Регламент процесса доставки товара клиентам по территории Украины
Участники процесса:
Менеджер по транспортной логистике сотрудник отдела логистики, ответственный за качественную и своевременную доставку товара клиентам компании.
Территориальный менеджер сотрудник компании, который отвечает за регион, в котором компания продает свою продукцию.
Заведующий складом сотрудник компании, который отвечает за сохранное, безопасное и рациональное размещение готовой продукции на складе компании.
Менеджер по сбыту сотрудник компании, который отвечает за прием заявок от территориальных менеджеров, отслеживание наличия складских остатков, формирование документа «Заказ покупателя» в учетной базе 1С.
Основные термины и понятия:
«Заказ покупателя» документ в программе 1С, в котором сформирован заказ клиента. Этот документ формирует менеджер по сбыту на основе заявок территориальных менеджеров.
Заявка внешняя заявка менеджера по логистике транспортным, экспедиторским или транспортно-экспедиторским компаниям на постановку транспорта для доставки товара клиенту.
Перевозчик транспортная, экспедиторская или транспортно-экспедиторская компания.
Транспортная компания компания, у которой имеется свой транспорт для перевозок грузов в междугороднем сообщении.
Экспедиторская компания компания, не имеющая своего транспорта для перевозок грузов по Украине, и которая работает с привлечением автомобилей транспортных компаний.
Транспортно-экспедиторская компания компания, которая имеет свой транспорт для перевозок грузов по Украине и также оказывает экспедиторские услуги.
1С оперативная база, в которой ведется учет заказов покупателей, рейсов транспортных средств и взаиморасчетов с перевозчиками.
ТТН товарно-транспортная накладная.
ОЛ отдел логистики компании.
ТС транспортное средство.
Требования к результату:
Своевременная, качественная доставка товара клиенту с наименьшими транспортными издержками.
Требования к процессу:
Исполнители не имеют права приступать к выполнению работ без ознакомления и соблюдения регламента. В своей работе исполнители должны строго соблюдать регламент процесса доставки товара клиентам по территории Украины.
Перечень и последовательность действий:
1) Получение заявок от клиентов
Территориальные менеджеры получают заказы от клиентов, и отправляют заявки менеджеру по сбыту по электронной почте. Заказ поступает в обработку при отсутствии просроченной дебиторской задолженности. Время подачи заказа до 1600 при отгрузке на следующий день, после 1600 при отгрузке через день. В бланке заказа прописывается контрагент, дата заказа и дата погрузки выгрузки, в примечаниях все пожелания: акция, презентация, способ оплаты.
При поставке товара на условиях самовывоза, время прибытия машины на загрузку согласовывается с менеджером по логистике до 1600 при отгрузке на следующий день или автомобиль грузится в ближайшее «окно» графика погрузки. Для этого менеджер по продажам отправляет на вайбер или электронную почту, следующую информацию:
название клиента;
марку и номер машины;
ФИО водителя;
контактный телефон водителя;
тоннаж по заказу, чтобы определить время, необходимое для погрузки машины.
Менеджер по логистике отвечает за план факт погрузки машины. Допускается ожидание отгрузки машиной клиента не более 30 минут. Если машина клиента по каким-то причинам опоздала на ранее согласованное время, то она отгружается в ближайшее «окно» графика погрузки.
График погрузки (с наемными машинами и машинами самовывоза) менеджер по логистике должен отправить письмом заведующему сладу готовой продукции, директору по продажам и начальнику отдела логистики.
2) Формирование документа Заказ покупателя в программе 1С
Менеджер по сбыту проверяет наличие складских остатков товара и формирует документ «Заказ покупателя» в программе 1С. «Заказ покупателя» должен быть сформирован в 1С до 17 часов. Если части товара нет на складе готовой продукции, то менеджер по сбыту должен проинформировать об отсутствующем ассортименте и согласованном графике отгрузки машин начальника производства, который в свою очередь должен обеспечить производство необходимой продукции и дать указание операторам участка упаковки об очередности упаковки готовой продукции.
Товар доставляется клиенту при условии, что тоннаж на одну точку выгрузки составляет не менее одной тонны.
3) Поиск транспорта для доставки товара
После 1700 менеджер по логистике просматривает список документов «Заказ покупателя» или «Реализация товаров и услуг» и для тех клиентов, которым необходима доставка заказывает транспорт. Товар должен быть отгружен со склада клиенту в течение 24 часов и доставлен клиенту в течение 48 часов (на Западную Украину в течение 72 часов) после отгрузки товара со склада. Менеджер по логистике оформляет и отправляет заявку перевозчику не позднее, чем за четыре часа до планируемого времени отгрузки. Заявка должна быть предоставлена в письменном виде по электронной почте.
Заявка на перевозку содержит следующие данные:
Время, дата, адрес подачи транспортного средства (пункт загрузки груза);
Маршрут и условия перевозки груза;
Характеристика груза;
Требуемый тип транспортного средства (объем);
Дата, время, пункт выгрузки груза;
Контактный телефон и ФИО сотрудника компании, ответственного за отгрузку;
Дополнительные требования к транспортному средству (наличие ремней, санитарных документов и прочее).
Перевозчик вносит в заявку следующие данные:
Марка, государственный номер транспортного средства;
ФИО, серия и номер водительского удостоверения водителя;
Контактный телефон водителя;
Ставит подпись и печать и высылает подписанную заявку менеджеру по логистике.
Любые изменения, вносимые в Заявку на перевозку груза, должны быть своевременно согласованы сторонами. Допускается в экстренных случаях подавать заявку по телефону, с обязательным ее подтверждением в письменном виде, как только появится такая возможность.
4) Очередность предоставления заявок перевозчикам
Как только менеджер по логистике увидел оформленный «Заказ покупателя» в программе 1С, просчитал тоннаж и объем перевозимого товара, он должен предоставить заявку на перевозку транспортным, транспортно экспедиторским и экспедиторским компаниям, с которыми заключены договора. Менеджер по логистике должен знать и понимать, что стратегией компании является работа с перевозчиками без привлечения посредников экспедиторских компаний. При перевозках должны оформляться договора и заявки на перевозку, оплата за перевозки должна оформляться по безналичной форме оплаты. При этом транспортные расходы не должны превышать четыре процента от стоимости перевозимого товара.
5) Проверка транспортной компании
Проверка транспортной компании осуществляется по следующему алгоритму:
1. Поиск информации в ЄДР (у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб-
підприємців). Позволяет получить базовую информацию о предприятиях Украины. Можно узнать действующее предприятие или уже закрыто и получить информацию о контактных телефонах. https://usr.minjust.gov.ua/ua/freesearch
2. Поиск информации на транспортных сайтах. Позволяет узнать рейтинг надежности перевозчика. Есть ли на него отрицательные отзывы. Узнать контактную информацию. По положительным или отрицательным отзывам навести справки о перевозчике.
3. Проверить номер контактного телефона. Ввести номер телефона в правом верхнем углу сайта https://lardi-trans.com/. Если номер принадлежит реальному перевозчику, то сразу отобразится его страничка на этом сайте и вся информация о нем. Можно номер телефона проверить и по google.com.ua, возможно мошенник уже в какой-то схеме использовал этот номер и его разыскивают.
4. Получить у перевозчика контактные телефоны нескольких предприятий, с которыми он постоянно работает, и которые могут его порекомендовать. Полученную информацию так же необходимо перепроверить.
5. Самый действенный способ это на загрузке проверить телефон водителя, взять у него контактный телефон собственника автомобиля (Перевозчика). Проверить этот номер с тем, что указан в Заявке. Если номера не совпадают обязательно связаться с Перевозчиком и прояснить ситуацию. Обязательно проинструктировать и Перевозчика и водителя, что если кто-то захочет поменять место выгрузки об этом нужно немедленно проинформировать Заказчика (менеджера по транспортной логистике).
6. Необходимо работать только с надежными, проверенными перевозчиками. Если надежный Перевозчик, дает цену на пятьдесят долларов дороже, чем, какая-то попутная машина, которую нет возможности проверить, то необходимо нанять проверенного Перевозчика, с кем уже работали. Экономия в пятьдесят долларов не стоит возможных рисков утери дорогого груза.