Какой эффект они принесли?
Можно ли сделать их по-другому?
Очень интересно, кстати, анализировать те дела, которые вы постоянно откладываете. Потому что они позволяют увидеть, что из них ваше, а что нет.
Если вы откладываете какое-то дело месяц за месяцем, рекомендую вам решить а стоит ли вам вообще им заниматься. Практика показывает, что дела, которые человеку неприятны, делаются плохо, поэтому чаще всего все заканчивается провалом.
Другой вариант если задача все-таки важная, но заниматься ею вы не хотите, можно нанять человека, который ее сделает. Лучше всего, когда каждый занимается своим делом. Выберите то, что вы делаете лучше всех. В этом становитесь экспертом, а прочие дела передавайте другим.
Когда вы завершаете большое дело, то ответьте себе на вопросы:
Что я планировал получить?
За какой срок?
Что я получил?
Какие шаги были наиболее удачны?
Но самое главное после завершения большого дела завершить его и в подсознании. Для этого нужно убрать с глаз долой все бумаги, записи, материалы. Все ненужное выбросить, остальное сдать в архив.
Чек-листы
Одним из самых эффективных приемов повышения эффективности являются чек-листы.
Чек-лист (от англ. check list контрольный список) это список действий по пунктам, которые отмечаются после выполнения.
Чек-лист
Главное достоинство чек-листа в том, что работа с ним всегда выполняется качественно, единообразно и с гарантированным результатом.
Но у чек-листа есть и другие достоинства:
вы никогда не забудете важные детали;
вам не нужно помнить порядок выполнения. Вы спокойно делаете и отмечаете пункт за пунктом;
вы можете прерваться и потом продолжить с нужного места;
после выполнения работы у вас не будет мучений по поводу того, что вы якобы что-то забыли.
Для эффективной работы с чек-листами необходимо придерживаться следующих правил:
пункты чек-листа должны быть краткими и описывать одно действие;
действия должны быть описаны конкретно и единообразно;
каждый пункт должен начинаться с глагола в неопределенной форме (нажать, открыть, включить);
для продолжительных работ указывать время выполнения.
Например, вы хотите написать чек-лист для проверки, можно ли заказать товар на сайте.
Лучше всего начинать с любого, даже самого примитивного чек-листа, а по мере использования добавлять необходимые пункты.
Чек-листы не нужно делать длинными. Лучше всего, когда чек-лист на работу помещается на одной странице. Если работа большая, удобнее делать отдельные чек-листы на каждую операцию.
Чек-листы отлично структурируют мышление, поэтому старайтесь их заводить на все повторяющиеся действия в вашей жизни. Примеры полезных чек-листов:
ежемесячная оплата услуг (плата за квартиру, за телефон, за Интернет и т. п.);
планирование поездки (покупка билетов, бронирование гостиницы);
сбор вещей в дорогу;
план тренировки;
переустановка программного обеспечения на компьютере;
плановое техобслуживание автомобиля (заказ времени, список вопросов к мастеру, наличие гарантийной книжки).
Чек-листы хорошо освобождают голову от необходимости помнить множество деталей. По мере того как вы начнете пользоваться чек-листами, вы почувствуете, насколько спокойнее станет ваша жизнь. Уйдет много суеты. Суета это следствие попытки помнить все. Поскольку помнить все невозможно, вы постоянно что-то забываете, возвращаетесь, переделываете, нервничаете.
Контрольные чек-листы
Есть полезная разновидность чек-листов контрольные чек-листы. Они используются в том случае, когда вы не делаете работу, а проверяете ее.
В этом случае требования к чек-листу немного меняются:
пункты контрольного чек-листа описывают требуемый результат;
каждый пункт включает глагол в прошедшем времени (проверен, открыт, выключен).
Например, если вы вызывали сантехника, то контрольный чек-лист может выглядеть так:
Удобнее, когда этот чек-лист есть у вас в телефоне. Тогда после того, как сантехник скажет, что все готово, вы достанете телефон и быстро проверите каждый пункт.
Порядок на рабочем столе
Структурировать можно любую область вашей жизни. Важно помнить, что ваш рабочий стол оказывает сильное влияние на производительность работы. Если стол завален бумагами и вы каждый раз вынуждены что-то искать, то львиную долю времени вы будете тратить впустую.
В моей практике был случай, когда главный бухгалтер навела порядок на столе и обнаружила давно пропавшую пишущую машинку.
Если вам нужно навести на столе порядок, не нужно принимать решение по каждой мелочи отдельно. Вы делаете некоторую классификацию, например «канцелярия, расходники, сувениры», и принимаете решение о связях по группе сразу. Например, канцелярия нужна под рукой, поэтому все, что относится к канцелярии, на столе остается. Расходники убираются в шкаф. Сувениры не нужны, их можно выбросить.
Если у вас что-то кончается, не бегите сразу это покупать. Заведите файлик с названием «Канцелярия». Видите, что бумага кончается, запишите: «Купить бумагу». Потом видите, что скрепок маловато, добавьте запись про скрепки. А потом сразу закупите все, что написано в листке.
Общие принципы обеспечения порядка на столе:
чем меньше предметов на столе, тем лучше. Каждый предмет отвлекает ваше внимание;
чем чаще вы пользуетесь каким-либо предметом, тем ближе он должен к вам лежать;
как только закончили проект, уберите в шкаф все, что с ним связано;
наведение порядка на столе сделайте регулярной процедурой.
Возможно, вы считаете порядок на столе не очень важным моментом. Но на самом деле каждый предмет и каждая бумага забирает часть вашего внимания и добавляет себя в подсознание. То есть чем больше предметов на вашем столе, тем больше лишних мыслей у вас появляется. Отсюда следствие чем больше беспорядка, тем меньше вы способны думать. Кроме того, нужно придерживаться правила: каждая вещь лежит на своем месте. Мозг устроен так, что в первую очередь он смотрит на отличия. Поэтому если рабочий стол всегда выглядит одинаково, он меньше отвлекает на себя внимание. Чем больше перестановок, тем больше вы отвлекаетесь.
Порядок в идеях
Именно на этапе структурного мышления вы можете начать проверку любых идей, которые определяют вашу жизнь. Например, вам приходит мысль открыть свой бизнес. Вопрос: получится ли у вас?
Так как вы раньше этого не делали, вы будете испытывать сомнения. Скорее всего, окружающие тоже будут говорить, что у вас ничего не выйдет. Вот здесь самое время применить структурное мышление. Поищите биографии успешных предпринимателей и посмотрите, как они начинали. Выявите общие закономерности.
Самое важное это грамотное и последовательное продумывание всех сторон того, что вы собираетесь сделать.
Хороший ход разговор с успешными предпринимателями. Тоже узнаете много интересного. Я даю на своих курсах такое задание: «Поговорите с владельцами бизнеса о том, как они привлекают клиентов».
Из отчета:
Я работаю по найму, но поскольку сейчас праздники, решила так: поговорю со знакомой о ее магазине одежды. Магазин небольшой, но очень приятный. Я уже давно его посещаю. Сама хозяйка (я знала ее еще до открытия магазина) имеет хороший вкус. Ей важно не продать побольше, а сделать приятно каждому покупателю. Много раз наблюдала, как от нее выходили счастливые покупательницы даже на их неспортивные фигуры она подбирала одежду, которая их преображала.
Пошла я к ней за покупками, заодно решила задать вопрос о привлечении клиентов. Должна заметить, что ни страха, ни сомнений не было, просто я ожидала, что она отшутится и не станет как-то серьезно это обсуждать.
В итоге она чуть ли не бизнес-план для меня нарисовала, постоянно повторяя:
Давно тебе нужно работать на себя!
Я пыталась перевести разговор на ее бизнес и ее клиентов, а она щебетала:
Знаю-знаю, зачем интересуешься! Начинай и не сомневайся! Я помогу!
Что обычно сильно удивляет тех, кто выполнил это задание? То, что ответы, которые дают бизнесмены, очень просты. Люди часто пишут, что даже не подозревали, что делать бизнес может любой.
Из отчета:
Долго искала, с кем поговорить, и наконец-то нашла, поговорила с человеком, с которым работаем вместе, но у него еще и свой бизнес (начинающий).
Меня удивило, что он охотно говорит о привлечении клиентов, о самом бизнесе, что он уже записал меня в тех, кто будет привлекать клиентов в его бизнес, и практически сделал мне деловое предложение (предложил процент), очень удивило, что он не спросил, с какой целью я интересуюсь его бизнесом и методами привлечения клиентов (конечно, играет роль то, что мы давно знаем друг друга учились вместе в колледже), но я считаю это опрометчивым моментом (меня это очень удивило).
Я не понимала того, что это так просто, что человек в этом очень заинтересован и ухватится за любую возможность увеличения потока клиентов любым способом (легальным).
Больше всего из разговора мне понравилось, что он рассказал о своем бизнесе в деталях, что мы решили продолжить сотрудничество и договорились о продолжении разговора на эту тему, что он зацепился за меня, а значит, доверяет и верит в мои силы.
Хочу (обязательно поговорю) поговорить на эту тему еще с кем-нибудь (с кем я лично не знакома).
А это раззадоривает и подталкивает к общению с людьми, которые занимаются бизнесом, да и своим бизнесом заняться хочется.
Очень интересно, как пройдет встреча.
Благодарю за то, что разбудили интерес, прежде всего к общению с людьми.
Ушел страх перед общением о бизнесе (а ведь они такие же люди, как и я и чего я боялась?). Повысилась самооценка.
Обратите внимание, сколько пользы принес один только разговор.
Порядок в отношениях
Другой пример связан с отношениями. Если вы внимательно начнете анализировать ваши отношения с людьми, то заметите интересную вещь. Ваши отношения удивительно повторяются. Вы можете сменить коллектив, но если вас уважали в старом коллективе, то будут уважать и в новом. И наоборот, если вас недолюбливали в одном месте, будут недолюбливать и в другом.
Очень часто женщины, которые развелись из-за пьянства мужа, снова выходят замуж за алкоголиков.
Это трудно заметить, потому что всегда проще возложить вину на других людей. Часто можно слышать фразы:
«Мне завидуют».
«Под меня копают».
«Обо мне распускают сплетни».
Потом человек меняет место работы, и все повторяется. Вот здесь и нужно выявить общую причину и она находится в вас.
Очень ценная информация для анализа содержится в любом скандале или выяснении отношений. Подумайте, почему скандал начался? Кто был зачинщиком? Чего он добивался? Почему вы стали возражать? Чем закончился скандал?
Если вы запишете ответы на эти вопросы, то сможете увидеть шокирующую вещь: именно вы игнорируете желания людей и хотите навязать им свою точку зрения. Вас вообще не интересует, что там лепечет собеседник и чего он добивается. Вы априори считаете, что он глупее вас.
Вашими поступками в скандале руководило желание покрасоваться и выставить себя в хорошем свете, а вовсе не интересы дела.
Неудивительно, что ваше общение сопровождается скандалами.
Из отчета:
У меня есть приятель, с которым я чаще всех общаюсь. Даже задумывался, почему я с ним общаюсь.
А теперь я понял.
Я ему даю свое покровительство, помогаю ему жить светло, обучаю его новым видам работы, без меня он бы давно скатился в бездну пьянства и дегенератства.
А нужно мне это для того, чтобы чувствовать себя таким учителем, просветителем, человеком, который знает, как надо жить, правильные пути в жизни.
Это прекрасное наблюдение, которое позволяет совершенно по-иному на себя взглянуть.
Внимательно наблюдая за собой во время разговора, вы можете заметить очень интересные вещи.
Из отчета:
Результат получился слегка неожиданный. Сложно было удержаться на теме собеседника. Выходит, что я не слушаю людей. Как только тема разговора перестает быть мне интересна, я как бы отключаюсь. Причем я поэкспериментировала на разных людях и отмечаю, что способна сконцентрироваться без титанических усилий на темах, интересных людям, которые мне симпатичны. На всех остальных я просто могу смотреть и делать заинтересованный вид, но не вникать.
Как только вы увидите, как вы общаетесь с другими, вам сразу станет понятно, где у вас ошибки. А когда вы начнете общаться с другими ровно и уважительно, то и отношение людей к вам тоже выправится.
Ключевые компетенции
По итогам применения структурного мышления вам следует выявить свои сильные и слабые стороны. Что вы умеете делать лучше других, что вам нравится делать, что вам пока не удается.
Для этого сгруппируйте ваши умения и дайте им некоторое общее название.
Вы получите ваш личностный профиль. Как только вы поймете, где вы сильны, вы сможете развиваться в этом направлении. Это фундамент успешной жизни.
В большинстве случаев для успеха в жизни не нужно иметь семь пядей во лбу. Надо только взять вашу сильную сторону и довести ее до профессионализма.
Ведь когда вы сами обращаетесь к врачу, вас интересует именно его профессионализм. А например, насколько врач хорошо рисует вам до лампочки.
Точно так же вас воспринимают другие люди. Они ждут от вас профессионализма в той теме, которой вы занимаетесь. Если вы профессионал, то вам почет и уважение. А если работу вы выполняете плохо, никакие другие ваши замечательные стороны ситуацию не спасут.
Возьмем вашу финансовую ситуацию. Вопрос вашей компетенции ключевой. Чем выше квалификация, тем больше человеку платят. Если вы прекрасно умеете проектировать самолеты, но не умеете выращивать цветы, странно работать садовником. Вы будете плохим садовником и много не заработаете.
Если же у вас есть еще и предпринимательский талант, то лучше открыть свой бизнес так вы заработаете намного больше. Тогда, открыв фирму, работающую в области авиации, вы включите сразу две области компетенции, и шансы на успех резко возрастут.
Цель структурного мышления в этом случае выявить все ваши ключевые компетенции, чтобы они совместно работали на вас.
И дальше можно переходить к функциональному мышлению.
Функциональное мышление
Функциональное мышление это выявление движущих сил в ситуации. Это нужно, чтобы воздействовать на них и получить нужный результат.
Понять принцип функционального мышления помогает следующий пример. Вы увидели в руках у приятеля новый красивый и непонятный предмет. Вы тут же спрашиваете:
Это для чего?
То есть вы хотите узнать функцию этого предмета. Так вот, функция есть не только у предмета, а у любой части системы.
В компании кто-то отвечает за продажи, кто-то за доставку.
В организме у каждого органа своя функция.
В армии у каждого вида войск свои задачи.
Вы помните из учебника физики задачки, в которых говорилось: «На движущийся шар в одном направлении действует сила инерции, в другом сила трения». Если бы действовала только сила инерции, то шар катился бы вечно. Но из-за силы трения шар в конце концов остановится.
Если мы смажем шар, то уменьшим силу трения, и шар будет катиться дольше. Иными словами, понимая действующие силы, мы можем изменить ситуацию в нужную нам сторону.
Функционально мыслить можно относительно любого явления.
Вы даже на себя можете посмотреть, как на этот шар. Задайте себе вопросы: