6. Необходимо работать только с надежными, проверенными перевозчиками. Если надежный Перевозчик, дает цену на пятьдесят долларов дороже, чем, какая-то попутная машина, которую нет возможности проверить, то необходимо нанять проверенного Перевозчика, с кем уже работали. Экономия в пятьдесят долларов не стоит возможных рисков утери дорогого груза.
7. На перевозку оформляется договор и заявка с мокрыми печатями.
6) Регистрационные документы перевозчика
Одновременно с оформлением Договора на перевозку и Заявки на перевозку менеджер по логистике получает от перевозчика все необходимые документы из списка ниже. И передает их бухгалтеру предприятия.
6.1. При заключении договоров на перевозку необходимо предоставить следующие документы, заверенные печатью предприятия:
6.1.1. Для юридических лиц:
Копия свидетельства о государственной регистрации (перерегистрации) субъекта предпринимательской деятельности юридического лица;
Справка органа статистики;
Заверенная копия документа о полномочиях лица, подписывающего договор;
Копия свидетельства плательщика НДС (для плательщиков НДС);
Вытяг.
6.1.2. Для субъектов предпринимательской деятельности физических лиц:
Копия свидетельства о государственной регистрации (перерегистрации) субъекта предпринимательской деятельности физического лица;
Копия справки налоговой инспекции о присвоении идентификационного номера;
Копия свидетельства плательщика НДС (для плательщика НДС);
Копия свидетельства плательщика единого налога (для плательщика единого налога).
6.2. Если перевозчик не предоставил необходимые документы, то работать с ним не разрешается. Менеджер по логистике должен в обязательном порядке предоставлять оригиналы договоров, заявок и документы из списков 6.1.1. и 6.1.2. в бухгалтерию предприятия. За постановку на отгрузку машины Перевозчика, с которым не заключен договор на перевозку товара, менеджер по логистике несет административную ответственность, и отвечает за все возможные убытки предприятия, которые произошли в результате не правильно оформленных документов.
7) Погрузка транспортного средства (ТС)
Перед погрузкой автомобиля водитель подходит к менеджеру по складской логистике и получает комплект документов на перевозку груза: ТТН и расходные накладные.
Заведующий складом и менеджер по логистике перед погрузкой ТС должен убедиться, что ТС, чистое, без посторонних резких запахов, тент или металлическая будка не протекают. Если ТС не соответствует требованиям под перевозку продуктов питания, то от него необходимо отказаться. По требованию перевозчика необходимо составить акт о несоответствии транспортного средства, в котором обосновать причину отказа. Такой акт подписывают: менеджер по логистике, заведующий складом и водитель. Акт составляется в двух экземплярах. Один отдается водителю, второй экземпляр остается у менеджера по логистике.
Если ТС подходит для перевозки, то товар отгружается и размещается в кузове автомобиля так, чтобы не допустить его смещения и повреждения в процессе транспортировки. Как правило, товар упирается, в торцевую стенку автомобиля. За правильное размещение товара в кузове ТС отвечает заведующий складом, который руководит погрузо-разгрузочными работами и отвечает за качественную погрузку.
Очень важно: менеджер по логистике обязан проинструктировать водителя о следующих моментах:
если перевозчик будет в дальнейшем догружаться, то он должен обязательно соблюдать принцип товарного соседства и не грузить грязные товары, с резкими запахами, бытовую химию и так далее;
если перевозчик везет товар более чем одному клиенту, то после выгрузки первого клиента, необходимо делать так называемую «ступеньку», размещать в машине груз следующего клиента каскадами, так как в противном случае возможно падение всей стены ящиков, что ведет к повреждению значительного количества груза и большим финансовым потерям;
если перевозчик нарушит одно из этих правил, то он попадет в черный список и работать с ним не разрешается.
При погрузке транспортного средства заведующий складом и менеджер по логистике должны контролировать, чтобы ящики больших размеров грузились не выше десяти рядов вверх, а маленькие не выше пятнадцати. Если есть необходимость грузить товар выше десяти рядов для больших ящиков или пятнадцати для маленьких, то этот вопрос надо согласовать с начальником отдела логистики. Без его разрешения такая погрузка запрещается.
если перевозчик нарушит одно из этих правил, то он попадет в черный список и работать с ним не разрешается.
При погрузке транспортного средства заведующий складом и менеджер по логистике должны контролировать, чтобы ящики больших размеров грузились не выше десяти рядов вверх, а маленькие не выше пятнадцати. Если есть необходимость грузить товар выше десяти рядов для больших ящиков или пятнадцати для маленьких, то этот вопрос надо согласовать с начальником отдела логистики. Без его разрешения такая погрузка запрещается.
8) Контроль доставки товара
Менеджер по логистике обязан контролировать движение транспорта с момента прибытия на погрузку и до выгрузки товара у клиента. В течение двух часов после отгрузки ТС менеджер по логистике отправляет в общую группу программы Вайбер следующую информацию:
1. Марка, государственный номер транспортного средства;
2. ФИО водителя;
3. Контактный телефон водителя.
4. Города доставки.
Территориальный менеджер в течение двух часов после выгрузки автомобиля должен выслать сообщение в общую группу программы Выйбер, в котором он должен указать наименование клиента, город, выгружена машина с актом или без акта. Если товар был поврежден в пути или была обнаружена недостача, то территориальный менеджер должен запросить у клиента: