Бухгалтерский и налоговый учет контролируют налоговую базу Вашего предприятия.
Управленческий учет контролирует те параметры, которые важны для Вас, и для предприятия.
Бухгалтерский и налоговый учет информирует о изменении базы налогообложения и возможных причинах которые к этому привели.
Управленческий учет информирует о последствиях принятых ранее решений, и готовит информацию для принятия решений в области управления предприятием «сегодня» и «завтра»
Место для заметок
Какую информацию Вы получаете из управленческой отчетности?
_____________________________________
_____________________________________
Какие решения Вы принимаете на основании полученной из управленческой отчетности информации?
____________________________________
____________________________________
Какие последствия для предприятия имеют Ваши решения?
____________________________________
____________________________________
Как правильно считать деньги?
Каким должен быть для Вас идеальный управленческий отчет? Какими характеристиками он обладает? Размер, глубина, детализация?
Анекдот:
Встречаются два друга, и один из них восклицает:
– Привет! Поздравляю! Слышал, ты построил новый дом!
– О, да! – отвечает второй.
– И сколько в нем комнат?
– Одна.
– ???! Почему?
– Меньше не имело смысла.
Рецепт приготовления идеального отчета о деньгах
Сформулируйте вопрос, на который Вы хотите получить ответ, и удалите из отчета всю лишнюю информацию.
Существует понятие транзакционных издержек применительно к учету – это издержки на сбор и обработку информации. Сократив объем информации в отчете до уровня необходимого и достаточного, Вы сэкономите время сотрудников предприятия, и свое личное.
Отчет должен быть информативным, то есть отвечать на Ваш вопрос. И он не должен стоить для Вас дороже, чем выгода, которую Вы получите, используя его.
Например, минимальным уровнем состоятельности для годового управленческого отчета является ответ на три простых вопроса:
1) Первый и главный – собственный капитал бизнеса увеличился или уменьшился за прошедший период (месяц, квартал, год)? Другими словами, сколько собственных средств осталось у предприятия на конец периода?
2) Второй вопрос – каких расходов можно было избежать?
3) Третий вопрос – какие доходы, из полученных в прошедшем периоде, можно увеличить в наступающем периоде?
Получение ответа на три этих вопроса (с расшифровками и уточнениями) и есть минимальный перечень требований к управленческому отчету за прошедший период.
Рекомендую для анализа прошедшего периода и планирования будущего использовать три формы отчетов:
1) Движение денежных средств
2) Прибыли и убытки
3) Баланс
Бюджет движения денежных средств показывает способность Вашего предприятия финансировать текущую деятельность. Он особенно актуален при планировании будущего периода.
Какой объем поступлений и платежей планируется по предприятию? Поступлений должно быть всегда больше чем выплат.
Прибыли и убытки показывают сколько денег достанется Вам как собственнику бизнеса.
Баланс позволяет проверить данные отчетов о движении денег и прибыли-убытки.
Кроме трех названных форм, отражающих экономику и финансы, рекомендую писать нефинансовый отчет в произвольной форме, в котором должна быть информация о стадиях выполнения ключевых проектов.
√ На сколько сложившаяся ситуация соответствует ожиданиям?
√ Какие появились новые факторы (может быть, открылись новые возможности, или возникли ограничения)?
√ Что следует предпринять дополнительно?
√ Кому, и какие дать поручения,
√ Кого и за что поощрить, кого и за что наказать?
√ Сколько всего проектов в работе?
√ Какие из них особенно перспективны (доходны)?
√ Сколько ожидается новых проектов (кто над этим работает)?
√ Какие возможности появились, какие упущены и почему?
Подобный отчет имеет значение и для его составителя, и безусловно для всех, чье имя в данном отчете упоминается.
Одним из основных требований к управленческому отчету является его регулярность. Это позволяет отслеживать динамику изменений в показателях предприятия и вовремя осуществлять коррекцию.
Резюме:
Отчет должен давать ответы на Ваши вопросы, прочая информация должна отсутствовать.
Минимальное количество форм в управленческом отчете – три. Это Движение денежных средств, Прибыли и убытки, Баланс. Форм может быть больше – но не меньше.
Место для заметок
Какой период охватывает управленческий отчет о состоянии предприятия (год, квартал, месяц, неделя, день)?
______________________________________
Кто отвечает за своевременность и достоверность отчета?
______________________________________
Как часто Вы оцениваете состояние предприятия на основании управленческого отчета?
______________________________________
Считаем деньги – раз!
Как оценить потенциал бизнеса?
Давайте поговорим о физической сути предметов, отражаемых в отчетах Вашего предприятия в виде сумм рублей.
Приучайте себя и остальных Ваших сотрудников видеть за каждой цифрой в отчете конкретные ценности и их перемещение.
Почему об это стоит говорить? Неоднократно приходилось наблюдать легкость, с которой сотрудники того или иного предприятия распоряжаются вверенными им ресурсами.
Буквально, как герои любимых комедий отечественного кинематографа.
Цитата:
«…Хотелось бы, так сказать, в общих чертах понять, что ему нужно?
– Да понять его, кормилец, немудрено. Он Кемскую волость требует…
– Что, что? Кемскую волость?
– О-о, я, я! Кемска волость! О-о, я, я!
– Кемскую волость? Да пусть забирает на здоровье! Я-то думал, Господи…»
(Диалог из к/ф «Иван Васильевич меняет профессию»)
В жизни, правда, звучат более прозаичные фразы, типа:
«Да разве ЭТО деньги?!!»
Говоря о просроченной дебиторской задолженности, утраченных материальных ценностях, или отсутствующих документах для подтверждения расходов.
1. Какие ресурсы используются в бизнесе?
Помещения и открытые площади, машины и оборудование, инструмент, электроэнергия и вода, средства связи и коммуникации, труд наемного персонала и услуги сторонних лиц, финансовые средства, программные продукты.
Составьте список всех используемых в бизнесе ресурсов.
Например: недвижимость, земельные участки и дорогостоящее оборудование, машины, инструменты и приспособления, программные продукты, вода, электроэнергия, средства связи и коммуникации, услуги третьих лиц, товары, сырье, материалы, комплектующие, труд наемного персонала.
2. Группируйте ресурсы бизнеса для целей учета
Вы наверняка слышали про то, что человек может легко управлять шестью изменяемыми объектами (например, руководителям не рекомендуют иметь в подчинении больше шести заместителей, а хозяйке вечера если гостей больше пяти человек, надо создать второй круг общения, предложив, например, супругу занять остальных). С отчетами то же самое. Если результирующих строк в отчете будет больше шести, Вам сложно будет к нему привыкать.
Чем короче будет итоговый отчет, тем проще Вам будет его читать, оценивать и принимать решения на основании его данных.
Но имейте в виду, что все качества тренируются. Например, мой первый личный бюджет (более двадцати лет назад) очень долго состоял из четырех статей. Сейчас в нем двадцать статей, и я подумываю о том, что нужна еще пара.
Вы хотите иметь легко читаемый отчет?
Для этого все используемые в отчете стоимостные показатели должны быть обобщены и сгруппированы по существенным признакам, чтобы сохранить информативность и полезность итогового отчета.
Используемые ресурсы следует сгруппировать по их наиболее существенным характеристикам.
Предлагаю для Вас следующие группы:
I. собственная недвижимость, земельные участки и дорогостоящее оборудование, машины, инструменты и приспособления, программные продукты;
II. арендованная недвижимость, земельные участки, оборудование, машины, инструменты и приспособления, добавляем воду, электроэнергию, средства связи и коммуникации, услуги третьих лиц;
III. товары, сырье, материалы, комплектующие;
IV. труд наемного персонала и конечно Ваш личный труд;
Возьмите чистый лист и составьте список используемых ресурсов.
3.Оцениваем ресурсы.
Оцениваем ресурсы по каждой из четырех групп. Большинство отчетов составляется в стоимостных показателях, показатели физических величин приводятся справочно, для контроля и оценки.
Некоторые продукты имеют стабильные стоимостные показатели, другие, наоборот, могут в относительно короткие сроки менять свою стоимость по разным причинам.
Допустим, Вы продаете свежие продукты питания. В этом случае цена будет максимальной в момент их изготовления, и далее будет снижаться до момента окончания срока реализации.
Возможен иной случай, когда цена не снижается, но после истечения срока годности продукт не может быть использован. То есть физически он все еще есть. Но подлежит утилизации. И его стоимость имеет отрицательное значение, Вам нужно затратить свои средства для того, чтобы избавиться от продукта потерявшего свою пригодность к использованию.
Продовольственные магазины «утилизируют» просроченные продукты питания через своих служащих. За символическую цену предлагая им забирать и использовать товар по своему усмотрению.
Иллюстрация: в художественном фильме «Мужчина с гарантией», главный герой – сотрудник гипермаркета, устраивает романтический ужин для дамы своего сердца, используя продукты, у которых только что истек срок годности и, соответственно, их стоимость приобрела отрицательное значение – теперь нужно потратиться на их уничтожение.
Внесите в заполненную Вами ранее таблицу стоимость ресурсов. Для помощи в оценке по каждой группе ниже приведены примеры.
Группа 1 – собственная недвижимость, земельные участки и дорогостоящее оборудование, машины, инструменты и приспособления, программные продукты. Если у Вас действующий бизнес, то оцените стоимость каждого из ресурсов с точки зрения его продажи, сколько вы получите, решив его продать. Если Вы оцениваете бизнес, существующий лишь в проекте, то здесь следует учитывать стоимость, по которой Вы сможете эти ресурсы купить.
Группа 2 – арендованная недвижимость, земельные участки, оборудование, машины, инструменты и приспособления, добавляем воду, электроэнергию, средства связи и коммуникации, услуги третьих лиц. Стоимость данных услуг берется фактическая, если бизнес уже работает, на основании оценки рыночных предложений, если оценивается проект будущего бизнеса.
Группа 3 – товары, сырье, материалы, комплектующие, – все то, что необходимо для того, чтобы начался цикл, описанный классиками экономики «ДЕНЬГИ-ТОВАР-ДЕНЬГИ», что будет находиться на складах и в цехах предприятия.
Группа 4 – труд наемных работников, – оценивайте, так же, как и вторую группу, и не забудьте включить себя. Ваш труд имеет стоимость! Только не злоупотребляйте размером оплаты своего труда, возьмите среднерыночную ставку по своей должности.
В группах 1 и 3 у Вас будет оценка имеющихся запасов ресурсов, в группах 2 и 4 будет оценка потребления ресурсов в единицу времени. Предлагаю Вам за единицу брать месяц, но в зависимости от Вашего желания это может быть и неделя, и год.
Итак, мы рассмотрели ресурсы, используемые в Вашем бизнесе, сгруппировали их для удобства последующей работы, и оценили их стоимость для бизнеса. Проверьте еще раз, получившийся у Вас список, чтобы ничего не упустить.
Резюме:
Бизнес оперирует понятиями ЦЕННОСТИ и ОБЯЗАТЕЛЬСТВА, третьего нет.
Чем меньше у Вашего предприятия обязательств, тем он стабильнее.
Совокупная стоимость ценностей в бизнесе должна превышать совокупную стоимость обязательств в каждый момент времени.
Место для заметок
Сколько групп ценностей в Вашем бизнесе?
______________________________________
Где записаны данные о стоимости имущества предприятия?
______________________________________
Кто отвечает за сохранность товарно-материальных ценностей?
______________________________________
Когда была последняя инвентаризация имущества и ТМЦ?
______________________________________
Приход – это не прибыль!
Был у меня знакомый бизнесмен, мне его довелось знать на вершине успеха. Через десять лет узнал, что его бизнес кончился, в него стреляли. Как потом оказались его заказчики. Но он остался жив. Потерял все свои активы. Одной из причин, объясняющих его потерю бизнеса, было то, что он рассматривал все поступления денег от заказчиков, как свою прибыль. И распоряжался поступившими деньгами, как своими.
Сейчас мы поговорим о том, какие доходы и расходы Вы имеете или планируете иметь в своем бизнесе, и как их оценивать. Если Вам больше нравится использовать термины прибыли/убытки, то стоит сказать о разнице между ними.
Анекдот:
«Старый еврей едет в гости к партнеру в другой город. Добравшись до пункта назначения, он видит бросающегося к нему на встречу партнера с распростертыми объятиями и вопросом: «Как прибыли?!». Вопрос подразумевает, что дорога, для человека в его возрасте, уже должна быть утомительна. На что он со скорбным вздохом отвечает: «Какие прибыли!? Убытки! Одни убытки!..»
Почему не все поступления на расчетный счет Вашего предприятия или в кассу являются доходом, и, соответственно, не все выплаты являются расходами?
Пример.
Ваше предприятие заключило договор со 100% предоплатой, то есть на расчетный счет поступила полная оплата по договору. Можете ли Вы потратить поступившие средства на туристическую поездку для себя или на приобретение нового автомобиля? Конечно, нет! Если договор предусматривает поставку товарно-материальных ценностей, Вы должны предусмотреть свободные денежные средства на закуп ТМЦ, транспортировку, погрузо-разгрузочные работы, хранение. Если это договор на оказание услуг, то в поступивших деньгах существенную долю занимает заработная плата сотрудников, оказывающих услуги, плюс отчисления от заработной платы и налоги.
Доходы – это все продажи Ваших товаров, работ услуг. Доходами не являются кредиты, займы и авансы, полученные предприятием. Доходом признается и задолженность Вашего покупателя (если он принял Ваш товар, работу, услугу, но не оплатил), т.к. продажа состоялась, и Вы можете распоряжаться такой ценностью как дебиторская задолженность.
Дебиторскую задолженность можно продать или заложить в банк. Но скорее всего Ваш покупатель не будет рад узнать, что Вы передали его задолженность третьим лицам.
Расходы – это все использованные предприятием ресурсы, связанные с производством и продажей продукции предприятия (товаров, работ, услуг). Ресурсы могут быть приобретены и оплачены как ранее, так и позднее (если Вы получили их без оплаты, и имеете задолженность). Но сам факт расхода рекомендую Вам учитывать в период потребления ресурса.