2. От этого символа проведите линии (см. ниже) для каждого важного аспекта жизни (семья, финансы, социальная и духовная сфера, карьера, здоровье, соседи, друзья и т. п.). Надпишите каждую линию печатными буквами. Постарайтесь, чтобы слова располагались строго над линией, а не отходили от нее. Для каждой линии используйте свой цвет.
3. В конце каждой линии набросайте рисунок, иллюстрирующий какой-нибудь аспект этой сферы вашей жизни. Например, улыбающееся лицо в конце линии, представляющей отношения с друзьями; протянутую руку для линии, представляющей социальную или общественную сферу; нимб или сияющий свет для изображения духовных ценностей. Что именно вы выберете неважно, лишь бы набросок имел некое личное значение для вас. Теперь от каждого из них проведите линии дальше. Подумайте, что означает для вас каждая сфера. Если ничего конкретного вы сказать не можете, обратитесь к свободным ассоциациям и запишите первое пришедшее на ум слово. Думая о «финансах», например, вы можете вспомнить такие слова, как: «уверенность в будущем», «выход на пенсию», «отпуск», «большой дом», «частные школы» и т. д.
4. Постоянно совершенствуйте схему представлений. Держите ее под рукой и добавляйте новые идеи, мысли и цели по мере их возникновения.
Такой подход облегчит определение всех трех типов целей: «Почему», «Что» и «Как». Прояснив эти цели, перенесите их со схемы представлений на формы для записи целей, приведенные выше.
В этом кратком изложении у меня была возможность описать лишь основные приемы этого мобилизующего метода, который был разработан примерно 30 лет тому назад Тони Бьюзеном и широко применяется отдельными людьми и крупными организациями во всем мире.
Почему цели так важны
Способность ставить перед собой четкие цели, а затем планировать их достижение основное умение, присущее людям, преуспевшим во всех сферах жизни. Это помогает:
сосредоточить свои усилия;
внести ясность в мысли;
определить приоритеты;
увеличить мотивацию;
улучшить общение;
вдохновить себя на успех.
Потренируйтесь в постановке целей
Используя представленные ниже графы, запишите три цели, которых вы больше всего хотели бы достичь в результате повышения эффективности организации своего времени. Это цели «Что», они могут включать:
работать более производительно;
свободнее укладываться в назначенные сроки;
избегать отставания в работе.
ЦЕЛЬ 1..
ЦЕЛЬ 2..
ЦЕЛЬ 3..
Затем рассмотрите основные преимущества от двух дополнительных ежедневных часов для работы, отдыха или игры. Это ваши цели «Почему», они могут быть такими:
проводить больше времени с семьей;
наслаждаться любимым занятием или активным отдыхом;
овладевать новыми навыками.
ЦЕЛЬ 1..
ЦЕЛЬ 2..
ЦЕЛЬ 3..
И наконец, используя знания, почерпнутые из предшествующих глав, подумайте, как ежедневно можно дополнительно высвободить 120 минут. Это ваши цели «Как», они могут быть такими:
делать меньше перерывов в работе;
быстрее читать и писать;
меньше времени тратить на совещания.
ЦЕЛЬ 1..
ЦЕЛЬ 2..
ЦЕЛЬ 2..
ЦЕЛЬ 3..
Постановка целей единственный способ придать вашей жизни четкое направление и обеспечить разумное и правильное вложение каждой секунды из 168 часов, имеющихся в вашем распоряжении.
Определение приоритетов для этих целей единственный путь, следуя по которому вы сможете эффективно и продуктивно работать над их достижением. В главе 12 мы рассмотрим, как внести упорядоченность в свои жизненные цели.
Глава 12
Определение своих приоритетов
Умение это правильное выполнение работы. Эффективность это выполнение правильной работы.
Питер ДрукерПосле того как вы составили список конкретных, реальных и достижимых целей, ваша следующая задача определить порядок шагов по их достижению. К сожалению, правильно расставить приоритеты не всегда легко. Должны ли вы, например, поставить долгосрочную профессиональную цель выше долгосрочной духовной или поместить среднесрочную семейную цель выше среднесрочной социальной?
Работая, бывает трудно определить, за какие из нескольких, требующих неотложного внимания заданий нужно браться в первую очередь. Как сказал мне один руководитель с ноткой отчаяния в голосе: «Все, что я делаю, важно!»
Если вы столкнулись с подобной дилеммой, пусть вас немного утешит тот факт, что вы не одиноки. Опрос более 1300 менеджеров, в том числе более 500 президентов и вице-президентов компаний показал, что отсутствие расстановки приоритетов распространено очень широко. Несмотря на очень длинный рабочий день, управленческая деятельность занимала менее его половины. Остальное время оказалось занято скорее «деланием», чем руководством.
Подсказки лучших
Мартин Тэйлор, вице-президент Hanson Trust
«Самая серьезная проверка организации времени выбор приоритетов. Вы должны решить, за что можете позволить себе взяться, а за что нет. Легко связать себя обязательством сделать что-либо в течение шести недель просто потому, что это кажется далеким будущим. Но по мере приближения оговоренного срока вы начинаете осознавать, что у вас скопились другие, более важные дела. Поэтому вы должны быть дисциплинированны в отношении своих решений».
Так же, как определение конкретных целей единственный способ обеспечить разумное использование каждой секунды из 168 часов, имеющихся еженедельно в вашем распоряжении, так и расстановка приоритетов единственный путь, следуя которым вы можете продуктивно и эффективно работать, приближаясь к достижению этих целей.
Как определить приоритеты своих целей
Давайте начнем с путей определения приоритетов целей «Почему», основных причин всех наших действий в жизни. Сюда входят цели, касающиеся:
самореализации;
семьи;
здоровья;
карьеры;
друзей;
духовности.
Вы можете определить приоритеты среди своих целей «Почему», исходя из своих ежедневных действий, ибо высокоприоритетные для вас цели всегда предпочитаются целям, менее приоритетным. Вот пример того, что я имею в виду. Представьте, что после месяцев переговоров вы стоите на пороге заключения крупнейшей сделки в своей жизни. Вы находитесь на пути в аэропорт, чтобы встретить клиента, который только что прилетел исключительно ради того, чтобы подписать этот контракт, и должен через час улететь обратно.
Заключите эту сделку и вы будете на верном пути к вершине служебной лестницы. Вам дадут ключ от туалетной комнаты руководящего персонала. На ежегодной конференции коммерсантов вы получите специальную награду. Все, начиная со старшего управленческого персонала, будут восхищаться вашим умением. Как только вы прибываете в аэропорт, звонит ваш мобильный телефон. Это звонит из больницы ваш партнер. Ваш одиннадцатилетний ребенок сильно пострадал в автомобильной катастрофе. Ребенок ранен, испуган и в слезах зовет вас.
Вы:
немедленно развернетесь и поедете прямо в больницу, не раздумывая распрощавшись с крайне важным контрактом?
прежде чем отправиться в больницу, все же подпишете контракт?
Перед лицом такой дилеммы ваш выбор четко определит, какие цели имеют больший приоритет: семейные или профессиональные.
Или рассмотрим менее драматическую дилемму. На этот раз вы честолюбивый бухгалтер, заметивший неувязки в счетах международной компании, где собираетесь сделать свою карьеру.
Или рассмотрим менее драматическую дилемму. На этот раз вы честолюбивый бухгалтер, заметивший неувязки в счетах международной компании, где собираетесь сделать свою карьеру.
Вы обнаружили, что крупные суммы денег переводятся за границу, чтобы избежать налогов. Руководитель вашего отдела велит вам забыть об этом и предлагает в качестве награды за молчание быстрое продвижение по службе.
Если вы расскажете обо всем вашим надеждам о карьере конец. Промолчите и ваша совесть ни на секунду не оставит вас в покое.
Вы:
будете настаивать на обнародовании обнаруженных фактов?
промолчите и увеличите свои шансы на успех в компании?
Если вы настоите на раскрытии обнаруженных вами фактов значит ваши моральные соображения явно имеют больший приоритет, чем профессиональные цели. Промолчите и, возможно, ваша уверенность в себе и самооценка окажутся сильно подорваны. Исследования показывают, что когда мы принимаем решения, противоречащие нашим глубоко укоренившимся целям «Почему», в результате возникает эмоциональный конфликт и высокий уровень стресса, часто ведущий к таким проблемам со здоровьем, как депрессия, беспокойство, язва, высокое кровяное давление и сердечные заболевания.
Поэтому, по возможности, важно постараться, чтобы ваши цели «Почему» совпадали с целями «Что» и «Как».
Составление списка приоритетных действий
Для большинства людей начало нового дня означает встречу с широким диапазоном задач: некоторые из них незначительны и легко решаемы, другие сложны и требуют немалых затрат времени.
Давайте предположим, что типичное ежедневное расписание включает разбор корреспонденции, входящие и исходящие телефонные звонки, ответы на вопросы служащих, переговоры с клиентами, калькуляцию стоимости, неофициальные встречи с коллегами, подготовку отчетов по результатам продаж, подготовку и участие в официальных совещаниях отдела и принятие решений в отношении будущих проектов.
Как решить, за какие дела следует браться в первую очередь, а какие можно спокойно отложить на потом?
Многие приоритеты определяются без вашего участия. Если на 11 часов утра назначено совещание продолжительностью в один час и требующее 30 минут подготовки, значит промежуток времени от 10.30 утра до 12 часов в вашем расписании явно уже будет заполнен.
Однако отчет по результатам продаж, требующий для составления два часа, не потребуется до следующего дня. Поэтому на эту задачу вы можете отвести время между двумя и четырьмя часами дня.
Но предположим, что в это время возникают чрезвычайные обстоятельства, отвлекающие вас от этой задачи. В этом случае вы оказываетесь перед выбором: либо задержаться на работе, либо прийти пораньше на следующий день, чтобы вовремя закончить отчет.
А что же можно сказать в отношении всех остальных моментов вашего рабочего дня писем, посетителей и телефонных звонков?
Именно здесь оказывается полезным перечень приоритетных действий, что позволяет вам объективно расставить и контролировать приоритеты. Для составления этого списка определите в цифровом выражении от 1 до 3 значение двух факторов, определяющих важность каждого задания, его срочность и его значение.