историю формирования комплексов электронных документов в нашей стране и за рубежом; их ценность как исторических источников (ПК-1, ПК-3);
признаки классификации, особенности описания и экспертизы ценности электронных документов (ПК-4);
организацию постоянного хранения электронных документов (ПК-5, ПК-11, ПК-18);
современный опыт по созданию электронных архивов в нашей стране и за рубежом (ПК-4, ПК-5, ПК-18, ПК-19);
уметь:
организовать постоянное и долговременное хранение электронных документов (ПК-10, ПК-13, ПК-19, ПК-20, ПК-25);
владеть:
навыками экспертизы ценности электронных документов (ПК-8);
компьютером и навыками работы в сети Интернет (ПК-11).
Структура (тематический план) дисциплины
Общая трудоемкость освоения дисциплины составляет 2 зачетные единицы, 72 часа. Программой дисциплины предусмотрены лекционные занятия 4 часа, семинары 14 часов, самостоятельная работа студента 54 часа. Программой предусмотрены следующие виды контроля знаний магистрантов: текущий контроль успеваемости в форме реферата, промежуточный контроль в форме зачета.
Содержание дисциплины
Введение. Предмет, цель и задачи курса. Источники и литература по курсу. Термины и понятия: электронный документ, электронный архив, электронная цифровая подпись, архивный формат, пользовательский формат, экспертиза ценности, классификация и описание электронных документов, контейнер ЭД, контрольная сумма файла.
Раздел 1. Роль электронных документов в современном мире.
Концепции глобального информационного общества. Международные программы сохранения цифрового наследия современности и деятельность ЮНЕСКО. Федеральные и региональные программы развития электронного документооборота и проблема сохранения электронных документов.
Раздел 2. Электронные документы как результат развития информационных технологий. Дискуссии о природе электронного документа. Основные понятия.
Дефиниции электронного документа в информатике, издательском деле, документоведении и архивоведении. Понятие «электронного документа» в международных и национальных стандартах и нормативных актах. Эволюция документов на машинных носителях. Электронный документооборот и архивы электронных документов.
Раздел 3. Классификация электронных документов.
Признаки классификации: содержание, целевое назначение, тип и масштаб автоматизированной системы, виды носителей. Поформатная классификация электронных документов. Архивные (межплатформенные) форматы. Нормативно-правовые акты ЮНСИТРАЛ, Еврокомиссии по электронному документообороту и электронной торговле. Правовая база концепции E-Government. Закон об электронной торговле США.
Раздел 4. Юридическая сила электронного документа в нашей стране и за рубежом. Электронная подпись и ее виды.
Электронная цифровая подпись и другие средства идентификации и целостности ЭД. Правовое регулирование юридической силы электронного документа, хранения документов на различных видах носителей. Стандарты ИСО. Стандартизация управления качеством и корпоративные информационные системы. Стандарты на хранение документов на машинных носителях и электронных документов. Электронный регламент управления организацией. Нормативная база электронного документооборота в нашей стране. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Законы субъектов федерации об информационных ресурсах. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Нормативная база электронного правительства. Подзаконные акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие электронный документооборот. Стандарт ИСО 15489-2001 (2007).
Раздел 5. Вхождение документов, созданных средствами электронно-вычислительной техники и имеющих политическое, научное, историческое и социально-культурное значение, в состав Архивного фонда РФ.
Характеристика комплексов электронных документов, формирующихся в РФ. Электронные документы как источники по истории постсоветской России. Полнота, репрезентативность информации по политической, экономической, социальной и духовной жизни общества. Историческая информатика. Перевод исторических источников в машиночитаемый вид. Источникоориентированное программное обеспечение. Коллекции машиночитаемых данных по отечественной истории. Основные проблемы отбора на государственное хранение электронных документов. Экспертиза ценности электронных документов. Понятие о комплектовании и экспертизе ценности электронных документов. Экспертиза ценности электронных документов: критерии общие и специальные (технологические). Степень агрегированности информации, необходимость использования оригинального программного обеспечения, оценка формата, стоимость технологических миграций, процедуры удостоверения юридической силы и подлинности ЭД. Отбор электронных документов на хранение и уничтожение. Оформление результатов экспертизы ценности документов.
Раздел 6. Опыт государственных и ведомственных архивов по отбору, приему, хранению и использованию электронных документов.
Комплектование архивов электронными документами: концепции централизованного и распределенного хранения. Организация приема электронных документов на хранение. Учет поступления и выбытия электронных документов. Опись электронных документов. Объект описания. Единица учета и единица хранения ЭД. Сопроводительная документация. История, задачи, функции, состав документов электронных архивов в нашей стране. Зарубежный опыт по созданию архивов электронных документов. История, задачи, функции, состав документов электронных архивов за рубежом.
Обеспечение сохранности электронных документов в долговременной перспективе. Перезапись, миграция, эмуляция, инкапсуляция данных. Проблема конвертации данных.
Образовательные технологии
При реализации программы дисциплины используются различные информационные технологии. Во время лекционных занятий используются электронные презентации с использованием проектора. Класс, оснащенный современными компьютерами, подключенными к сети Интернет и объединенными в единую внутреннюю сеть. Демонстрационный экран, связанный с компьютером преподавателя.
Практические занятия проходят в компьютерном классе с использованием специализированного программного обеспечения, баз данных и информационных ресурсов, а также необходимого технического обеспечения.
Самостоятельная работа студентов включает в себя работу над литературой, нормативными документами, написание реферата, подготовку к зачету.
Система текущего и промежуточного контроля знаний студентов
Итого:
0-59 баллов незачет;
60-100 баллов зачет.
Фонд оценочных средств для текущего контроля успеваемости, промежуточной аттестации по итогам освоения дисциплины
Контрольные вопросы и задания для промежуточной аттестации по итогам освоения дисциплины
Примерная тематика рефератов
1. Электронные архивы в нашей стране и за рубежом.
2. Создание электронного архива организации (на примере).
3. Обзор программ в области создания электронного архива.
4. Экспертиза ценности и комплектование архива электронными документами.
5. Учет и описание электронных документов.
6. Классификация электронных документов.
7. Сетевые электронные архивы.
8. Правовое регулирование электронного документооборота и хранения ЭД.
9. Юридическая сила электронных документов в нашей стране и за рубежом.
10. Проблемы оперативного и долговременного хранения электронных документов.
11. Федеральные базы данных: структура, комплектование и хранение.
12. Сравнительный анализ и выбор программного обеспечения для электронного архива организации.
13. Защита информации в электронных архивах.
Вопросы к зачету
1. Термины и понятия: электронный документ, электронный архив, электронная цифровая подпись, архивный формат, пользовательский формат, экспертиза ценности, классификация описания электронных документов.
7. Сетевые электронные архивы.
8. Правовое регулирование электронного документооборота и хранения ЭД.
9. Юридическая сила электронных документов в нашей стране и за рубежом.
10. Проблемы оперативного и долговременного хранения электронных документов.
11. Федеральные базы данных: структура, комплектование и хранение.
12. Сравнительный анализ и выбор программного обеспечения для электронного архива организации.
13. Защита информации в электронных архивах.
Вопросы к зачету
1. Термины и понятия: электронный документ, электронный архив, электронная цифровая подпись, архивный формат, пользовательский формат, экспертиза ценности, классификация описания электронных документов.
2. Правовое регулирование юридической силы электронного документа, хранения документов на различных видах носителей.
3. Стандарты на хранение документов на магнитных носителях.
4. Классификация электронных документов.
5. Экспертиза ценности электронных документов: критерии общие и специальные.
6. Комплектование архивов электронными документами: концепции централизованного и распределенного хранения.
7. Обеспечение сохранности электронных документов. Факторы, влияющие на сохранность.
8. Нормативные условия хранения электронных документов на различных носителях.
9. Электронные архивы как структурные подразделения и организации. История, задачи, функции, состав документов.
10. Электронные архивы как разновидность прикладного программного обеспечения. Классификация мультиформатных поисковых систем.
11. Проблемы сохранения графики, мультимедийных документов, САПР и геоинформационных систем.
12. Оцифрование документов на традиционных носителях.
13. Функции конкретной мультиформатной поисковой системы.
14. Электронный архив организации: создание, оборудование, программное обеспечение, функции.
15. Электронные документы как объекты архивного хранения.
16. Проблемы постоянного хранения электронных документов.
17. Сохранение цифрового культурного наследия. Сетевые архивы.
18. Федеральные и региональные базы данных в РФ, их хранение.
Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины
1.1. Нормативная и методическая литература
Федеральный закон от 26.07.2007. 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» // Российская газета. 29 июля 2006 г. 4131.
Федеральный закон «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г. 163-ФЗ // Собрание законодательства РФ, 2011. 15. Ст. 2036.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 27 октября 2004 г. // Российская газета. 2004, 27 октября. 36. См. также: www.rusarchives.ru/lows/fz.shtml.
Постановление правительства РФ от 15.07.2009 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» с изм. от 07.09.2011 // СЗ РФ. 2009. 25. Ст. 3060, п. 37, ст. 5263.
РД 50-524-84 «Порядок хранения документов на машинных носителях».