Номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В конце года номенклатура дел закрывается, то есть заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.
Правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка свод обязательных для выполнения требований, норм [37].
Правила внутреннего трудового распорядка локальный нормативный акт организации, регламентирующий, в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами, порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения, взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации [38].
Правила внутреннего трудового распорядка должны быть разработаны в соответствии с Трудовым кодексом РФ и распространяться на всех работников.
Правила регулируют порядок приема и увольнения работников, права, обязанности и ответственность работников и работодателя, режим труда и отдыха, процедуру поощрения и взыскания к работникам организации.
Правила внутреннего трудового распорядка обычно утверждаются приказом руководителя организации.
Этот организационный документ направлен на достижение следующих целей:
соблюдение прав и законных интересов работника и работодателя;
определение трудового распорядка и трудовой дисциплины, обязательных для исполнения всеми работниками;
соблюдение трудового законодательства Российской Федерации в организации, где работает секретарь.
Правила разрабатываются в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации. Отдельные положения Правил внутреннего трудового распорядка оговорены в статьях Трудового кодекса.
В законодательстве нет жестких условий к структуре текста Правил, однако, на практике, в большинстве организаций структура почти одинаковая и включает следующие разделы:
1. Общие положения;
2. Определение терминов и расшифровка сокращений;
3. Порядок заключения, изменения и расторжения трудовых договоров с работниками;
4. Права и обязанности работника;
5. Права и обязанности работодателя;
4. Права и обязанности работника;
5. Права и обязанности работодателя;
6. Рабочее время;
7. Время отдыха;
8. Оплата труда, гарантии и компенсации;
9. Меры поощрения;
10. Дисциплина труда, дисциплинарные взыскания;
11. Охрана труда.
В Правилах внутреннего трудового распорядка должен быть подробно описан порядок приема на работу:
указан список документов, которые необходимо предъявить при приеме на работу;
описана процедура заключения трудового договора.
В Правилах указывается порядок перевода работников и порядок прекращения трудового договора, а также перечисляются права и обязанности работников и работодателя, основные из них.
Работники имеют право на:
заключение, изменение и расторжение трудового договора в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;
предоставление работы, обусловленной трудовым договором;
своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;
рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда;
предоставление исправных инструментов, приспособлений, технических средств и материалов, необходимых для выполнения своих трудовых обязанностей;
отдых еженедельные выходные дни, нерабочие праздничные дни, ежегодные основной и дополнительные отпуска;
обязательное социальное, пенсионное и иные виды страхования в соответствии с действующим законодательством РФ;
льготы, гарантии и компенсации, предусмотренные действующим законодательством РФ, а также локальными нормативными актами работодателя;
защиту персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты;
свободный доступ к своим персональным данным, хранящимся у работодателя, включая право на получение копий документов, связанных со своей работой.
Работники, в том числе и секретарь руководителя, обязаны:
соблюдать чистоту и порядок на рабочем месте и в служебных помещениях работодателя;
соблюдать порядок хранения документов и материальных ценностей, установленный локальными нормативными
актами, а также в соответствии со сложившейся практикой работодателя;
бережно относиться к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества);
не рассылать по электронной почте материалы и комментарии, не вести в рабочее время продолжительные телефонные разговоры, не имеющие отношения к работе;
неукоснительно соблюдать трудовую дисциплину, в том числе данные Правила, режим рабочего времени, правила пропускного режима работодателя, требования по охране труда и технике безопасности, противопожарной безопасности, а также иные локальные нормативные акты работодателя;
в случае увольнения, вне зависимости от причины увольнения, вернуть все имущество работодателя (в том числе служебную документацию, оригиналы выданных работнику доверенностей, корпоративные банковские карты и т. д.), находящееся у работника на момент увольнения, уполномоченному представителю работодателя не позднее дня увольнения.
Дополнительная информация
Работодатель имеет право:
заключать, изменять и расторгать трудовые договоры с работниками в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами;
требовать от работников исполнения трудовых обязанностей;
разрабатывать и совершенствовать систему оплаты труда;
оценивать результаты работы работников и поощрять их за высокопроизводительный труд;
издавать приказы, вводить в действие локальные нормативные акты, обязательные для исполнения работниками;
устанавливать режим рабочего времени и контролировать его соблюдение работниками;
направлять работников в служебные командировки в случае производственной необходимости;
оказывать работникам материальную помощь;
пересматривать заработную плату работникам в рамках аттестации персонала;
в случае производственной необходимости перемещать работников на другие рабочие места в пределах того же населенного пункта (той же местности) с сохранением трудовой функции, заработной платы и иных определенных сторонами условий трудового договора;
привлекать работников к дисциплинарной ответственности;
требовать от работников бережного отношения к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников;
требовать от работников возмещения ущерба, в том числе в полном объеме, причиненного работодателю их действиями (бездействием) в случаях, предусмотренных действующим законодательством РФ.
Работодатель обязан:
обеспечивать работников работой в соответствии с заключенными трудовыми договорами;
обеспечивать безопасность и условия труда, отвечающие соответствующим государственным нормативным требованиям охраны труда и техники безопасности;
предоставлять работникам необходимые материалы, инструменты, приспособления и технические средства в исправном состоянии;
осуществлять социальное, пенсионное и иные виды обязательного страхования, предусмотренные действующим законодательством РФ;
предоставлять работникам все льготы, гарантии и компенсации, предусмотренные действующим законодательством РФ, а также локальными нормативными актами работодателя;
соблюдать в отношении работников особенности регулирования труда отдельных категорий работников, предусмотренные действующим законодательством РФ;
производить работникам денежные выплаты в соответствии с заключенными трудовыми договорами;
удерживать из заработной платы работников налог на доходы физических лиц и перечислять его в соответствующие бюджеты;
принимать на себя расходы по открытию и содержанию банковских счетов работников в случае, если соглашение о перечислении заработной платы на счет инициировано работодателем;
нести материальную ответственность перед работниками в соответствии с действующим законодательством РФ;
обеспечивать соблюдение режима труда и отдыха работников в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ и настоящими Правилами;
способствовать систематическому повышению квалификации работников, совершенствованию их профессиональных навыков;
защищать персональные данные работников от неправомерного их использования или утраты;
предоставлять работникам свободный доступ к их персональным данным, а также предоставлять по просьбе работников копии документов, связанных с их работой (выписки из кадровых приказов, выписки из трудовых книжек, справки с места работы и пр.);
оформлять свидетельства государственного пенсионного страхования и трудовые книжки, если трудовые договоры заключаются работниками впервые.
Другие права и обязанности работодателя устанавливаются действующим трудовым законодательством РФ, локальными нормативными актами работодателя, а также трудовым договором.
В Правилах внутреннего трудового распорядка могут быть главы, посвященные рабочему времени, где указано, какие режимы рабочего времени установлены в организации, а также указаны перерывы для отдыха и питания.
В главе «Оплата труда, гарантии и компенсации» указаны числа выплаты заработной платы и каким образом выплачивается заработная плата.
В главах «Меры поощрения» и «Дисциплины труда, дисциплинарное взыскание» указывается, каким образом происходит поощрение работников и как выносится дисциплинарное взыскание.
Последняя глава Правил внутреннего трудового распорядка включает в себя, как правило, обязанности работника и работодателя по охране труда, если в организации нет самостоятельного документа по этому вопросу.
Правила внутреннего трудового распорядка составляются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и содержат все основные моменты, затрагивающие интересы как работника, так и работодателя, именно поэтому секретарь руководителя должен быть не только с ним ознакомлен, но иметь их всегда под рукой. Это связано с тем, что именно секретарь руководителя, по его заданиям, общается с сотрудниками организации и хорошо должен ориентироваться в содержании каждой главы Правил внутреннего трудового распоряжения.