«Самый большой вор времени неорганизованность. Все мы можем найти множество проблем, чтобы занять время. Но время необходимо использовать. Реагировать на важные документы, запросы и письма сразу же по их прочтении. Откладывать их в сторону, чтобы прочесть позже, пустая трата времени. Кроме того, это значит, что вы останетесь с кипой бумаг, будучи не совсем уверенным, что в них. Такое положение вещей вызывает стресс, ибо вы не владеете ситуацией, а вы должны владеть ею. Мой дневник расписан на неделю вперед, и, насколько возможно, я стараюсь придерживаться этого строгого расписания. Каждый человек в моем офисе, включая и меня, носит маленькую красную книжечку, куда записывает детали совещаний, телефонных звонков и выводы или состояние дел по различным проектам. Поэтому наш офис не завален бумагой и нам легко следить за тем, что происходит или что намечается в будущем».
Будьте собранны.
Собранность существенно необходима для эффективной организации времени. Но никогда не делайте собранность самоцелью, вместо того чтобы использовать ее в качестве средства достижения цели. Сосредоточьтесь на результатах, а не на процессах.
Регистрируйте документацию тщательно, но выборочно.
На каждой неделе выделите время для приведения в порядок документации. Сделайте это постоянной частью заведенного вами порядка. Регулярно проводите ревизию документации. Большинство материалов быстро устаревают. Если вы ощущаете нехватку места, не заводите дополнительный шкаф для хранения документации вместо этого проведите ревизию старых. Спросите себя: необходимо ли хранить эти материалы?
Исследования показали, что к 60 % задокументированного материала никогда вновь не обращаются.
Энтузиазм существенно необходим для мотивации.
Эту мощную движущую силу можно пробудить по-разному. Какой способ подходит лучше всего, зависит от психологии каждого конкретного служащего. Некоторых заводит вызов: «Откровенно говоря, это сложная задача, требующая решительности, но я уверен, что вам она по плечу».
Энтузиазм других можно зажечь, предоставив им полную ответственность за сложное задание: «Это ваш проект от начала и до конца, хотя вы всегда можете рассчитывать на мою поддержку».
И наконец, особенно у подчиненных с низким или средним уровнем зрелости, энтузиазм можно пробудить вознаграждением, премией, публичной похвалой, возможностью продвижения по службе, дополнительными привилегиями и так далее.
6. Контролируйте ход выполнения задания, особенно если оно длительное или сложное. Но не создавайте у вашего подчиненного впечатления, что вы постоянно заглядываете ему через плечо. Это только снижает мотивацию и вызывает негодование. Степень контроля зависит от уровня зрелости подчиненного. Чем он выше, тем большее негодование вызывают непрошеные советы менеджера. Это не только тормозит его, но и отнимает ваше время. Один из способов контроля ориентирован на исключительные обстоятельства. То есть просите докладывать, когда возникают исключительные обстоятельства и работа уже не идет в соответствии с установленным планом.
7. Остерегайтесь обратного делегирования. Это происходит, когда на различных стадиях выполнения подчиненный постоянно и беспричинно обращается к вам за советом, пояснением или помощью и в конце концов получается так, что большую часть работы вы выполняете сами.
Если вы придерживались представленных выше правил, то для обратного делегирования не должно быть никаких причин или оправданий, и все попытки подчиненного прибегнуть к нему должны твердо пресекаться.
Как и всякое иное умение, искусство делегирования требует тренировки и совершенствования, что достигается постоянным применением. Сделать плохо всегда легко, а сделать правильно зачастую сложно. Но овладев этим приемом, вы найдете, что это один из самых эффективных инструментов в организации времени.
Утвердившись в мысли, что некое задание должно быть выполнено и не может быть делегировано, задайте себе следующий вопрос: «Нельзя ли выполнить его более эффективно и более быстро, если отсрочить?» Хотя многие люди относятся к любой форме задержки как к потере времени, есть случаи, когда задержка может быть не только самым уместным решением из всех возможных, но и наиболее экономным в отношении времени. В главе 4 я объясню, когда и почему так происходит. Я также объясню, как следует действовать, если задание должно быть выполнено вами!
Глава 4
Сила положительной задержки
Если вам нужен быстрый ответ это НЕТ!
Девиз А. Байера«Задержка, писал Томас Джефферсон Джорджу Вашингтону, лучше ошибки». Если бы третий президент Америки писал эти слова в бурном XX в., он мог бы добавить: «и пустой траты времени».
Реальность такова, что если слишком медленное продвижение вперед может привести к потере возможностей, то слишком быстрое иногда может стать причиной дорогостоящих и отнимающих время просчетов.
Оттягивание
При рассмотрении третьего из четырех вопросов эффективной организации времени важно различать положительную задержку и отрицательную, более известную как оттягивание. Оно имеет место, когда вы откладываете задание первоочередной важности, чтобы сосредоточиться на маловажном. Например, вместо того, чтобы заняться проблемой подготовки сложного отчета, вы можете зря тратить время, наводя порядок на рабочем столе компьютера или перекладывая с места на место документы. Прежде чем обсуждать пути использования задержки как эффективного инструмента организации времени, давайте рассмотрим некоторые причины, заставляющие людей оттягивать выполнение задания.
1. Оттягивание, вызванное перфекционизмом
Бытует рассказ об одном университетском профессоре истории, который постоянно похвалялся, что однажды напишет монументальную книгу в своей области о фламандской политике XVII в. В конце концов, устав от этих обещаний, группа студентов заперла профессора в кабинете, пообещав выпустить его, только когда будет закончена первая страница шедевра.
Много часов спустя окруженный сотнями листов скомканной бумаги ученый в слезах упал на пишущую машинку. Он не смог закончить ни одного предложения, которое удовлетворило бы его, не говоря уже о целой странице. Каждое написанное слово казалось ему настолько далеким от совершенства, что он начинал писать снова и снова.
Правдива эта история или нет, она иллюстрирует склад ума, часто свойственный менеджерам всех уровней. Постоянно стремясь к совершенству, они создают препятствия для себя, своих коллег и подчиненных. Хотя похвально стремиться делать все как можно лучше, в реальном мире совершенство менее желательно, чем адекватность, если адекватность это все, что нужно для достижения цели.
2. Оттягивание, вызванное скукой
Еще более распространенная причина непродуктивной задержки скука. Как нам хорошо известно из личного опыта, существуют определенные задания, которые, хотя и являются определенно важными, менее интересны, чем наблюдение за тем, как высыхает краска. Человеческая натура влечет нас к самым занимательным, по нашему мнению, видам деятельности и противится утомительной ежедневной работе. И скука часто приводит к оттягиванию.
3. Оттягивание, вызванное враждебностью
Другая распространенная причина непродуктивной задержки враждебность либо к человеку, поручившему вам задание, либо к компании. Служащий, возмущенный тем, что его заставляют работать, в первую очередь прибегает к задержке.
4. Оттягивание, вызванное «возбуждением крайнего срока»
Наконец есть люди, оттягивающие выполнение задания, чтобы испытать «возбуждение крайнего срока», описанное в главе 1. Они утверждают, что лучше всего работают в условиях дефицита времени. Однако эта тактика вредна и расточительна в отношении временных затрат. Она повышает уровни стресса, усугубляет его, что намного усложняет разрешение неизбежного кризиса. Кроме того, она ограничивает ваши возможности использовать время как преимущество в бизнесе и создает ненужную работу для вас и других людей.
Например, прочитанный и отложенный в сторону документ обычно приходится читать снова, прежде чем вы сможете отреагировать на него.
Например, прочитанный и отложенный в сторону документ обычно приходится читать снова, прежде чем вы сможете отреагировать на него.
Работа, поступающая из вашего отдела с опозданием, может создать значительные сложности для служащих других отделов.
Документы, отложенные вами в результате оттягивания могут стать предметом чьих-либо поисков.
Каким бы ни был мотив оттягивания, оно служит существенной причиной временных затрат и особенно вредит, если ваша работа часть работы команды.
Когда задержка продуктивна
Существует четыре случая, когда задержка играет положительную роль.
1. Когда задание с низким приоритетом откладывается в пользу высокоприоритетного задания
Если вы не уверены в порядке срочности нескольких работ, используйте для определения очередности их выполнения форму для распределения задач, описанную в главе 12.
Постарайтесь не отвлекаться на срочное выполнение незначительных заданий. Небольшие задания имеют обыкновение бесконечно множиться. Если вы попытаетесь разделаться с ними, прежде чем приступать к неотложной и важной работе, вы никогда ее не начнете. Научитесь говорить «нет» тактично, но твердо, когда другие пытаются убедить вас заняться такими делами.
2. Когда вы эмоционально возбуждены
Задание может быть отложено с пользой, если вы чувствуете себя слишком расстроенным, сердитым, встревоженным или угнетенным, чтобы четко думать и действовать. В таких ситуациях всегда давайте себе время успокоиться и собраться с мыслями, прежде чем предпринимать какие-то шаги. Вместо того, чтобы немедленно посылать оскорбительное письмо поставщику, который подвел вас, или отсылать гневный факс допустившему ошибку коллеге, повремените немного перед тем как что-нибудь предпринимать. Лишь восстановив эмоциональное равновесие, вы сможете разумно и объективно определить лучший образ действий.
3. Когда вам не хватает умения или информации для качественного выполнения задания
Если у вас нет всех фактов и цифр, необходимых для принятия решения, или умения, необходимого для выполнения сложного задания, отложите его до тех пор, пока не соберете всю относящуюся к делу информацию или не овладеете нужными навыками. Никогда не позволяйте себе принимать решения или действовать, если вы недостаточно подготовлены.
Например, если вам задают вопрос, ответа на который вы не знаете, то намного лучше признаться в своем неведении, пообещать выяснить то, что нужно, а затем снова связаться с человеком, обратившимся с вопросом. Так в конечном итоге вы сохраните время и сможете избежать досадной ошибки.