О процессах и издержках
Чему не учат на тренингах
Анастасия Борзенко
© Анастасия Борзенко, 2020
О ПРОЦЕССАХ И ИЗДЕРЖКАХ. ЧЕМУ НЕ УЧАТ НА ТРЕНИНГАХ.
Предисловие
Выражаю самую главную благодарность Борзенко С. Е., величайшему специалисту, лучшему руководителю и самое главное, идеальному папе, который поддерживает меня во всем и всегда!
Выражаю особую благодарность ИПС ИСО России и издательству УЦ «Форум Медиа», материалы книги вошли в бизнес-справочники по менеджменту качества.
И всем всем, с кем мне приходилось работать, потому что каждый человек это новое открытие, в самой себе, в первую очередь и всегда что-то непременно полезное и важное!
В этой книге мы будем говорить о процессах и издержках. Я намерено не стала давать книге название без этого важного упоминания «процесс», потому что именно процессный подход к анализу, мониторингу, а также изменениям в компании позволяет находить, оценивать и управлять как потенциальными рисками, так и уже случившимися потерями в работе.
Книга для тех, кто уже имеет преставление о процессном подходе и инструментах бережливого производства, ее главная цель передать не теоретические основы, а поделиться практическими наработками.
Управление издержками касается всей операционной деятельности и интеграции всех существующих процессов компании в одну большую систему, со своими инструментами контроля, мониторинга и измерений.
Должное внимание ко всем процессам даст видение картины в целом, решит проблемы «недоинформации» и «торможения» между ними в виду человеческих, либо установленных процедурных факторов, поможет вытащить «узкие места» и избавиться от издержек.
Порядок это основное, фактически все издержки вытекают из-за лишних регламентирующих документов, из-за особого внимания к лишним коррекциям, из-за недооценки рисков и внедрения слишком большого количества предупреждающих мер, а также не-довнимания к внешним факторам, существующими за пределами компании.
Инструменты бережливого производства отлично работают, но, речь пойдет не о внедрении цельной системы «бережливого производства» в чистом виде, а об использовании отдельных инструментов с обязательным акцентом на персонале компании.
Мы будем говорить о процессном подходе, но, не будем сильно углубляться в методологию международных стандартов серии ISO, возьмем все самое нужное и важное, мы будем употреблять понятие «система менеджмента», и, безусловно, мы будем использовать методы и подход систем менеджмента качества как необходимый базис. Базис, который работает.
Зачем выдумывать велосипед, если в любой системе менеджмента все на самом деле хорошо и действенно функционирует на цикле PDCA? В случае бережливого производства на цикле SPDA (сначала стандартизация, потом планирование). Я собираюсь объединить межу собой практику внедрения систем менеджмента качества и бережливого производства, и, собираюсь поделиться этой практикой в книге.
Все виды издержек, о которых мы поговорим основательно позже возникают по причине недовнимания к процессам и их взаимодействию.
Мы получаем «узкие места», когда процессы «не дружат» между собой, когда компания не учитывает внешние и внутренние факторы влияния, когда компания не занимается планированием и анализом, когда нет установленного процесса управления рисками, когда деятельность сильно нагружена установленными процедурными факторами, когда персонал не получает должного внимания. Мы будем говорить не только о производственных процессах!
Есть процессы, которые прямо или косвенно задействованы с процессами жизненного цикла продукции, и игнорировать их не следует, потому что наша задача обратить внимание на «узкие места» и, не допускать снижение ценности в процессе всей деятельности компании.
Департаменты, отвечающие за производство продукции, автоматизацию процессов производства продукции, контроль качества продукции, контроль качества поставщиков, управление закупками, оценку и анализ конъюнктуры рынка, маркетинговые исследования, управление персоналом, конструкторские разработки, управление запасами, IT поддержку, охрану и безопасность персонала, работу с клиентами, продажи, идентификацию и оценку рисков, экологический контроль, и т. п. Все, что есть в компании, так или иначе межу собой связано.
Я выделила несколько связок, тех процессов, в которых чаще всего возникают внутренние конфликты (по моим наблюдениям), и которые напрямую связаны с реакцией внешнего рынка на производимую продукцию. В этих процессах чаще всего возникают риски с неблагоприятными последствиями, и, как итог, издержки.
Конкретно об издержках мы поговорим далее в отдельных главах. Но, сначала, поговорим о том, что необходимо знать и помнить о процессах, о персонале, о рисках, о стандартизации (с точки зрения эффективного менеджмента, что в компании в плане стандартизации должно быть, а не о документации и правилах ее написания, хранения и управления, более полно о стандартизации в книге «О стандартизации процессов. Чему не учат на тренингах»).
Много неоднозначных споров вызывает вопрос, как интегрируются между собой система менеджмента качества и система бережливого производства, много статей и мнений экспертов на этот счет.
Но, самый главный вопрос, надо ли их интегрировать, и на что необходимо обратить внимание перед принятием решения о работе с «узкими местами» и управлению издержками?
Система менеджмента качества это основа или совсем не нужный балласт для начала внедрения философии Кайдзен? Почему вообще возникает такие вопросы, и почему я все же решила объединить процессный подход и принципы бережливого производства в управлении издержками?
Важно понимать, что система менеджмента качества это не просто стандарты и процедуры, это идеология менеджмента, и идеология удобная, потому что позволяет адаптировать ВЕСЬ персонал к любым изменениям по решению Высшего руководства (при условии, само собой, что вовлеченность управляется). Но система бережливого производства это тоже идеология, и очень действенная!
Только вот система менеджмента качества делает акцент на процессном подходе и взаимодействии процессов разных уровней, а система бережливого производства акцентируется большей частью на производственных процессах. Вот и все. Качество прежде всего, всеобщий контроль качества это основа Кайдзен, TQM. Мы не станем разводить демагогий, а будем основываться на практике и логике.
Удобнее к системе бережливого производства подходить с уже внедренной системой менеджмента качества (не важно, сертифицированная она или нет. Более того, употребляя термин «система менеджмента качества» в этой книге я совсем не имею в виду сертификацию, дабы избежать тех процедурных моментов, обязательных для сертификации, которые привнесут в компанию лишние документы и движения.
Сертифицированная система это всегда дополнительные документы, часто не несущие выгоду в своем присутствии для самой компании. Но, как показывает практика, часто присутствие такой «лишней» документации предупреждает появление еще большего вида потерь, если Ваша компания уже имела (а она, само собой, имела!) опыт общения с внешними инспекциями как иностранных так и Российских инспекций (Ростехназор, Роспотребнадзор, Минпромторг и т.п.).
Иногда проще завести дополнительный отчет и документ, требуемый внешним ведомством на основе законодательства или иных обязательных требований к компании, нежели тратить время на споры с отдельными аудиторами и инспекторами. Это принцип так называемого «здравого смысла».
Отдельного внимания заслуживает адаптация требований систем менеджмента в соответствии с международными стандартами по улучшению чего-либо с Российской ментальностью, речь об иностранных терминах.
Простой пример если персонал в компании, в которой решили заниматься издержками, и, приняли решение о внедрении бережливого производства не подготовлен и о системе менеджмента ничего не слышали, а руководство начнет употреблять все термины, подмечать «мУра», вовлечет сотрудников в «канбан», разобьет их на кайдзен-группы и будет заниматься постоянным контролем, это не приведет к внедрению успешно действующей системы как правило.
Почему? Потому что отдельный момент это реакция персонала на иностранные термины попробуйте хладнокровно прочесть слово «мУра», без выделенной буквы просто прочтите это: «мурА». Я сейчас совсем без шуток предлагаю это сделать. Как думаете, какие байки тут же возникнут среди производственного персонала? Что руководство решило заниматься очередной мурОй!
Это Вам не издержки искать, а действительно заниматься «мурОй», которая сидит в прекрасных головах прекрасных сотрудников ассоциативно, этот момент, который игнорируется очень многими менеджерами в процессе внедрения бережливого производства и любой иностранной системы в принципе!