планировать и отслеживать результаты внутренних проверок, предупреждающих действий;
создавать и оформлять протоколы исследований (для полной компьютеризации учёта образцов и создания протоколов используйте SControl);
печатать содержащиеся в программе сведения в форме, удобной для использования как самой лабораторией, так и органами по аккредитации, в том числе по формам Росаккредитации;
В последних версиях:
добавлены блоки «Организация», «Поставщики», «Помещения» и «Контроль качества воды»;
сделан быстрый поиск реактивов, документов и т.д.;
добавлена возможность прикрепления документов (например, сканов трудовых книжек или договоров) везде, где необходимо, в том числе с доступом к встроенной библиотеке документов;
добавлена входная регистрация документов;
сделана печать этикеток (наклеек) на журналы и документы;
в блок «Область деятельности лаборатории» добавлена возможность ведения списков в соответствии с требованиями Росаккредитации;
возможен гибкий экспорт данных в QControl;
внесены другие изменения с учетом опыта ее использования в лабораториях разного профиля;
и многое другое.
Программа DControl работает в операционной среде Windows 7 SP1 и более высоких версий на базе СУБД Firebird 2.5 Win32. Она может работать как на одном компьютере, так и в сети. Программа имеет простой и удобный интерфейс, и работать с ней могут даже неподготовленные сотрудники. Помогает в этом и большой раздел «Помощь», в котором просто и в то же время подробно описано, как работать с программой. Фактически, следуя за разделами программы, лаборатория легко реализует требования приказов Минэкономразвития и ГОСТ ISO/IEC 170252019, без бумажной «канители», отказавшись при этом от ведения множества журналов.
Программа DControl удовлетворяет всем требованиям, которые предъявляются к ведению лабораторной документации со стороны органов по аккредитации лабораторий. Она рекомендована к использованию Ассоциацией аналитических центров «Аналитика», членом ILAC (International Laboratory Accreditation Co-operation).
Программа DControl зарегистрирована в Реестре программ для ЭВМ, свидетельство 2006610805.
2. Организация деятельности по управлению документацией испытательной лаборатории
2.1. Виды документации лаборатории
В стандарте ISO 9000:2015 применяется термин «документированная информация». Она может быть представлена на различных носителях и в разных видах: бумажные документы, компьютерные файлы, программы, графики, схемы, видеозаписи и пр. В лабораторной практике, по отношению к этим элементам, чаще применяется термин «документация лаборатории».
Номенклатура дел лаборатории это документ, который определяет состав документации, ее структуру, подразделения и должностных лиц, ответственных за ведение каждого конкретного документа, а также сроки хранения документации. Таким образом, номенклатура дел связывает уровни иерархии и виды документации.
Номенклатура составляется на основе нормативного документа
«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»утвержден приказом 558 от 25 августа 2010 г. Министерства культуры РФ. Номенклатура содержит весь перечень документации испытательной лаборатории. Применение номенклатуры дел помогает выполнить требования критериев аккредитации лаборатории (критерий 23.7) в Российской национальной системе аккредитации «Росаккредитация».
Испытательная лаборатория должна иметь следующие виды документов:
1. Организационные документы:
учредительные документы организации (предприятия);
паспорт испытательной лаборатории;
2. Организационно-методические документы:
Руководство по качеству;
регистрационные документы на СИ;
эксплуатационные документы на СИ, которые входят в комплект поставки СИ (паспорт, руководство по эксплуатации, документы по техническому обслуживанию, ремонту и т.д.);
документы, подтверждающие компетентность поставщиков СИ и организаций, оказывающих услуги испытательной лаборатории;
графики поверки и технического обслуживания СИ;
свидетельства о метрологической поверке (калибровке, аттестации).
графики поверки и технического обслуживания СИ;
свидетельства о метрологической поверке (калибровке, аттестации).
3. Нормативные технические и методические документы на испытания объектов в соответствии с областью аккредитации испытательной лаборатории:
нормативные технические документы, регламентирующие технические требования к объектам испытаний и устанавливающие показатели качества (состояния) этих объектов, а также конкретные виды (методы) испытаний этих объектов;
международные и национальные стандарты и методические документы, в которых определены виды испытаний объектов, закрепленных за лабораторией, установлены основные параметры испытаний, даны схемы и общие требования к проведению испытаний;
программы и методики испытаний и иные документы, регламентирующие порядок проведения (технологию) испытаний, отбора проб конкретных объектов конкретными видами испытаний.
4. Документация по персоналу лаборатории:
должностные инструкции;
материалы по аттестации сотрудников лаборатории.
5. Документация по архиву:
инструкции по порядку ведения архива;
журнал регистрации архивных документов.
6. Документация об оборудовании:
сведения о ремонтах, поверках действующих СИ;
сведения о новых СИ заносятся в регистрационные документы по мере поступления.
7. Документация СМК в соответствия с требованиями ГОСТ ISO/IEC 170252019 (табл. 2.1)
2.2. Управление документацией и записями испытательной лаборатории
Испытательная лаборатория должна управлять документами (внутренними и внешними), относящимися к выполнению требований ГОСТ ISO/IEC 170252019.
Испытательная лаборатория должна разработать и поддерживать процедуры управления документацией, предусматривающие:
соблюдение порядка утверждения и выпуска документов;
соблюдение порядка составления, учета и хранения документов испытательной лаборатории;
соблюдение порядка учета, ведения и хранения документов системы менеджмента качества;
описание системы информационного обеспечения;
ведение перечня имеющейся нормативной технической и методической документации;
проверку полноты требований документов уполномоченным на это сотрудником;
анализ и актуализацию (внесение изменений) по мере необходимости и повторное утверждение документов;
обеспечение персонала соответствующими копиями документов на рабочих местах;
обеспечение сохранения документов чёткими и легко идентифицируемыми, в том числе, при пересмотре документов;
обеспечение регистрации внешних документов;
предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.
Лаборатория должна обеспечить выполнение следующих требований:
документы должны быть проверены на пригодность уполномоченным персоналом до их издания;
документы должны периодически анализироваться и, при необходимости, пересматриваться;
должны идентифицироваться изменения и статус текущей редакции документа;
актуальные версии применяемых документов должны быть доступны на всех рабочих местах;
документы должны быть уникальным образом идентифицированы;
не должно допускаться непреднамеренное использование устаревших документов.
В испытательной лаборатории должны быть разработаны и внедрены процедуры идентификации, сбора, индексирования, систематизации, доступа, ведения, хранения и изъятия записей по СМК и техническим вопросам, должны быть установлены сроки хранения записей и обеспечено их безопасное и конфиденциальное хранение.
Лаборатория должна вести и сохранять разборчивые записи. Лаборатория должна осуществлять управление, необходимое для идентификации, хранения, защиты, резервного копирования, архивирования, поиска, срока хранения и уничтожения своих записей. Лаборатория должна сохранять записи в течение периода, установленного договорными обязательствами. Доступ к данным записям должен соответствовать обязательствам в области конфиденциальности и записи должны быть легкодоступными.