• Иногда мы должны говорить, держа в руках несколько предметов – лазерную указку, микрофон, папку или блокнот. Даже если у вас заняты обе руки, вы можете излагать свою речь, не отвлекая внимания слушателей, потому что все эти предметы являются частью контекста.
21. Подготовьте почву
Когда кто-нибудь постепенно устраняет одно препятствие за другим, чтобы достичь какой-то конкретной цели, мы говорим, что он готовит себе почву.
Эту народную мудрость нужно помнить, когда мы сталкиваемся с людьми, сопротивляющимися теме нашего выступления.
• Когда обсуждаются противоречивые вещи, одни люди будут одобрять ваше послание, а другие – нет. Отсюда следует, что ваша задача – завоевать не тех, кто уже и так согласен с вами, а тех, кого вам еще только предстоит обратить в свою веру.
Вы должны постараться изменить мнение тех, кто думает иначе. Следовательно, неправильно было бы прямо с порога излагать свой взгляд на предмет, потому что это заставит ожесточиться сопротивляющихся, и их будет еще сложнее переубедить.
• Независимо от того, насколько сильно ваша точка зрения отличается от точек зрения ваших слушателей, всегда можно найти некий общий знаменатель.
Научитесь идентифицировать такие области взаимопонимания и используйте их в качестве «нейтральной полосы», по которой вы можете двигаться без опаски.
• Здесь действует очень простое правило: начните свое выступление с упоминания тех вещей, которые роднят вас с вашими слушателями, и люди согласятся с вами.
Через какое-то время ваши слушатели начнут думать, что благодаря этим точкам соприкосновения вы думаете так же, как они. Это заставит их утратить бдительность, и они будут с интересом следить за ходом ваших рассуждений.
22. Вы так думаете, или вы это знаете?
У некоторых людей сразу же волосы встают дыбом, как только они слышат, как кто-нибудь говорит: «Я думаю».
В учебной аудитории студенты нередко поворачиваются ко мне с выражением вопроса на лице, когда их сокурсник на трибуне говорит: «Я полагаю», или: «Я думаю». Они словно говорят мне: «Но он сказал: „Я думаю“. Разве это не подрывает его авторитет и не ослабляют силу его убеждения?»
Проанализируйте использование этого выражения в каждой конкретной ситуации и посмотрите, подходит ли оно к типу послания, которое вы намерены передать своим слушателям. Честно говоря, выражения типа «Я верю», «Я полагаю», «Я считаю», «Я предполагаю», «Я думаю» и другие обычно являются великолепным дипломатическим средством, позволяющим избежать конфронтации с людьми, мнение которых отличается от вашего собственного.
• Когда я говорю: «Я думаю», – то между строк информирую своих слушателей, что я осознаю, что другие люди могут думать по-другому и что мое мнение не является единственно возможным.
Поэтому те, кто не согласен с тем, что я говорю, не чувствуют, что им бросают вызов, и по крайней мере готовы выслушать совершенно иную точку зрения без лишнего сопротивления.
• Однако выражение «Я думаю» не подходит дляситуации, когда вы должны выдвинуть предположение или дать решение проблемы, не дающей права на ошибку.
Для правительственного министра было бы недопустимо предложить серию мер, которые отразятся на всем населении страны, сопроводив их словами о том, что он «думает», будто это – наилучшее решение.
Поэтому в одних ситуациях подобных слов надо избегать, так как они мешают убеждать аудиторию в чем-либо, тогда как в других ситуациях эти же самые слова оказывают прямо противоположный эффект: помогают избежать конфликта и убеждают слушателей.
23. Полностью вовлеките своих слушателей
Если ваше выступление лишено какого-либо содержания и представляет собой подборку историй, шуток и цитат, то ваши слушатели будут смеяться и могут даже устроить вам в конце настоящую овацию. Но они уйдут из зала с ощущением пустоты, с ощущением того, что было весело, но они ничего не вынесли из вашего сообщения.
Любопытно, что компании в такой ситуации чувствуют себя обманутыми, потому что они верят, что приглашая мотивирующего оратора выступить перед своими сотрудниками, они делают хорошую инвестицию. Они зачастую обнаруживают, что подобное выступление оказывает незначительное воздействие, и поскольку кажется, что никто ничего не узнал, то компании сокрушаются по поводу потраченных зря времени и денег. Когда люди возвращаются к своей работе, они продолжают делать то, что делали всегда, и не применяют на практике ничего из услышанного.
Если же, с другой стороны, ваш доклад будет ориентирован исключительно на содержание, и вы будете считать это ключом к успеху презентации, то вы ошибаетесь, потому что ваше выступление вызовет скуку, а не станет источником мотивации.
Постройте свое выступление одновременно на представлении и содержании, потому что успешная презентация зависит от надлежащей комбинации обоих этих элементов.
• Весь секрет в том, чтобы разделить свое выступление на отдельные части, связанные общей темой, которая указывала бы на их взаимозависимость, но при этом каждую часть можно было понять по отдельности.
Вы:
• сообщаете слушателям блок информации,
• рассказываете интересную историю или шутку, чтобы проиллюстрировать эту информацию,
• используете наглядные пособия, которые помогут людям запомнить рассказанное вами,
• предсказываете будущие результаты, которые удивят всех или принесут всем пользу,
• и переходите к следующему разделу.
И так вы излагаете все свое выступление, раздел за разделом, увлекая слушателей и передавая им важное послание.
24. Вопросы: до, во время или после?
Бывают ситуации, когда лучше перенести все вопросы на начало презентации, тогда как в других случаях их лучше приберечь до конца выступления.
Бывают также ситуации, когда лучше всего спросить слушателей, какой вариант они предпочитают.
• Если вы в совершенстве владеете темой доклада, то можете предложить слушателям задавать вопросы по ходу выступления, что позволит вам взаимодействовать с людьми в процессе выступления.
• Если же ваши знания предмета ограничены, то лучше не рисковать получить в самом начале доклада вопрос, на который вы не сможете ответить. В этом случае лучше оставить все вопросы на конец выступления.
• Если вы хорошо знаете свой предмет, а аудитория невелика (менее ста человек), вы можете позволить слушателям задавать вам вопросы в самом начале, поскольку при таком раскладе событий вы сможете удержать ситуацию под контролем.
• Но если аудитория большая (больше сотни человек), то будет лучше, если люди будут задавать вопросы в конце.
• Если время вашего выступления ограничено (и составляет менее получаса), вы должны разрешить задавать вопросы только в конце выступления, потому что если вы будете отвечать на них в ходе выступления, вам будет трудно выдержать график и полностью изложить свое послание.
• Если интеллектуальные способности вашей аудитории невелики или слушатели очень мало знают о предмете вашего выступления, то будет лучше, если они зададут вопросы только в конце вашего доклада. Ограниченные знания и/или понимание аудитории могут привести к тому, что люди будут задавать неуместные или неудобные вопросы, из-за которых интерес людей к вашему выступлению ослабнет.
25. Когда пользоваться наглядными пособиями?
Будьте внимательны. Наглядные аудиовизуальные пособия – великолепная вещь, но если неправильно пользоваться ими, они будут вставлять вам палки в колеса.
Прежде всего нужно решить, когда именно пользоваться этими пособиями.
Трудно представить себе хорошую презентацию без наглядных пособий. Это наглядно иллюстрирует тот факт, что:
• если мы излагаем свое послание устно, то через три дня аудитория будет помнить лишь 10 процентов того, что было сказано;
• если же это же послание будет сопровождаться наглядными аудиовизуальными материалами, то через эти же три дня люди будут помнить 65 процентов услышанного.
Эффективное наглядное пособие должно решать три задачи:
• подчеркивать важную информацию;
• помогать слушателям следить за ходом рассуждений оратора;
• помогать людям запомнить услышанное на более долгий срок.
• помогать слушателям следить за ходом рассуждений оратора;
• помогать людям запомнить услышанное на более долгий срок.
• Изготавливая наглядное пособие, всегда спрашивайте себя: служит ли оно решению этих трех задач?
Если ответ будет утвердительным, то продолжайте работу и воспользуйтесь этим пособием во время своего выступления. Однако если ответ хотя бы на один вопрос из трех будет отрицательным, вы должны хорошенько подумать, насколько полезно это пособие и не стоит ли вам отказаться от него.
Вы должны забыть о наглядных пособиях, если их единственная цель:
• сделать ваше выступление более привлекательным;
• заменить информацию, которую можно было бы донести до слушателей устно;
• служить вам своего рода путеводителем или, что еще хуже, подражать другим ораторам, которые всегда пользуются наглядными пособиями.
Откажитесь от наглядных пособий и в том случае, если они дорогостоящие, а их изготовление отнимает столько времени, что это никак нельзя оправдать конечным результатом или важностью вашего выступления.
26. Десять основных правил создания эффективных наглядных пособий
Позвольте предложить вам несколько полезных рекомендаций по созданию полезных наглядных пособий.
1. Дайте им названия.
Хорошее название должно быть понятным, простым и состоять всего лишь из нескольких слов. Обычно название помещают наверху.
2. Используйте сопроводительные подписи.
Цветные столбики и горизонтальные линии остаются цветными столбиками и горизонтальными линиями, если они не снабжены сопроводительными подписями. Облегчите зрительное восприятие подписей, округлив числа.
3. Пишите разборчиво.
Пользуйтесь большими буквами, достаточно большими, чтобы их могли прочитать все присутствующие в лекционном зале.
4. Ограничьте количество используемых шрифтов.
Ваши наглядные пособия можно сделать более единообразными, если вы будете использовать не более трех разных шрифтов.
5. Используйте короткие предложения.
Каждое предложение должно выражать одну идею минимальным количеством слов. Как правило, шести или семи слов достаточно.
6. Пишите текст в несколько строк.
Общее указание: если вы используете горизонтальное наглядное пособие, в нем должно быть шесть или семь строк. Если вертикальное, то количество строк можно увеличить до восьми или девяти.
7. Используйте разные цвета.
Используйте, но не злоупотребляйте ими. Используйте контрастные цвета, чтобы подчеркнуть важную информацию, и если в этом нет крайней необходимости, ограничьтесь тремя или четырьмя разными цветами в одном наглядном пособии.
8. В одном наглядном пособии должна содержаться одна идея.
Идентифицируйте главную идею послания и представьте ее.
9. Каждое наглядное пособие должно содержать только одну иллюстрацию.
Иллюстрации должны пояснять ваше послание и облегчать понимание информации. Одной иллюстрации для одного наглядного пособия вполне достаточно.
10. Уберите все, что может помешать изложению вашего послания.
Оставьте только ту информацию, которая способствует пониманию.
27. Оденьтесь должным образом
Решая, что вы наденете на себя для выступления, учтите следующее.
Профессия. Понаблюдайте за тем, как обычно одеваются профессионалы в вашей сфере деятельности. Например, от мужчины-директора финансовой компании или адвоката ждут появления в костюме и галстуке, а от женщин, занимающих такие же должности, – появления в официальной одежде. Однако для спортсменов совершенно естественно выступать перед публикой в неформальной одежде.
Эпоха. В равной степени не годится выглядеть старомодно или так ультрамодно (посмотрев показ моделей по телевизору накануне вечером), как будто бы вы только что прилетели с Марса.
Официальность. Лучше всего надеть одежду, приличествующую случаю, но если у вас возникли сомнения относительно того, какой дресс-код принят на мероприятии, отправляйтесь туда в официальном костюме.
Привычки. Если вы регулярно приобретаете для себя новую одежду, то нет ничего лучше, чем приобрести новый наряд для выступления. Если же вы редко покупаете новую одежду, выберите то, в чем вам удобно, потому что в новой одежде люди нередко испытывают дискомфорт.
Стиль. Независимо от всего остального, важную роль играет ваш стиль; то есть то, в какого рода одежде вы чувствуете себя непринужденно. Если есть такая возможность, выбирайте одежду, в которой вам удобно и которая отражает ваш стиль, внеся в нее некоторые поправки, ориентируясь на сферу деятельности и конкретное мероприятие.
28. Говорите громко и отчетливо
Когда придете в то место, где вы должны выступать – комнату для совещаний, лекционный зал или учебную аудиторию, – оцените обстановку, чтобы знать, как вам придется направлять свой голос.
Проанализируйте акустику помещения, расстояние до задних рядов стульев, проверьте, есть ли в помещении микрофон. Короче говоря, учтите все мелочи, которые могут повлиять на громкость вашего голоса. Исходя из всего этого, вы сможете оценить, насколько громко вам надо будет говорить.
• Вы не должны кричать, разговаривая с одним или двумя людьми, – чтобы они не почувствовали раздражение и желание сопротивляться.
• Но при этом вы не должны шептать, выступая перед большой аудиторией, потому что вашим слушателям будет нелегко разобрать, что вы говорите, вследствие чего они могут быстро утратить интерес к вашей речи.
Однако всегда пытайтесь говорить чуть громче, чем необходимо, потому что это продемонстрирует вашу заинтересованность и энтузиазм в отношении предмета. Если вы выступаете перед группой из 20 человек, говорите так, как если бы в зале сидели 50 слушателей; если ваша аудитория состоит из 50 человек, говорите так, как будто вы выступаете перед 80–100 людьми. Таким образом вам будет легче поддерживать энтузиазм и внимание своих слушателей.
• Но не забудьте подготовить почву, чтобы люди были увлечены способом вашего самовыражения. Если вы просто возвысите свой голос, то это продемонстрирует лишь ваш собственный энтузиазм, тогда как ваши немотивированные слушатели будут вести себя как зрители, не принимающие в вашем спектакле ни малейшего участия.
29. Продолжайте говорить быстро
Время от времени кто-нибудь жалуется мне, что он говорит слишком быстро и что ему надо научиться говорить медленнее.
Этот диалог, если не считать мелких деталей, проходит всегда примерно одинаково:
– Господин преподаватель, я говорю слишком быстро. Если бы существовал радар коммуникации, то я бы давно получил штраф за превышение скорости.
– Но вы можете говорить медленнее?
– Нет, потому что я очень быстро думаю. Когда я пытаюсь говорить медленнее, я не могу нормально думать и начинаю чувствовать себя туповатым.
– Ну, если дела обстоят так, как вы описываете, то как вы намерены говорить медленнее?
Будьте осторожны, потому что, пытаясь выработать у себя качество, которое вы считаете важным (скорость, которую вы считаете подходящей), вы можете произвести негативное воздействие на гораздо более важное качество – поток идей.
Если это применимо к вам, то продолжайте говорить быстро, но выработайте техники, соответствующие вашим характеристикам.
Убедитесь, что у вас четкая дикция.
Если вы научитесь четко произносить слова, то даже если будете говорить быстро, люди поймут вас и воспримут ваше послание.
Делайте паузу после каждого довода.
Когда закончите излагать свои рассуждения, сделайте паузу и смените модуляцию голоса, чтобы показать, что вы закончили. Таким образом, люди смогут переварить услышанную информацию.
Повторяйте важную информацию.
Заведите себе привычку повторять важную информацию разными словами, чтобы облегчить слушателям понимание вашего послания.
• Если вы четко произносите слова, делаете паузы в нужных местах и повторяете важную информацию, вы можете трансформировать свою привычку говорить быстро в эффективный стиль коммуникации.
30. Продолжайте говорить медленно
Время от времени кто-нибудь жалуется, что слишком медленно говорит.
– Господин преподаватель, мне надо изменить то, как я говорю, потому что я говорю слишком медленно.