Общепринята трёхуровневая иерархия расходов: статья категория подкатегория.
Статья то, на что постоянно тратятся деньги в семье.
Категория то, куда конкретно направлены текущие расходы.
Подкатегория детализация покупок.
Пример. Статья «питание»; категория «молочка»; подкатегория «кефир». Можно углубляться дальше, по принципу товарной группы, подгруппы, отдельной номенклатурной позиции. Жирность 3 %, ёмкость 0,5 л., тм «Простоквашино», вид упаковки «Tetra Pak» и т. д. и т. п.
Общее количество основных статей расходов для удобства ведения учёта должно быть в пределах двадцати. Чётких критериев по структуре не существует, только рекомендации. Основное количество статей и включённых в них категорий и подкатегорий окончательно отшлифовывается ближе к третьему году непрерывного ведения совместного бюджета. Связана такая ситуация со стабилизацией жизненного цикла семьи. Чем больше срок совместного проживания, тем больше традиционных расходов и по суммам, и по направлениям. Дети, продукты, личный транспорт, вещи генераторы основных расходов.
На заре создания финансового софта существовала возможность занесения расходов только до трёх уровней в глубину. На сегодня, четырёх уровневая древовидная структура стандарт большинства программ по учёту домашних финансов. Количество категорий и статей определяется покупательной способностью, широтой и глубиной контроля, стилем потребления, уровнем жизни, финансовой образованностью. Некоторые спросят: зачем так сильно заморачиваться? Допустим, по окончанию месяца, ваша программа покажет, 50 % всех доходов вы потратили только на статью «вещи», что мало информативно. Формируя отчёт по категориям и подкатегориям, разложив купленные вещи на обувь, одежду, бытовую технику, косметику, станет понятно, на что конкретно были израсходованы деньги. Такой анализ облегчит понимание характера текущих расходов, а значит сможет улучшить контроль над ними.
С другой стороны, не стоит впадать в крайности, «выращивая» слишком разветвлённое дерево расходов. С годами некоторые статьи как старые ветки отмирают полностью, а избавиться от них нельзя. Программа не уберёт их из своей памяти пока в ней занесены хоть-какие суммы. Либо удаляем историю за все периоды, либо объединяем с другой статьёй, что тоже не всегда бывает корректно при анализе многолетней статистики.
Естественное развитие финансового опыта и знаний выглядит следующим образом. Изначально семья вносит как можно большее количество своих расходов в разные статьи не всегда взаимно согласованные по видам и категориям. Постепенно отшлифовывается система учёта, её инструменты, потребительские привычки. Через два-три года оформляется общая структура. После чего происходит постепенная оптимизация иерархического дерева расходов. Всех мелких и нестандартных ситуаций за ранее предвидеть невозможно и когда они возникают, не обязательно заводить одноразовую статью. Для подобных случаев предусмотрена статья «прочее».
Неоднозначно трактуемые расходы
Необходимо обязательно договориться со своей второй половинкой куда заносить неоднозначно трактуемые расходы. Существуют статьи, назначение которых можно толковать всегда по-разному, в зависимости от ситуации. Посещение кафе и ресторанов с целью приятного время препровождения я отношу к статье «развлечения». Если компанию мне составили коллеги по работе или партнёры по бизнесу, логичнее отнести затраченные суммы в «рабочие расходы». Комплексные обеды в таком кафе могут проходить по статье «еда», но их ошибочно относят к «рабочим расходам» что не совсем верно. Работаете вы или нет, питаться приходиться ежедневно.
Обычно в семьях, за частью подкатегорий и даже категорий закреплено персональное шефство одного из супругов. Жена может делать закупки бытовой химии по статье «хозяйственные расходы», муж контролирует всё связанное со статьёй «автомобиль». Каждый отвечает за расходы в своей подконтрольной сфере. Речь идёт, прежде всего, о целесообразности и фактически израсходованных суммах, в рамках утверждённых лимитов.
При распределении фин. резервов может возникнуть конфликт потребительских интересов. Представим себе типичную ситуацию. У семьи появились значительные для неё внеплановые доходы в 1000 $. Профицит солидный, а острой необходимости в крупных приобретениях на данный период нет. Супруга хочет обновить гардероб шубой, муж модернизировать рыболовецкое снаряжение. Следовательно, по таким крупным расходам как вещи, надо договариваться на берегу. Одновременные желания каждого супруга обычно не вписываются в ежемесячные бюджетные рамки. Тогда устанавливается очерёдность покупок по правилу «в этот раз мне, в следующий тебе». Для предотвращения конфликтных ситуаций существует ведение бюджета по целевому планированию. Основательно «рулит» и правило приоритетов, подробнее о котором я расскажу позднее. По небольшим статьям достаточно единоличного решения, не дожидаясь согласия другой стороны. Необходимость согласования расходов обязательно возникает, как только суммы покупок начинают выходить за рамки традиционных месячных лимитов. Используемая в качестве одной из стандартных статей расходов, похожая статья может появиться и в качестве подкатегории. Например, «ребёнок: развлечения» когда развлечения носят исключительно детский характер.
При распределении фин. резервов может возникнуть конфликт потребительских интересов. Представим себе типичную ситуацию. У семьи появились значительные для неё внеплановые доходы в 1000 $. Профицит солидный, а острой необходимости в крупных приобретениях на данный период нет. Супруга хочет обновить гардероб шубой, муж модернизировать рыболовецкое снаряжение. Следовательно, по таким крупным расходам как вещи, надо договариваться на берегу. Одновременные желания каждого супруга обычно не вписываются в ежемесячные бюджетные рамки. Тогда устанавливается очерёдность покупок по правилу «в этот раз мне, в следующий тебе». Для предотвращения конфликтных ситуаций существует ведение бюджета по целевому планированию. Основательно «рулит» и правило приоритетов, подробнее о котором я расскажу позднее. По небольшим статьям достаточно единоличного решения, не дожидаясь согласия другой стороны. Необходимость согласования расходов обязательно возникает, как только суммы покупок начинают выходить за рамки традиционных месячных лимитов. Используемая в качестве одной из стандартных статей расходов, похожая статья может появиться и в качестве подкатегории. Например, «ребёнок: развлечения» когда развлечения носят исключительно детский характер.
Большинство спорных конфликтных ситуаций возникает в статьях расходов «вещи» и «развлечения», которые являются самыми крупными и притягательными с потребительской точки зрения. Поэтому они относятся к переменным статьям расходов, распределяемых по остаточному принципу, после того как мы запланируем постоянные.
Закон 2. Знайте, на что вы хотите, чтобы тратились ваши деньги
Напомню, необходимо распределять все наши расходы на три вида постоянные, переменные, непредвиденные, и найти приемлемые для нас пропорции между ними. Такой подход предоставляет системность и одновременную гибкость при распределении имеющихся у вас в распоряжении ежемесячных доходов. Рассмотрим какие именно статьи относятся к тому или иному виду расходов, и чем они отличаются друг от друга.
Постоянные статьи расходов
Постоянные статьи статьи, по которым вы регулярно расходуете примерно одинаковые среднемесячные суммы. Именно по этим статьям мы несём больше всего расходов и на следующий месяц планируем их первыми. Такие расходы обеспечивают наше ежедневное существование, ту потребительскую планку, которую необходимо поддерживать всегда.
Еда (питание). Постоянная и первоочередная статья. Если при стабильно-высоком доходе питание забирает на себя значительную часть ваших средств, советую разложить её по подкатегориям: деликатесы, алкоголь, мясо, фрукты/овощи, или по местам покупки-потребления: кафе, рынки, супермаркеты, магазины у дома.
Питаемся мы всегда стабильно одинаково. Предпочитаем постоянную продуктовую корзину, приобретаемую в удобных и привычных местах покупок. Неоднозначной мне представляется только одна продуктовая группа алкоголь. Куда стоит относить эти разно-градусные напитки в еду или развлечения, каждый решает сам. Если вы выпеваете пол бокала сухого вина на завтрак в качестве аперитива, то для вас такой алкогольный напиток часть ежедневного рациона. Предпочитаете отрываться каждую пятницу в компании друзей несколькими литрами пива, это развлечение. В последнем случае к затратам на алкоголь я бы паровозиком прицепил сопутствующие товары закуску, в данном случае снеки.
Ребёнок (дети). Статья, учитывающая все затраты на ваших детей. Внутренняя структура расходов здесь разительно меняется с годами. Если первоначально большую её часть занимает детское питание, подгузники, одежда то, по мере взросления, доминируют расходы, предназначенные на детский сад (няню), игрушки, развлечения. По истечению ещё нескольких лет, расходы плавно переходят в затраты на школу, репетиторов, карманные деньги, приобретение достаточно дорогих личных вещей и подарков для подростков, затем уже юношей и девушек. Статистика «детских» расходов очень помогает при планировании семьи. Когда пара знает в какие деньги обходится ей каждый ребёнок, планировать появление новых детей становится значительно легче.
Рабочие расходы. Любые расходы, тесно связанные с вашей профессиональной деятельностью за исключением расходов на транспорт, питание, одежду. К ним можно отнести затраты на подарки к дню рождения сослуживцам. Коллективные или индивидуальные покупки, повышающие комфорт пребывания на рабочем месте. Финансирование вскладчину ежедневных чаепитий отдела.