Чтобы общение с наставником было полезным, ответьте на следующие вопросы:
• Чего именно я хочу добиться?
• Кто может стать моим наставником?
• Что мне нужно для этого сделать?
Полезно не только найти для себя наставника, но и самому стать наставником или коуч-консультантом.
Если вы занимаете руководящую должность, ваши непосредственные подчиненные могут рассчитывать на то, что вы станете для них наставником. Приказывать и контролировать – основные методы управления в вооруженных силах, но они бессмысленны в условиях современной компании.
Если вы еще не достигли руководящей позиций, станьте советчиком для новичка, пришедшего в компанию (пусть и не в ваш отдел), или для сотрудников, занимающих в вашем отделе менее ответственные должности. Вы получите много пользы:
• приобретете бесценный опыт руководства;
• ваша инициатива позволит вам выделиться в компании и показать свой управленческий потенциал;
• скорее всего, вам это просто понравится.
Прежде чем начать работать наставником или коуч-консультантом, ответьте на следующие вопросы:
• Что я делаю, чтобы узнать больше о деятельности наставника и коуч-консультанта из статей, опубликованных в Интернете и специализированной прессе?
• Есть ли в моей компании коуч-консультант или наставник, с которого я мог бы брать пример?
• Что мне нужно, чтобы начать деятельность наставника и коуч-консультанта?
Глава 7 Преодоление проблем/принятие решений
Эффективное принятие решений
Чтобы быть эффективным руководителем, необходимо:
• находить решения, которые:
– окажут наибольшее воздействие на ключевые результаты;
– приведут к намного более высоким результатам по сравнению с запланированными;
• принимая решение, спрашивать себя:
– каким будет результат?
– какова основная цель?
– какие другие варианты/возможности можно использовать?
• проанализировать и определить:
– что может пойти неправильно;
– препятствия, с которыми можно столкнуться;
– вероятность враждебной реакции со стороны конкурентов, профсоюзов, персонала и т. д.;
• поставить под вопрос существующую практику:
– почему это делается?
– почему не перестать делать это?
– почему так часто?
– почему такие требования?
– почему таким способом?
– почему здесь?
– почему такая цена/расходы?
• принимать решения вовремя – тогда они будут эффективными.
Преодоление проблем
• Трудности, с которыми можно столкнуться при решении проблем:
– слишком много информации;
– трата времени на поиски фактов;
– не выявлены необходимые ключевые данные;
– нет перспективного планирования;
– в последнюю минуту осознается нехватка времени;
– недостаточно данных;
– не распознаются полезные идеи;
– сомнения в собственных идеях;
– игнорирование чужих.
• Методы успешного решения проблем отчасти основаны на исправлении вышеуказанных «трудностей»:
– четко определите проблему;
– запишите ее;
– установите факты и цели;
– рассмотрите широкий спектр решений;
– спокойно обсудите варианты и идеи;
– сосредоточьтесь на достижении желаемых результатов и не мешайте, когда решения приходят сами;
– объективно выбирайте лучшее решение.
• Мозговой штурм:
индивидуальный мозговой штурм
– запишите проблему;
– напишите по крайней мере 20 идей и контраргументов к ним;
– используйте побочные мысли (внешне несвязанные идеи);
– выделите приоритетные;
– выберите лучшие идеи;
групповой мозговой штурм
– назначьте регистратора идей;
– четко определите проблему и запишите ее;
– дайте идеям течь свободно (никакой критики по ходу);
– выберите идеи, пригодные для реализации;
– проведите совещание с целью разработки плана конкретных действий.
Урегулирование кризисов
Вам нужно разработать собственные методы кризисного управления, чтобы преодолевать кризисы, возникающие по мере развития бизнеса.
Ниже представлен полезный контрольный список, которым можно руководствоваться в такие периоды, однако прежде следует выяснить, насколько умело вы предотвращаете кризисы.
Как предотвратить кризис:
• иметь план действий на случай возможных кризисных ситуаций (компьютерный сбой, забастовка почтовых служащих, забастовка персонала, пожар);
• предвидеть событие (а не просто реагировать на происходящее);
• не откладывать принятие решений в надежде, что проблема исчезнет сама по себе;
• не реагировать на мелкие трудности так, будто это серьезные кризисы;
• помнить, что если случается кризис, то следует реагировать спокойно, но быстро.
Как справиться с кризисом:
• самому или коллективно определить его суть и степень опасности – очертить проблему;
• определить желаемый результат;
• составить список возможных решений;
• проверить выполнимость предпочтительных решений;
• незамедлительно разработать и реализовать план действий.
Глава 8 Инновации
Полезно определить ключевые фигуры, которые могут сделать компанию непобедимой:
• «Мыслитель»: выдвигает новые оригинальные идеи;
• «Новатор»: запускает новые товары и услуги на рынок, изменяет существующие;
• «Изобретатель»: выдвигает новые коммерческие идеи;
• «Предприниматель»: предлагает свои или осмысливает чужие идеи, адаптирует их к реальным условиям бизнеса в целях максимального использования рыночных возможностей;
• «Внутренний предприниматель»: отвечает за инновации внутри компании;
• «Чемпион»: решителен и готов реализовать идею;
• «Спонсор»: поддерживает идеи и помогает устранить препятствия.
Залог успешного бизнеса – инновации и преобразования. Для того чтобы инновации были эффективными, необходимы:
• новые идеи;
• возможность добиваться поставленных целей;
• здравый коммерческий смысл;
• ориентация на клиента;
• благоприятная атмосфера в компании.
Руководители должны:
• уметь творчески управлять процессом и людьми;
• обеспечивать компании условия, в которых она могла бы процветать;
• всеми возможными средствами поощрять идеи новых товаров, услуг и систем, а также подталкивать эти идеи к дальнейшему воплощению.
Управление инновациями
Процесс управления инновациями («поиск прекрасного» в людях) состоит из трех этапов:
(1) Создание новых идей (отдельными людьми или командой).
(2) Сбор идей (их оценка).
(3) Воплощение идее (команды разрабатывают идеи до конечной стадии «удовлетворенного клиента»).
Не забывайте о том, что именно творческий подход и работа всей команды рождают инновации и делают их реальностью. Для успеха инноваций необходимо, чтобы компания и ее руководители могли осуществлять основные пять функций:
Поиск и отбор творческих людей
Вам, безусловно, понадобятся творческие люди. Их можно отличить по следующим признакам:
• высокий общий интеллектуальный и образовательный уровень;
• сильная мотивация;
• любят трудности;
• профессионально относятся к работе;
• могут сочетать несочетаемое;
• любопытны, хорошие слушатели, наблюдатели;
• независимы в суждениях;
• по характеру что-то среднее между интравертом и экстравертом;
• интересуются многими вещами.
Поощрение творческих наклонностей членов команды
Управлять творческой и инновационной работой команды подчас сложно. Желательно, чтобы руководитель разделял те же ценности и интересы, обладал теми же чертами характера, что и остальные члены команды. Тогда он сможет успешно работать с ними и выдвигать новые идеи.
Руководитель сможет поощрять творческие наклонности в членах команды, если сам обладает следующими навыками:
• использует способности каждого сотрудника (для этого надо сначала определить, что каждый из них умеет);
• спокойно воспринимает конфликты интересов и учит всех относиться к ним терпимо;
• отмечает особенно ценный вклад сотрудников;
• помогает команде генерировать идеи (например, проводит мозговой штурм);
• создает условия для открытого и честного общения.
Обучение команды
Очевидно, что для повышения результативности сотрудников необходимо развивать творческие способности команды, совершенствуя навыки мышления и общения каждого сотрудника в конкретной области.
Обсуждение инноваций
Обмен мнениями поддерживает интерес к работе, а информация о прогрессе стимулирует сотрудников на новые свершения. Правильное общение, способствующее творческому мышлению и созданию инноваций, должно:
• подчеркивать важность новых идей и показывать, как улучшилась работа компании после их воплощения;
• объяснять, почему те или иные идеи были отвергнуты/приняты;
• сообщать о работе по предложенным сотрудниками/командой идеям;
• отмечать и вознаграждать успешные инновации.
Преодоление препятствий на пути к инновациям
Руководители должны защищать инновации и творческие идеи от:
• обвинений в нелепости, резкой критики, робкой похвалы и мгновенного отказа;
• предвзятого отношения одного сотрудника или всего отдела;
• преждевременных суждений и оценок – иногда лучше смолчать и дать идее развиться до того состояния, когда ваше суждение будет полезно.
Творческий и признающий инновации руководитель обладает не только основными качествами лидера (умением ставить задачи, планировать, контролировать, поддерживать и следить за удовлетворением потребностей команды, человека и задачи), но и рядом других характеристик:
• идет на риск;
• работает с еще не оформившимися идеями;
• нарушает правила;
• быстро реагирует;
• полон энтузиазма (и заражает им остальных).
Организации и инновации
Компании должны создавать благоприятную атмосферу для творчества и инноваций. Можно выделить пять характеристик компаний, поощряющих нововведения:
(1) поддержка со стороны высшего руководства;
(2) гибкая организационная структура;
(3) устойчивость к неудачам (не отвергает риски);
(4) поощрение командной работы и инноваций;
(5) открытое конструктивное общение.
Характеристики новатора
Вы должны обладать следующими качествами и навыками:
• четко представлять желаемые результаты;
• уметь:
– определять цели и преимущества идей/проектов;
– приводить аргументированные доводы;
– получать поддержку руководства, коллег и подчиненных;
– мотивировать сотрудников на новые свершения ради успеха всего проекта;
– использовать свое влияние для поддержки проекта;
– справляться с критикой, различными препятствиями, недостатком энтузиазма, разногласиями и опозданиями;
• быть смелым – идти на риск (и быть готовым к любым последствиям);
• обладать силой воли – поддерживать общее стремление;
• быть справедливым – обеспечить признание каждого сотрудника команды.
Глава 9 Искусство эффективного общения
Эффективная переписка
• Избегайте писанины всегда, когда это возможно:
– не пишите, чтобы всего лишь подтвердить или признать;
– звоните, а не отправляйте сообщение;
– пишите свой ответ прямо на служебных записках;
– заготовьте стандартные формулировки, чтобы секретарь мог их использовать;
– стандартные письма должен писать секретарь;
– не пишите членам команды – скажите им.
• Пишите ясно:
– используйте заголовки;
– пишите короткими предложениями;
– нумеруйте отдельные пункты;
– делайте короткие параграфы;
– не бойтесь писать письма, состоящие из одного предложения;
– не будьте официальными.
• Эффективные доклады:
– в самом начале помещайте резюме;
– сводите вместе рекомендации;
– выделяйте финансовую целесообразность и выгоду;
– используйте только точные ключевые формулировки и цифры;
– текст должен иметь законченную форму;
– пишите только на одной стороне листа;
– скрепляйте листы;
– делайте оглавление;
– нумеруйте страницы;
– используйте разделители;
– переносите второстепенную информацию в приложения;
– избегайте поворотов на 90°.
• Бизнес-планы:
– см. главы 14 и 15, посвященные стратегии и бизнес-планам.
Эффективные выступления
Чтобы обеспечить успех выступления в любой ситуации, нужно сделать четыре главных шага: 1) подготовиться, 2) привлечь и удержать внимание, 3) поддерживать интерес и 4) позитивно завершить.
Эффективная подготовка
• Неформальные выступления/совещания:
– определите цель (посоветуйтесь с ведущими членами команды, если необходимо);
– напишите план (раздайте);
– соберите информацию;
– четко сформулируйте выгоды;
– кратко изложите финансовую целесообразность.
• Официальные выступления:
– выясните место и условия (число присутствующих, расположение, имеющееся оборудование и т. п.);
– узнайте, сколько времени отводится на ваше выступление и каким образом вас представят аудитории;
– спросите, кто будет присутствовать, и разузнайте про них;
– отрепетируйте выступление (а также проверьте слайды и т. п.);
– готовьтесь нервничать (но знайте, что через пять минут волнение пройдет);
– постарайтесь встретиться с присутствующими до выступления, таким образом вы будете «знать» их.
Привлечение и удержание внимания
• Неформальные выступления/совещания:
– займите наиболее подходящее место (самое удобное/где нет помех);
– начинайте только тогда, когда все внимание обращено на вас;
– договоритесь о продолжительности выступления;
– обеспечьте, чтобы вас не прерывали.
• Официальные выступления:
– прежде чем начать, убедитесь, что все сидят и готовы вас слушать;
– произнесите первую фразу четко и уверенно, чтобы привлечь внимание.
Поддержание интереса
• Неформальные выступления/совещания:
– не болтайте, говорите по существу;
– вовлекайте присутствующих;
– говорите преимущественно о «хороших новостях» и выгодах;
– упоминайте основные возможности/результаты/проблемы так, чтобы это привлекало внимание;
– убеждайте, показывая финансовую целесообразность, рассказывая, как это будет работать на практике, и приводя доказательства того, что это будет работать;
– говорите убежденно.
• Официальные выступления:
– объясните присутствующим, почему данная тема важна для них;
– перечислите основные пункты вашего выступления (и скажите, когда вы хотели бы ответить на вопросы – по ходу или в конце);
– сообщите присутствующим, что вы ожидаете от них решения/одобрения, если это необходимо;
– используйте демонстрационные блокноты/слайды/видео, компьютерные презентации, повышающие внимание аудитории;
– произносите ключевые слова, написанные на слайдах;
– не зачитывайте ваше выступление;
– демонстрируйте свою убежденность и энтузиазм словами, голосом и жестами;
– четко расскажите о выгодах;
– представьте фактические подтверждения (а не мнения);
– покажите финансовую целесообразность;
– продемонстрируйте, что потенциальные проблемы выявлены и преодолимы;
– отвечайте на вопросы уверенно.
Позитивное завершение
• Неформальные выступления/совещания:
– завершайте, как только будет достигнут желаемый результат;
– договоритесь, кто, когда и что будет делать;
– если договоренность не достигнута, попытайтесь обеспечить, чтобы был сделан какой-нибудь позитивный шаг в направлении вашей цели.
• Официальные выступления:
– в завершение выступления попросите одобрить, издать приказ или принять соответствующие меры.
Общие советы, касающиеся выступлений
• Репетируйте, репетируйте и еще раз репетируйте.
• Используйте слайды или демонстрационные блокноты, если возможно. Они:
– делают структуру выступления более четкой;
– концентрируют внимание аудитории на ключевых положениях;
– позволяют видеть, как аудитория воспринимает ключевые положения;
– размещайте на каждом слайде минимум информации (20 слов или менее);
– текст на слайдах должен быть достаточно крупным, чтобы его хорошо видели;
– демонстрируйте слайды в надлежащем порядке (пронумеруйте их);
– используйте зрительные образы, например рисунки.
• Работайте над стилем выступлений:
– развлекайте слушателей короткими историями, иллюстрациями, примерами;
– варьируйте голос (тон и громкость);
– анекдоты используйте редко, а лучше не рассказывайте вообще;
– исключите сквернословие, рискованные шутки и т. п.;
– избегайте излишних передвижений и экстравагантных жестов;
– подключайте слушателей: разрешайте им задавать вопросы и сами спрашивайте их;
– дайте аудитории возможность слышать, видеть и участвовать (используйте визуальные средства, практические примеры/групповые дискуссии и т. д.);
– не извиняйтесь;
– расслабьтесь.
Глава 10 «Самомаркетинг» и PR
Практически любая компания, от международной корпорации до независимых торговцев, продает свои товары и услуги. Производители автомобилей тратят на маркетинг миллиарды долларов ежегодно, поскольку это позволяет повысить объемы продаж и прибыль. При этом лишь немногие люди сознательно рекламируют и продвигают себя на рынке. Тем же, кто занимается «самомаркетингом», удается в значительной степени ускорить свой карьерный рост и увеличить заработную плату.