Папка будет выглядеть следующим образом.
Кредитные карты 20XX (папка с файлами):
• American Express 21000 (страница 1):
? январский счет;
? февральский счет;
? мартовский счет;
? и т. д.
• Bank of America 4339 (страница 2):
? январский счет;
? февральский счет;
? мартовский счет;
? и т. д.
• Bank of America 7828 (страница 3):
? январский счет;
? февральский счет;
? мартовский счет;
? и т. д.
• Chase Continental 4399 (страница 4):
? январский счет;
? февральский счет;
? мартовский счет;
? и т. д.
• Discover 6004 (страница 5):
? январский счет;
? февральский счет;
? мартовский счет;
? и т. д.
Каждая отдельная страница хранит лишь один конкретный счет, и все выписки расположены в хронологическом порядке от самой старой на дне к самой новой наверху. Теперь, вместо того чтобы перерывать все пять папок в поисках выписки со счета, нужно вытащить лишь одну папку из ящика, и в одной опрятной папке найдутся все пять счетов. Совершенство!
Разработка и применение системы поиска файлов
Теперь займемся разработкой системы архивации. На отдельной странице в блокноте перечислите названия секций (или категорий) для картотеки. Возьмите за образец мою, если хотите.
Отлично. Теперь на отдельных страницах перечисляйте папки (или подкатегории), которые должны храниться в каждой секции. Не старайтесь соблюдать какой-то порядок, пока просто записывайте все в столбик. Когда у вас будут реальные папки с файлами, загрузите их в ящики в алфавитном порядке.
Это не бесполезная работа. Может, она и нудная, зато поможет сосредоточиться и получить удобную в использовании систему архивации. Она также позволит разработать и опробовать различные способы обозначения и организации папок, не тратя напрасно время и деньги на переименование папок и перепечатывание бирок.
Если у вас уже есть некая система архивации, соотнесите имеющиеся папки со списком, составленным ранее. Действительно ли данные папки охватывают все? Или они слишком специализированы?
Хотя совершенного способа обозначения нет, эти подсказки призваны помочь вам.
1. Ищите общее и уникальное в содержании каждой папки.
Принцип «подобное к подобному» подразумевает, что все папки по страхованию должны находиться вместе. Их можно разбить на следующие категории: «Страхование автомобилей», «Медицинское страхование», «Страхование домовладельца». Общее у них то, что они содержат страховые полисы. Используя общие признаки, объединяйте их, а по уникальным признакам разделяйте.
Страхование:
a) авто;
б) домовладелец;
в) здоровье.
Теперь мы знаем, что все они хранятся под буквой С в секции «Страхование», а внутри – в алфавитном порядке.
2. Давайте папкам простые и структурированные имена: категория, год или дата (если нужно), подкатегория, любая дополнительная информация.
Чем конкретнее название, тем лучше. Вместо того чтобы писать: «Наша поездка в Большой каньон с Бобом и Салли 20XX», попробуйте так: «Путешествие: 20XX, Большой каньон (Боб и Салли)».
Мы начинаем с категории «Путешествия». Затем год или дата: 20XX. Затем место назначения – Большой каньон. И любая дополнительная информация: здесь указаны попутчики Боб и Салли.
Старайтесь объединить однородные документы в одну папку.
Вместо того чтобы создавать серию отдельных папок, сделайте так:
Используйте папку-регистратор с биркой «Коммунальные услуги: 20XX», в которой каждому коммунальному предприятию отведена своя страница. В качестве иллюстрации вернитесь к описанной выше папке «Кредитные карты 20XX».
Обретя уверенность, что на базе общих методов вы разработали логичную для себя систему, отправляйтесь в свой кабинет, чтобы разработать, сформировать и переименовать папки.
Возможно, использование скоросшивателей и дыроколов вас утомляет или отбирает слишком много времени. Но благодаря этой системе вам никогда не придется вытряхивать содержимое папки на пол и перебирать все бумаги. Документ, который вы положили в папку X, больше не найдется случайно в папке Y. Я сэкономил клиентам тысячи долларов и много времени, поскольку всегда настаивал на папках-скоросшивателях. Во-первых, ничего не потеряется, а дополнительное время, посвященное созданию системы регистрации, гарантирует, что вы никогда случайно не засунете документ в неправильную папку.
Если я вас еще не убедил, просто используйте обычные папки с файлами и будьте очень внимательны в процессе архивации. Эта не та работа, которую можно с чем-то совмещать. Хотя она и однообразна, но требует предельной концентрации, чтобы избежать самых простых ошибок. Мне будет не очень-то приятно закончить словами «я же говорил», если в конечном счете невнимательная регистрация повлечет за собой негативные результаты.
Структурные элементы офиса
Мебель
• Письменный стол.
• Офисное кресло.
• Дополнительные стулья и другие сиденья.
• Шкаф-картотека (офисный шкаф).
• Книжные полки.
• Доска объявлений (маркерная доска).
• Держатель для журналов (стеллаж).
• Несгораемый сейф или шкаф.
• Другое.
Папки с файлами
• Картонные простые папки.
• Папки с бумагодержателями.
• Скоросшиватели и папки-регистраторы (мои любимые).
• Другое.
Бумага: белая, формат А4
• Линованная с тремя отверстиями для подшивки.
• Линованная без отверстий.
• Нелинованная с тремя отверстиями для подшивки.
• Нелинованная без отверстий.
• Нелинованная без отверстий цветная.
• Нелинованная без отверстий других размеров.
• Другое.
Канцтовары
• Регистрационный журнал.
• Календарь.
• Лотки для писем (коробки, корзины для сортировки).
• Брошюровщики.
• Обложки для отчетов.
• Ручки (карандаши).
• Маркеры (фломастеры).
• Стикеры или любые листочки для заметок.
• Учетные карточки.
• Скрепки.
• Зажимы для бумаги.
• Пружины для переплета.
• Яркая тесьма.
• Клей-карандаш (ПВА, резиновый клей, жидкий клей).
• Корректор.
Резиновые кольца для бумаг
• Кнопки чертежные и канцелярские.
• Другое.
Печатные материалы
• Книги.
• Журналы.
• Газеты.
• Каталоги.
• Другие необходимые материалы (источники).
• Другое.
Освещение
• Общее освещение.
• Местное освещение.
• Другое.
Оборудование и техника
• Шредер (измельчитель бумаги).
• Компьютер.
• Принтер или многофункциональное устройство (принтер, факс, сканер).
• Интернет (высокоскоростной, беспроводной, «позаимствованный» у соседей).
• Другое.
Коммуникации
• Внутренняя сеть.
• USB.
• FireWire.
• Удлинители.
• Предохранитель (аварийный аккумулятор).
• Другое.
Носители информации
• CD.
• DVD.
• Дискеты.
• Накопители.
• Другое.
Внешние накопители
• FireWire.
• USB.
• FireWire/USB combo.
• SATA.
• NAS.
• Другое.
Переносное оборудование
• Трехдырный дырокол.
• Двухдырный дырокол.
• Степлер.
• Антистеплер.
• Ножницы.
• Держатель для клейкой ленты.
• Ручки, карандаши (в подставках).
• Точилка.
• Линейка.
• Конвертовскрывающая машина.
• Бумагодержатели (кнопки в коробках).
• Калькулятор.
• Телефон (наушники).
• Электронный органайзер.
• Пресс-папье.
• Батарейки (AA, AAA, C, D, 9-вольтные и др.).
• Другое.
Перед вами подробный, но не окончательный список вещей, которые могут пригодиться в домашнем офисе. Конечно, вам не обязательно иметь все вышеперечисленное.
Теперь осмотрите свой офис. Используйте этот список как руководство и подумайте, какие вещи вы бы использовали, но не имеете, имеете и не используете (с ними можно быстро разобраться – отправляйте их в контейнер для благотворительных целей), имеете и используете. Пометьте каждый пункт, который есть в вашем офисе. Используйте этот список и принцип «подобное к подобному», чтобы определить, где каждый предмет (группа предметов) будет жить.
От делового офиса к домашнему
Чем больше людей трудятся дома, тем важнее сделать переход от делового офиса к домашнему как можно более безболезненным. Ведь даже работая дома, вы хотите выполнять свои обязанности профессионально.
Если раньше у вас был штат сотрудников, вас может расстроить, что утренний кофе придется пить в одиночестве. Но пусть вас утешит то, что теперь это можно делать в пижаме. Хотя друзья и коллеги, успевшие ее поносить, сошлись на том, что одежда для работы обязательна. По их словам, они более продуктивны и сосредоточены, когда носят брюки и рубашку, а не шорты или спортивные брюки. Верю им на слово.
Кроме того, если вы уехали из офиса с коробками файлов, канцелярских товаров и личных вещей, устройство их в доме займет значительное время, и для этого понадобится немало сил. Если у вас есть несколько одинаковых семейных фотографий в рамках, лучше передарите или выбросьте эти снимки и отправьте лишнюю рамку на переработку. Принцип «подобное к подобному» предполагает совместное хранение канцелярских товаров, а лишнее отдайте коллегам. Если вы делаете бо?льшую часть своей работы онлайн и редко печатаете документы, сколько бумаги вам на самом деле нужно? Даже если она «бесплатная».
Как обустроить офис
Мебель
Самый большой и часто используемый предмет мебели в офисе – письменный стол. Поэтому установим или переставим мы его в самом начале. Не рекомендую сидеть лицом к двери.
У вас должен быть удобный стул с удобной спинкой и подлокотниками, который можно поднимать и опускать, особенно если вы планируете проводить много времени за столом.
Если у вас есть место для офисного шкафа или картотеки (я предпочитаю боковые шкафы) и вы целыми днями работаете с файлами, то было бы неплохо держать картотеку поблизости. Если некуда поместить этажерку, стеллаж или полки, попробуйте повесить их на стену. Они нужны для хранения справочников и канцтоваров, а также личных вещей.
Электроника
Удостоверьтесь, что у вас достаточно розеток и телефонных гнезд. Убедитесь в наличии устройств защиты от перенапряжения. Все электроприборы должны иметь защиту от перепадов напряжения. Чем меньше приборов воткнуто в розетку, тем менее вероятны короткие замыкания или перегоревшие лампочки.
Только из соображений экономии места я предлагаю по возможности приобрести многофункциональный принтер. Он займет меньше места, чем все приборы, необходимые для планшетного копирования, сканирования и передачи факсов. Если вам не нужна цветная печать, советую приобрести не струйный принтер, а лазерный: работает быстрее, и стоимость печати намного ниже. Если требуется цветная печать и стоимость печати не играет большой роли, то приобретайте струйный. Лазерные принтеры с цветной печатью продолжают дешеветь, но обычно печатают медленнее и по-прежнему дороги как сами по себе, так и в обслуживании.
Дам единственный совет относительно компьютеров: приобретите монитор с максимальной диагональю и разрешением, какой вы только можете себе позволить, с максимальной оперативной памятью на процессоре или ноутбуке. (Дополнительная оперативная память необходима для быстрой обработки множества задач одновременно.) Если вы не будете много играть или обрабатывать видеофайлы, небольшие изменения скорости процессора будут для вас несущественны. Но слишком маленькая оперативная память замедлит работу и будет вас постоянно раздражать. На этом не нужно экономить.
Освещение
Правильное освещение очень важно. Вам нужна настольная лампа для локальной подсветки и дополнительные лампы и (или) верхнее осветительное оборудование для общего освещения. Свет должен проникать во все углы, где можно сидеть и читать.
Архивация
Очень важно выбрать место для складирования документов и папок до того, как они попадут в шкаф. Запланируйте раз в день или в неделю время для архивации. Не думаю, что необходимо различать новые и уже отработанные бумаги. Если проект требует частого обращения к определенным папкам, удобнее держать их под рукой, чем вынимать и класть обратно в течение дня. Однако нужно иметь лоток или корзину для документов, готовых к архивации.
И снова почта
Возвращаемся к почте. Если помните, мы говорили о сортировке почты на основные категории.
• Счета.
• Просьбы.
• Приглашения и события (ограничения по времени).
• Прочитать и сохранить (включая личную переписку).
• Актуальные вопросы.
• Каталоги.
• Журналы и периодика.
Я предполагаю, что хотя бы месяц вы работали с почтой, как описано в главе 2. Если в офисе вы не разбирали корреспонденцию, то первым делом необходимо выделить для нее место. Учитывая, что бо?льшая часть информации для архива будет прибывать с почтой, разумно сортировать и обрабатывать ее в помещении офиса.
Мне абсолютно все равно, будут ли лотки для почты многоуровневыми, плетеными или проволочными, одинаковыми или разнокалиберными. Все, что меня заботит, – чтобы корреспонденция обрабатывалась последовательно, как описано в главе 2. Если есть возможность, нужно найти постоянное место для лотков. И вам не придется расставлять их каждый раз при обработке почты: они всегда будут на месте.
Канцелярские принадлежности
Принцип «подобное к подобному» предполагает, что все канцелярские принадлежности живут бок о бок. Что касается домашнего офиса, это означает, что вспомогательные материалы или канцтовары хранятся вместе, в идеале в одной-двух коробках, четко обозначенных. На моем рабочем столе лежат: степлер, держатель для клейкой ленты, стакан для ручек, карандашей, маркеров с двумя парами ножниц (острием вниз), блюдечко для скрепок и подстаканник. Запасы скрепок, которыми я пополняю блюдце, живут в коробке под названием «Канцелярские принадлежности». Рулоны ленты для держателей, кольца для брошюровки, коробки скрепок – там же. А еще пачки стикеров. Все лишнее (запас) тоже лежит в этой коробке. Таким образом, любой человек может найти пачку стикеров, которая всегда находится только в одном месте.