Пример:
Вы положили на счет своего сотового телефона 1000 рублей. За прошлый месяц сотовый оператор списал с Вашего счета 150 рублей за звонки, СМС и доступ в интернет. Значит, на расходы по сотовой связи Вы должны отнести именно 150 рублей. Потраченные 150 рублей в следующем месяце будут отражены в расходах следующего месяца, несмотря на то, что перечислили Вы именно 1000 руб. Если расходы незначительны, то их учетом можно пренебречь, но они могут быть более существенны, и в этом случае нужно считать, иначе погрешность будет больше.
Прибыль или убыток – это разница между Доходами, которые получил Ваш бизнес, и Расходами, полученными за один и тот же календарный период. Если доходы превышают расходы – бизнес фиксирует прибыль, если расходы превышают доходы – Вы имеете убытки.
Для идентификации основных движущих сил, управляющих доходами и расходами используют понятие «драйвер». Наиболее близкий смысловой перевод этого английского термина – движитель. То есть то что вызывает изменение доходов или расходов.
Драйвер дохода – это действие/операция, которая вызывает изменение дохода в меньшую или большую сторону в зависимости от увеличения или уменьшения учетной статьи.
Драйвер расхода – это то же самое, но применительно к расходам.
1. Какие доходы имеет бизнес?
Какие доходы Вы имеете или планируете иметь?
Продумайте и напишите максимально полно характер Вашей деятельности, и на каких этапах Вы можете получать дополнительный доход, за счет создания новой полезности.
Пример 1.
В конце восьмидесятых годов, в период тотального дефицита, проводники поездов дальнего следования имели существенную прибавку к заработной плате, за счет того, что закупали товар в одной части нашей необъятной Родины и продавали его в другой части. Там, где цена на него была выше в несколько раз. Это был дополнительный доход к основному, и он мог быть существенно выше основного.
Пример 2.
Опять о железной дороге. Промышленное предприятие осуществляло поставку своей продукции железнодорожным транспортом из удаленного региона в центральную часть России. Тот, кто занимался железнодорожными перевозками, тот знает стоимость железнодорожного тарифа и его вес в полной себестоимости. Логистической службе предприятия удалось найти партнера для попутной отправки груза, за счет чего стоимость перевозки снизилась в два раза (!)
Составьте, пожалуйста, полный список, от чего Вы получаете, или планируете получать доход. Это может быть оказание различных услуг, производство и продажа каких-либо товаров, или торговля (купил дешевле, продал дороже).
2. Делим доходы по группам (покупатель, продукт, география, и т.д.).
Почему я рекомендую делить доходы по видам? Доходы могут быть получены от разных видов деятельности, и поскольку учет служит инструментом управления, Вам следует знать, какие виды деятельности для Вас более успешны, а какие менее.
Кроме этого, в каждой группе могут быть свои драйверы доходов и расходов, и соответственно индивидуальные способы увеличения прибыли.
Пример 1:
Вы оказываете курьерские услуги, доставляете корреспонденцию, а также сэндвичи. По итогам месяца полезно оценить, каких заказов было больше, и если сэндвичей Вы доставили в девять раз больше, чем документов, то имеет смысл купить термо-бокс, для перевозки холодных и горячих продуктов, что позволит Вам больше соответствовать ожиданиям основных клиентов. Следующей ситуацией может быть продажа Вашего коммуникатора, который Вы заменили на более продвинутую модель. И в этом случае доходы от продажи должны быть отражены отдельно, так как это доходы не по основной деятельности (Вы же не коммуникаторами торгуете?), и объединение их с доходами по доставке исказит объективную картину Ваших трудовых успехов.
Пример 2:
Вы оказываете курьерские услуги в своем городе, и по итогам анализа географии заказов видите, что один район является наиболее частым источником заказов. В этом случае Вам, возможно, стоит задуматься о размещении в этом районе точки постоянного пребывания (нанять помощника), для быстрого реагирования на заказ, повышения лояльности заказчиков, и увеличения общего числа заказов.
Закончив описывать свои доходы, сгруппируйте полученный список в нескольких различных вариантах, например:
• По видам деятельности (в физических и стоимостных показателях):
◊ Доходы от продажи закупленной продукции;
◊ Доходы от продажи произведенной продукции;
◊ Доходы от оказания услуг;
• По географии продаж (в физических и стоимостных показателях):
◊ Район 1;
◊ Район 2;
◊ Район 3;
• По товарным группам (в физических и стоимостных показателях):
◊ Группа 1;
◊ Группа 2;
◊ Группа 3;
3.Какие расходы имеет бизнес?
Перечислите, какие расходы имеет бизнес.
Обычно, статьями для предприятия являются:
• расходы на закупку товаров для перепродажи,
• материалов и комплектующих для производства,
• расходных материалов для собственных нужд,
• транспортные расходы,
• расходы на аренду,
• расходы по услугам третьих лиц,
• расходы на оплату труда,
• расходы по налогам и сборам,
• расходы по кредитам и займам (учитываем только % и комиссии, сами кредиты и займы не учитываем ни в доходах, ни в расходах).
Теперь сгруппируйте полученный список аналогично предыдущему списку доходов в нескольких различных вариантах, например:
• По видам деятельности (в физических и стоимостных показателях):
◊ Расходы на продажу закупленной продукции;
◊ Расходы на продажу произведенной продукции;
◊ Расходы, связанные с оказанием услуг;
• По географии (в физических и стоимостных показателях):
◊ Район 1;
◊ Район 2;
◊ Район 3;
• По товарным группам (в физических и стоимостных показателях):
◊ Группа 1;
◊ Группа 2;
◊ Группа 3;
Если Вы используете информационную систему или электронные таблицы, эта работа не будет слишком сложной, если Вы ведете ручной учет, то трудоемкость будет выше. Но, как правило, экономический результат с лихвой оправдывает трудозатраты.
4. Делим расходы на две группы
Делим расходы по их отношению к бизнесу на две группы:
I. связанные с изменением объемов деятельности
II. не связанные с изменением объемов деятельности.
Не связанные с объемами деятельности отличаются тем, что почти не изменяются в зависимости от объемов деятельности предприятия (или изменяются не значительно), связанные с объемами деятельности снижаются или растут вместе с показателями производства и продаж.
Если Вы делаете это в электронных таблицах, то можно отвести под этот признак отдельную колонку, и потом иметь возможность сгруппировать расходы по этому признаку.
Пример:
Расходы на аренду не будут зависеть от напряженности труда сотрудников транспортного предприятия, а расходы на ГСМ (деятельность связана с перевозками) будут связаны самым непосредственным образом.
Отдельной статьей в расходах учтите амортизацию имущества находящегося в собственности предприятия. Собственная недвижимость, земельные участки и оборудование, машины, инструменты и приспособления, программные продукт.
Для чего учитывать амортизацию?
Все объекты будут изнашиваться, требовать ремонта, а возможно и полной замены через некоторое время.
Пример:
Предприятие купило автомобиль для служебных поездок по городу; срок полезного использования на предприятии для легкового авто транспорта принят три года; три года из операционной прибыли предприятия должны направляться средства в амортизационный фонд; через три года в амортизационном фонде должна быть величина средств, достаточная для покупки нового автомобиля после продажи старого – с учетом стоимости его продажи конечно.
Из перечисленного выше только земельные угодья не будут ветшать, и требовать восстановления через какое-то время.
Исключение составляют сельхозугодия, находящиеся в севообороте – на них действует особый расчет пригодности к использованию в зависимости от выращиваемых культур.
Итак, мы рассмотрели доходы и расходы бизнеса и сгруппировали их для удобства последующей работы. Подумайте над тем, какие еще доходы может получать Ваш бизнес, и какие расходы могут возникнуть в процессе деятельности.
Резюме:
Для целей управления расходы, как и доходы следует поделить на однородные по свойствам группы.
Драйвер расхода по каждой группе будет являться точкой приложения Ваших усилий. Вы помните – сэкономил, значит заработал!
Место для заметок
Какие расходы есть в Вашем бизнесе?
___________________________________
Сколько групп Вы составили исходя из однородности их природы?
___________________________________
Какой драйвер Вы определили для каждой группы, увеличение или уменьшение которого будет равнозначно влиять на статью расходов относящуюся к нему?
___________________________________
Долг платежом красен!
Давайте обсудим, как оценивать задолженности, возникающие в бизнесе. Учет задолженностей появился очень давно, и очень многие состояния в прошлом были заработаны именно на работе с задолженностями.
Анекдот:
Жена ночью обращается к мужу:
– Миша, ты чего не спишь вторую ночь?
– Да вот, занял у соседа месяц назад 1000 долларов, а отдавать нечем….
Жена стучит в стену, выходит на балкон и кричит:
– Вася! Миша у тебя занял 1000 долларов, так вот – у него нет денег, он не может тебе их вернуть!
Возвращается к мужу:
– Спи любимый! Теперь очередь Васи не спать.
И сегодня, как Вы знаете, существуют специалисты, работающие на этом поприще (имею в виду коллекторские агентства).
Если Вы стали клиентом или заказчиком коллекторов, значит Вы ранее допустили в свою деятельность риск. Это абсолютно нормально, если риск был осознан, и не нормально, если обращение к коллекторам оказалось для Вас следующим шагом неожиданно сложившейся ситуации. Так же нехорошо, если Вы сами стали объектом работы коллекторов.
Если Вы уже поняли, что задолженности – это очень важно и очень серьезно, давайте перейдем к разговору о них подробнее.
1.Какие задолженности возникают в бизнесе?
В процессе ведения бизнеса, возникает задолженность по расчетам с покупателями, поставщиками, персоналом, бюджетом и внебюджетными фондами.
Задолженность делится на дебиторскую и кредиторскую. Дебиторская задолженность показывает суммы, которые должны Вам, кредиторская задолженность показывает суммы, которые должны Вы. Соответственно возникают понятия «кредиторы» и «дебиторы».
Кроме деления на дебиторскую и кредиторскую, задолженность делится по срокам истребования, а также просроченную и не просроченную.
2.Как группировать задолженности?
Задолженностью можно и нужно управлять. Для того, чтобы управление было результативным, надо разделить задолженность на однородные группы. Почти так же, как мы это делали с доходами и расходами.
Самое простое разделение, которое следует сделать для целей учета и подготовки Ваших управленческих решений – это деление по затратам на истребование.
Начнем с дебиторской задолженности, когда деньги должно получить Ваше предприятие.
Первую группу составят дисциплинированные и финансово-обеспеченные предприятия, которые платят согласно условий, прописанных в Ваших, сними договорах.
Вторую группу составляет задолженность с просроченным сроком истребования или проблемным взысканием (контрагент уклоняется от контакта, по какой-либо причине). То есть деньги, скорее всего заплатят, но следует прилагать усилия.
Третья группа – это задолженность к списанию, возврат которой не возможен по каким-либо причинам (например – банкротство предприятия).
Для каждой из групп следует использовать свои инструменты управления.
Задолженность, возврат по которой не возможен, не торопитесь списывать с признанием убытков. Финансовые директора с опытом предпочитают иметь в своем распоряжении актив, который может служить разменной картой. В хозяйственной практике бывают ситуации, когда предприятию нужно отдать или продать что-то ненужное.
Дебиторская задолженность, по которой просрочен срок расчетов, следует учитывать отдельно, закладывая предстоящие расходы на судебную тяжбу и рассрочку по истребованию. Время – это деньги. Чем больше Вы ждете, тем больше Вы теряете.
И, конечно, нужно следить за самыми дисциплинированными и финансово-обеспеченными предприятиями. Один сделанный вовремя телефонный звонок, позволит избежать всем неловкой ситуации с просрочкой.
С кредиторской задолженностью будет все то же самое, только плательщиком будет Ваше предприятие.
В первой группе получателей денег у Вас с большой вероятностью окажутся те, от кого зависит кислород, например, банки. Задержал платеж, занавес падает, счета блокируются, работа останавливается.
Во второй группе те, кому Вы обязательно заплатите, но не сейчас. По разным причинам.
В третьей группе будут те, кому Вы не собираетесь платить ни при каких условиях. Ситуации бывают разные.
Итак, у Вас получится шесть групп задолженностей, три дебиторской, и три кредиторской:
• Дебиторская и кредиторская задолженность безусловная – принимаемая один к одному;
• Дебиторская задолженность с потерями на истребование, кредиторская задолженность с учетом пени и штрафов;
• Дебиторская и кредиторская задолженность к списанию (в будущем);
3. Оцениваем задолженность
Теперь, когда мы разделили дебиторскую и кредиторскую задолженность по группам, мы можем начать ее оценку.
• Дебиторская и кредиторская задолженность безусловная с разделением на группы по срокам расчета – краткосрочную задолженность можно считать один к одному, к задолженностям, имеющим отсрочку от месяца и выше, рекомендую начислять процент равный Вашей средней ставке привлечения заемных ресурсов, или, если Вы не привлекаете кредиты и займы, то учтите % который Вам предлагает банк за размещение средств на счетах или краткосрочных депозитах;
• Дебиторская задолженность с потерями на истребование – в зависимости от суммы задолженности Вам придется оплатить сбор за исковое заявление, который будет перевыставлен на дебитора, в случае благополучного решения дела в суде, расчет по судебному требованию так же проходит очень редко без сучка и задоринки, поэтому рекомендую Вам заложить рассрочку (определите её длительность) и начислить процент аналогично предыдущему пункту; то же самое с пени и штрафами по кредиторской задолженности.
• Дебиторская и кредиторская задолженность к списанию оценивается в ноль рублей, и будет потерей или прибылью предприятия в зависимости от того дебитор Вы или кредитор;
Итак, мы рассмотрели задолженности, которые могут быть в Вашем бизнесе, сгруппировали их для удобства последующей работы и оценили их стоимость для бизнеса.
Управление задолженностью (как дебетовой, так и кредитовой) следует осуществлять системно, продумайте, кому и в каких случаях можно будет устанавливать отсрочку по расчетам, и какие отсрочки в расчетах может получить Ваш бизнес. Всегда пересчитывайте условия в конечную стоимость. Бывает, встречаются случаи предложения некорректных сравнительных условий. Когда происходит подмена понятий с целью манипуляции мнением.
Пример 1.
Заявление: лизинг более выгоден для бизнеса, чем кредит, так как переплата от стоимости оборудования по сравнению с кредитом меньше.
Следует учесть: при этом умалчивается, что это происходит за счет увеличения первоначального взноса, и расчет процентов строится на меньшее тело заемных средств.