организационная структура проектов, общее количество консультантов по проектам;
квалификация и источник людских ресурсов от Заказчика и Исполнителя;
предварительная оценка стоимости проектов;
состав исполнительного комитета для координации работ по проектам;
лицо, ответственное за проведение подготовительных работ;
решение о подготовке приказа «Об организации проекта».
На основании:
пакета предложенных подрядными организациями ТКП;
ежегодного сводного календарного плана-графика проектов и систем SAP;
бюджета Службы проектов SAP на развитие и сопровождение системы SAP, сформированного в предыдущем периоде;
предложений по приобретению лицензий;
внутренних пожеланий служб исполнительного аппарата
Служба проектов SAP в срок до 30 марта формируют годовой бюджет развития и сопровождения SAP (Приложение 3.4).
Годовой бюджет развития и сопровождения SAP согласовывается Руководителем проектов SAP и утверждается Куратором проектов SAP.
Показатели утвержденного годового бюджета развития и сопровождения SAP включаются в процессы формирования годового бюджета Службы проектов SAP, формирования плана затрат и заявки на включение в БДПС.
2.3.2. Годовое планирование развития технической инфраструктуры системы SAP
Для определения потребности в совершенствовании технической инфраструктуры системы SAP в ОАО «Формула» на планируемый год, в соответствии с утвержденным ежегодным календарным планом-графиком проектов и систем SAP, Служба проектов SAP направляет Генеральному подрядчику в области поддержки и сопровождения системы SAP запрос на проведение sizing-экспертизы технической архитектуры системы.
Если для выполнения экспертизы необходимы дополнительные сведения, отсутствующие в плане-графике проектов и систем, ГПС инициируют и отправляют в Службу проектов SAP запрос на предоставление требуемой информации.
После проведения экспертизы технической архитектуры системы (без увеличения оборудования или с увеличением оборудования), ГПС отправляет в Службу проектов SAP график предоставления оборудования (Приложение 3.5).
На основании полученного графика Служба проектов SAP формирует и отправляет в отдел управления сервисами ОАО «Формула» запрос на развитие инфраструктуры системы SAP.
Для реализации запроса на развитие инфраструктуры отдел управления сервисами:
формирует план мероприятий по совершенствованию инфраструктуры;
осуществляет планирование и расчет необходимых вычислительных мощностей, для обеспечения реализации новых проектов и поддержки систем, находящихся в промышленной эксплуатации;
проводит аудит технических характеристик каналов передачи данных и их соответствия техническим условиям проекта (по запросу Службы проектов SAP);
проводит аудит технических характеристик оборудования рабочих мест и их соответствия техническим условиям проекта (по запросу Службы проектов SAP).
Срок исполнения полученного запроса не должен превышать 30 дней.
Отдел управления сервисами оформляет все принятые решения отчетом о выполнении запроса на развитие инфраструктуры и вместе с указанием суммы, определенной по проектам SAP (с уточнением направлений расходования) в бюджете отдела, передают Службе проектов SAP для согласования.
Обсуждение и определение текущих возможностей и дополнительной потребности в вычислительных ресурсах может происходить в рамках технических совещаний по вопросам обеспечения вычислительными мощностями Центра обработки данных системы SAP на планируемый год.
2.3.3. Формирование плана списания затрат и заявки на включение в БДПС
Утвержденный годовой бюджет развития и сопровождения SAP является основанием для планирования экономики Службы проектов SAP, в том числе для формирования плана списания затрат (Приложение 3.6).
План списания затрат формируется ежегодно в срок до 15 апреля года, предшествующего планируемому году.
Общие затраты по внедрению и сопровождению решений SAP рассчитываются путем консолидации затрат по проектам и системам.
Списание затрат на услуги по внедрению и сопровождению системы SAP осуществляется следующим образом:
затраты на внедрение решений SAP относятся на расходы будущих периодов до передачи проекта в промышленную эксплуатацию. Списание данных расходов будущих периодов на затраты производится с 1 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о вводе в промышленную эксплуатацию проекта SAP. Списание производится равными долями в течение 5 лет;
затраты на приобретение лицензий, задействованных в решениях SAP по исполнительному аппарату ОАО «Формула» (ИА), относятся на расходы будущих периодов на балансе ИА. Списание данных расходов будущих периодов на затраты производится с 1 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о вводе в опытно-промышленную эксплуатацию проекта SAP. Списание производится равными долями в течение 5 лет;
затраты на приобретение лицензий, задействованных в решениях SAP по структурным подразделениям, относятся на расходы будущих периодов на балансе ИА до передачи проекта в опытно-промышленную эксплуатацию. Передача структурным подразделениям и списание данных затрат производится с 1 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о вводе в опытно-промышленную эксплуатацию проекта SAP в данном структурном подразделении. Списание производится равными долями в течение 5 лет;
расходы на сопровождение и управление изменениями действующих систем, затраты на SAP Support списываются единовременно.
Составление БДПС на год предполагает планирование будущих денежных операций с учетом возможных изменений условий деятельности Службы проектов SAP в следующем году и принятие мер по нейтрализации будущих негативных явлений.
Формирование заявки на включение в годовой БДПС осуществляется согласно «Положению о бюджетном управлении в ОАО «Формула». Заявка представляется в отдел финансового планирования в срок до 10 ноября года, предшествующего планируемому году. Форма заявки приведена в Приложениях 3.7, 3.8.
В рамках утвержденного БДПС Службы проектов SAP на год составляются текущие БДПС (на квартал, на месяц) (Приложения 3.9, 3.10) и в срок до 15 числа месяца, предшествующего планируемому периоду (квартал, месяц), представляются в отдел финансового планирования ОАО «Формула».
Текущее планирование позволяет оперативно реагировать на изменения внешних и внутренних факторов финансово-хозяйственной деятельности Службы проектов SAP.
2.4. Инициация работ по внедрению решений SAP
2.4.1. Общие положения
На основании утвержденного Управляющим советом SAP ежегодного плана-графика проектов и систем, бюджета Службы проектов SAP и отчета о выполнении запроса на развитие инфраструктуры Служба проектов SAP инициируют проект.
2.4.2. Формирование ТЭО
Начало работ на фазе инициации осуществляется формированием Службой проектов SAP запроса на создание Генеральным подрядчиком в области внедрения системы SAP технико-экономических обоснований проектов согласно утвержденному пакету ТКП.
ТЭО содержит информацию о причинах выбора предлагаемых к реализации процессов и решений, принятых в проекте, результаты от их внедрения и экономические расчеты эффективности.
Примерная структура технико-экономического обоснования содержит следующие разделы:
исходные положения ТЭО;
описание потребности во внедрении решения и функциональных возможностях каждой компоненты, которые будут использованы в проекте;
обоснование расчета стоимости проекта;
обоснование выбора технологии, программного обеспечения, вычислительных мощностей, количества лицензий;
выводы и предложения, в которых дается общая оценка экономической целесообразности и перспектив от внедрения решения SAP.
ТЭО согласуется Руководителем проектов SAP, утверждается Куратором проектов SAP и является основанием для формирования проекта договора и приказа Генерального директора «Об организации проекта».
2.4.3. Приказ Генерального директора «Об организации проекта»
Если проект затрагивает только ОАО «Формула», то Приказ Генерального директора «Об организации проекта» оформляется по форме, приведенной в Приложении 3.11. Приказ готовится Службой проектов SAP, согласовывается с Руководителями служб исполнительного аппарата и/или структурных подразделений участвующих в проекте, и должен содержать следующую информацию:
краткое описание целей и задач, которые должны быть решены в рамках проекта;
определение объема проекта и подразделений, в которых будет реализован проект;
определение Руководителя проекта со стороны ОАО «Формула»; определение состава Исполнительного комитета (если требуется) и генерального подрядчика (подрядчика); определение состава проектной группы;
определение ответственных лиц, за постановку задачи, приемку работ, техническое обеспечение проекта;