Делегировать. Самое эффективное, что вы можете сделать, – делегировать свои задачи, не связанные с продажами. Используйте вспомогательный персонал в полной мере. В каждой организации есть люди, предназначенные для решения конкретных задач. Если не знаете, кто эти люди, задавайте вопросы и продолжайте спрашивать, пока не узнаете. Иногда эти люди назначаются, чтобы помочь вам на формальной основе, а иногда существует неформальная система.
Если у вас нет группы поддержки, подумайте о найме помощника. Вы можете нанять кого-то локально или легко найти виртуальных помощников, которые будут работать на вас по требованию или по часам. Если вы – независимый торговый представитель, как брокер по недвижимости, финансовый консультант или страховой агент, то найм ассистента – умный ход.
Лучшие профессионалы продаж яростно защищают «золотые» часы. Они часто говорят «нет». Когда коллега-представитель останавливается, чтобы поболтать с ними о выходных или о политике, они сворачивают разговор. Когда руководители и корпоративный персонал пытаются свалить на них тяжелую работу, они отказываются. Лучшие продавцы вешают таблички «не беспокоить» на своих дверях, когда общаются с клиентами, – чтобы держать все отвлекающие факторы на расстоянии.
Ваша ежедневная миссия проста: выжать как можно больше из «золотых» часов, мудро управляя этим временем. Если вы не занимаетесь поиском, квалифицированием, сбором информации, презентацией или закрытием сделок в «золотые» часы, то вредите своей карьере и своим доходам и не делаете свою работу.
Изящное искусство делегирования
Делегирование – способ масштабировать себя и решить больше задач за те же 24 часа. А еще – умение отпускать контроль и доверять другим людям.
Желание контролировать все, что происходит с клиентами и сделками, – ловушка для продавцов. Понимаю: они делают предложения своим клиентам и хотят держать результаты под контролем. Проблема в том, что они не умеют масштабировать себя и, в конечном счете, прекращают поиски, потому что увязли в задачах, которые могли бы сделать другие. Вы можете масштабироваться лишь тогда, когда используете таланты других, чтобы достичь большего.
Эффективное делегирование начинается с эффективного общения. Продавцы провоцируют хаос и сбой в коммуникации, когда не могут дать четкие инструкции своей команде. Затем, когда совершаются ошибки, те же самые продавцы поднимают руки вверх и заявляют: «Хочешь, чтобы дело было сделано – сделай его сам».
Ваш персонал не умеет читать мысли. Если вы заранее потратите время на разработку плана, четкие инструкции и убедитесь: все знают, куда идут, и у всех есть карта – то обнаружите, что волшебным образом добавили часы к своей рабочей неделе. Сначала это может показаться трудоемким, но дисциплина, из-за которой вы сначала замедлитесь и все спланируете, в конечном итоге придаст вам скорости.
Продолжайте, продолжайте, продолжайте. После делегирования задач группе поддержки необходимо обеспечить последовательное и постоянное взаимодействие и контроль. Одна из моих любимых поговорок: «На Бога надейся, а сам не плошай». Если вы не сумеете систематически контролировать поручения, то в последний момент окажетесь в тупике, потому что важные задачи остались невыполненными или незавершенными.
Инвестируйте в построение отношений со своим персоналом. Меня всегда поражали продавцы, которые относятся к своим группам поддержки с безразличием и неуважением. В недавней статье HarvardBusinessReview «3 варианта поведения успешных продавцов» Райан Фуллер приводит убедительное исследование VoloMetrix, показавшее прямую корреляцию между успехом в продажах и инвестициями продавца в создание сильной внутренней системы поддержки и связей в команде[17].
Никогда не забывайте: сотрудники службы поддержки – такие же люди, как и вы. Покажите им, что заботитесь о них, слушайте, уважайте их так же, как хотите, чтобы вас уважали в ответ, и не забывайте сказать им «спасибо».
Разбивка времени на блоки изменит вашу карьеру
Вице-президент по продажам отчаянно нуждался в решении. Команда отставала по плану, и дела не собирались становиться лучше. Я провел день, наблюдая за работой его команды, просматривая воронку и анализируя показатели активности. Они были ужасны.
Стандарт для представителя составлял 50 ежедневных звонков и три запланированных встречи. Однако, как показал анализ работы в течение 90 дней, в среднем каждый представитель делал менее половины требуемых звонков и назначал лишь две встречи в неделю. Подумайте об этом. Это команда продаж внутри офиса. Весь их день должен быть посвящен назначению встреч с потенциальными клиентами по телефону, а они едва ли делали два звонка в час.
Отсутствие поисков подвергало риску всю компанию. Когда я собрал команду продавцов и продемонстрировал им их показатели, то, разумеется, услышал оправдания – много оправданий.
– Ты не понимаешь, Джеб! У нас так много других дел – встречи, контроль за сделками в воронке, административная работа. CRM неуклюжий, кофе без кофеина, отправка голосовой почты занимает так много времени, люди не берут трубки утром, днем, по средам, в полнолуние…
Плавали, знаем. Все это я уже слышал сотни раз. Показав, что их воронка пуста, спросил: как они могли тратить столько времени на отслеживание звонков и административную работу, когда, по сути, отслеживать было нечего. Они уставились на меня. В комнате стало холодно.
Прежде чем они приступили бы к очередным оправданиям, я дал им 10 минут на то, чтобы пойти в свой офис, собрать список из 50 потенциальных клиентов и затем снова встретиться со мной в конференц-зале.
Десять минут спустя они пришли со списками в руках. На сей раз я дал им полчаса на то, чтобы позвонить 25 потенциальным клиентам с целью назначить две встречи. Ошеломленные лица были красноречивее любых слов. Они ерзали на местах, уставившись на телефоны. Двое сказали, что у них лучше получится, если они будут звонить из своего кабинета. Но я настоял на своем. Больше никаких оправданий. Еще немного помедлив, они приступили к работе.
Тридцать минут спустя мы проверили результаты. Оказалось, в среднем каждый из них сделал 22 звонка и назначил по крайней мере одну встречу. Больше звонков и встреч, чем за весь восьмичасовой рабочий день! Однако на этом мы не остановились, и после некоторого дополнительного обучения они вышли на 29 звонков за 30 минут и две назначенные встречи.
Это был весьма полезный урок. Продавцы качали головами, признаваясь, что и понятия не имели, как много можно сделать за такой короткий промежуток времени. Вице-президент по продажам и его генеральный директор были в шоке. Они не могли поверить в то, сколько мы сделали за такой короткий промежуток времени. Но ведь все, что я сделал, – это применил следствие Хорстмана к закону Паркинсона.
Следствие Хортсмана
Как известно, один из законов Паркинсона гласит: работа имеет свойство расширяться до тех пор, пока не заполнит все отведенное для нее время. А вот следствие Хорстмана утверждает обратное. В нем описывается, как работа вписывается в ограниченные временные рамки. Я просто изменил парадигму, в которой обычно работали эти продавцы – вместо того, чтобы отвести целый день на звонки, дал им всего 30 минут.
Такое упражнение с продавцами я делаю в организациях по всему миру, и результаты всегда одни и те же. Продавцы и руководители просто ошеломлены тем, как много удается сделать, когда они делят время на блоки, сосредотачиваются на одном деле и ставят перед собой конечную цель.
Деление времени на блоки трансформирует жизни продавцов. Оно все меняет. Когда вы дисциплинированно разбиваете свое время на части и концентрируете усилия на одном блоке за раз, это оказывает огромное влияние на вашу производительность. Вы становитесь невероятно эффективным, когда делите свой день на короткие временные отрезки для конкретных занятий. И достигаете большего за более короткое время.
Например, торговый представитель Sales Gravy делает в среднем около 120 исходящих звонков в день, рекламируя нашу фирму компаниям, которые нанимают продавцов. Большинству людей это кажется огромным количеством, и это так. Но они поражаются вдвойне, когда узнают, что все звонки занимают лишь три часа. И остается много времени для обновления CRM, создания презентаций, последующих звонков, создания предложений, закрытия сделок и кросс-продаж существующим клиентам.
Планируя время, мы выделяем три «энергичных» часа, которые распределены по всему дню – утром, днем и вечером. В эти часы мы ничего другого не делаем – только звоним. Держимся подальше от электронной почты и устраняем все другие отвлекающие факторы. Не занимаемся исследованиями, не позволяем себе втягиваться в CRM, дрейфовать на сайтах социальных сетей или генерировать какие-либо оправдания. И даже не делаем перерывов, чтобы выпить кофе или сходить в туалет.
Только вы можете принять решение поднять трубку телефона, подойти к незнакомцу и преодолеть свои собственные комплексы.
Мы минимизируем время простоя между вызовами, заранее подготовив и изучив целевые списки клиентов (в «платиновый» час работы). Делаем заметки в ходе поискового блока и ждем, пока он закончится, чтобы внести данные в CRM – в то время, которое выделено специально для CRM-активности. Точно так же планируем блоки для электронной почты и поиска в соцсетях.
Поймите меня правильно. Речь идет об интенсивной, истощающей, полной отказов работе. Ведь мы делаем звонки так быстро, как только можем. Тем не менее «энергичные» часы работают блестяще по двум причинам.
1. Выполненная работа соответствует выделенному времени, поэтому мы делаем больше за меньшее время.
2. Любой человек может оставаться сосредоточенным в течение часа.
Хорошая новость в том, что большинство продавцов могут назначить все необходимые для заполнения воронки встречи в течение часа или двух в день, на протяжении которых эта деятельность сосредоточена в установленных блоках поиска. Если вы инвестируете всего час в день, чтобы сделать от 25 до 50 телефонных звонков и еще час – для электронной почты и соцсетей, могу абсолютно и однозначно гарантировать, что менее чем через 60 дней ваша воронка будет полна.
Взведите курок
Предположим, у вас назначена встреча с разогретым клиентом, где вы намерены сделать для него онлайн-демонстрацию и презентацию. Чтобы договориться о встрече, вы звонили ему почти два месяца. Он ожидает, что вы будете на связи в 9 утра. В 8.50 коллега подходит к вашему столу и приглашает сходить вместе с ним за кофе.
И что, вы пойдете? Сможете просто выйти за дверь и забыть о встрече? Конечно, нет! Это было бы совершенно безответственно и глупо. Разумеется, скажете своему коллеге, что у вас важная встреча и что пойти не можете.
Поисковые блоки должны быть запланированы или «заблокированы» в вашем календаре, наравне со всеми другими обязательствами. Это, если хотите, «встречи с самим собой». Ключ к тому, чтобы поисковые блоки работали, – относиться к ним как к священным. Так же, как к встречам с покупателями, потенциальными клиентами, своим боссом или к важным семейным мероприятиям.
Когда дело доходит до деления времени на блоки, надо взвести курок. Пусть никто и ничто – даже вы сами – не вмешивается и не крадет эти часы и минуты. Многие специалисты по продажам, прошедшие наши курсы, вешают на двери кабинетов таблички, призывающие оставить их в покое на время поискового блока.
Это дисциплина – чистая и простая. Вы прежде всего должны приучить себя тщательно планировать свои поисковые блоки и держать их в неприкосновенности. Никто, кроме вас, не сможет этого сделать.
Сконцентрируйте усилия
Что делает поисковые блоки настолько продуктивными – это полная концентрация на одной задаче. Конечно, это бросает вызов культуре, поднявшей многозадачность до мифического статуса.
Возможно, вы – тот человек, который верит, что он эффективен в режиме многозадачности. Что может одновременно отправлять текстовые сообщения маме, сканировать ленту в Facebook, принимать звонки, отвечать на электронные письма, копаться в CRM, исследуя каждого потенциального клиента, – и параллельно делать поисковые звонки. Вы гордитесь своей многозадачностью и хвастаетесь способностью делать так много вещей одномоментно.
Но вот в чем правда: в режиме многозадачности вы – отстой.
Фундаментальная нейробиология опровергает бредовую веру людей в то, что мы хорошо справляемся с многозадачностью. Наш мозг на самом деле не многозадачен. Если мы работаем более чем над одной задачей за раз, мозг постоянно переключается между ними. И делает это так быстро, что у нас возникает иллюзия многозадачности. Вот почему все мы в подобных ситуациях – полный отстой.
Итак, мозг не создан для многозадачности. Конечно, он эволюционировал для работы в сложной обстановке и обработки нескольких потоков данных одновременно. Можно, готовя ужин, смотреть телевизор или вести машину, разговаривая с попутчиком. Но мозг не создан для того, чтобы говорить, ходить, растирать живот и жевать жвачку – все в один и тот же момент. Вы просто не можете хорошо выполнять несколько задач параллельно.
Когда вы делаете несколько вещей одновременно, мозг начинает тормозить. Это ничем не отличается от того, что происходит, когда на компьютере одновременно работает слишком много сложных программ. В какой-то момент процессор не справляется и начинает работать все медленнее и медленнее.
Будьте честны с собой. Вы знаете, что врезались в другого человека или почти попали под автобус, глядя на экран телефона на ходу. И что не раз оказывались на волоске от смерти, нанося губную помаду, разговаривая по телефону или проверяя электронную почту за рулем автомобиля.
Большинство продавцов, с которыми я работаю, считают, будто бы многозадачность – их обязанность. Они должны звонить, детально исследовать ближайших клиентов через соцсети, отвечать по электронной почте на письма от босса, принимать звонки, мониторить социальные медиа, отправлять сообщения в LinkedIn, искать клиентов по электронной почте и СМС-кам, чатиться со своими друзьями… И все это параллельно.
Когда я замечаю, что в результате им потребовался целый час на каких-то четыре звонка, они смотрят на меня с недоверием.
– Нет, – возражают они, – я сделал гораздо больше.
Иллюзия, вызванная многозадачностью.
А ведь в глубине души вы знаете, что в многозадачности вы – отстой. Так почему бы не признать это честно? Так гораздо легче увидеть правду о своих поисковых блоках: вы занимаетесь поиском всего раз в 3–5 минут, поскольку не можете совладать с потоком остальных задач. Эффективность поиска уменьшается прямо пропорционально количеству дел, которые вы пытаетесь сделать за один раз.
Недавно я работал с группой коммерческих страховых агентов, которые в среднем делали семь звонков за час телефонного блока – восемь с половиной минут на звонок. Не то чтобы они сидели и ничего не делали. Они были заняты, заняты, заняты – многозадачностью. И тем не менее едва ли делали достаточно звонков, чтобы поддерживать иллюзию работы и кормить свои семьи. На следующий день они в среднем набирали 47 номеров в час. Что изменилось?
Просто они стали концентрироваться.
– Вместо того чтобы выполнять несколько задач одновременно, сосредоточились на одном: набирать номера.
– Вместо того чтобы регистрировать результат каждого вызова в CRM сразу, создали список заранее и делали в нем пометки. Все данные ввели в систему за 30 минут, после блока вызовов.
– Отключили мобильные телефоны и положили их в ящики стола.
– Вышли из почты.
– Повесили на свои двери таблички «не беспокоить», чтобы предупредить всех о начале своего телефонного блока.
– Подготовились к звонкам до телефонного блока.