Поверніть свій час
Один із моїх клієнтів, маючи дистрибюторів у девятнадцяти штатах, усвідомив, що просто привязаний до компютера, бо змушений протягом кількох годин щодня отримувати електронні листи й відповідати на них. Що більше часу він проводив за компютером, то менше інших важливих завдань устигав виконати. Стрес, спричинений отими невиконаними й незавершеними завданнями, накопичувався, наче лавина, і потроху почав впливати на його особистість, здоровя й навіть сон.
Ми навчили його застосовувати правило 80/20, розповіли, як воно стосується електронної пошти. 80 % отримуваних ним електронних листів абсолютно неважливі, їх узагалі можна не відкривати, а ліпше відразу видаляти.
Залишається 20 %. Із них 20 %, тобто 4 % всіх листів, дійсно потребують негайної відповіді. Решту 16 % можна тимчасово ігнорувати або перенести в іншу папку, з якої їх можна діставати по одному й відповідати.
Стандартизуйте і передоручайте
Мій клієнт вважав, що ніхто більше не міг належно сортувати його електронну пошту, а це близько трьохсот листів щодня, і він мусив робити все самотужки, байдуже, скільки часу на це потрібно. Ми порадили йому сісти і разом із секретаркою проглянути електронні листи, показуючи їй, які з них важливі, які неважливі і що робити з найбільш частими запитаннями та проханнями.
На його подив, уже за дві години секретарка зрозуміла, що до чого. Відтоді вона приходила на роботу й видаляла 80 % листів, які не мали жодної цінності. В окрему теку вона переносила значущі листи, які вимагали уваги її начальника. Якщо виникали питання стосовно листа, секретарка переносила його до папки «у процесі», і начальник міг проглянути лист, коли йому було зручно.
Під час нашої наступної зустрічі мій клієнт повідомив, що дослідив результат цієї вправи й вирахував: тепер він економить двадцять три години на тиждень, які може витратити на поїдання своїх жаб чи виконання найважливіших завдань. Ця простенька практика змінила його життя, зменшила рівень стресу, поліпшила здоровя та енергетику, допомогла стати більш розслабленою та позитивною людиною.
Ось питання до вас: як змінилося б ваше життя, якби ви отримали додатково двадцять три години на тиждень для роздумів, роботи, планування, розмов з колегами чи просто прогулянок із чоловіком або дружиною?
Відмовтесь бути рабом
Журналіст видання Fortune нещодавно написав, що, повернувшись до офісу після двотижневої відпустки, знайшов сімсот непрочитаних електронних листів. Він зрозумів, що знадобиться тиждень, аби їх усі розібрати, і, звичайно, за цей час він не зможе взятись за жоден проект із тих, які лежать у нього на столі.
Уперше за всю свою карєру він зробив глибокий вдих і натиснув «видалити всі», всі сімсот. Після цього взявся за проекти, що були насправді важливими для нього та його компанії.
Пояснення його було доволі простим: «Я усвідомив, що якщо хтось надсилає мені електронного листа, то це ще не означає, що він може володіти частинкою мого життя і я повинен зараз чи колись відповідати. До того ж коли лист дійсно важливий, то відправник надішле його ще раз, я певний цього». Так воно й сталося.
Слуга, а не господар
Для того щоб мати змогу зосередитись на тих речах, які дійсно можуть щось змінити в бізнесі та вашому особистому житті, ви повинні привчити себе сприймати технологію як слугу, а не господаря. Технології існують, щоб вам допомагати, а не гальмувати. Мета існування технологій зробити ваше життя легшим і простішим, а не створювати складнощі, непорозуміння та стреси.
Одним із найкращих правил поводження з технологіями є «не вмикай». Боріться з бажанням увімкнути комунікаційні пристрої, щойно прокинетесь зранку. Не вмикайте радіо, телевізор. Не вмикайте телефон. Не вмикайте і компютер, доки не сплануєте та не організуєте свій день.
Навмисне створіть зони тиші у своєму житті, де ніхто й ніщо не зможе прорватися до вас. Накопичуйте внутрішній спокій, час від часу зупиняйтесь і «слухайте тишу».
Інколи, аби зробити щось великої цінності, слід припинити робити щось малої цінності. Не забувайте питати себе: «Що тут важливо?» Що важливо зробити на роботі? Що важливо у вашому особистому житті? Якби ви могли виконувати один чи два види діяльності, що б це могло бути?
Постійний контакт не є життєво важливим
Постійний контакт не є життєво важливим
Памятайте, що коли ви йдете у відпустку чи відрядження на день, тиждень або місяць і не можете скористатися своїми комунікаційними пристроями, нічого не станеться. Світ продовжує розвиватись незалежно від того, чи підтримуєте ви з ним контакт. Проблеми розвязуються, відповіді знаходяться, робота виконується й життя продовжує текти рікою. На світі є зовсім мало речей, які не можуть зачекати.
Люди часто питають мене на семінарах: «А хіба не потрібно залишатись у курсі всіх подій, читаючи газети, слухаючи радіо та дивлячись телевізор?»
Я відповідаю: «Якщо це щось дійсно важливе, вам хтось про це розповість». Якщо важливе стається вдома, на роботі, в країні чи світі, нехай хтось інший годинами відстежує новини для вас, а потім за найпершої ж нагоди розповість вам усе.
Багато хто більше не передплачує газет, не дивиться новин по телевізору й відмовляється слухати радіо. Дивовижно при цьому вони чудово знають усе про важливі новини. Хтось обовязково тримає їх у курсі. Вам раджу зробити так само.
Зїжте жабу!
1. Прийміть рішення створити зони тиші під час вашої діяльності. Вимкніть усі комунікаційні пристрої на годину зранку та годину по обіді. Ви будете здивовані тим, що станеться. Насправді нічого не станеться.
2. Щотижня беріть один повний вихідний, протягом якого не вмикатимете компютера, не перевірятимете повідомлень і не робитимете спроб тримати звязок зі світом технологій. Наприкінці дня без контактів, окрім живих, ваш розум буде спокійним і ясним. Даючи можливість своїм розумовим батареям перезарядитись без постійних перешкод спілкування, ви почуватиметесь більш розслабленим, обізнаним і жвавим.
18. Діліть завдання на частини
Початок звички наче невидима нитка, проте, щоразу повторюючи свою дію, ми зміцнюємо її, щось додаємо, аж поки вона не стає великим канатом, який незмінно поєднує нас, думку і справу.
Орізон Светт МарденОсновною причиною виникнення прокрастинації стосовно великих і важливих завдань є те, що на початку роботи над ними вони здаються величезними й страшними.
Існує техніка, яка може допомогти вам поділити обємну роботу на частини, і називається вона «шматочок салямі». За цим методом ви ділите роботу на частинки і беретесь до виконання одного шматка за раз усе одно що їсте палицю ковбаси салямі шматочок за шматочком або поїдаєте слона, відкушуючи невелику порцію за раз.
Психологічно вам набагато легше виконати одиничний, невеликий шматочок великого проекту, ніж починати одразу робити все. Дуже часто, почавши й успішно виконавши якесь невелике завдання, ви захочете працювати ще. Повірте, скоро ви навчитесь виконувати завдання по одному і не помітите, як роботу буде завершено.
Вимагайте від себе закінчувати роботу
Не варто забувати, що в глибині душі ви маєте потребу завершувати. Це означає, що людина почувається сильнішою і щасливішою, коли доводить до кінця будь-яке завдання. Цим ви задовольняєте глибоку підсвідому потребу. Відчуття закінчення мотивує починати нове завдання або проект, а тоді робити все, аби довершити і його. Це стимулює вироблення ендорфінів у мозку, про що йшлося раніше.
Що більшим є завдання, виконання якого ви завершили, то краще й більш піднесено ви себе почуваєте. Що більшу жабу ви зїсте, то більший і яскравіший приплив енергії зможете відчути.
Початок і завершення одного невеликого завдання мотивує вас починати й завершувати наступну частину, а тоді ще і ще. Кожен крок уперед дарує вам енергію. Зовсім скоро у вас розвинеться внутрішній драйв, що мотивуватиме продовжувати діяти, доки не досягнете бажаного. Оце досягнення й породжує відчуття щастя і задоволення, яке повсякчас супроводжує успіх.
Швейцарський сир
Іншою технікою, якою ви можете скористатися для продовження роботи, є «швейцарський сир». Її можна використовувати для того, щоб включитись у роботу, вирішивши пробивати дірки в завданні, наче в головці швейцарського сиру.
Ваш сир це те завдання, над яким ви вирішили працювати протягом певного часу. Можливо, це триватиме пять чи десять хвилин, після чого ви зупинитесь і перейдете до іншої справи. Ви відкусите від жаби один шматочок, тоді відпочинете або візьметесь за що-небудь інше.