Вы, конечно, можете держать ножницы в кухне, но ни в коем случае не степлер. Несомненно, иногда нужно скрепить открытый пакет с продуктами, но, учитывая, что документооборот осуществляется в другом месте, я советовал бы для подобных вещей отправляться в домашний офис.
Компьютеры и другая электроника
Считаю нужным все компьютерное оборудование располагать в офисе. Равно как и калькуляторы, принтеры, сканеры, копировальные устройства, факсимильные аппараты, шредеры и т. п. Все офисные аппараты должны жить в офисе, а также комплектующие: тонер или чернила, бумага, лезвия для шредера. Их храните отдельно, но рядом с остатками предыдущих закупок.
Существует много сайтов и книг о том, как обустроить эргономичное рабочее место. Проштудируйте их и воспользуйтесь предложенными рекомендациями. Удостоверьтесь, что использование компьютера и других электронных устройств не причиняет вреда здоровью в краткосрочной и долгосрочной перспективе.
Помимо списка часто набираемых номеров, прикреп-ленных к факсу, воздержитесь от наклеивания стикеров на монитор или любое другое оборудование. Учитесь создавать напоминания на компьютере или, еще лучше, внесите их в ежедневник как актуальные задачи, ведь через несколько дней вы перестанете даже замечать листочек и погрузитесь в беспорядок.
Программное обеспечение: то же
Все программное обеспечение держите в определенном месте. Независимо от того, это загрузочный диск для нового оборудования или отдельные программы, храните их в одном месте. Конечно, их можно объединить с родственными подкатегориями (системные диски, драйверы для различных принтеров или игры). Храните диски для различных операционных систем в разных коробках.
Собрав программное обеспечение со всех уголков квартиры, убедитесь, что избавились от приложений для оборудования, а также от программ, которые устарели, уже не используются или давно сданы в утиль. Например, мало кому еще пригодится загрузочный диск для старого Windows 98. Его можно выбросить, подарить компьютерной лаборатории или в музей устаревших технологий.
CD, DVD и дискеты
Пришло время собрать старые дискеты, компакт-диски и DVD с данными. Не путайте эти диски с видео– и аудио-записями: последние нужно хранить возле телевизора и проигрывателей. Сейчас мы займемся только дисками с информацией.
Соберите и просмотрите их. Сравните данные на дисках с данными на жестких дисках и убедитесь, что все необходимые файлы есть и в компьютере. Чтобы избежать еще большей путаницы, пока мы не дошли до главы 9, повествующей о сортировке компьютерных файлов, проверьте, все ли файлы, импортируемые на компьютер, сохранились в «Моих документах». Можно даже создать новую папку и назвать ее «20XX док импорт».
Проверьте все резервные диски на наличие дубликатов и убедитесь, что у вас есть все последние сохранения. Здесь речь не идет о перестраховке (спросите любого, чей компьютер ломался!), многократные копии многократных копий излишни: вы сможете восстановить данные с одной из резервных копий. Любые диски с личной информацией, которые вы выбрасываете, нужно сломать или уничтожить перед утилизацией: вы же не хотите, чтобы ваши личные дела попали в недобрые руки.
Инструкции по эксплуатации
Все инструкции нужно собрать и хранить либо в прозрачном полиэтиленовом пакете, либо в общей папке (или в двух, в зависимости от объема) по подкатегориям. Во-первых, их нужно выудить из всех тумбочек, уголков и столов, где они могут валяться. После этого выбросьте все инструкции к оборудованию, которого у вас давно нет. Отправьте их в макулатуру.
Оставшиеся можно расположить в алфавитном порядке. Сгруппируйте их по подкатегориям: «Мелкая бытовая техника», «Крупная бытовая техника», «Офисное оборудование» и т. д. или оставьте в случайном порядке. Всякий раз принося в дом новый агрегат, кладите его инструкцию к остальным. И всякий раз избавляясь от какого-либо прибора, избавляйтесь и от инструкции к нему. Если аппарат можно отправить на переработку, туда же отправляйте и инструкцию. Если вы продаете или дарите прибор, отдавайте и инструкцию вместе со всеми комплектующими.
Хранилище контактов
Во второй главе мы создали коробку контактов для всех обратных адресов из поступающей почты. Предлагаю все случайные визитные карточки, спичечные коробки и другие обрывки с наспех записанными телефонными номерами отправлять в этот лоток. И раз в неделю (или с другим интервалом) обязательно переписывайте хотя бы часть в бумажную или цифровую записную книжку либо добавляйте в адресную книгу.
Неважно, постоянно вы общаетесь с людьми и приносите домой визитки или редко обмениваетесь информацией, возьмите за правило добавлять примечания на обратной стороне, чтобы напомнить себе, кто, где и почему дал вам визитку. Например, вот так.
Если вы посещаете конференции или другие мероприятия, где активно общаетесь, возьмите пластиковый пакет и собирайте туда все визитки. Напишите на пакете название мероприятия и дату в качестве подсказок.
Многие мои клиенты, прежде чем вняли моим советам, были завалены случайными визитками от людей, которых не могли вспомнить. Это не только не приносит пользы, но и может сыграть против вас. Вы никогда не узнаете, есть ли в этой стопке люди, которым вы могли бы помочь или которые были бы полезны вам – упущенные возможности отправляются в мусорное ведро.
Комфорт для клиентов
Если вы встречаетесь с клиентами в домашнем офисе или в жилом помещении дома, важно поддержать профессиональную атмосферу вокруг рабочего места. Оберткам от продуктов, объедкам и прочим следам жизнедеятельности здесь не место. Необходимо также иметь под рукой все файлы, имеющие отношение к посетителям, или бланки, необходимые для работы. Еще один довод в пользу удобной и простой в обслуживании системы архивации – она действительно облегчит вам работу.
Время собирать
Вы уже проделали подобное упражнение с инструкциями по эксплуатации. Теперь пройдитесь по дому и соберите все оставшиеся документы, касающиеся работы офиса. Почта уже пристроена, равно как и инструкции, но повсюду по-прежнему лежат кипы документов. Давайте отправим их все в одну коробку, пока в случайном порядке. Шаг первый: их нужно найти. Шаг второй – рассортировать.
Сортировка, уборка и перепланировка
Что хранить, а что выбросить
Теперь, когда мы собрали беспризорные бумажки со всей квартиры, пришло время рассортировать их. Во-первых, отделить хлам и сразу же выбросить. Не стоит сожалеть о подобных бумагах.
• Рекламные листовки.
• Запросы, ходатайства, приглашения от благотворителых учреждений, которым не собираетесь помогать.
• Запросы, ходатайства, приглашения от фирм, к которым вы не имеете отношения и с которыми не собираетесь работать.
• Запросы, ходатайства, приглашения о событиях, которые вы не планируете посещать.
• Истекшие скидочные купоны.
• Истекшие гарантии и договоры на обслуживание, обязательно извлеките информацию о техподдержке или контакты изготовителей.
• Устаревшие ежедневники, планы (храните календари, ежедневники или другую документацию о своих деловых поездках, если вам нравится отслеживать этапы своей карьеры).
• Общая информация о счете, выписки, которые вы прочитали или не собираетесь читать.
• Поздравительные открытки без личных приписок.
• Чеки на товары, не облагаемые налогом (средства личной гигиены, продукты питания).
• Приглашения на мероприятия, которые уже состоялись.
• Инструкции по эксплуатации для приборов, которых у вас уже нет.
• Инструкции по инсталляции уже установленных программ.
• Истекшие страховые полисы (после сравнения старых с новыми, чтобы убедиться, что страховка распространяется на те же случаи).
• Визитные карточки людей, которых вы не помните.
• Карты или атласы старше трех лет.
• Периодические издания и каталоги (не старше трех месяцев для периодических изданий; старые каталоги меняются на новые).
• Статьи (вырезки), если вы их не читали или не обращались к ним более двух лет (включая рецепты!).
• Дубликаты чего-нибудь (если не копируете для кого-то, то поместите их в «Актуальные вопросы» плюс конверт с именем получателя).
• Туристические брошюры (были вы там или нет, это не сувениры).
• Финансовые, банковские документы (проконсультируйтесь с бухгалтером).
? выписки, оплаченные чеки старше семи лет;
? ежемесячные или ежеквартальные выписки, отражающие все сделки за двенадцать месяцев;
? оплаченные чеки на личные расходы (храните оплаченные чеки от крупных покупок и все расходы, не подлежащие налогообложению, либо в течение срока годности товара, либо семь лет);
? неиспользованные чеки на закрытые счета.
Все оставшееся рассортируйте. Ускорит процесс принцип «подобное к подобному», особенно если перед вами целая гора документов. Поэтому для начала соберите однотипное: коммунальные платежи, банковские выписки, выписки по кредитке и т. д. Затем рассортируйте их по номеру, если от одного поставщика несколько счетов. Таким образом, когда вы начнете извлекать или создавать папки, все документы одного вида будут вместе, готовые к архивации в любое время.
Всегда сначала надписывайте папку от руки, а уж потом печатайте и вставляйте название. Вы можете решить, что нуждаетесь в папке побольше или поменьше или что содержимое изменилось и пора менять название.
Продолжайте архивацию, пока все важные бумаги не окажутся в папках, в коробках для почты или в мусорном ведре. Если нужно освежить в памяти практические рекомендации по архивации документов, вернитесь к началу главы. По окончании работы в доме не должно остаться бесхозных бумаг – все инструкции окажутся в одном месте, а картотека или коробки получат названия и аккуратно заполнятся папками.
Бывшие гардеробные и другие укромные уголки
Как я упоминал выше, не бывает, чтобы в доме не нашлось места для документов. Так что не теряйте надежду. Не верьте в то, что беспорядок, пропущенные встречи или даже просроченные платежи вследствие нехватки места – это ваша судьба. Я с этим не согласен и поддерживаю вас настойчивее, чем вы пытаетесь отговорить себя.
Помня об этом, тщательно изучите свое жилище и подумайте, где было бы разумно устроить рабочее место, достаточно просторное, чтобы содержать все необходимое для работы. Может, уголок в подвале или старая кладовка под лестницей? Если там достаточно места для стула и стола, в этом скромном уголке можно обустроить собственный офис. И вот там постарайтесь творчески использовать каждый сантиметр свободного места. Например, расположите стеллажи до потолка. Повесьте монитор на стену. Даже принтер можно подвесить на кронштейны, чтобы не занимать место на рабочем столе.
Исходите из объема вещей. После принципов «подобное к подобному» и «всему свое место» это лучший совет, который я могу дать для работы на ограниченном пространстве. Если вы не печатаете годовой отчет на сто страниц, вам не нужно держать под рукой три коробки бумаги и шесть тысяч почтовых ярлыков. Только когда вам предстоит большой проект, можно запастись материалами, но только теми, в которых нуждаетесь. Поддерживайте запас необходимых для эффективной работы вещей и следите за постоянным его пополнением – от остального избавьтесь. И у вас получится лаконичное и опрятное рабочее место.
Другие занятия
Теперь, когда у вас есть функциональный офис или рабочий уголок, пришло время рассмотреть другие занятия, о которых мы упоминали в начале главы. В этой новой конфигурации еще есть место для чего-то? Возможно, что-то лучше перенести в другую комнату?
Проанализируйте все занятия и осмотрите все уголки в доме, чтобы найти наиболее подходящий. Если место и метраж офиса выбраны наилучшим образом и в соответствии с задачами, подберите удобные хранилища для оборудования и канцтоваров. Если вы остановились на укромном уголке, общей комнате или подвале, перенесите вещи в их новый дом. Если эти принадлежности уже сложены в шкаф, коробку или корзину, прекрасно. В противном случае исходите из объема вещей, положите их в контейнер соответствующего размера и подпишите. Это касается всех офисных операций, которые переносятся к вам домой.
Перебравшись на новое место, не сваливайте все в углу, а найдите уголок для каждой вещи. Не забывайте о принципе «подобное к подобному». Даже если остальная часть комнаты пребывает в хаосе, создайте удобное и аккуратное место для работы и всего, что для нее необходимо. Так вы заложите фундамент для будущей реорганизации данного пространства. Запомните, что в следующий свой визит вы приведете в порядок пока неубранную часть помещения.
Как долго хранить?
Этот вопрос мне задают чаще всего. «Не пора ли избавиться от?..», «Нужно ли еще хранить?..» Сомнения относительно того, что хранить, а что выбросить, препятствуют большинству людей организовать работу с документами. Чтобы не перегружать вас деталями, я создал удобный список в конце книги. Обращайтесь к нему при возникновении вопросов. И, учитывая, что правила и законы могут меняться со сменой власти, всегда консультируйтесь с опытным юристом, если есть даже намек на сомнение. Лучше перестраховаться, чем порвать последнюю копию важного документа. И никогда не выбрасывайте налоговые декларации. Ваш налоговый консультант порекомендует вам не избавляться от сопровождающих материалов, но никогда, никогда, никогда не выбрасывайте копии поданных деклараций! Никогда.
Уничтожать или не уничтожать?
Кража личной информации может вам серьезно навредить. Возможно, вы думаете, что кража личных данных – это городская легенда из того же разряда, что и таинственная болезнь, от которой только что умер лучший друг соседа вашего кузена, или пчелы-убийцы из Мексики. Но вы ошибаетесь: это призрачная угроза, от которой вы даже не пытаетесь защититься. Поверьте, если вы узнаете, что кто-то использовал ваше удостоверение личности, чтобы посетить рождественскую распродажу в дорогом магазине или купить квартиру в Майами, это будет очень-очень скорбный день. И вам будет очень больно узнать, когда произошла кража и каков полный ущерб.
К сожалению, уничтожение документов не гарантирует защиту от вторжения в личную жизнь или преступления. Чтобы этого не случилось, все, все, содержащее ваше имя, адрес и номер счета или предложение открыть счет, нужно уничтожить. Самые дешевые шредеры лишь превращают документы в узкие полосы бумаги, которые можно кропотливо склеить и восстановить оригинал. Поперечные шредеры дороже, но делают из бумаг конфетти, и восстановить документы фактически невозможно. Это не тот случай, когда нужно экономить. Раскошельтесь также на смазку для ножей, чтобы они были острыми и чистыми. Это убережет аппарат от поломок и заедания.
То же касается старых дискет, компакт-дисков, где может храниться конфиденциальная информация, – их нужно уничтожить или сломать так, чтобы нельзя было прочитать. Если вы не знаете, как сделать диск нечитабельным, отправьте его в измельчитель. Это вас защитит. Сперва освободите агрегат от бумаги, а потом отправляйте туда диски.
Поддержание порядка
Я – гордый член Клуба чистого стола. И хотел бы пригласить вас в этот клуб. По возможности никогда не уходите из офиса, оставив бумаги на столе. Единственное исключение – текущий проект, к которому вы вернетесь утром. Даже если вы мастер выполнять много дел одновременно, вы все равно начнете с чего-то одного. Следовательно, оставьте один документ. А во всех остальных случаях в конце дня рабочий стол должен быть чист.