Мы планируем, как будет развиваться компания, что нужно сделать, какие новые продукты ввести, как выходить на новые рынки, где находить партнеров.
Вследствие делегирования появляются руководители отделов. Система разрастается. Продажи растут. Но при этом падает прибыльность. Не всегда, но часто.
Если раньше большинство сделок заключал сам владелец и делал это эффективно, выбивая максимальную прибыль, то на данном этапе продают наемные сотрудники. Рост продаж есть, а прибыльность каждой сделки падает.
Чтобы перейти на этап зрелости, нужно сделать очень страшную вещь – «уволить» владельца, то есть самого себя. Это не значит, что вы больше ни в чем не участвуете, но уходите от рутинной работы и занимаетесь стратегическим управлением.
Если этого не сделать, к сожалению, владелец становится самым слабым звеном в компании и начинает ее разрушать.
Когда владелец играет слишком большую роль в своей компании, он тормозит ее развитие.
Почему? Потому что его время и энергия ограничены, он не может успевать все. И перейти на следующий этап не получается.
Именно поэтому нужны помощники. Например, исполнительный директор, который руководит текущей деятельностью.
Уровни при построении бизнеса
Уровень 1. Типичная ситуация – когда человек работает где-то и думает, что он откроет фирму, начнет делать то же самое самостоятельно и заработает кучу денег. Это путь технаря.
Уровень 2. Технарь пытается стать менеджером и управлять проектами в своем бизнесе. Получается, как правило, плохо. Потому что человек всю жизнь занимался «ручным» трудом и вдруг стал управлять. А это требует совершенно других навыков.
Уровень 3. Генеральный директор. Ему обычно подчиняются менеджеры всех отделов, которыми он управляет.
Уровень 4. Архитектор. Здесь две основные роли, которые должны выполнять разные люди: стратегическое развитие компании и развитие технологий. То есть присутствуют стратегия и тактика. Один человек не способен одновременно заниматься тем и другим.
Уровень 5. Инвестор. Это уровень, когда вы смотрите на бизнес как на черный ящик, в который что-то вкладываете, а на выходе получаете определенный результат. Инвестор не должен лезть в технические вещи. Его задача – оценивать риски и думать, вложить свои деньги во что-то или нет.
Когда вы с этим разберетесь и у вас все заработает, необходимо внедрить две линейки роста.
Первая – техническая. Люди должны знать, что придут в роли младшего технаря, затем смогут перейти на уровень повыше и т. д. Посмотрите на любую крупную консалтинговую компанию: есть младший партнер, партнер, старший партнер, стажеры.
И параллельно существует другая линейка роста – управленческая. Она не пересекается с технической. Технарей не нужно продвигать на роль управленцев, а управленцев – на роль технарей.
Как думать о стратегии
Начинать лучше с системы контроля и отчетности. Представьте себя и ваш бизнес. Когда речь идет о стратегии, в отношении бизнеса вы должны быть ближе к стороне директоров, инвесторов, архитекторов.
Нужно говорить о бизнесе «я и он» или «я по отношению к нему», но ни в коем случае не «я в нем». Как только вы закапываетесь в детали, падаете на уровень менеджеров и технарей, которые смотрят изнутри «коробочки».
Как только речь заходит о стратегии, смотрите на все сверху. Вы должны понимать: бизнес – это машинка для производства денег. Только с такой позиции нужно думать о стратегии и целях.
Относясь к бизнесу как к «коробочке» по производству денег, вы смотрите вокруг и осознаете три простые вещи:
✓ цель;
✓ видение;
✓ миссия.
Надо сформулировать в первую очередь для себя и суметь объяснить кому-то еще, зачем вам этот бизнес.
Например, бизнес – очередная ступенька в вашем развитии или просто дойная корова. Определите цель, от нее многое зависит.
Если цель звучит: «Я люблю программировать и поэтому создаю программистскую компанию» – очень плохо. Это не цель человека, который смотрит на бизнес стратегически и двигает его вперед.
Конкретнее: «Хочу заработать миллион долларов и увеличить благосостояние в 15 раз». Главное, чтобы цель была количественной и предпринимательской. Желательно фигурирование денег.
Второй вопрос – видение. Что это такое? Подумайте, как будете выглядеть вы, рынок и ваша компания через 5–10–20 лет?
Это правильный психологический прием – ассоциировать цель с какими-то видимыми и материальными характеристиками. Например, вы четко видите, что будете вести бизнес в красивом кирпичном здании и подъезжать к нему на BMW. И чтобы рядом росли сосны, был свежий воздух и обязательно – море и солнце.
Дальше можно описать, что внутри здания установлены мощнейшие и уникальнейшие сервера или работает инновационное производство. Рынок при этом молится на вас, вы упоминаетесь в Интернете и т. д.
Миссия – ответ на вопрос, чьи проблемы вы решите или кому и чем поможете.
Например, вы помогаете людям стать лучше, богаче, круче, здоровее, стройнее, создать семью и т. д. Вы должны уметь ответить на вопрос простым предложением. Сформулируйте, какую пользу обществу, миру, людям, клиенту несет ваша «коробочка» по производству денег.
Пока вы не ответили на этот простой вопрос, не сможете объяснить, в чем суть вашего бизнеса. Непонятно, на каком рынке вы работаете и какие услуги предоставляете.
Можно перефразировать: миссия – это кому и какое счастье вы приносите. Она может быть озвучена публично. У больших компаний это часть политики.
Озвучить миссию – хороший тон. Потому что тот, кто ее видит, понимает, каким бизнесом вы занимаетесь. Миссия может звучать так: «Мы помогаем западным странам быть обеспеченными энергоресурсами каждый день в течение ближайших 10 лет». Неплохая миссия для ряда российских компаний.
Как говорил кот в сказке про Алису: «Какая разница, в какую сторону идти, если все равно, где надо оказаться?» Именно поэтому вам важно знать, куда вы держите путь.
Тем, кто ходит на тренинги по MBA, дают шаблоны текстов миссий. Кто-то поступает по-умному и прописывает собственную миссию, но многие действуют по шаблону.
Они пишут: «Наша компания на рынке таком-то решает проблемы таких-то клиентов за счет того-то». Формально они поступили правильно – объяснили миссию. С другой стороны, если сформулировать миссию так, чтобы она отличалась от остальных, но была конкретной и понятной, можно сразу «убить кучу зайцев».
«Мы делаем [таких-то людей] [круче]» – фраза утрированная. Ваша задача – вставить в шаблон описание людей. Можно расписывать это на более серьезном языке, как в примере выше.
Самые лучшие варианты обычно придумываются за первые 5 минут. Записывайте все, что приходит в голову. Также важно, чтобы миссия была понятна всем участникам вашего рынка.
Можно составить миссию, которую вы будете проговаривать для своих сотрудников, и отдельно – для внешнего рынка, клиентов.
Один гигант в свое время имел такую миссию: «Компьютер – в каждый дом». Идея звучит прекрасно, и компания много для этого сделала, но она не производила компьютеры, а разрабатывала программное обеспечение.
Однако они определили для себя важную миссию и стремились к великой цели. Добились ее и обеспечили себе огромный рынок. Компьютеры теперь действительно почти в каждом доме, а программное обеспечение для них разрабатывает именно эта фирма. Как вы уже догадались, речь о Microsoft.
Несмотря на то что бизнес должен быть машинкой для получения денег, нужно иметь стратегическое видение и знать, чего вы хотите. Иначе можно полжизни идти на вершину не той горы.
Еще необходимо разобраться с позиционированием: вы – номер один или нет?
Позиция номера два не такая уж плохая. Потому что все проблемы и шишки берет на себя первый номер, ему тяжелее всех. А вы берете идеи, которые он начинает раскручивать, и повторяете. Может, на каком-нибудь повороте обгоните его.
Бывают люди, которые сидят в болоте, словно партизаны, и караулят тех, кто едет по дороге. Тоже вариант. У вас должна быть система раннего оповещения, хорошая система безопасности, и вы должны знать, что на данном участке леса и в болоте вы – хозяин. Близко никого не подпускаете и получаете свой хлеб, потому что периодически по дороге едут клиенты.
Нужно понимать, где вы и куда стремитесь. Если заняли какую-то нишу и в ней есть король, ваша задача – удержать свой холм и захватить соседние. Но не лезть на гору и не спускаться в болото. Это помогает понять, какого поведения на рынке следует придерживаться.
Система контроля
Если ваш бизнес стабилен, предсказуем, повторяем, а еще управляем, измеряем и отчуждаем, это говорит о наличии контроля.
Как прийти к такому положению дел?
Для начала вы должны отработать внутренние процессы так, чтобы их можно было описать на бумаге в виде простых скриптов.
Новые сотрудники будут выполнять инструкции и получать предсказуемый результат.
В определенный момент вашей задачей станет не увеличение дохода, а обеспечение стабильной работы организации, бизнеса. В данном случае вы должны думать не столько об увеличении дохода, сколько о правильной работе с прибылью.
Из чего состоит прибыль?
Прибыль = доход – расход.
Если вы продаете на миллион долларов в месяц, а прибыль равна нулю, в этом нет ничего хорошего. На первых порах такое допустимо, но когда компания встает на ноги, вам нужно сосредоточиться на прибыли, а не только на объемах продаж.
Вы должны проговаривать это своим директорам и менеджерам. Вам нужна прибыль – пусть они это понимают.
Также стоит оптимизировать расходную часть. Каждый руководитель обязан думать о сокращении издержек, сохраняя оптимальное качество продукта.
Следование плану
Давайте наведем порядок в вашей компании:
✓ Запишите всех, кто у вас работает.
✓ Для каждого участника пропишите роли: кто и чем должен заниматься. Например, работа с потенциальными клиентами, работа с существующими клиентами и т. д.
✓ Посмотрите на каждую роль и пропишите для нее функции. Для примера возьмем менеджера по работе с клиентами. Функции – это повторяющиеся действия, которые он выполняет. Мы их записываем: прием входящих звонков, оформление заказов, выставление счетов.
✓ Найдите дыры. Например, есть функции, за которые никто не отвечает или, наоборот, отвечают сразу несколько человек, но получается бестолково. Ищите пробелы в функциональной модели.
✓ Пропишите «входы» в компанию. Это может быть звонок клиента, письмо, сообщение на сайте, требование из налоговой инспекции – любое событие, которое активизирует движение в компании.
✓ Запишите все функции, которые выполняете лично как владелец. Чтобы ничего не забыть, вспомните, что вы делали на прошлой неделе. Все дела делим на три группы.
Первая – текучка. Обычно она сжирает очень много времени. Вторая группа – управление и контроль. Третья – бизнес-стратегия. Теперь ваша главная задача – снять с себя максимум текучки. Иногда это стоит сделать даже в ущерб качеству.
✓ Когда вы немного себя освободили, пропишите бизнес-процессы. Функции превращаются в бизнес-процессы, имеющие начало и конец – вход и выход. Например, поступает заявка от клиента, и мы относим ее к «обработке входящего звонка», за который отвечает конкретный человек. На выходе это готовая заявка. Заказ передается на производство, параллельно ведется бухгалтерия, оформляются документы. Затем это переходит в логистику, за которую отвечает служба доставки. Дальше идет бизнес-процесс «доставка» или послепродажный процесс, в котором спустя неделю нужно позвонить клиенту.
✓ Контроль и отчетность. Контролируйте, что происходит внутри «черного ящика». Введите параметры, на основе которых будете следить за эффективностью, а также систему отчетности.
И после этого начинается свобода.
Сделайте вышеназванные шаги хотя бы для одной позиции. После этого у вас изменится мышление, каждому новому сотруднику вы будете мысленно отводить какие-то роли и функции.
Часть 7. Снижение затрат. Как сэкономить кучу денег без ущерба для бизнеса
Николай Мрочковский (www.ultrasales.ru)
Из этой главы вы узнаете, как быстро снизить расходы в бизнесе без ущерба для повседневной работы.
Как известно, деньги любят счет. А посчитать их можно самыми разными способами, используя массу инструментов. Но часто мы стыдимся завести речь об экономии даже со своими подчиненными.
У нас много страхов и мало уверенности. Мы думаем о том, что скажут или подумают о нас другие, боимся прослыть жадными, бесчувственными, встретить сопротивление и дать отпор. Страх рождается от незнания – что нужно сказать или сделать в данной ситуации, как попросить и как вести себя дальше.
Вы узнаете основные стратегии и тактики, которые помогут снизить затраты в бизнесе и продвинуть фирму на более высокий уровень. Знания придадут уверенности. Останется лишь сделать шаг и превратить их в профессиональные умения и навыки.
Типы расходов: на чем можно экономить, а на чем нет
Характер руководителя и сопротивление
Первое, о чем мне хочется с вами поговорить, – это умение быть жестким и последовательным в руководстве собственным бизнесом и людьми. К сожалению или к счастью, но, снижая затраты, вам придется проявить именно эти качества. А еще нужно быть достаточно целеустремленным.
При этом у вас должно присутствовать сильное желание подняться выше среднего уровня. Почему? Потому что обязательно будет сопротивление.
Каким бы успешным руководителем вы ни являлись на данный момент, многие идеи, которые вы будете внедрять, окажутся не очень популярными. Особенно те, что относятся к снижению затрат и тому, что касается лично ваших сотрудников. Скорее всего, их воспримут в штыки. Работники будут доказывать, что так не стоит делать, что это не сработает и «все делают так, почему мы должны иначе?».
Чтобы преодолеть сопротивление, надо, во-первых, действительно сильно хотеть увеличить прибыль, а это возможно с помощью снижения затрат. И во-вторых, быть готовым внедрять в бизнес достаточно жесткие и непопулярные решения.
Два типа расходов
Чтобы понимать, на чем можно экономить, а на чем нельзя и как правильно это делать, давайте разберем основные типы расходов.
Первый – это стратегические расходы, те, которые напрямую влияют на продажи и денежный поток, вливающийся в бизнес. Это, например, плата менеджерам по продажам, расходы на рекламу, маркетинг, создание и расширение линейки продуктов и т. д.
Стратегические расходы нельзя сокращать. Наоборот, их всеми силами надо поддерживать и наращивать. По сути, они позволяют вашему бизнесу наращивать «мышцы», становиться сильнее.
Сокращать их можно лишь в самом крайнем случае, поскольку это даст кратковременный эффект, а уже через неделю, месяц или квартал аукнется спадом продаж.
Второй тип расходов – на обеспечение. Это то, что касается склада, бухгалтерии, закупок, аренды офиса, компьютеров, хозяйственных расходов, секретаря и т. п.
Такие траты не обеспечивают генерацию продаж и прибыли, но фактически они поддерживают бизнес.