Часто к формату брифинга прибегают при проведении международных мероприятий, встреч официальных лиц с представителями СМИ, на которых в концентрированном виде излагается официальная позиция по определенному вопросу.
Обычно весь брифинг проходит в течение 15–30 минут, из которых 5-10 минут приходится на выступление и 10–20 – на блиц-ответы на вопросы журналистов.
В отличие от пресс-конференции, на брифингах не предусматривается обмен мнениями, ведение дискуссий, выслушивание комментариев, какие-либо обсуждения предоставленной информации. Также после этого мероприятия не даются отдельные интервью.
Брифинг – это достаточно формальное мероприятие, на котором не предусматривается фуршет, угощения.
В связи с краткостью брифинга обычно на нем не рассаживаются ни выступающие, ни журналисты. Все мероприятие проводится «на ногах».
Для проведения брифинга, так же как и для пресс-конференции, нужно иметь действительно важный повод. Собирать журналистов для того, чтобы в течение 20 минут ознакомить их с незначительной информацией, вряд ли стоит. В следующий раз они просто проигнорируют приглашение.
Как и пресс-конференция, брифинг должен быть хорошо подготовлен. Иначе могут сообщения подобные следующему:
«10/23/06 2006
Брифинг Microsoft с антивирусными компаниями не состоялся по техническим причинам.
Назначенный на вчера онлайновый брифинг Microsoft для представителей компаний ИТ-безопасности, озабоченных системой защиты Vista, прошел с большими перебоями.
Спустя 15 минут после начала мероприятия, десятки компаний-участниц были отключены от трансляции Microsoft Live Meeting и не смогли снова войти в систему. При этом более десяти собравшихся продолжали участие. Представитель Microsoft объяснил обрыв связи «техническими проблемами». Новый брифинг назначен на понедельник».
Презентация
Презентация – это представление журналистам нового товара или новой услуги. Часто на презентациях проводится демонстрация образцов или технологий, их тестирование, как специалистами или рядовыми пользователями, так и самими представителями СМИ. Журналисты с удовольствием тестируют новые автомобили, компьютеры, телефоны, курорты, спортивные залы, рестораны и т. д.
На презентации приглашаются не только представители СМИ, эксперты, но и клиенты, партнеры, инвесторы, представители администрации и т. д.
То, что сказано о пресс-конференциях, во многом относится и к презентациям. Они так же выстраиваются в следующем порядке:
– выступление (демонстрация),
– ответы на вопросы,
– неофициальное общение.
Если демонстрация чего-либо требует определенных условий, то первая часть презентации может проходить в одном (например, технически специально подготовленном) помещении, а вторая – в другом (например, в обычном зале для пресс-конференций).
После неофициального «фуршетного» общения на выходе гостям вручают подарки. Обычно, это презентуемые образцы товара или приглашение к бесплатному пользовании услугой (в ограниченном объеме или в течение ограниченного срока).
Презентации могут проходить гораздо динамичнее, увлекательнее, чем пресс-конференции. Во время демонстраций, испытаний продуктов журналисты могут быть не только свидетелями, но и соучастниками события. Так, при продвижении новых сканеров фирмы Kodak проводилось испытание модели 3500: застрянет ли грубая бумага в сканере? Незадолго до начала выставки ITA разослало представителям СМИ папки с образцами бумаги различного размера и плотности, приглашая их принять участие в конкурсе «Испытание модели 3500». В павильоне Kodak, если бумага застревала в сканере, то участнику вручался фотоаппарат Kodak.
В 2000 г. при продвижении выделенных линий компании SBC Communications (проект Pronto) совместно с агентством Fleischman-Hillard, чтобы проиллюстрировать преимущества новой технологии, были использованы демонстрационные версии продукта. Журналистам раздали секундомеры, чтобы они могли фиксировать разницу во времени получения информации по выделенным цифровым телефонным линиям и по традиционным кабельным, а для телевизионщиков были использованы проекционные системы, дающие возможность снять эксперимент на камеру.
Чтобы лично и подробнее ознакомить журналистов с возможностями выделенных линий, SBC предложила им программу «самостоятельного испытания технологий». Журналисты получили бесплатный доступ к услуге на срок до трех месяцев, взамен чего их попросили публично поделиться своим опытом.
В итоге всей кампании по продвижению выделенных линий 66 журналистов самостоятельно испытали услуги SBC, о чем написали в 87 публикациях. Впечатления из первых рук были напечатаны в таких изданиях, как Fortune, New York Times, Los Angeles Times и Houston Chronicle.
В отличие от пресс-конференции, которая обычно носит официальный характер, презентация может позволить себе быть свободнее, интереснее по форме. Примером тому материал «Вобла, беломор и «Орфография»:
«Вчера в литературном кафе-клубе «Консерва» некоторому количеству пишущего (и читающего) народа был явлен долгожданный роман Дмитрия Быкова «Орфография», выпущенный издательством «Вагриус»… в основе которого – реальная реформа русской орфографии 1918 года. Время тогда было известно какое – голодное. Потому и на столиках во время презентации лежало по вобле, по пачке «Беломора», да по кучке черных сухарей. И все это на газете «Консерватор»…»
С развитием технологий появились новые формы презентаций: телевизионные презентации и интернет-презентации. Они организуются практически также, как и телевизионные или интернет-конференции. Следует лишь иметь в виду, что никакие компьютерные эффекты не могут заменить текстовой информации. Хороший текст с примерами, цитатами и т. д., нужен не только журналистам газет и журналов, но также и представителям радио, телевидения, интернет-СМИ.
Необходимо отметить, что бич презентаций – это надуманный повод. Чего только не выдумают организаторы: «День комара», «Просто праздник души» и т. д. Однако журналисты, наученные опытом, редко клюют на «пустышки» – умеют выбирать действительно интересные мероприятия. А если и приходят на надуманные презентации, то, повеселившись там, не ставят перед собой задачу «отписаться».
Пресс-тур
Весьма эффективной формой распространения информации является пресс-тур или коллективная поездка журналистов, во время которой они знакомятся с работой предприятия или просто отдыхают. Основной целью пресс-тура может быть представление нового товара или новой услуги. Также очень важно, что во время пресс-тура устанавливаются неформальные отношения с журналистами и таким образом налаживается долгосрочное сотрудничество.
Традиционный пресс-тур иногда называют «пикник для прессы» (press junket). В турбизнесе это будет рекламный тур, ознакомительная поездка, «фэм-трип» (fam trip).
Журналисты участвуют в пресс-турах, потому что это просто один из способов получения информации.
Пресс-тур оплачивается организатором, т. е. для журналистов он бесплатен. Это может быть расценено, как определенный подкуп для журналистов. Вместе с тем от представителей прессы не требуется подготовка восторженных материалов. Не такая уж редкость, когда организаторы по результатам пресс-тура получают негативные публикации.
Вместе с тем, в некоторых СМИ существует запрет на участие журналистов в бесплатном пресс-туре. Отдельные редакции берут на себя частичное финансирование пресс-туров, если считают, что поездка позволит получить действительно ценную информацию.
Некоторые редакции просто не имеют средств или предусмотренных статей расходов для пресс-тура, поэтому принимают приглашения не раздумывая. Большинство СМИ спокойно принимают приглашения на бесплатный пресс-тур, часто с их помощью просто поощряя своих журналистов, которые, например, комфортно отдыхая во время ознакомительной туристической поездки не несут никаких обязательств.
В качестве пресс-туров могут выступать дни открытых дверей, посещения объектов, путешествия.
Дни открытых дверей
Дни открытых дверей особенно полезно проводить для тех организаций, которые обычно достаточно закрыты для общественности. К таковым можно отнести режимные предприятия, штаб-квартиры крупных компаний, крупные правительственные учреждения и т. д.
Дни открытых дверей могут быть традиционными и проводиться каждый год в одно и тоже время. Также они могут быть организованы раз в течение нескольких лет в связи с каким-либо событием (новые технологии, новое оборудование, новый штат и т. д.).
В зависимости от масштаба организации и количества гостей проводится один день открытых дверей или несколько дней.
Во время дней открытых дверей обычно имеют место быть два основных мероприятия. Первое, это выступление представителя организации, который рассказывает о ней. Второе – экскурсия по организации, во время которой посетители могут увидеть все собственными глазами (а также потрогать или даже попробовать на вкус, например, выпускаемую кондитерскую продукцию). Гостям демонстрируется работа людей и оборудования, представляются сырье, технологии, промежуточные и конечные продукты.
Некоторые компании проводят экскурсии на регулярной основе. В любое время в них может принять участие, как обычный гость, так и журналист.
Экскурсии могут быть дневными, и вечерними, в обычные дни, и в выходные.
Посещение объекта
Часто представителей прессы знакомят с объектом, имеющим отношение к делам компании. Так, например, при ранее упомянутом продвижении выделенных линий компании SBC журналистам предложили посмотреть на работу технического персонала и пригласили посетить подразделения SBC, в том числе центр развития технологий в Техасе. Была также организована встреча с местным руководством.
Для оценки инвестиционного климата в Татарстане туда был доставлен «информационный десант» – делегация Ассоциации иностранных корреспондентов (АИН). В ее составе было 13 журналистов – из Англии (ТВ «Скай Ньюз»), Венгрии (Венгерское радио), Германии (журнал «Фокус»), Швейцарии (газета «Нойе Цюрихе Цайтунг»), Японии (газета «Акахата»), Кореи (газета «Чусон Илбо») и Турции (газета «Дуния»). «Иностранных журналистов принял в Кремле президент Татарстана М.Шаймиев. В ходе трехдневной поездки зарубежных коллег по Татарстану были встреча с председателем Духовного управления мусульман РТ муфтием Гусманом Хазратом Исхаковым, посещение Исламского университета, крупнейших предприятий республики.»
Обычно прессу «допускают» к новому объекту раньше, чем широкую публику. Таким образом обеспечивается донесении до аудитории информации об открытии офиса, магазина, представительства и т. д. Например, в 1997-99 г.г. компания Princess Cruises совместно с Porter Novelli организовывала мероприятия, посвященные спуску круизного корабля Grand Princess. В июле 1997 г. был организован обед для прессы с экскурсией на итальянскую верфь, чтобы представить корабль и способствовать предварительной продаже билетов. Группа из 20 журналистов посетила верфь, после чего появились публикации и информация на телевидении.
В первое плавание корабль Grand Princess отправился 26 мая 1998 г. из Стамбула. Около 40 журналистов приняли участие в первом плавании, в результате чего репортажи о путешествии появились на первых полосах десятка газет. Среди них были Chicago Sun Times, Los Angeles Times, Boston Globe, Miami Herald, Philadelphia Inquirer, New York Newsday,
Для поддержания освещения официального спуска корабля в Нью-Йорке в сентябре 1998 г. Princess Cruises организовала серию мероприятий, проходивших в течение 6 месяцев. В результате было опубликовано 20 интервью со знаменитостями на борту корабля (например, с Ритой Морено о каюте из трех комнат; с Марком Шпицем о пяти бассейнах; с астронавтом Буцем Алдрином о дискотеке). Были публикации о свадебной часовне на корабле, которая соревновалась с часовней в Нью-Йорке по количеству свадеб. Был проведен первый прямой репортаж в Интернете о спуске на воду корабля. Более 100 тысяч человек смотрели спуск в Интернете, а еще 3,5 млн. посетили сайт в течение двух недель.
Билеты на корабль были полностью проданы на первый европейский сезон за три месяца до отправления в плавание. Исследование среди туристических агентств и пассажиров показало, что по уровню известности этот корабль превосходит любой другой. За пять месяцев до спуска корабля компания Princess Cruises заказала два дополнительных корабля водоизмещением 109 тысяч тон, исходя из успешной предварительной продажи билетов на Grand Princess.
По сравнению с достигнутым для корабля Dawn Princess (115 млн. контактов), освещение Grand Princess на ТВ превысило 170 млн. контактов, в целом более 50 °CМИ представили информацию о корабле. Спуск Grand Princess освещался более чем в 900 передачах, включая Good Morning America, The View, CBS This Morning, CNN Headline News и CNBC Market Watch.19 национальных телевизионных компаний и 23 региональные ТВ компании направили свои съемочные группы в Барселону, чтобы передавать информацию во время первого плавания корабля. Все основные телесети передавали репортажи о прибытии корабля во Флориду. Ведущие газеты (такие, New York Times, USA Today) помещали репортажи о корабле. Times 4 января 1999 г. включила сообщение о рекордных размерах, новинках и уникальных возможностях корабля в рубрику «Новости года».
В целях продвижения объективной информации о жизни в России «Чеховский центр» в тандеме с «Германо-российским форумом» организовал в 2002-м году ознакомительную поездку 11 ведущих журналистов из ФРГ в Восточную Сибирь.
Во время выездных мероприятий журналисты собирают информацию, попутно получая новые впечатления, а порой и отдыхая или развлекаясь.
Путешествия и прогулки
Нередко для журналистов организовывают прогулки на теплоходе. Это может быть и несколько часовая прогулка на городском речном трамвайчике. А может быть и полноценное путешествие по воде или по суше.
Все люди любят отдыхать. Журналисты не исключение, поэтому ни к чему не обязывающее путешествие может стать хорошим шагом к установлению долгосрочных отношений. Соответственно при формировании группы для путешествия следует быть предусмотрительным и приглашать ответственных, перспективных журналистов. Однако, можно ожидать, что приглашенный работник редакции уступит свое место другому коллеге по своему СМИ. Но и «новый» журналист также может пригодиться в будущем.
Так как путешествие может быть достаточно длительным, то специалисту по медиарилейшнз придется приложить немало усилий, чтобы журналисты не скучали и каждый день испытывали только положительные эмоции.
Организация пресс-тура
Пресс-тур должен иметь четкую задачу по распространению информации о компании. В ходе этого мероприятия журналистам необходимо получить новые ценные для аудитории факты.
Как и другие мероприятия медиарилейшнз пресс-тур должен быть хорошо организован. Его не стоит превращать в обычную выездную вечеринку с прекрасной бесплатной едой и выпивкой (если только речь не идет именно о развлекательной прогулке). При плохой организации обманутые в своих ожиданиях или раздраженные журналисты могут подготовить совсем нежелательные материалы.
Организация пресс-тура начинается с планирования. Сначала определяются задачи, которые необходимо решить. Далее выбирается вид пресс-тура, место, время (даты и протяженность), транспорт, маршрут, место и условия размещения, определяется круг приглашаемых журналистов (возможно и других гостей), разрабатывается программа, решаются вопросы безопасности, изготавливаются необходимые материалы, назначаются ответственные сотрудники и т. д.
Программа предусматривает подробную детализацию, исключающую временные паузы, задержки, нестыковки и т. д. В нее могут входить, например, такие пункты: