Чтение электронной почты или блуждание по просторам Интернета тоже нецелесообразны, это может спровоцировать вашу задержку с ответом, которая, в свою очередь, будет свидетельствовать о том, что вы на что-то отвлеклись.
Запоздалый устный ответ может оказать такой же эффект, как и отсроченное во времени выражение лица. Если ваш разум где-то «блуждает», это обязательно проявится. Демонстрация присутствия во время разговора по телефону не менее важна, чем и при личном общении. Во втором случае присутствие и сосредоточенность показать проще благодаря множеству способов, с помощью которых вы можете общаться с собеседником. При разговоре по телефону вам нужно еще тщательнее над этим поработать, чтобы получить нужный эффект.
Чтобы обозначить свое присутствие, Майкл Фойер, основатель OfficeMax, рассказывает, что часто, слушая собеседника, закрывает глаза. Я была поражена тем, насколько Майкл хорош как слушатель: даже общаясь по телефону, я чувствовала силу его внимания и то, что он в полной мере воспринимал мои слова.
Для достижения лучших результатов встаньте из-за стола, чтобы ничто вас не отвлекало. Постойте на месте, а потом обойдите стол (это помогает сделать голос более энергичным), целиком сосредоточившись на телефонном звонке. Аналогично актерам, которые озвучивают кукольное представление, применяйте те же методики использования языка тела, как если бы вы общались лично. Как хорошо знают те же актеры, это значительно усилит и разнообразит ваш голос. Вспомните (об этом уже шла речь выше): исследования показали, что слушатели по одному только звуку могут идентифицировать до 16 различных типов улыбок!
Прислушивайтесь к тому, что говорит человек на другом конце провода и что происходит на фоне вашего разговора. Если услышите в трубке звонок по другой линии, спросите, нужно ли ему ответить, и тут же выразите готовность подождать. Ваш собеседник ее оценит, ведь ему не придется отвлекаться на то, чтобы по ходу вашего разговора пытаться выяснить, кто позвонил. Тем более что вы это сразу почувствуете.
Вот одна специфичная – и удивительно эффективная – рекомендация для выражения харизмы при телефонном общении, с любезного разрешения ее автора Лейл Лаундес: не отвечайте на звонок в теплой или дружеской манере. Вместо этого говорите решительно и профессионально. Затем, только после того, как вы услышите, кто звонит, можете «приправить» голос теплотой и даже воодушевлением. Эта нехитрая техника – легкий и эффективный способ вызвать у людей на другом конце провода особенные ощущения. Я рекомендую его всем своим деловым клиентам, деятельность компаний которых в значительной мере связана со сферой обслуживания. Умение удовлетворить клиента дает весьма и весьма внушительные плоды.
Составляя электронные письма, можно применить все инструменты и принципы, которые вы изучили в предыдущих разделах. Просмотрите несколько отправленных вами сообщений. Насколько часто в них появляется слово «я» по сравнению со словом «вы»? Не создается ли впечатление, что главными «персонажами» электронного сообщения являетесь прежде всего вы и ваши интересы? Не пытайтесь бороться со своей естественной склонностью (в конце концов, мы от природы запрограммированы в первую очередь на то, чтобы заботиться о самих себе). Вместо этого напишите электронное послание, как вы это обычно делаете, но, прежде чем отправить, отредактируйте и стилизуйте его так, чтобы все, что относилось к адресату, заметно выделялось на общем фоне.
Вы можете сделать то же самое со своими рекламными материалами, веб-сайтом, брошюрами и любыми другими материалами, которые так или иначе представляют вас и вашу компанию. Консультируя крупные фирмы, я часто рекомендую, чтобы они просмотрели свою маркетинговую документацию (то же самое можно сделать и с электронными письмами), вооружившись маркерами двух различных цветов. Одним цветом нужно выделить фразы и предложения, которые касаются самой компании и ее сотрудников, а другим – все то, что так или иначе относится к потенциальным клиентам. Если второй цвет не преобладает, значит, у компании намечаются (или уже имеются) проблемы.
Так же, как и при живом общении, следите за отдачей от произнесенных вами фраз: соотнесите объем электронного послания с той ценностью, которую оно в себе несет. Многим клиентам я настоятельно советую перечитывать свои электронные письма перед отправкой. Они должны убрать из них как можно больше лишних слов, пока не останется ничего, что можно было бы удалить. Перефразируя Антуана де Сент-Экзюпери, автора «Маленького принца»: совершенство – это не тогда, когда нечего добавить, а когда больше нечего отнять.
Ключевые выводы
• Выработайте индивидуальный подход к сложным людям и выберите правильный стиль харизмы для каждого конкретного человека и каждой ситуации.
• Выразите своим собеседникам признательность за их содействие или положительное влияние: это заставит их логически объяснить свои действия в вашу пользу.
• Сообщая неприятные известия, войдите в состояние сострадания, проявите теплоту и заботу при выборе времени, языка тела и слов поддержки.
• Высказывая критику, войдите в состояние доброжелательности и сосредоточьте внимание на изменении конкретных особенностей поведения, а не на чертах характера того или иного человека.
• Принося извинения, проявите полное присутствие и внимательно выслушайте собеседника; демонстрируйте теплоту, указывая на то, как исправить ошибку или предотвратить ее в дальнейшем.
• Во время телефонного разговора или электронной переписки используйте все те инструменты, которые вы изучили для личной коммуникации.
11. Харизматическая презентация
В КАРЬЕРЕ Дэвида наступил судьбоносный момент. Он начал работать в компании полгода назад, и хотя неустанно трудился день и ночь, чтобы доказать собственную значимость, сотрудники все еще не приняли его. Президент компании, который настаивал на том, чтобы он начал у них работать, и верил в потенциал Дэвида, решил дать ему шанс заявить о себе. Он назначил его руководителем проекта, который во многом определял будущее компании. Дэвиду предстояло представить предложенную стратегию перед всем комитетом по управлению корпорацией. Он знал, что ему дадут лишь одну попытку. «Какой стиль харизмы следует использовать? – спросил он у меня. – Мне непременно нужно добиться успеха».
Харизматичное публичное выступление включает в себя несколько стилей харизмы. В этом разделе вы научитесь:
• создавать воодушевляющую и мотивирующую презентацию, используя вдохновляющую харизму;
• управлять вниманием аудитории с помощью властной харизмы;
• входить в контакт с аудиторией, используя доброжелательную харизму.
Следующие рекомендации действительны независимо от того, выступаете ли вы перед маленькой или очень большой аудиторией. Эти принципы могут быть весьма полезны, если вы намерены вдохновить или убедить аудиторию даже в лице одного человека. Поэтому, выступаете ли вы с основным докладом на конференции или сообщаете о новой идее своему руководителю, приведенные ниже методики помогут вам сформировать текст сообщения, выбрав нужные слова и способ подачи, и сделать свое выступление или презентацию просто неотразимыми.
Создание харизматического сообщения
Для большинства из нас выступление или презентация призваны убедить кого-то в определенной идее, заручиться поддержкой инициативы и т. д. Хотя мы собираемся описать весь набор методов харизматической презентации, все начинается с познания целевой аудитории, которую мы стремимся убедить.
The New York Times – одна из лучших и наиболее респектабельных газет в Соединенных Штатах. Но ни для кого не секрет, что тексты ее статей обычно написаны столь простым языком, что доступны даже десятикласснику[7]. Читательская аудитория газеты включает высокообразованных бизнес-руководителей, успешных предпринимателей и президентов крупных компаний и корпораций. Вместе с тем редакторы догадываются, что читатели, листая страницы, зачастую думают не только о прочитанном, а о многих вещах сразу.
Вам тоже придется часто общаться с публикой, которая тому, что вы ей говорите, посвящает только часть своего внимания. Если при подготовке презентации вы будете твердо об этом помнить и соответственно составите текст выступления, то окажетесь намного эффективнее 80 % других ораторов.
Предположим, ваша презентация запланирована на 16:00 в среду. В назначенный день ваши будущие слушатели с того самого момента, как они проснулись, чем-то занимались, с кем-то общались, над чем-то работали и решали какие-то проблемы. Чем бы ни были заняты их головы, но целый ворох вопросов и проблем не может, словно по волшебству, куда-то исчезнуть, когда они входят в помещение, где должно состояться ваше выступление. Все это по-прежнему вертится у них в головах, и вам, вероятно, придется выдержать определенную конкуренцию, чтобы завоевать внимание слушателей.
Предположим, ваша презентация запланирована на 16:00 в среду. В назначенный день ваши будущие слушатели с того самого момента, как они проснулись, чем-то занимались, с кем-то общались, над чем-то работали и решали какие-то проблемы. Чем бы ни были заняты их головы, но целый ворох вопросов и проблем не может, словно по волшебству, куда-то исчезнуть, когда они входят в помещение, где должно состояться ваше выступление. Все это по-прежнему вертится у них в головах, и вам, вероятно, придется выдержать определенную конкуренцию, чтобы завоевать внимание слушателей.
Выберите самую важную идею, которую вы хотите им сообщить, и сделайте ее прозрачной и легкой для понимания. В идеале нужно бы дать четкую формулировку своей идеи всего в одном-единственном предложении.
В пределах этого главного сообщения предусмотрите от трех до пяти ключевых пунктов поддержки. Человеческий мозг мыслит тройками, или триадами (возьмите те же спортивные награды или сказки: медалей всегда три – золотая, серебряная, бронзовая; в сказках обычно три принца, три медведя и т. д.), и он не может сразу воспринимать число, превышающее четыре.
Каждый из пунктов поддержки должен сопровождаться забавными историями, интересными фактами, неотразимой статистикой, отличными метафорами, примерами и аналогиями.
Особенно сильное воздействие на людей оказывают истории. Фактически слушатели запоминают сначала рассказы о каких-то событиях и только потом – ту идею, которую они в себе несут или подчеркивают. С незапамятных времен люди рассказывали истории, используя их в качестве способа передачи информации друг другу.
Чтобы добиться от них максимального эффекта, выберите персонажи, сходные по манере поведения или сфере занятий с вашими слушателями. Сделайте свои рассказы реалистичными и захватывающими (и, конечно, короткими!), как голливудские трейлеры! Знаете вы об этом или нет, но, выступая с презентацией, вы невольно попадаете в сферу развлечений. Поэтому сделайте свою историю яркой и интересной. Здесь вы обращаетесь к вдохновляющей харизме и так же, как при использовании любых других ее типов, воздействуете на аудиторию на эмоциональном уровне.
Применение метафор и аналогий может быть весьма эффективным, поскольку они способны захватить воображение зрителей. Для максимального воздействия выберите образы и аналогии, которые хорошо действуют на молодую аудиторию. Выступления, которые повергают нас в трепет или вызывают изумление, обычно взывают к нашим детским эмоциям. Если вы ссылаетесь на то, что в клиентской базе имеется неиспользованный потенциал, уподобьте себя «охотникам за сокровищами», которые ведут поиски зарытых кладов.
Постарайтесь вложить смысл даже в сухие цифры и статистику, придайте им личный оттенок, сделайте значимыми и важными для аудитории. Стив Джобс мастерски использовал этот прием, когда продемонстрировал два способа оценить объем продаж iPhone: «На сегодняшний день компания Apple продала четыре миллиона iPhone, – сказал он. – Иначе говоря, она продавала 20 000 экземпляров ежедневно!»
Еще лучше у него получилось с картами памяти: «На этой карте 12 гигабайт памяти. Это означает, что записанной на нее музыки хватит вам для путешествия на Луну и обратно».
Рассказываете ли вы историю, приводите ли пример, показатели или статистические данные, убедитесь, что заканчиваете изложение абсолютно ясным тезисом или переходите к действию, которого хотите добиться от своей аудитории. Сделать это настолько просто, что даже самый рассеянный и зацикленный на собственных проблемах слушатель все поймет.
Когда вы прорабатываете заключительную часть своей презентации, имейте в виду, что людям свойственно запоминать прежде всего начало и конец. Аналогично тому, как вам хочется начать свое выступление, как говорится, «за здравие», точно так же вам не хочется закончить его «за упокой». Поэтому избегайте завершения презентации вопросами и ответами. Очень трудно выдержать этот этап выступления в том же напористом и энергичном стиле, что и основную часть выступления. Почти неизбежно энергетика ослабевает.
Лично я полностью избегаю формального выделения отдельного времени на вопросы и ответы. Наоборот, заранее предупреждаю аудиторию, что по окончании выступления его не будет, поэтому у слушателей есть возможность поинтересоваться чем-то только по ходу презентации. Здесь есть преимущество: усиливается вовлеченность аудитории в процесс, растут общая заинтересованность и энергетика.
Как только вы определились со структурой презентации, можете выстраивать свои предложения. Вдобавок к тому, о чем я говорила, советы, приведенные в главе 8, тоже помогут вам выбрать нужные слова.
• Помните: все, о чем здесь говорится, – это только о них, о людях, сидящих перед вами. Применяйте слово «вы» настолько часто, насколько это возможно. Используйте характерные для слушателей слова, образы, рассказы и метафоры.
• Стремитесь к наглядности. Человеческий мозг мыслит прежде всего образами, поэтому говорите ярким и чувственным языком, приводите множество наглядных примеров.
• Остерегайтесь лексикона, характерного для переговоров: избегайте штампов вроде «Нет проблем».
• Соблюдайте краткость. Произнося каждое предложение, мысленно спрашивайте себя: какую ценность оно в себе несет? Рассказывая истории, приводите только те детали, которые позволяют что-то осмыслить или приносят удовольствие. И не растягивайте свое повествование до размеров «полнометражного фильма», ограничьтесь «предварительным просмотром».
Создание харизматичной внешности
Вы собираетесь быть в центре внимания, поэтому тщательно продумайте, что хотите передать через свою одежду. Силу? Теплоту? Примите к сведению результаты исследования цветовых воздействий, проведенного социальными психологами.
• Красный цвет передает энергию, страсть. Оденьтесь в красное, чтобы «разбудить» аудиторию.
• Черный цвет показывает, что вы настроены решительно и для вас не существует ответа «нет».
• Белый цвет символизирует честность и непритязательность. Вот почему ответчики во время судебных заседаний часто выбирают одежду с преобладанием именно белых тонов.
• Синий цвет – символ доверия. Чем темнее оттенок, тем глубже уровень доверия.
• Серый цвет – нейтральный, наиболее типичный для бизнеса.
• Оранжевый и желтый цвета не рекомендуются. Поскольку они в первую очередь привлекают к себе посторонние взгляды, они же первые и надоедают.
Взяв за основу эти краткие рекомендации, одна из моих клиенток создала для себя интересную комбинацию – эдакую «палочку-выручалочку», которую использовала всякий раз, когда ей предстояло непростое выступление: темно-синий костюм, белая блузка, серьги с белым жемчугом (возможно, потому что жемчуг кажется консервативным, он, видимо, повышает достоверность предлагаемой информации).
Чтобы проецировать уверенность и непринужденно передвигаться на сцене, вы должны чувствовать себя уверенными физически. Убедитесь, что ничего не препятствует вашим движениям, не нарушает равновесия или каким-то образом не ослабляет ваш комфорт. Вообще, достаточно трудно ощущать себя комфортно на сцене, стоя перед целой аудиторией и не приняв никаких мер по устранению физического неудобства! Это означает, что нужно носить одежду, в которой можно дышать, и прочную, не скользкую и не тесную, обувь. Первая задача вашего мозга состоит в том, чтобы контролировать вашу безопасность. Неважно, что конкретно: ваши способности избежать хищников или сохранить вертикальную уверенную позу. Если ваш мозг должен дополнительно переключаться на дыхание или поддержание равновесия, это значит, что по крайней мере какая-то часть вашего драгоценного внимания не может быть посвящена достижению успеха в предстоящей презентации. Но зачем же растрачивать попусту столь необходимую сейчас концентрацию?
Репетируем ради харизмы
Когда звездный комик Джерри Сайнфельд получил свой первый шанс прославиться – ему выделили шесть минут для выступления на передаче The Tonight Show, – он репетировал эти шесть минут в течение шести месяцев. Как вспоминает Джерри, «к концу этих шести месяцев меня можно было поколотить, встряхнуть или погрузить в воду, а я все равно выдал бы безупречный номер, точнехонько уложившись в свои шесть минут».
Харизма требует практики. Стив Джобс, который казался таким властным и уверенным перед публикой, как известно, неустанно репетировал наиболее важные выступления. Вы видели, как грациозно плывет по воде утка или лебедь? Но никто не видит, как в это время ниже уровня воды птица напряженно работает лапками. Так и в нашем случае: чтобы ваши презентация или выступление выглядели легкими и непринужденными, нужно приложить немало усилий. В тех случаях, когда важна сама речь, я репетирую ее до тех пор, пока не только слова, но и все вдохи и выдохи станут совершенными и будут под моим контролем. Потому что если я знаю, что проработала в своей речи все возможные нюансы, то вполне могу выглядеть непринужденной.