В последнее время в должностную инструкцию добавляют новый раздел «Оценка работы». Здесь необходимо указать, что оценка работы (деятельности) осуществляется в соответствии с качеством работы, а также сроками ее выполнения.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен(на)», свою подпись, инициалы, фамилию и дату.
Должностная инструкция секретаря руководителя должна быть оформлена на бланке организации и иметь следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование вида документа;
гриф утверждения;
дату составления;
регистрационный номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
визу согласования;
визу ознакомления;
подпись;
дату.
Положение о структурном подразделении: секретариате или службе ДОУ
Положение о структурном подразделении правовой акт, устанавливающий правила организации и деятельности структурного подразделения.
При разработке положения необходимо опираться на действующее законодательство, современные государственные нормативно-методические документы, устав организации или положение об организации.
Формуляр положения и структура текста положения о любом структурном подразделении установлена УСОРД [27]. Унифицированная структура текста включает следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Цель и задачи.
3. Функции.
4. Права и ответственность.
5. Руководство.
6. Взаимоотношения (служебные связи).
1. Общие положения
Этот раздел определяет точное название структурного подразделения, его статус. Здесь обязательно надо оговорить, является ли секретариат самостоятельным структурным подразделением или входит в состав другого структурного подразделения, например, службы ДОУ. В этом разделе указывается также, кто возглавляет структурное подразделение и чьим приказом назначается на должность его руководитель. Необходимо оговорить, имеет ли руководитель заместителей. Следует также указать, чем в своей деятельности руководствуется секретариат или служба ДОУ, какую имеет структуру (наличие бюро, участков, секторов и т. д.), указывать перечень законодательных, нормативных правовых актов, нормативных и инструктивных документов, которыми руководствуется в своей деятельности структурное подразделение. Раздел «Общие положения» заканчивается пунктом о наличии печати данного структурного подразделения.
2. Цель и задачи
В обобщенной форме указывается цель создания и деятельности секретариата, основные задачи по их реализации:
1. Постановка и ведение документационно-информационного обеспечения деятельности руководителя на уровне современных требований.
2. Организация бездокументного обслуживания руководителя в соответствии с целями и задачами организации.
3. Организация единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и заканчивая сдачей в архив (или уничтожения).
3. Функции
Раздел «Функции» является основным и содержит описание всех видов работ структурного подразделения по вопросам информационно-документационного обслуживания, организационного обслуживания руководства (бездокументное обслуживание). Функции излагаются в их логической последовательности.
4. Права и ответственность
Этот раздел указывает права, которыми наделен секретариат для реализации возложенных функций и задач, а также определяется ответственность, которую он несет за выполнение своих задач, состояние документации, ее соответствие установленным требованиям, организацию работы подразделений в составе секретариата.
5. Руководство
В разделе «руководство» указывают права и обязанности руководителя, однако, в последнее время возникла новая тенденция этот раздел стал отсутствовать, так как права и обязанности руководителя секретариата или службы ДОУ нашли отражение в его должностной инструкции.
6. Взаимоотношения (служебные связи)
Здесь прописывается, с какими структурными подразделениями и по каким вопросам взаимодействует секретариат, то есть характер и наличие взаимосвязей.
Положение о структурном подразделении заканчивается пунктом о том, в каких случаях Положение должно быть заменено новым:
6. Взаимоотношения (служебные связи)
Здесь прописывается, с какими структурными подразделениями и по каким вопросам взаимодействует секретариат, то есть характер и наличие взаимосвязей.
Положение о структурном подразделении заканчивается пунктом о том, в каких случаях Положение должно быть заменено новым:
1. Изменение структуры организации.
2. Изменение структуры самой службы, ее переподчинение.
3. Внедрение новых технологий.
Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации и имеет следующие реквизиты:
наименование организации, структурного подразделения;
вид документа;
дату и гриф утверждения;
регистрационный номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
гриф согласования или визы согласования.
Положение подписывает должностное лицо, являющееся разработчиком, визирует юридический отдел, утверждает руководитель организации.
Положение вступает в силу с момента утверждения.
Инструкция по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации.
Инструкции могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые распространяются на определенную категорию учреждений или организаций. Взяв за основу типовую, любая организация может разработать свою индивидуальную инструкцию по делопроизводству. В ней необходимо учесть все особенности организации и технологии делопроизводства конкретного учреждения. Инструкция по делопроизводству, как правило, включает следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Порядок оформления документов, а также требования к реквизитам.
3. Организация документооборота.
4. Регистрация документов.
5. Организация справочной работы.
6. Оперативное хранение документов.
7. Подготовка документов к сдаче в архив.
8. Приложения, которые содержат образцы бланков, формуляры документов, образцы учетных форм и документов, а также разного рода перечни, например:
Перечень документов, не подлежащих регистрации;
Форма журнала регистрации входящих документов;
Форма журнала регистрации исходящих документов;
Формы журнала регистрации внутренних документов (по видам);
Оттиски печатей и штампов;
Образцы бланков документов;
Перечень документов, заверяемых печатью;
Форма положения о структурном подразделении;
Схемы документооборота;
Форма должностной инструкции и др.;
Перечень документов, подлежащих утверждению.
В организации, которая использует гербовые бланки, гербовые печати, обязательно в инструкции должен быть раздел, содержащий требования к работе с ними.
Инструкция отражает весь процесс работы с документами, всю последовательность технологических операций. Она является регламентирующим документом для службы ДОУ, секретариата или секретаря, осуществляющих документное обслуживание руководителя, а также для всех специалистов аппарата управления.
Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ, затем проект согласовывается с заведующим архивом, юридической службой. Затем инструкция утверждается руководителем или вводится в действие его приказом и рассылается во все структурные подразделения организации для использования в текущей работе.
Номенклатура дел организации
В процессе своей деятельности любая организация создает и получает достаточно большое количество документов. После оперативной деятельности для решения возникших вопросов возникает необходимость обращаться к документам снова. Для осуществления быстрого и удобного их поиска необходима классификация, которая заключается в группировании документов в дела.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет термин «дело» как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку» [24].
Классификатором наименований дел служит номенклатура дел.
Номенклатура дел систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [24].
Номенклатура дел систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения или его структурного подразделения с указанием сроков хранения [37]. Таким образом, номенклатура дел служит распределителем документов в дела, позволяет их систематизировать. Номенклатура дел должна охватывать все виды документов, которые создаются в процессе деятельности данной организации.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование вида документа;
гриф утверждения;
дату;
регистрационный номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
визу согласования.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме и состоит из следующих граф:
В первой графе проставляется индекс дела, который состоит из двух частей, например, 0103. Первая часть 01 обозначает структурное подразделение (руководство), вторая часть 03 порядковый номер в пределах данного подразделения (Устав).
В конце каждого раздела оставлены резервные номера для заполнения дел, которые могут образоваться в течение текущего года.
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел и в течение года под одним может быть сформировано несколько томов дел.
В третьей графе указывается количество дел и томов, которое может быть заведено в течение года.
В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на статьи Перечня документальных материалов (Типового или ведомственного), в соответствии с которым установлен срок.
В пятой графе указываются различные отметки в течение года: «об уничтожении дел»; «передачи дел в архив»; делах, переходящих на следующий год.
Проект номенклатуры дел организации рассматривается и одобряется Экспертной комиссией организации, визируется заведующим ведомственным архивом и утверждается руководителем организации.
Она носит нормативный характер, так как имеет сроки хранения, установленные на основании Перечней документов с указанием срока их хранения.