Проекты автоматизации торговли отличаются от проектов автоматизации иных видов деятельности и видов учета по следующим причинам:
системы автоматизации торговли достаточно часто требуют интеграции с разнообразным компьютеризированным торговым оборудованием: сканерами штрих-кодов, принтерами этикеток (штрих-кодов), терминалами сбора данных и т. д.;
при автоматизации торговли возрастает значимость факторов производительности и надежности системы автоматизации вследствие больших объемов данных, которыми оперирует торговая организация, а также высокого уровня оперативности ввода данных в систему и их анализа;
при автоматизации торговли акцент всегда делается на автоматизации значительного количества формализованных бизнес-процессов (закупки, хранение, обработка заказов и т. д.), в то время как, например, бухгалтерский учет в торговой компании достаточно простой;
при автоматизации торговли акцент всегда делается на автоматизации значительного количества формализованных бизнес-процессов (закупки, хранение, обработка заказов и т. д.), в то время как, например, бухгалтерский учет в торговой компании достаточно простой;
практически всегда при внедрении новой системы автоматизации торговли или сложных функций существующих систем автоматизации вопрос о «ручном» вводе данных в новую систему не стоит большой объем данных требует максимального использования автоматических средств;
непрерывный цикл работы торговой организации существенно усложняет планомерное внедрение системы автоматизации.
Программное обеспечение для автоматизации торговли делится на следующие виды:
торговые системы центрального офиса (head-office);
торговые системы магазина (back-office);
кассовые программы (front-office).
Кассовые программы (front-office) позволяют организовать взаимодействие между торговым оборудованием, предназначенным для продажи товаров, и торговой системой магазина (back-office). Кассовые программы могут обеспечивать передачу информации в торговую систему магазина двумя принципиально различающимися способами.
Первый способ off-line. Данный способ работы означает, что кассовая программа в дискретные промежутки времени получает данные (целиком или только изменения) от торговой системы и помещает их на локальный диск кассового аппарата. При обслуживании продаж она пользуется только этими локальными данными. Также дискретно в торговую систему передаются результаты работы кассы. Обмен может проходить и через дискеты, модемную связь. Достоинством этого решения является надежность. Даже если произошел сбой локальной сети, кассовый аппарат продолжает работать;
Второй способ оn-line. Этот способ применяется именно для оперативного получения в торговой системе данных о работе каждой кассы, мгновенного контроля остатков, резервирования товара, торговли со склада и т. п. В этом случае кассовая программа постоянно обменивается с торговой системой через локальную сеть.
Торговая система в магазине (back-office) занимается поддержанием ассортимента, заказами, управлением ценами и др.
Торговую систему центрального офиса (head-office) можно рассматривать как логистическую. Она может быть как оптовая, так и розничная, распределять товар и в собственные магазины, и сторонним организациям. Логистическая система может быть централизованной и децентрализованной в зависимости от того, кто делает заказ в дистрибьюторский центр. Если организация состоит из одного магазина, ее торговая система будет объединять функции магазина и центрального офиса.
Поддержка электронного торгового оборудования входит в штатный функциональный набор всех торговых систем. В табл. 1.1 приведены основные виды электронных устройств, используемых для автоматизации торговли на основе применения штрихового кодирования.
Таблица 1.1
POS-терминалы в торговом зале должны быть объединены в сеть с персональными компьютерами, которые могут быть установлены как у администратора магазина, так и на складах, в бухгалтерии, коммерческом отделе и т. д. При поступлении партии товаров на склад работники магазина с помощью сканера вводят в компьютерную базу данных их штрих-код, количество, цену и иную информацию. При поступлении на склад товаров без универсальных штрих-кодов, на них наносят идентификационные ярлыки. Всеми кассовыми аппаратами управляет центральный компьютер (сервер), который формирует и пополняет прайс-лист каждой кассы, а также получает отчет о продажах.
Существуют три основных варианта организации передачи информации между отдельными элементами автоматизированной системы:
Сеть, построенная на основе оптоволоконных линий связи. В этом случае удается создать полностью онлайновую систему, когда центральный офис выполняет функцию магазина, а все магазины сети работают как его торговые секции. Такое решение имеет две отрицательные стороны. Первая дороговизна оптоволоконных линий. По этой причине значительно удаленные друг от друга магазины зачастую объединять в сеть с помощью подобной технологии порой нерентабельно, так как создание и обслуживание оптоволоконных и радиоканалов достаточно дорого. Другой минус оптоволокна состоит в том, что если связь прервется, то остановится работа всей сети.
Использование механизма репликации. Этот вариант недорогой, но скорость передачи данных невысокая. Репликация это копирование изменений в таблицах базы данных и их пересылка на удаленные серверы. Недостатком репликации является наличие таких ситуаций, когда, например, новый товар уже поступил в систему удаленного магазина, а новой цены еще нет. Если требуется оперативный обмен информацией между офисом и магазинами, механизм репликации будет явно неудовлетворительным. Этот механизм уместно использовать в тех случаях, когда достаточно обмениваться информацией не чаще одного раза в день. Кроме того, следует предупредить, что в случае повреждения линии связи сеть, работающая по принципу репликации, вынуждена простаивать.
Связь на основе базы документов. Данный вариант передачи информации основан на том, что никаких изменений в магазине не может произойти, пока туда не пришел какой-либо новый документ из центрального офиса, то есть все виды связи между магазинами представляют собой пересылку одного или нескольких документов, а также полной информации по всем содержащимся в них товарам. Надежность системы, построенной на таком способе связи, очень высока, а область применения практически не ограничена.
Оценка эффективности процесса автоматизации торговли это достаточно сложный вопрос даже для специалистов. Дело в том, что эффект от применения системы автоматизации комплексный и имеет как экономическую составляющую, так и организационную, имиджевую и т. п., что также имеет большое значение для развития организации и что в деньгах, особенно в краткосрочной перспективе, посчитать трудно или вообще невозможно. Например, повышение оперативности и качества управления позволяет избежать дорогостоящих промахов и ошибок, сработать быстрее и эффективнее конкурентов. Следует также иметь в виду, что положительный эффект, как правило, проявляется не сразу, а спустя некоторое время. Например, рост культуры обслуживания приводит к повышению товарооборота и формированию положительного имиджа, что в свою очередь сказывается на рыночных позициях субъекта хозяйствования. Необходимо также анализировать эффект от системы на каждом этапе ее внедрения и эксплуатации. По оценкам специалистов на разработку и внедрение проекта комплексной автоматизации (охватывающего все подразделения организации и большинство задач выполняемых сотрудниками организации) необходимо будет потратить до 5 % годового товарооборота торговой организации.
Таким образом, многовариантность автоматизации торгово-технологических процессов требует от торговых организаций четкого их описания, определения конкретных целей и задач автоматизации.
1.3. Значение и особенности автоматизации оптовой торговой организации
Сегодня ряд организаций, занимающихся оптовой закупкой и продажей товаров, ясно осознали, что для дальнейшего развития бизнеса нужно срочно решать накопившиеся проблемы. Интенсивное увеличение товарооборота связано с оформлением большого количества документов, оперативной отгрузкой товаров, контролем за их сохранностью и хорошим складским учетом, а для регулирования ассортимента понадобился оперативный сбор данных от покупателей (дилеров) о динамике продаж, оборотах и других показателях. В современных условиях эту информацию следует быстро и грамотно консолидировать и обрабатывать, чтобы извлечь из нее сведения, необходимые для планирования дальнейших действий. Имеющиеся во многих оптовых организациях информационные системы с назревшими задачами уже не справляются: одновременная работа множества пользователей вызывает торможение в программе, ее нужно постоянно модернизировать.
Большинство белорусских торговых организаций, оперирующих товарами, не имеют пока на своем вооружении самых передовых программных комплексов, а именно современных систем управления деятельностью предприятия (ERP). Некоторые организации используют только электронные таблицы Excel, а некоторые имеют в своем распоряжении самостоятельно разработанную программу складского учета или используют доработанную бухгалтерскую систему.
Под системой управления торговой организацией следует понимать не только программное обеспечение и соответствующее техническое оборудование, но и организацию работы с товаром в целом. Любая сложная программная система становится эффективной только тогда, когда ее правильно используют и внедряют.
Под системой управления торговой организацией следует понимать не только программное обеспечение и соответствующее техническое оборудование, но и организацию работы с товаром в целом. Любая сложная программная система становится эффективной только тогда, когда ее правильно используют и внедряют.
Основные цели по автоматизации, которые ставит перед потенциальной системой среднестатистическая оптовая организация:
сокращение срока подбора заказа, уменьшение складского запаса при одновременном стремлении к сокращению так называемых потерь из-за отсутствия запаса;
повышение общей управляемости процессов, т. е. появление контроля на всех этапах товарного потока.