К собеседованию в агентстве следует отнестись и подготовиться так же профессионально, как к встрече с работодателем, встреча с сотрудником агентства – важный отборочный тур. Дресс-код, манера поведения и самопрезентация мало отличаются от встречи с будущим руководством.
В общении с сотрудником рекрутингового агентства стоит выразить общее желание и настрой найти работу: даже если вы не получите данную должность, вам смогут предложить другую.
Не стоит обижаться и расстраиваться, если одного и того же кандидата пригласят на собеседование несколько разных консультантов одного агентства. Следует каждый раз спокойно и полноценно рассказать о себе. На практике подбором соискателей на различные вакансии занимаются разные консультанты, и каждому из них важно познакомиться и оценить кандидата. Типичной ошибкой в общении с рекрутером является нежелание подробно рассказать о себе и ответ: «Вся информация изложена в резюме».
Во время собеседования в агентстве соискатель может задавать различные вопросы о деятельности заинтересовавшейся им фирмы.
Сопроводительное письмо
По статистике, более 60 процентов кандидатов отправляют резюме без сопроводительного письма. По правилам делового этикета сопроводительное письмо является важным вспомогательным документом, в связи с чем пренебрегать им не рекомендуется.
Сопроводительное письмо, как и любой другой документ деловой переписки, оформляется с учетом предъявляемых требований. Сопроводительное письмо не должно повторять информацию, отраженную в резюме, его цель – обратить внимание работодателя на кандидата.
Структура сопроводительного письма включает обращение, название компании, в которую оно направлено, название должности или вакансии, фамилию, имя и отчество кандидата, его адрес и координаты для связи. Если в объявлении указано контактное лицо, например сотрудник отдела кадров или рекрутингового агентства, письмо следует отправлять на имя этого сотрудника.
В содержании письма кратко, но убедительно следует объяснить, почему кандидат обратил внимание на данную должность, источник информации, например объявление в прессе, сайт, лицо.
Далее рекомендуется указать несколько важных для работодателя пунктов, убеждающих его в профессиональной пригодности и мотивации соискателя.
Важно, чтобы отражаемые профессиональные успехи согласовывались с требованиями к соискателю.
В конце письма допустимо поблагодарить за внимание к вашему письму и указать, что вы ждете ответ, затем следует нейтральная уважительная подпись: «С уважением» или «Надеюсь на сотрудничество».
В приложении стоит перечислить прилагаемые документы: резюме, копии дипломов, портфолио, рекомендательное письмо.
Сопроводительное письмо оформляется на компьютере. Объем письма – чуть более полстраницы, писать целый лист не следует.
В случае ответа на объявление посредством электронной почты в теме указывается название, номер вакансии, имя контактного лица. В электронной почте сопроводительное письмо оформляется в тексте письма, а резюме и другие документы – в приложении.
Наиболее частыми ошибками в оформлении сопроводительного письма являются: отсутствие названия и номера вакансии, отсутствие в тексте приветствия, обращения и прощания, координат для связи с кандидатом.
Совещание
Подготовка совещания занимает в среднем до одной недели, начать подготовку к крупному, масштабному мероприятию рекомендуется не менее чем за две недели до назначенной даты.
Приглашения на совещание, в зависимости от ранга и количества участников, рассылаются по факсу или электронной почте, допустимо заказное письмо. Более официальной является форма письменного приглашения.
Оповещение участников по телефону допустимо в случае коротких, малочисленных собраний в рамках подразделения предприятия.
В приглашении указываются повестка дня, основная тема, фамилии докладчиков и содокладчиков, место и время начала проведения, часто длительность мероприятия и цель.
Рабочее совещание в рамках отдела или подразделения часто проводится по инициативе руководителя, но оно может быть также организовано и проведено сотрудником с приглашением руководства. Подобные совещания часто организуются для обмена мнениями между сотрудниками по конкретному вопросу.
Правила делового этикета предписывают начинать и заканчивать совещание в назначенное время, иначе его участникам придется корректировать свой рабочий план дня.
Участникам совещания рекомендуется приходить вовремя, чтобы не отвлекать своим появлением собравшихся. Руководителям и докладчикам, опаздывающим на совещание, следует вовремя предупредить организаторов. Задерживать начало совещания из-за отсутствия кого-либо из приглашенных нетактично, однако основного докладчика или важного гостя следует подождать – в этом случае рекомендуется предупредить участников о задержке и занять их внимание.
Неявка приглашенного на совещание без объяснения причин и предварительного отказа является нарушением делового этикета, однако указывать в приглашении «явка обязательна» не принято.
Организаторам совещания предписывается встречать и приветствовать участников, по возможности персонально. Незнакомых людей следует представить друг другу. Познакомиться и общаться участникам помогут беджи с фамилиями.
В процессе организации следует уделить особое внимание рассадке участников. Согласно правилам делового этикета, при количестве участников более 6 человек следует использовать специальные именные карточки.
Психологически не следует сажать друг против друга конкурентов и соперников. Руководитель располагается в центре, желательно, чтобы он мог видеть всех участников.
Известно, что небольшое пространство и теснота ведут к конфликтам, в связи с чем рекомендуется выбрать достаточно просторное помещение и рассадить участников на комфортном расстоянии.
Организаторы совещания берут на себя ответственность по организации питания. В зависимости от длительности встречи участникам может быть предложена пауза, например на ланч.
В рамках отдела во время паузы сотрудники сами могут воспользоваться автоматом с чаем или кофе. Если перерыв на ланч не предусмотрен, закуски и напитки предлагаются в ходе заседания.
Лицу, ведущему совещание, так же как и участникам президиума, следует уделить особое внимание своим манерам и поведению. Руки следует спокойно расположить перед собой на столе, вертеть ручку или другой предмет, рисовать в блокноте не стоит.
Нетактично ежеминутно заглядывать в записную книжку, телефон, планшет, лучше следить за повесткой дня, распечатанной на листе.
Руководителю или сотруднику, проводящему совещание, не стоит торопиться выражать собственное мнение, лучше выслушать мнение коллег.
Выступления и их последовательность строго регламентируются заранее составленной повесткой дня. Важно соблюдать тему, время начала и конца выступления.
Ведущий совещания следит не только за соблюдением повестки дня, но и за реакцией участников и обменом мнениями. В процессе совещания рекомендуется контролировать и останавливать излишнюю критику, личные споры, эмоциональность. Лучше чаще подводить промежуточные итоги, повторять аргументы.
Промежуточной целью совещания является обмен мнениями, итоговой – составление письменного документа, отражающего мнения и окончательно принятое решение.
Сувениры
Ценные подарки, небольшие сувениры и презенты в деловой обстановке выражают уважение и особое расположение к сослуживцам, руководству, сотрудникам, фирме-партнеру. Деловой презент может быть вручен в честь знакомства и развития отношений с деловым партнером, в знак благодарности, в честь праздника, дня рождения, особого события в личной жизни или организации.
Понятие делового сувенира стало частью культуры бизнес-отношений, однако, выбирая и вручая подарок, следует учитывать особый статус взаимоотношений и соблюдать необходимые условности.
Этикет выбора и вручения деловых подарков считается строгим. Независимо от статуса не следует дарить: одежду, шляпы, аксессуары, а также талисманы, предметы религиозного культа.
С любого подарка следует убрать ярлык с ценой и чек. Подарок должен быть преподнесен в упаковке, в честь личного праздника допустимо выбрать тематическую, более яркую упаковку. В остальных случаях предпочтительна красивая, качественная бумага в классическом сдержанном стиле.
Вручение подарка сопровождается устным поздравлением, пожеланиями, пожатием руки. Отказываться от подарков не стоит, даже если у вас нет ответного сувенира. Лучше искренне поблагодарить за оказанное внимание.
Коллеге
Сувенир коллеге может быть вручен в честь личного праздника, например в день рождения, в связи с рождением ребенка или получением награды. Если вы не приглашены на свадьбу, то достаточно устного поздравления. В случае близких отношений подарок может быть вручен лично, в остальных случаях от коллектива.
В некоторых коллективах складываются традиции поздравлять мужчин в честь 23 февраля, а женщин с 8 Марта. В честь подобного праздника или Нового года лучше подарить всем одинаковые подарки. Важно, чтобы подарок коллегам соответствовал уровню взаимоотношений. Для коллеги-подруги подарком могут стать цветы, сладости, символический сувенир, книга, а для близкой подруги допустим предмет интерьера, украшение.
Следует учитывать, что подарок коллеге противоположного пола может выглядеть как намек на особое внимание.
Не следует делать дорогой подарок, коллега будет вынужден подарить в ответ нечто дорогостоящее. Лучше выбрать небольшую практичную и не обязывающую вещь: предмет для бюро, фоторамку, альбом, вещицу с тематической надписью. Важно, чтобы подарок не содержал шутливого содержания, в деловой обстановке это вряд ли наладит дружеские отношения, скорее испортит рабочие.
Партнеру
Подарок деловому партнеру является символическим и выражает уважение, надежду на продолжение сотрудничества и развитие отношений.
Ценовая категория подарка выбирается в зависимости от финансового состояния фирмы-дарителя и партнера. В случае официальных отношений или культурных связей часто преподносятся дорогие предметы искусства.
В честь знакомства или встречи принято дарить предметы народного промысла своего региона, чтобы познакомить партнера с местными традициями. Иностранным коллегам также рекомендуется вручить сувенир, имеющий национальный колорит.
Вручая или отправляя подарок, принято вкладывать в него визитную карточку компании-дарителя. В честь праздника, юбилея, открытия филиала или другого именного повода вкладывается тематическая открытка. В честь Рождества и Нового года партнера можно поздравить открыткой, праздничным набором. В случае поздравления иностранного партнера текст поздравления пишется на языке страны.
Поздравляя делового партнера с общенациональным праздником, не следует желать радости, веселья или спокойствия, лучше – успехов, новых достижений, успешного бизнеса.
Подчиненным
В случае юбилея или личного события в жизни сотрудника, например свадьбы, новоселья или рождения ребенка, начальник вручает презент от имени фирмы. В подобной ситуации преподносятся дорогие часы, посуда, хрусталь, музыкальная аппаратура, предметы быта или подарки для детей.
Сертификаты, абонементы на членство в клубе или чеки рекомендуются лишь в случае широко известных увлечений или интересов сотрудника. Чек должен иметь срок использования не менее чем на год.
Предметы с фирменной символикой, а также рекламную продукцию партнеров или спонсоров в честь юбилея или личного праздника вручать не принято, лучше сделать на сувенире гравировку даты и повода дарения.
К Новому году, Рождеству, 8 Марта сотрудникам часто преподносятся небольшие символические сувениры. Возможны предметы с символикой фирмы, например наборы для стола, а также еловые ветки, цветы для женщин. От имени фирмы сотрудникам могут быть вручены праздничные продуктовые наборы.
Вручая сувенир от лица фирмы, руководитель может преподнести и личный подарок. Вручение стоит дополнить словами личного поздравления.
Руководителю
В канун праздничных дней или значимой годовщины в жизни руководителя среди подчиненных нередко возникают сомнения: равнодушие может быть воспринято как неуважение, а неверный выбор подарка станет поводом для кривотолков.
Общие правила делового этикета рекомендуют преподносить руководителю презент от коллектива, а не отдельные подарки. Однако, если в небольшом коллективе отсутствует организатор, сотрудник может вручить подарок от себя лично.
Поздравить руководителя с днем рождения можно в любое время дня, дружный коллектив может организовать украшение кабинета или радушную встречу. Поздравительную речь от лица коллектива следует доверить заместителю.
Для руководителя следует выбрать нейтральный подарок: предметы народного творчества и искусства, эстамп, альбом, набор для стола. Чеки, сертификаты и абонементы не приветствуются. Подарок также не должен содержать шутливых или обидных намеков.
Галстук, шарф, парфюмерные средства являются предметами личного пользования и гардероба, дарить их не полагается. Допустимы цветы в горшках и чайные наборы.
Одаривать руководителя личным подарком в ответ на презент от лица организации не нужно.
В канун Нового года или рождественских каникул достаточно пожелать руководителю хороших праздничных дней.
В честь рождения ребенка, присвоения награды или повышения достаточно поздравить руководителя устно, рукопожатием. Поздравлять лиц, старших по статусу, в коридоре не стоит, лучше зайти в кабинет или подойти, встретившись в отделе.
В день юбилея руководитель в крупной организации будет поздравлен от имени фирмы, но и подчиненные могут преподнести коллективный сувенир. Обратиться с поздравлением допустимо лишь к непосредственному начальству, генеральных директоров и вышестоящее руководство поздравляет организация.
Женщину-руководителя принято поздравлять с 8 Марта букетом цветов и празднично оформленным набором конфет.
Подарок для руководителя не должен быть дорогим. Стоит учитывать, что чрезмерно дорогостоящий подарок начальник может расценить как взятку.
Памятная надпись располагается на внутренней стороне подарка. В случае доверительных отношений коллектива с руководством позволительно сделать своими руками именной презент, например стенгазету, дерево с подписями сотрудников, изготовить на заказ календарь.
Цветы
Подаренный букет призван помочь деловому общению, он является выражением признательности, благодарности, особого делового уважения.
Женщине-руководителю допустимо преподнести букет в честь 8 Марта, дня рождения, в благодарность; в остальных случаях индивидуальный букет деловым этикетом не рекомендуется.
Поводом для букета мужчине – сотруднику, деловому партнеру, руководителю – может стать его юбилей, полученная награда, праздник фирмы. Важным фактором является место и способ преподнесения. Неоднозначно может быть воспринят букет деловому партнеру, преподнесенный без особого повода, или мужчиной при встрече за ланчем или ужином один на один.
Мужской букет не предполагает многообразия соцветий. Цветовая гамма предпочтительна белых, голубых, фиолетовых оттенков. В честь юбилея подойдет букет из красных или белых роз. Для людей старшего поколения следует выбрать более классический, консервативный букет из роз или гвоздик, корзину цветов. Для людей среднего возраста предпочтительны оформленные букеты с использованием каркасов, стеклянных сосудов либо экзотических растений.
Современная флористика предлагает также классические варианты сопровождения дипломатического и бизнес-протокола. Чем официальнее характер общения, тем меньше украшений и аксессуаров используется для оформления композиции.