• сбор и распределение информации – процессы регулярного сбора и своевременной доставки необходимой информации участникам проекта;
• отчетность о ходе выполнения проекта – обработка фактических результатов состояния работ проекта, соотношение с плановыми и анализ тенденций, прогнозирование;
• документирование хода работ – сбор, обработка и организация хранения документации по проекту.
План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя:
• план сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения; план распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки; детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения;
• план ввода в действие тех или иных видов коммуникаций;
• методы обновления и совершенствования плана коммуникаций.
План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.
В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций:
• внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т. д.);
• формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения);
• письменные и устные;
• вертикальные и горизонтальные.
Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.
Информационная система управления проектом – организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.
В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, которые могут быть собраны и организованы с использованием компьютера. Кроме того, многие аналитические средства, например пересчет графика работ с учетом фактических данных, ресурсный и стоимостной анализ, подразумевают достаточно сложные для неавтоматизированного расчета алгоритмы.
Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров прошло через несколько этапов. С увеличением мощности ПК улучшалась функциональность систем, повышались их возможности. С введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых и ШгЪ-технологий открылись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования. Сами проекты становятся все более сложными, что предъявляет дополнительные требования к развитию информационных технологий управлению проектами.
Интегрированная информационная система управления проектами:
• объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящихся к конкретному проекту; обеспечивает хранение, сбор и анализ управленческой информации относительно степени достижения целей проекта;
• создается для каждого проекта и является временной, так как проект представляет собой одноразовое предприятие;
• должна обеспечивать алгоритмы разрешения конфликтующих требований, возникающих по ходу обеспечения проекта;
• должна обеспечивать поддержку деловых взаимоотношений между исполнителями, временно объединенными в команду;
• является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта;
• является открытой системой, так как проект не является полностью независимым от бизнес-окружения и текущей деятельности предприятия.
Структуру интегрированной информационной системы поддержки принятия решений во многом определяет структура принятых в рамках проекта и организации процессов управления. Как следствие, она может быть структурирована по:
• этапам проектного цикла;
• функциям;
• уровням управления.
Для детального планирования и контроля графика выполнения работ, отслеживания ресурсов и затрат проекта необходимо использовать ПО для управления проектами.
На стадии выполнения проекта необходимо обеспечить сбор фактических данных о состоянии работ, оптимально представить их для анализа, обеспечить обмен информацией и взаимодействие между участниками проекта. Для выполнения этих функций применяется ПО для управления проектами, ПО поддержки групповой работы, документооборота и формирования отчетов.
Вопросы для самопроверки:
1. Кто является основными действующими лицами в проекте, используя схему обязанностей.
2. В чем заключается конфликт интересов участников проекта?
3. Дайте характеристику команде проекта.
4. Что такое “управление коммуникациями проекта”?
5. Какую роль в управлении проектами играют информационные технологии?
6. Что такое “интегрированные информационные системы поддержки принятия решений”? Дайте краткую характеристику.
1.6. Инициация и планирование проекта
Инициация проекта является началом его существования. Любой проект должен быть “придуман”, осмыслен и инициирован. Проект как замысел, идея возникает в результате работы над сложившейся ситуацией.
При индивидуальном подходе существует опасность одностороннего рассмотрения направления замысла. В групповой работе возникает широкий спектр вариантов идей или замыслов.
Инициатором проекта является автор или владелец главной идеи проекта, его предварительного обоснования и предложения по осуществлению. В качестве инициатора может выступать практически любой из будущих участников проекта, но, в конечном счете, деловая инициатива по осуществлению проекта должна исходить от заказчика, который, в первую очередь, заинтересован в его осуществлении и достижении результатов.
Руководитель компании является инициатором проектов по совершенствованию деятельности у себя на предприятии.
Инициация может касаться любых изменений и преобразований в любых сферах человеческой деятельности.
Главные области изменений в сегодняшнем Казахстане, являющиеся объектом инициации проектов:
– отношения собственности;
– рыночные отношения;
– организационные формы;
– методы и средства управления.
Чаще всего в качестве таких причин называют следующие:
– неудовлетворенный спрос;
– избыточные ресурсы;
– инициатива предпринимателей;
– интересы инвесторов;
– условия конкуренции;
– изменение социальной, экономической, политической обстановки и др.
Любой проект имеет жизненный цикл, охватывающий ряд этапов (стадий), связанных с зарождением идеи, его реализацией и достижением заданных целей.
Первый этап проекта носит так называемый “дискриптивный” характер, т.е. создает иллюзию, что работа данного этапа не требует затрат. На самом же деле на долю первого этапа приходится 15 % общих затрат, и вкладываются они (затраты) в исследования, связанные с обоснованием целесообразности (необходимости), выбором способов (инструментов) реализации проекта, с разработкой необходимой документации.
На первом этапе решаются задачи, среди которых основные:
– формулировка идеи проекта, предварительное изучение спроса на проект, четкая формулировка целей, задач проекта, оценка их соответствия интересам общества;
– сбор и анализ данных проекта и принятие на этой основе решения с обоснованием (аргументацией) по определению оптимального варианта проекта;
– разработка проекта – выбор оптимальных методов реализации проекта (указание наилучших сроков, последовательности этапов выполнения проекта и др.).
Второй этап проекта начинается с момента фактического начала его реализации и заканчивается на момент передачи объекта в эксплуатацию. Данный этап сопровождается контролем, наблюдением по мере прогресса проекта.
На третьем этапе оценивается воздействие проекта после его реализации на развитие общества, т.е. определяется, достигнуты или не достигнуты цели проекта, а также извлекается урок из полученного опыта для использования его в создании следующего проекта.
Прокомментируем каждый этап выполнения проекта:
а) определить проблему: помогает более четко, зримо представить конечный результат;
б) разработать альтернативные вариантырешения. Использовать метод мозговой атаки. Какой из доступных вариантов будет наиболее наилучшим? Требует ли больше затрат? Приведет ли к полному или частичному решению проблемы?
в) планировать проект.
Что должно быть сделано, кем, как, когда и т.д. Опыт показывает, что при хорошем планировании можно избежать экстремальных ситуаций. Планирование – это первый вид управленческой деятельности.
Что планируется в проекте. В проекте необходимо планировать все то, что подлежит учету, контролю, анализу и регулированию. Это, в первую очередь, планирование функций управления проектами:
– управление предметной областью проекта;
– управление стоимостью;
– управление временем;
– управление качеством;
– управление человеческими ресурсами;
– управление коммуникациями;
– управление рисками;
– управление поставками и контрактами.
Принципы планирования в проекте. При всем многообразии проектов существуют общие подходы и принципы планирования в проектах. Общие принципы планирования обусловлены типичной деятельностью по управлению проектами, которая направлена на непрерывное решение таких общих вопросов, как:
– Что необходимо делать?
– Кто и что должен делать?
– Кто с кем взаимодействует?
– Когда и что должно быть сделано?
– Сколько и каких ресурсов нужно и для чего?
– Когда и откуда ресурсы должны поступать?
– Что сколько стоит?
– Что и когда должно быть оплачено? Какие это средства и откуда они поступают?
– Каковы лимиты ресурсов и бюджета?
– Какое требуется качество?
– Каковы риски проекта?
– Что выполнено на рассматриваемый проект, а что нет?
– Кем и какие нарушены сроки? Что необходимо предпринять, чтобы проект был выполнен вовремя?
Таким образом, к общим признакам планирования можно отнести следующие.
Целеиаправлеииость. Планирование рассматривается как процесс развертывания главной цели проекта в иерархическую последовательность целей и задач проекта до уровня отдельных мероприятий, действий, работ с определением порядка их выполнения.
Комплексность. Комплексность планирования означает полный охват научных, проектных, организационных, производственных и других мероприятий и работ, направленных на достижение целей и результатов проекта.
Сбалансированность по ресурсам. Сбалансированность по ресурсам означает, что планы не содержат задач и работ, не обеспеченных необходимыми ресурсами.
Системность. Системность планирования предполагает применение системного подхода и учет влияния на проект факторов его окружения; рассмотрение проекта как целостной системы с определением и учетом взаимосвязей как внутри, так и вне его.
Гибкость. Гибкость планирования предполагает способность системы прогнозировать и учитывать возможные изменения, возмущения внешних факторов и их последствия. Для этого пользователю должна быть предоставлена возможность легко варьировать набором учитываемых в расчете технологических, организационных и экономических условий; варьировать критериями, ограничениями, приоритетами и получать в удобном виде для анализа и сопоставления варианты планов, формируемых при различных постановках задач.
Многофункциональность. Многофункциональность планирования означает обязательное планирование по всем установленным функциям управления проектом.
Оптимальность. Оптимальность планирования предполагает способность системы формировать не просто приемлемые планы, а рациональные планы или лучшие планы по выбранным критериям. Это достигается использованием экономико-математических или, когда это невозможно, эвристических методов.
Адаптивность. Адаптивность планирования включает все достоинства оптимального планирования, кроме того, учитывает организационные проблемы. К процессу разработки плана привлекается руководство, что дает возможность учитывать не формализуемые требования. Все это делает планирование более адекватным реальным условиям, персонифицированным, обоснованным и ответственным.
Непротиворечивость. Непротиворечивость планирования обеспечивается преемственностью и взаимосвязанностью всех плановых решений.
Непрерывность. Непрерывность планирования заключается в мониторинге, контроле и при необходимости актуализации плановых решений.
Стабильность. Стабильность планирования обеспечивается неизменностью основных целей и ограничений проекта, его жизнеспособностью, а также гибкостью и адаптивностью системы.
Процессы УП связаны своими результатами, среди которых:
– результат выполнения одного становится исходной информацией для другого, т.е. имеется взаимосвязь групп процессов различных фаз проекта;
– закрытие одной фазы может являться входом для инициации следующей фазы (например, завершение фазы проектирования требует одобрения заказчиком проектной документации, которая необходима для начала реализации).
Таким образом, по международному стандарту РМВОК СУП (система УП) включает в себя: 42 процесса, 9 областей знаний, 5 групп процессов (см. табл. 1.3):
Таблица 1.3
Матрица процессов управления проектом
Вопросы для самопроверки:
1. Что такое инициация проекта и кто может выступать в качестве инициатора инвестиционного проекта?
2. Что может служить объектом инициации инвестиционных проектов?
3. Какие главные области изменений в современном Казахстане являются объектом инициации проектов?
4. Раскройте понятие “планирование инвестиционного проекта”.
5. Прокомментируйте каждый этап выполнения проекта.
6. Опишите принципы планирования, используемые в инвестиционном проекте.
7. Что относится к общим признакам планирования?
8. Какие элементы включает в себя система управления инвестиционным проектом?
1.7. Основы стоимостной оценки и бюджетирования проекта
Одним из способов, позволяющих управлять затратами проекта, является использование структуры счетов затрат (планов счетов). Для выполнения работ требуются ресурсы, которые могут выражаться как в труде рабочих, материалах, оборудовании, так и в виде позиций денежных затрат, когда нет необходимости или возможности знать, какие конкретно ресурсы их составляют. На стадии формирования бюджета работы все ресурсы, привлекаемые для ее выполнения, списываются на различные статьи затрат.
Так как структура счетов затрат разрабатывается по принципам декомпозиции, то путем агрегирования информации со счетов нижних уровней структуры можно получить данные о затратах на требуемом уровне детализации, вплоть до верхнего, характеризующего бюджет проекта.
При выполнении работ проекта фактическая информация о затратах также учитывается на соответствующих счетах затрат, что позволяет на соответствующих уровнях детализации проводить сравнение запланированных затрат (бюджетных) с фактическими.
Чтобы оценить стоимость проекта, требуется знать стоимость составляющих проект ресурсов, время выполнения работ и стоимость этих работ. Таким образом, оценка стоимости начинается с определения структуры ресурсов и работ проекта. Стоимость проекта определяется ресурсами, необходимыми для выполнения работ, в том числе: