При заказе нужной арматуры отдел закупок связывается с Вами, и обсуждает ваши потребности более подробно. Политика компании состоит в том, что смарт арматура, например, должна заменить старую арматуру и ваши потребности должны обсуждаться в контексте этой политики. Становится очевидным, что преимущества смарт арматуры намного перевешивают их дополнительную стоимость. Таким образом, потребность преобразуется в спецификации для единицы оборудования. В этом случае политика компании и рациональный подход к спецификации ваших потребностей приводит к изменению вашей заявки на закупку.
Задание
Предложите четыре аргумента, которые Вы бы использовали, чтобы обосновать необходимость, по крайне мере, двух из перечисленных предложений. Если Вы можете обосновать их все, пожалуйста, сделайте это.
Новая единица оборудования, например, ноутбук
Дополнительный сотрудник, например, новый работник – помощник менеджера
Дополнительный объем регулярной информации, например, регулярные данные исследований
Дополнительное помещение для технической библиотеки и выставки образов арматуры компании
Являются ли четыре типа критериев одинаковыми для каждого из предложений? Включает ли ваш список какой-нибудь один, или все критерии из перечисленных ниже?
Ниже мы приводим возможные основания для покупки:
• Увеличение прибыли
• Повышение эффективности
• Увеличение стимулов для персонала
• Увеличение производительности
• Облегчение работы и снижение трудоемкости
• Повышение морального духа в связи с улучшением условий труда
• Сокращение текучки персонала
• Улучшение взаимодействия между эксплуатационным персоналом и персоналом КИП и механиков
• Повышение конкурентоспособности компании
• Привлекательность компании, как следующей передовым технологиям на производстве
• Повышение имиджа компании в глазах потребителя
КАЧЕСТВО
С точки зрения управления поставки, качество рассматривается как соответствие назначению. Слово «качество» стало означать в некоторых случаях превосходство или высшее качество. Следует осознать, однако, что эффективные поставки зависят от того, насколько приобретаемый товар или услуга соответствует работе и их применению. Если качество выше, чем нужно, то деньги потрачены впустую, если ниже – дело ставится под угрозу. Среди профессиональных поставщиков и дилеров часто можно услышать следующее высказывание: «нет смысла покупать немецкую арматуру, чтобы выполнить работу, которую сможет выполнить и китайский клапан». Другими словами, хотя качественный немецкий клапан может быть продукцией более высокого качества, зачастую китайский клапан является продукцией нужного качества.
В строгом смысле, например, по определению Британских стандартов качество определяется следующим образом: «Совокупность свойств и характеристик продукции или услуги, которая придает ей способность удовлетворять заданную потребность».
Не всегда является простой задачей описать и определить то качество, которое необходимо для данного применения. В компании–производителе, например, может существовать тенденция, чтобы инженеры – проектировщики делали запасы в сторону перестраховки. Другими словами, инженер может запросить качество, которое выше строго необходимого, из желания быть уверенным, что проект будет работать, по крайней мере, в точно заданных параметрах, а желательно и лучше. Инженер–производственник может думать о качестве в терминах облегчения производства, а снабженец может быть заинтересован в разрешении проблемы путем снижения затрат и, возможно, будет пытаться снизить качество до более низкого уровня, чем это необходимо. Людям, занятым в маркетинге и ценообразовании, необходимо думать и о дизайне и, следовательно, и о качестве с эстетической точки зрения в дополнение к функциональному подходу, принятому остальными. Им необходимо заботиться об имидже, который создается у потребителя.
Проблема состоит в том, что многие виды арматуры полностью взаимозаменяемы. Совершенно разные виды арматуры могут выполнять одну и ту же функцию на одном участке технологического процесса. Если принимать только функциональные характеристики, эти виды арматуры будут одинакового качества. Однако положение о том, что все виды арматуры – вещи одинакового качества, большинство специалистов наверняка расценило бы как неверную трактовку, в то время как один вид арматуры хорош для быстрой замены во время ремонта, и мы не стали бы использовать ее для более сложных случаев, например, когда нам нужно, чтобы она срабатывала при большем числе циклов, чем обычно. Поэтому, когда мы определяем качество в контексте поставок, необходимо всегда думать о функциональной способности изделия или услуги и в то же время о том, почему одно изделие выберут даже при значительно более высокой цене.
Теперь, когда мы определили качество изделия или услуги, которая нам требуется, мы можем обратить внимание на процесс приобретения. Существует несколько фундаментальных вопросов, которые нужно задать на ранней стадии изучения. Например, следует ли нам делать или производить изделие или выполнять услугу самим или нам следует найти кого-то еще для этого.
В случае, когда требуется изготовленное изделие, в первую очередь встает задача передачи поставщикам точной информации о том, что мы хотим. Это не всегда очевидная или простая задача, и много проблем во взаимоотношениях между поставщиками и клиентами связано с неточной спецификацией.
Задание
Продумайте способы, посредством которых потребитель мог бы показать поставщику точно, чего он хочет. Не беспокойтесь о каналах связи, а подумайте о содержании сообщения. Например, широко используемым вспомогательным способом в передаче инженерных спецификаций является уже не только чертеж, но и 3D модели изделий, показанные уже в установленном виде на трубопроводе.
Заполните перечень, приведенный ниже, затем сравните его со своим собственным. Возможно, Вы придумаете более десяти способов, и это будет правильно. Чем больше способов, тем больше каналов доступа к сердцу потребителя.
Теперь выберите один из наиболее важных видов продукции, который Вам поставляют, и перечислите способы, которыми его можно было бы точно определить.
Сравните свои способы с нижеприведенными:
• Чертежи
• Коммерческие стандарты
• Стандарты отраслей и крупных потребителей, например, СТО Газпром
• Марка и торговое наименование
• Образцы
• Детальное описание или инструкции
• Материалы и методы изготовления
• Национальные стандарты (ГОСТ и др.)
• Промышленные стандарты (например, API)
• Указание ожидаемого от выполняемых функций
Возможно, здесь стоит упомянуть, что широко рекомендуется спецификация по функциональной способности, которая показывает, что должно сделать приобретаемое изделие. И необходимо подготовить, где это возможно, спецификации, которые точно показывают, что представляет собой изделие. Главные доводы состоят в том, что функциональные спецификации дают возможность поставщику вносить свой опыт в процесс проектирования и брать ответственность за обеспечение того, что удовлетворяются потребности в качественном выполнении функций.
Во взаимоотношениях между поставщиком и потребителем клиент должен очень точно объяснить, каков должен быть результат рекламной кампании, а отдел рекламы или рекламное агентство должно обеспечить кампанию, которая выполнит это требование. В таком случае клиент не говорит поставщику, какую продукцию он должен поставлять, но он должен быть уверен в том, что поставляемое изделие будет иметь наилучшие шансы в достижении целей клиента.
Более широкая конкуренция может иметь благо в том, что организации, не способные производить продукцию для определенного проекта, могут хорошо производить альтернативный продукт, который будет делать ту же работу.
2.3. Выявление источников
Когда ваша потребность точно установлена, описана и определена, важно увидеть тех, кто мог бы стать вашим потенциальным поставщиком. Вы можете обнаружить, что ваши поставщики уже определены. Такое возможно, если это связано с внутренними поставками, или если Вы не имеете решающего голоса при выборе поставщиков. В примере со служащими во многих компаниях можно увидеть, что они часто не имеют право голоса в определении поставщиков, а просто должны были иметь с поставщиками дело на краткосрочной основе. Однако, иногда случается так, что Вы действительно имеете право выбора, но никогда его не используете.
Вы можете не иметь выбора в данный момент или не чувствовать потребности использовать ваш выбор, но придет время, когда это станет важной задачей, которую Вы должны выполнить, принять в ней участие или ею руководить. Потому важно знать, что Вам следует делать в данном случае.
Детали того, как Вы выбираете поставщиков, будут изменяться в зависимости от ситуации. Иногда их будет один, два или даже несколько, из которых Вы будете выбирать. В данных случаях поставщиков может быть большее количество. Наиболее важные элементы в процессе выбора основаны на двух основных положениях:
Во–первых, Вам следует очень тщательно подходить к спецификации того, что требуется. Одна должна включать в себя все, что необходимо, чтобы полностью описать ваши требования. Из этого Вы сможете составить список покупок, который поможет Вам проанализировать, что же ваш новый поставщик должен будет Вам поставить. Другими словами, спецификация ваших закупочных требований приводит к спецификации вашего поставщика.
Эта спецификация будет содержать подробности того, что Вы хотите, чтобы Вам поставили, а также информацию о том, как это должно быть поставлено; спецификацию на цену и качество; соответствующее расписание поставок, объемы, сроки и условия; подробности о местах расположения поставщика; тип организации или лица, с которыми Вы хотите иметь дело. Это могут быть и любые другие характеристики, которые, по вашему мнению, важны для определения требований, которые Вы собираетесь предъявить, и взаимоотношений, которые Вы хотите иметь с поставщиком.
Вторая сторона действительности будет включать в себя реальный поиск подходящих поставщиков. Они могут быть Вам уже известны или Вы легко можете найти их в ежегодном справочнике, в каталогах ассоциаций в сетях. Иногда Вам необходимо будет просмотреть несколько источников, для того чтобы иметь наиболее полный список поставщиков и достаточно данных, которые помогут Вам в процессе отбора.
Использование вашей спецификации позволит исключить некоторое количество потенциальных поставщиков, которые не удовлетворяют одному или нескольким из ваших критериев качества. Затем Вы должны будете составить краткий список оставшихся поставщиков, которые, как Вам кажется, являются подходящими поставщиками, согласно тому, что Вы о них знаете. На этой стадии обсуждение с сотрудниками и коллегами, которые имеют опыт в этом деле, может помочь Вам еще более сократить этот список. Подробности из других источников, таких как производственные ассоциации, профессиональные журналы также могут оказать помощь.
Итак, ваш краткий перечень должен быть ограничен небольшим количеством поставщиков. Если это не так, то либо Вы не были достаточно строги при сокращении этого перечня, либо Вы не имели достаточно информации, которая помогла бы Вам при отборе. В обоих случаях решение состоит в том, чтобы связаться с оставшимися поставщиками из вашего списка и попросить их представить Вам дополнительные сведения. Вы можете дать краткое пояснение, почему Вам нужна эта информация, и быть очень конкретным относительно того, что Вы хотите знать.
Отметьте, как поставщики реагируют на ваши запросы, а также как быстро и подробно они отвечают на ваши просьбы об информировании. Отметьте, как они развивают ваши расспросы, и решите, являются ли они той организацией, с которой Вы хотите иметь отношения. Вы можете сильно сократить список на этом этапе. Под конец Вы должны иметь двух или самое большее трех возможных поставщиков в вашем списке, и это те поставщики, с которыми Вам следует связываться, чтобы обсудить ваши потребности в поставках.
Задание
Выберите одного из поставщиков вашей организации. Желательно, чтобы это был поставщик наиболее важного для Вас вида продукции или услуги. Напишите список того, чтобы Вы хотели обнаружить в этом поставщике, если бы выбирали его в первый раз. После написания списка используйте справочник ассоциаций или ежегодный справочник с характеристиками поставщиков и сравните ваш список с приведенным там. Если это возможно, свяжитесь с человеком, ответственным за выбор или отвечающим в данный момент за контакты с этим поставщиком, попробуйте получить от этого человека дополнительную информацию. Как она сочетается с вашим списком?
2.4. Оценка источников
Взаимоотношения, которые Вы планируете иметь с вашим поставщиком, помогут определить важность деловой активности между Вами и поставщиками. Если то, что Вы хотите – кратковременные взаимоотношения, Вы можете быть более заинтересованы в иных аспектах процесса поставки, чем характер и личные качества менеджеров поставщика. Люди, вступающие в кратковременные отношения, могут руководствоваться ценой или удобством, а не качеством услуги или тем более качеством обслуживания. Более длительные взаимоотношения обычно накладывают большие обязательства на обе стороны и требуют большего уважения. Важным моментом во всех случаях является ваша оценка поставщика.
Может случиться так, что будет невозможно оценить всех ваших потенциальных поставщиков в отдельности. В установлении приоритетов обычно применяется правило 80\20, поскольку лишь небольшое количество поставщиков обеспечит большую часть вашего потребления или потребностей в поставках. Из тех, кто достаточно важен, чтобы его посетить с целью проверки, могут быть и те, кому просто невозможно нанести визит из-за их местоположения.
Однако там, где описанный элемент поставки является ключевым для вашей организации или подразделения, ваша оценка потенциальных поставщиков влечет за собой ответственность. Уровень вашей оценки должен точно соответствовать важности решения, которое должно быть принято. К счастью, ваша оценка может быть выполнена на трех различных уровнях.
Во–первых, Вы можете оценить их деловые качества. Даже если Вы не можете посетить поставщика сами, у Вас будет достаточно информации о них. Вы можете оценить их публикации и репутацию в деловой прессе. Вы можете оценить их сотрудников, с которыми контактируете Вы или ваши сотрудники. Люди, с которыми Вы имеет дело, и кто работает на ваших потенциальных поставщиков, действуют как представители этих организаций. Удовлетворяют ли они или превышают стандарты, которые Вам требуются, можете ли Вы им доверять, доказали ли они свою готовность помочь, свою надежность и ответственность. Подходят ли Вам и вашим сотрудникам их отношения и личные качества, можете ли Вы работать с ними?
Во–вторых, Вы можете оценить их с технической точки зрения. Качество и цена их поставок будут иметь жизненно важное значение, их технические и организационные возможности также важны. Что они делают и как они это делают – это будет влиять на то, что они Вам поставляют и на их надежность и способность отвечать вашим требованиям. Поэтому Вам следует оценить не только то, что они предлагают для поставки, но и то, как они производят или управляют своими поставками, насколько они действительно хороши и надежны в техническом смысле.
В-третьих, поставщики имеют других клиентов из числа тех, кого они снабжают. Каждый хороший поставщик имеет реальных потребителей, которые полностью удовлетворены и хорошо обслуживаются. Поставщики должны сказать Вам, кого еще они обслуживают, и привести Вам свидетельства и даже контракты с другими фирмами, которые расскажут Вам о своем опыте взаимодействия с поставщиком. Для Вас будет не трудно обнаружить, что ваш коллега или сотрудник из другой организации имел дела с потенциальным поставщиком. Знаете ли Вы их или нет, всегда стоит поговорить с реальными потребителями. То, что они скажут, может быть полезно на переговорах.