Намеренно задерживаясь, другой человек пытается поколебать вашу уверенность в себе и умалить ваш статус. Вместо дальнейших пустых трат времени объясните секретарю или помощнику, что вы не можете больше ждать, а о будущей встрече договоритесь по телефону. Попросите, чтобы это сообщение передали нужному вам человеку незамедлительно. В этот момент могут произойти три вещи:
1) человек, с которым вы встречаетесь, тут же согласиться принять вас. Это наилучший исход, ибо он сводит на нет всякое преимущество, которое ваш собеседник мог бы в противном случае извлечь из тактики намеренной задержки встречи;
2) может последовать разумное объяснение задержки, сопровождаемое заверением, что очень скоро вас примут. Примите это за чистую монету и согласитесь подождать еще несколько минут. Такой ответ также лишает другого человека всех психологических преимуществ;
2) может последовать разумное объяснение задержки, сопровождаемое заверением, что очень скоро вас примут. Примите это за чистую монету и согласитесь подождать еще несколько минут. Такой ответ также лишает другого человека всех психологических преимуществ;
3) он или она могут не ответить. В таком случае, по-видимому, ваш блеф не удался. Теперь вы должны выполнить обещание и уйти. Вы должны поступить так, даже если несомненные потери от такого демонстративного ухода перевешивают преимущества некоторых дополнительных затрат времени на ожидание. Если вы продолжите ждать, то, когда в конце концов отсроченная встреча произойдет, психологическое преимущество перейдет к другому человеку. Даже если он или она с кажущейся искренностью извинятся за задержку, вы поставите себя в подчиненное положение, даже еще не приступив к переговорам. В последующих дискуссиях это обернется не в вашу пользу.
Конечно же, будет много случаев, когда вы не получите даже такого ответа. Например, когда положение другого человека намного выше вашего, или он нужен вам намного больше, чем вы ему. В этом случае все, что вы можете сделать, это признать: вам демонстрируют превосходство и другой человек считает необходимым главенствовать во время встречи.
Вместо того, чтобы обижаться на такое невежливое обращение, просто смиритесь с реальностью ситуации в данном случае вы действительно проситель и не позволяйте этому повлиять на вашу уверенность в себе и чувство собственного достоинства. Занимайтесь делом и, когда вас в конце концов позовут на встречу, заставьте его или ее подождать несколько минут, заканчивая телефонный разговор, какие-нибудь расчеты или складывая документы.
Подобная тактика не только послужит незначительным, но, возможно, выразительным сигналом другому человеку, но и позволит вам почувствовать некий контроль над ситуацией, а это немалый психологический плюс при вступлении в важные переговоры. Такой подход должен помочь вам превратить встречу, где вам отводилась подчиненная роль, во встречу, которая может стать диалогом равноправных партнеров.
Шесть способов избежать затрат времени на ожидание
1. Всегда подтверждайте вашу встречу.
2. Сводите к минимуму время проезда.
3. Никогда не появляйтесь раньше чем за пять минут до назначенного времени.
4. Оставьте запас времени на непредвиденное.
5. Удостоверьтесь, что о вашем прибытии доложили.
6. Ожидая, занимайтесь делом.
1. Всегда подтверждайте вашу встречу заранее, особенно если она требует поездки по городу. Некоторые коммерсанты не хотят делать этого, опасаясь, что предполагаемый покупатель передумает. Наилучший способ избежать подобного риска позвонить секретарю или помощнику и сказать: «Это У меня назначена встреча с X на 10.30 (или какое-либо иное время). Я просто хотел сообщить вам, что уже выезжаю». Даже если X забыл о встрече, такой подход обычно убеждает его найти время увидеться с вами.
Другая полезная тактика заключается в том, чтобы подтвердить встречу по факсу или письмом сразу же после договоренности о ней. Но подтвердить встречу в день, на который она назначена, особенно важно, если с момента договоренности о ней прошло больше недели.
2. Организуйте свои встречи так, чтобы свести к минимуму время проезда. Каким бы странным это ни казалось, но некоторые, во всех остальных отношениях хорошо организованные, деловые люди совсем не против передвигаться по переполненным улицам города, чтобы попасть с одной встречи на другую.
Это может быть результатом смешения таких понятий, как «быть занятым» и «делать дело» ошибки, о которой я говорил ранее.
Они считают, что пока крутятся колеса, что-то делается. Бывают случаи, когда иначе организовать встречу невозможно. Однако нередко тщательное заблаговременное планирование может значительно уменьшить время на проезд и снизить вероятность опоздания из-за непредвиденной задержки в пути.
3. Хотя к месту встречи вы должны прибыть, имея достаточный запас времени, не входите в приемную раньшечем за пять минут до назначенного времени. Обычно этого времени достаточно, чтобы представиться и сообщить о встрече секретарю или охраннику или же найти нужный офис.
Если вы явитесь намного раньше назначенного срока, то тем самым проявите себя с совершенно ненужной стороны. Очень раннее прибытие говорит о том, что вы:
не особенно заняты и исходя из этого не особенно преуспеваете и/или
слишком стремитесь увидеть этого человека, заключить сделку или прийти к какому-то соглашению, ради которого назначена встреча.
Появление вплотную к назначенному времени также рискованно, ибо любая задержка в приемной может вызвать опоздание, что в некоторых случаях вполне может явиться причиной неудачного начала встречи.
В любом случае как слишком раннее прибытие, так и появление вплотную к назначенному времени немедленно ставят вас в психологически невыгодное положение.
4. По возможности снижайте напряжение, оставляя запас времени на непредвиденное. Вместо «Встретимся в 15.30» скажите: «Встретимся около половины четвертого». В этом случае вы можете явиться на пять-десять минут раньше или позже, не нарушая приличий. Возможность назначения примерного времени встречи определяется характером ваших дел и взаимоотношений с другим человеком. Но сейчас, во времена все более частых автомобильных пробок и неизбежных задержек, многие люди готовы согласиться на такую приблизительность. Кроме того, значительно снизить напряжение может и мобильный телефон. В случае какой-нибудь проблемы он позволяет вам перезвонить и либо извиниться за задержку, либо даже перенести встречу.
5. По прибытии четко произнесите свое имя и имя человека, на встречу с которым вы пришли. Затем подождите в приемной, пока с этим человеком свяжутся. В оживленных и/или плохо организованных приемных нередко случается так, что ваш партнер остается в неведении о вашем присутствии.
6. Ожидая, всегда занимайтесь делом. Не сидите, глядя в никуда или читая газету. При этом вы не только растрачиваете драгоценное «время простоя», которое можно употребить с пользой, но и представляете себя в невыгодном свете другой стороне. Такое поведение говорит о том, что вам больше нечем занять свое время, кроме как околачиваться в чьей-нибудь приемной, и умаляет ваше положение в глазах других. Диктуйте письма, работайте на калькуляторе, читайте отчеты, памятные записки или бумаги из своих папок.
Спросите секретаря, можете ли вы воспользоваться телефоном, в такой просьбе редко отказывают. Таким образом вы не только с пользой потратите время, но и поднимете себя в глазах других!
Глава 9
Обуздание Вора Времени на совещаниях
Вы томитесь одиночеством? Ненавидите принимать решения? ТОГДА ПРОВЕДИТЕ СОВЕЩАНИЕ. Вы встретитесь с другими людьми, снимете с себя груз ответственности принятия решений, почувствуете свою значимость и произведете впечатление на коллег. Совещания практическая альтернатива работе. Проведите его сегодня же.
Анонимное высказываниеВсегда неторопливо и тщательно обдумывайте вопрос, необходимо ли совещание на самом деле. В большинстве компаний огромное количество драгоценного времени можно сэкономить, избавившись от Вора Времени в лице официальных совещаний.
По возможности принимайте рутинные решения без соблюдения формальностей. Устраивайте короткие совещания в коридоре, за чашкой кофе или даже на автомобильной стоянке. Опыт подсказывает, что официальные совещания обычно нужны только при принятии решений, от которых зависит будущее компании.
Подсчитано, что только в одной Великобритании более четырех миллионов часов, или примерно 450 лет, каждый рабочий день уходит на посещение совещаний. Если некоторые совещания существенно необходимы и неизбежны, другие просто черные дыры, где бесследно исчезает время. Общим практически для всех совещаний является то, что их можно провести быстрее и намного эффективнее. Пока некоторые из многих тысяч людей, участвующих в совещаниях, будет вносить конструктивные предложения, внимательно слушать, принимать разумные решения и разрешать неотложные проблемы, намного большая часть будет заниматься самовозвеличиванием, наслаждаться звуком своего собственного голоса, вести офисные политические игры, смотреть в окно, машинально рисовать, думая совершенно о другом, чистить ногти и с нетерпением ждать, когда же принесут кофе.
Как не стоит проводить совещания
Существуют шесть путей превращения совещаний в дорогостоящие упражнения по растрачиванию времени.
1. «Что мы здесь делаем?» Недостаточная подготовка приводит к тому, что совещание не имеет никакого четкого общего плана или цели. Люди приходят на него, в действительности не представляя зачем или не зная, что от них требуется.
1. «Что мы здесь делаем?» Недостаточная подготовка приводит к тому, что совещание не имеет никакого четкого общего плана или цели. Люди приходят на него, в действительности не представляя зачем или не зная, что от них требуется.
2. «Если сегодня вторник, мы должны провести совещание». К самым большим Ворам Времени в бизнесе относятся регулярные совещания, проводимые скорее по привычке, чем с какой-либо ясно очерченной целью. Они нередко отражают смутное убеждение, что «сбор команды» без какой-либо конкретной повестки дня неплохая идея. Избегайте этой ловушки, спрашивая себя: «Какую цель (компании или индивидуальную) поможет достичь это вложение времени (личного или общего)?»
3. «Кто-нибудь знает, что мы обсуждаем?» Неудовлетворительный обмен информацией может иметь место до, во время и после совещаний. Недоразумения, предшествующие совещанию, приводят к тому, что люди приходят на него плохо подготовленными. Неспособность прояснить вопросы в ходе совещания приводит к неразберихе, ненужным дискуссиям, утраченным возможностям и разочарованию. Недостаточное информирование об обсуждавшихся идеях и принятых решениях препятствует реализации оговоренных действий и необходимых перемен.