На основании утвержденной Концепции развития системы SAP в январе текущего года Служба проектов SAP формирует запрос на проведение стоимостной оценки плана-графика реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию на лет, и отправляют его в адрес подрядных организаций.
В соответствии с полученным запросом подрядные организации в срок до 28 февраля текущего года производят предварительную оценку стоимости реализуемых и планируемых к реализации проектов и услуг по сопровождению систем, находящихся в промышленной эксплуатации, в формате шаблона бюджета развития и сопровождения SAP на лет (Приложение 3.1).
Подрядные организации представляют Службе проектов SAP:
для обоснования стоимости проектов:
укрупненные планы-графики проектов;
расшифровки трудозатрат;
для обоснования стоимости поддержки действующих систем:
экспертные оценки с учетом развития системы и перевода изменений в промышленную эксплуатацию;
стоимости поддержки действующих систем за предыдущие периоды.
После экспертизы и согласования полученной документации Служба проектов SAP в срок до 30 марта формирует бюджет развития и сопровождения SAP на лет, согласовывает его Руководителем проектов SAP и утверждает Куратором проектов SAP.
В марте текущего года Служба проектов SAP включает утвержденные данные бюджета развития и сопровождения SAP в формирование бюджета Службы на лет и, согласно Стандарту «Система сценарного планирования финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Формула» на трехлетний период», в срок до 15 апреля текущего года представляют в экономическое управление рассчитанные прогнозные показатели для формирования базового прогноза финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Формула» на лет.
Бюджет развития и сопровождения системы SAP на лет уточняется ежегодно с учетом выполненных задач.
2.3. Годовое планирование развития и сопровождения системы SAP
2.3.1. Формирование/ корректировка годового бюджета развития и сопровождения системы SAP
Для формирования годового бюджета развития и сопровождения системы SAP Служба проектов SAP на основании календарного плана-графика реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию на лет, и с учетом текущего состояния работ по внедрению проектов и сопровождению систем формируют план-график проектов и систем на планируемый год.
Ежегодный план-график реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию включает:
проекты, инициация которых предполагается в планируемом году в соответствии с утвержденной Концепции развития системы SAP;
активные проекты, которые к концу планируемого года будут завершены;
активные проекты, которые к концу планируемого года не будут завершены, с указанием планируемых к достижению на конец декабря следующего года параметров;
принятые на сопровождение системы SAP.
С целью уточнения календарного плана-графика проектов и систем на планируемый год Служба проектов SAP в срок до 15 февраля текущего года формирует запрос с указанием плановой стоимости, подразделений, участвующих в проектах, предполагаемого количества пользователей и планируемых сроков реализации проектов (Приложение 3.2) и направляет его подрядным организациям по электронной почте или САДиЭД «Дело».
В срок до 28 февраля текущего года подрядные организации формируют и отправляют в Службу проектов SAP укрупненные календарные планы-графики для консолидации в ежегодный календарный план-график реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию. К планам-графикам прикладываются документы с укрупненным описанием технических требований к обеспечению проектов (Приложение 3.3).
Служба проектов SAP консолидирует полученные от подрядных организаций данные и формирует ежегодный сводный уточненный календарный план-график, согласовывает его с Руководителем проектов SAP и утверждает Управляющим советом по проектам SAP.
Далее Служба проектов SAP отправляет утвержденный сводный календарный план-график и документы с описанием технических требований к обеспечению проектов Генеральному подрядчику в области поддержки и сопровождения системы SAP для определения потребности в совершенствовании технической инфраструктуры системы SAP.
Утвержденный ежегодный сводный календарный план-график является основанием для формирования Службой проектов SAP и отправки подрядным организациям запроса на подготовку пакета технико-коммерческих предложений.
Утвержденный ежегодный сводный календарный план-график является основанием для формирования Службой проектов SAP и отправки подрядным организациям запроса на подготовку пакета технико-коммерческих предложений.
Получив запрос на формирование пакета ТКП, подрядные организации проводят экспресс-обследование планируемого функционала или подразделения, на котором планируется внедрение функционала.
В случае планирования проекта, связанного с тиражированием системы, проводится обследование с целью выявления новых бизнес-процессов.
Со стороны Заказчика и Исполнителя назначаются сотрудники, ответственные за проведение обследования и сбор информации.
Сотрудники подрядных организаций проводят интервью с ключевыми пользователями ОАО «Формула», владельцами бизнес-процессов, и на основе полученной информации формируют:
отчет об обследовании, содержащий выводы по текущему уровню автоматизации рассмотренных функциональных областей, выводы о целесообразности автоматизации;
ТЗ, в котором фиксируются:
назначение и цели внедрения решения;
характеристика объекта автоматизации;
требования к системе:
требования к системе в целом (к структуре и функционированию системы; требования к пользователям системы; требования к надежности; требования к эксплуатации и техническому обслуживанию системы; требования к защите информации от несанкционированного доступа и т. д.);
требования к функциям (задачам), выполняемым системой;
требования к видам обеспечения;
содержание и состав работ по настройке системы;
порядок контроля и приемки системы (виды тестирования, состав и объем тестирования, методы тестирования и фиксация результатов проведения тестирования, состав рабочей группы тестирования);
требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации и вводы системы в действие;
требования к документированию;
источники разработки ТЗ;
реестр бизнес-процессов (бизнес-операций) по функциональным областям с указанием ключевых пользователей и владельцев бизнес-процессов, ответственных за постановку задач по соответствующим бизнес-процессам, а так же согласование и приемку результатов по проектированию данных бизнес-процессов.
Отчет об обследовании и ТЗ по планируемым проектам являются основанием для разработки ТКП. Также при разработке пакета ТКП используется информация, полученная в результате:
обсуждения имеющихся требований к совершенствованию и оптимизации системы SAP с ключевыми бизнес-пользователями;
проведения интервью и рабочих встреч с Генеральным подрядчиком в области поддержки и сопровождения системы SAP;
изучения материалов по аудиту действующих систем SAP, проведенному компанией SAP AG, аналитических статьей о текущем и перспективном развитии ОАО «Формула» и информации официального web-сайта ОАО «Формула».
ТКП должно содержать верхнеуровневое описание проекта, архитектурные решения, описание предлагаемой организации всех работ по проекту в рамках Концепции, в том числе:
общую информацию о Генеральном подрядчике;
основания для разработки ТКП/подготовки тендерной документации;
объем проекта (функциональный, организационный, географический);
методологию внедрения;
описание результатов услуг по этапам;
проектные роли и обязанности;
требования к проектной команде со стороны ОАО «Формула»;
условия, ограничения и риски;
сроки проекта;
стоимость проекта;
предварительный план-график реализации проекта;
шаблон типового договора (если требуется);
иную, требуемую в рамках тендера, документацию.
Дополнительно для анализа и оценки предоставляются резюме предполагаемых членов проектной команды.
Подрядчики представляют пакет ТКП Службе проектов SAP в виде презентации, который оценивается Службой на предмет глубины проработки и соответствия потребностям компании. Кроме того оценивается компетенция проектной команды подрядчиков (оценка резюме), при анализе стоимости в т. ч. учитываются ставки консультантов.
Для согласования и утверждения пакета ТКП Служба проектов SAP организует совещание с участием подрядных организаций, по итогам которого фиксируются с разбивкой по каждому проекту:
организационно-географический и функциональный объемы проектов;
этапы и сроки проектов;