, не переключаясь с одной задачи на другую, когда те падают в почтовый ящик.
Еще один пример: мы с женой готовим по воскресеньям еду на всю неделю, проводя несколько приятных часов на кухне. Потом мы либо замораживаем приготовленное, либо убираем его в холодильник по порциям на неделю. Или вот еще в качестве примера: накопленной за неделю бумажной работе я посвящаю утро пятницы, а в течение недели счетами не занимаюсь.
Не делайте порознь бытовые покупки, которые нельзя поручить стороннему исполнителю. Продумайте, что еще вам надо приобрести, и найдите эффективный способ это сделать. Например, если нужно забежать в аптеку, постарайтесь найти время по возвращении домой с работы. Анализируя, какие именно задачи можно сгруппировать, не забывайте, что гораздо лучше вообще аннулировать их, если позволяют обстоятельства. Множество мелких дел предполагает обработку документов, поэтому я собрал некоторые инструменты, помогающие сократить поток бумаг.
Приложения для жизни без бумаг
LifeLock помогает предотвратить кражу личных данных, автоматически удаляя ваше имя из всех списков рассылки, в которых вы не хотите состоять. Услуга возобновляется ежемесячно для гарантии того, что вы удалены изо всех списков и не занесены в новые. За три месяца регистрации на LifeLock объем моих входящих писем сократился примерно на 70 %.
LifeLock помогает предотвратить кражу личных данных, автоматически удаляя ваше имя из всех списков рассылки, в которых вы не хотите состоять. Услуга возобновляется ежемесячно для гарантии того, что вы удалены изо всех списков и не занесены в новые. За три месяца регистрации на LifeLock объем моих входящих писем сократился примерно на 70 %.
Некоммерческий сервис TrustedID сотрудничает с компаниями и проверяет рассылку каталогов правильным адресатам. Можно воспользоваться функцией поиска по огромной базе и удалить свое имя из любых списков.
Устройство Square Reader позволяет проводить платежи кредитной картой с iPhone по низкой ставке и без ежемесячных комиссий. Платежи одобряются мгновенно, а вы и продавец получаете копии чеков по электронной почте. Необязательно носить с собой кардридер, номер карты можно забить вручную, но тогда процент, правда, будет выше.
HelloFax предоставляет вам номер факса, а документы, отправленные на него, пересылает на ваш электронный адрес. Вы легко заполняете формы, подписываете документы и запрашиваете подписи у других людей, а потом отправляете документы по факсу. Я уже три года не держал в руках бумагу для факса.
С помощью SignNow вы без труда перешлете документ с любого устройства, включая iPhone. За считаные минуты вам придет электронное письмо, которое поможет зарегистрироваться, заполнить формы и переслать документ на подпись. Сервис похож на HelloFax, только не работает с факсами, зато он бесплатный и хорошо совместим с мобильными устройствами.
Doxie – это маленький портативный сканер, который оцифрует ваши документы и отправит их в «облако» Dropbox или Google Docs. Модель с Wi-Fi не требует для работы компьютера, так что можно сканировать откуда угодно, а потом синхронизировать электронные бумаги.
Если у вас еще есть необходимость в отправке обычных писем, то PostalMethods позволяет загрузить документ через свой интерфейс или по электронной почте. Компания распечатает его, положит в конверт, проштампует и отправит по почте. И не надо больше облизывать марки.
Для оставшейся корреспонденции подойдет виртуальный почтовый ящик: сервис Virtual Post Mail предоставит вам абонентский ящик и будет показывать все поступающие письма. Вы можете оставить этот ящик открытым, и тогда для вас будут сканировать содержимое, выбрасывать ненужное или пересылать корреспонденцию на любой адрес. Также можно настроить автоматическое действие на письма конкретных отправителей. Таким образом вы сможете проверить свою почту, загрузить и переслать изображения и PDF-файлы, загорая на пляже в Таиланде, или поручить помощнику сортировать все сообщения за вас. Virtual Post Mail предлагает опцию управления счетами. Это прекрасно, особенно если вы сдаете недвижимость в аренду или имеете дело со множеством чеков и квитанций. Можно отсылать их сразу же на адрес Virtual Post Mail, и сотрудники компании будут оплачивать их в банке: комиссия составляет доллар за каждый счет.
Приложение CardMunch позволяет фотографировать визитные карточки, затем распознаёт указанную на них информацию и автоматически добавляет ее в адресную книгу вашего смартфона. Сервисом владеет социальная сеть LinkedIn, так что новому человеку можно быстро отправить заявку на добавление в список контактов на сайте LinkedIn.
С помощью приложения CamScanner для объемных документов камера телефона превращается в сканер. Сделав снимок документа, система проводит масштабирование, увеличивая текст и изображения. Затем готовый PDF-файл можно отправить электронным письмом или разместить в «облаке».
ScanDigital прекрасно подходит для старых коробок с фотографиями, которые пылятся в подвале. Отправьте на сервер старые снимки, слайды и видеопленку. ScanDigital отсканирует и оцифрует все за вас. Теперь аналоговые фотографии будут в вашем телефоне, и вы сможете показывать их друзьям и близким. Для сканирования книг, в частности учебников и рукописей, можно воспользоваться услугами 1DollarScan (www.1dollarscan.com). Сканирование сотни страниц стоит доллар.
Сервис Shoeboxed подходит для аутсорсинга бумажных документов. Служба регистрирует все квитанции или любые другие документы. Она также предлагает проштампованные конверты с готовым адресом. Приложения для мобильных телефонов помогают на ходу разбираться с квитанциями и визитками.
Для работы с документами, возникающей время от времени, вам понадобится отдельный человек. Если же я пишу что-то от руки (что случается крайне редко благодаря Evernote), то для оцифровки этого я пользуюсь услугами TaskRabbit.
Список можно продолжать, и у всех он будет разным, так что подумайте, какие задачи вы выполняете регулярно. Если от них невозможно отказаться, посмотрите, как их сгруппировать для повышения эффективности.
Группирование с умом
Внимание! Хотя с помощью группирования можно сэкономить время, постарайтесь не заходить слишком далеко. Длительное ожидание чего-либо способно вас погубить. Необходимо придерживаться графика.
Например, я стараюсь стирать белье раз в семь дней, по воскресеньям – это оптимальный выбор. К концу недели моя корзина для белья уже почти доверху набита. За пару часов можно загрузить стиральную машину трижды и даже кое-что погладить. Между стирками я занимаюсь другими делами, например готовлю на неделю.
Иногда я пропускаю воскресную стирку, и на этот случай у меня припасено много свежего белья. Таким образом, в другое воскресенье мне приходится остаться дома и стирать, но это не страшно. Но если пропустить и второе воскресенье, то возникает ощущение конца света. Объем нестираного белья уже становится неуправляемым, и я часто стираю в полночь, поскольку не могу найти чистые носки на завтра.
Попробуйте думать обо всем с точки зрения возможности группирования дел. Когда вам приходится выполнять какую-то задачу, всегда спрашивайте себя: «Хочу ли я сделать это немедленно или же подождать, пока накопится еще пара похожих?» Мне кажется, что большинству людей по силам сэкономить пять-десять часов в неделю за счет этого.
Принцип девятый Здоровье
Здоровье – основа всего. Какими бы эффективными ни были ваши технологии, вы человек. Если вы недосыпаете или плохо питаетесь, ваша продуктивность ограничена. Здоровье для всех означает разное, но для меня это прежде всего уровень стресса и то, как я с ним справляюсь. Чтобы побороть стресс, надо заниматься физическими упражнениями и правильно питаться. У меня нет панацеи, потому что мы все очень разные. И я вовсе не пытаюсь предложить волшебную диету или занятия фитнесом. Просто поделюсь собственным опытом, чтобы вы смогли найти наилучшее решение для себя.
Готовясь к соревнованиям по триатлону Ironman во Франции, больше двадцати часов в неделю я проводил в бассейне, на велосипеде или бегая по городу. В дни велосипедных поездок, которые длились больше трех часов, мне приходилось вставать в четыре утра, садиться на тренажер в офисе и параллельно смотреть документальные фильмы. Такой подход сработал, ведь я преодолел дистанцию менее чем за 14 часов. Однако особой радости это не доставило, и я понял, что своим временем надо распоряжаться с умом.
Если вы готовитесь к заплыву на 3,8 километра, велопробегу на 180 километров и марафону, то приходится закладывать дополнительное время. Но для достижения результата можно тренироваться значительно меньше. Когда я говорю «оптимизировать», то имею в виду максимальную отдачу за минимальный объем времени и средств. Помните о правиле 80/20.
Физические упражнения
Они касаются всех, кто хочет сбросить вес, улучшить самочувствие или потренироваться перед соревнованиями вроде марафона или приключенческих гонок. Если вы решили принять участие в марафоне или чемпионате по триатлону, то программу занятий придется менять, но это скорее исключение, нежели правило.
Моя формула идеального фитнеса такая.
• Развитие силы и навыков. Это могут быть и приседания, и толкание штанги, и скалолазание, и паркур, и любая другая деятельность, которая предполагает определенную технику выполнения упражнений.
• Интервальные тренировки[35]. Я рекомендую кроссфит[36] или любые другие тренировки с короткими силовыми упражнениями и последующим активным отдыхом. Чтобы составить себе программу, попробуйте бесплатное приложение Sworkit.
• Растяжка (например, йога); программа Mobility WOD[37] или самые простые упражнения на растяжку.
Все эти тренировки можно выполнять одним курсом в течение трех дней (я так и делаю) или же объединить их в еженедельное занятие. Каждый сегмент должен занять минут тридцать. Разумеется, можно и дольше, если вы располагаете временем и вам это нравится, но такой необходимости нет. По данным ряда исследований, те, кто тренируется слишком много, на самом деле сбрасывают меньший вес, чем те, кто занимается умеренно. Объясняли это тем, что чрезмерные упражнения повышают аппетит непропорционально количеству энергии, затраченной во время тренировки. Попробуйте использовать устройства Fitbit[38], поставив адекватные цели.