организовать обучение персонала на регулярной основе;
разработать систему показателей для отслеживания положительных тенденций;
создать средства визуального контроля и защиты от ошибок, чтобы свести к минимуму количество дефектов.
Резюме
В данной главе были описаны методы и инструменты, необходимые, чтобы вовлечь в построение бережливого офиса каждого сотрудника организации и объяснить всем стоящие перед ними задачи. Она состоит из пяти основных разделов:
Перед началом любого проекта менеджер должен внимательно изучить подконтрольную ему зону или процесс и собрать о них все имеющиеся сведения. Он должен понимать значимость предсказуемого результата и уметь донести эту мысль до подчиненных.
Используемые инструменты: вопросник для самооценки руководства.
Повторяющийся результат выполнения работы и стандартизированные процессы это важнейшие условия потребительской удовлетворенности. Другими словами, обеспечить предсказуемый результат значит сделать все необходимое, чтобы работа всегда выполнялась стандартными методами и чтобы каждый раз потребительский спрос был удовлетворен. Отпуска, увольнения, переход сотрудников в другие отделы все это может помешать сделать результат работы предсказуемым и привести к упущению привлекательных коммерческих возможностей.
Используемые инструменты: вопросник «Обеспечение предсказуемого результата».
Ни один проект по созданию бережливого офиса не увенчается успехом без эффективного взаимодействия внутри команды, бережного отношения ко времени и внимательного подхода к удовлетворению ожиданий сотрудников.
Используемые инструменты: форма для оценки результативности совещаний.
Проект по созданию бережливого офиса должен быть понятным и иметь большое значение в глазах сотрудников офиса. В течение всего проекта руководство должно оказывать команде необходимую поддержку и выделять требуемые ресурсы.
Используемые инструменты: устав команды, отчет о совещании, отчет о текущем статусе проекта, итоговый отчет.
Поэтапный план внедрения бережливых методов поможет команде не сбиться в пути.
Используемые инструменты: стратегический план построения бережливого офиса.
Дальнейшие рекомендации
Эти рекомендации помогут вам понять, как можно на практике использовать идеи и инструменты, описанные в данной главе.
Руководство должно обсуждать возникающие проблемы с командой. Также необходимо помнить, что для совершенствования рабочей зоны или процесса и построения бережливого офиса, возможно, потребуются дополнительные ресурсы.
Чтобы донести до сотрудников идею о том, насколько важно внедрить в организации бережливые методы управления, можно вывесить в рабочей зоне плакаты и рисунки с примерами предсказуемого результата или 7 (8) видов потерь.
Чтобы донести до сотрудников идею о том, насколько важно внедрить в организации бережливые методы управления, можно вывесить в рабочей зоне плакаты и рисунки с примерами предсказуемого результата или 7 (8) видов потерь.
Руководитель не должен проводить совещание в одиночку. Если менеджер берет на себя все функции, совещание вряд ли будет демократичным и честным.
Один из способов сделать совещания эффективными настроиться, что так и будет.
Устав команды, информационные справки, текущие и итоговый отчеты все эти документы являются обязательными. Их следует вывесить в центре рабочей зоны, которую предполагается совершенствовать.
Поэтапный план построения бережливого офиса помогает увидеть стоящие перед командой задачи. Его можно использовать в текущей работе, чтобы не терять из виду конечную цель проекта.
В этой главе был заложен фундамент для будущих преобразований. Мы обсудили, какая роль отводится руководству организации, что такое предсказуемый результат, как сделать совещания результативными, определить содержание проекта, какие инструменты следует использовать для распространения информации внутри команды и во сколько этапов проходит создание бережливого офиса.
Теперь пришла пора начать наш путь.
Глава 4
Начало пути
Трансформация всегда путь в неизвестность
В самом начале от каждого сотрудника потребуется что-то изменить в своем подходе к работе. Это станет дорогой будущего и положит начало преобразованиям, в ходе которых важнейшие знания перейдут от отдельных работников к организации. Речь не идет о «механическом» выполнении работниками заранее составленного плана. Цель реорганизации создать процесс, позволяющий определить, над чем работает каждый человек, и в то же время выявить потери и донести до всех мысль о ценности времени. В данной главе рассматриваются такие вопросы, как нахождение оптимального подхода к выполнению той или иной работы, динамика развития команды и документирование текущего и будущего состояния потока создания ценности.
Данная глава состоит из четырех разделов: «Организация командной работы», «Оценка текущего положения дел», «Поток создания ценности и составление карты потока» и «Простая методика решения проблем».
Развитие любой команды проходит через четыре этапа, каждый этап требует особых инструментов и методов, например групповой динамики.
Текущее положение дел это ситуация, сложившаяся в отделе, рабочей зоне или процессе. Оценка текущей ситуации служит точкой отсчета и позволяет понять, как можно усовершенствовать выполняемую работу. Определите, чем занимается каждый сотрудник в настоящий момент идет ли речь о полезной работе или работе, не создающей ценности.
Используемые инструменты: форма учета рабочих процессов, журнал учета остановок и незапланированных заданий, журнал звонков и сообщений, вопросник «Необходимость перемен».
В этом разделе описываются характеристики потока создания ценности, а также объясняется, как представить всю информацию и последовательность операций в наглядной форме. Карта потока создания ценности поможет вам выявить потери и покажет, как использовать инструменты бережливого производства для их устранения. Определить поток создания ценности в административной сфере и создать его карту непросто, но возможно, если следовать простым рекомендациям, приводимым в этой части.
Используемые инструменты: анализ потока работы, карта потока создания ценности.
На первом этапе внедрения любой инициативы в рамках проекта по созданию бережливого офиса могут возникнуть проблемы. Возможно, ранее в организации был начат и не завершен какой-то другой проект. Чтобы справиться с возникшими трудностями и не позволить им мешать вам строить бережливый офис, необходима простая методика решения проблем.
Используемый инструмент: форма «Поэтапное решение проблемы».
1. Организация командной работы
При создании любой команды или реализации новой инициативы важно, чтобы все участники предлагали свои идеи. По мере обучения новым навыкам их необходимо адаптировать под конкретную административную задачу или процесс, но сотрудники не могут делать это независимо друг от друга. Поэтому всем необходимо стимулировать поток новых идей, и особенно это касается тех, кто работает с процессами каждый день.
Как задействовать других сотрудников
Некоторые люди могут быть настроены против совместной (командной) работы. Это происходит по следующим причинам:
ранее предложенные идеи были признаны неудачными или проигнорированы;
ранее предложенные идеи получили одобрение, но дальше слов дело не пошло;
из-за строгого контроля руководства работники не могли высказывать свои предложения;
страх публичных выступлений в целом и перед своим коллективом в частности;
другие работники приписывают себе заслуги авторов удачных идей;
страх потерять работу в результате оптимизации того или иного процесса.
Чтобы добиться успеха, необходимо, чтобы каждый работник имел возможность внести свои предложения. Инструменты бережливого производства следует адаптировать под конкретный офис и использовать творчески. Сотрудники организации должны понимать принцип работы каждого инструмента и стремиться применять весь инструментарий на своем участке работы. Когда вы разработаете устав команды и начнете распространять информационные справки по совещаниям, ваши работники увидят, что дела ведутся не так, как раньше, и будут охотнее принимать участие в обсуждениях. Чтобы задействовать каждого человека, можно также делать следующее:
при любом удобном случае перераспределяйте роли координатора, секретаря и хронометриста и остальные функции среди членов команды;
обучите сотрудников методике мозгового штурма и регулярно ее используйте;
постоянно напоминайте о том, что система бережливого офиса направлена на оптимизацию административных процессов, а не на сокращение числа работников;
объявите, что бережливый офис это система, приветствующая новые идеи по совершенствованию процессов;
руководитель проекта должен регулярно посещать офис, отмечая прогресс и оказывая поддержку сотрудникам.
Если по какой-то причине работник отказывается принимать участие в командной работе, попробуйте сделать следующее:
поручите нерешительному сотруднику более активную роль;
попросите менеджера или руководителя проекта лично обсудить с данным сотрудником его сомнения;
попросите менеджера или руководителя проекта продолжить обучение данного сотрудника в соответствии с кадровой политикой компании.
Бережливый офис не решит всех проблем организации. Задача данной системы обеспечить адекватное, нацеленное на устранение потерь поведение сотрудников. По мере того как люди будут все больше использовать новые принципы организации труда, которые помогут снизить рабочую нагрузку и стресс, они начнут стремиться к совершенствованию всех выполняемых ими процессов и заданий. Остальные последуют их примеру.
Идеи, которые выходят за рамки текущего проекта
Устав команды нужен для того, чтобы сотрудники не теряли из виду цель реализуемого проекта. Но скорее всего, членам команды не раз придется иметь дело с рекомендациями, которые выходят за рамки текущего начинания. В этом случае новые идеи следует поместить в отдельный список и обратиться к ним в будущем. Этот список можно включить в план дальнейших действий, составляемый по завершении совещаний. Если идеи, выдвинутые членами команды, помогут усовершенствовать другие участки работ или процессы, лидер должен передать их соответствующему сотруднику.