Задачами, решаемыми при внедрении современной автоматизированной системы управления современными складскими комплексами, являются следующие:
оптимальное использование складских площадей и объемов;
минимизация затрат на складское хранение;
уменьшение времени, затрачиваемого на проведение всех складских операций;
уменьшение числа ошибочных складских операций;
повышение точности и оперативности учета товара;
устранение потерь, связанных с критичностью сроков реализации товаров;
оптимизация затрат на заработную плату складских работников.
Каждая из этих задач может быть уточнена количественными показателями, однако следует отметить, что достичь всего и сразу представляется маловероятным. В частности, задача максимизации объема мест хранения может вступить в конфликт с задачей наискорейшего отбора товара. Поэтому необходимо вычленять наиболее приоритетные, ключевые задачи в соответствии со спецификой деятельности организации, текущим моментом ее развития, другими факторами и подчинять им все остальные устремления. Современную автоматизированную систему управления складским комплексом имеет смысл рассматривать как инструмент, который позволяет настраивать разумный баланс решаемых задач, находить золотую середину в соответствии с регулярными и периодическими потребностями организации. Необходимость постановки и решения конкретных задач должна быть очевидна для организаций, работающих в режиме обостряющейся на рынке конкуренции, когда недостаточные качество и скорость обслуживания клиентов зачастую оборачиваются их потерей.
Функциональные возможности любой современной автоматизированной системы работы оптовой торговой организации можно условно представить в виде следующих уровней:
технологическая платформа, основополагающие финансовые алгоритмы и система безопасности;
базовая складская функциональность, что дает возможность работать с первичными документами и обеспечивает классический набор действий по приходу, расходу, покупке, продаже, перемещению товара;
механизмы планирования складских работ на основе нескольких первичных документов, также на этом уровне обычно уже имеется функционал по заданию простейших правил предпочтительного размещения конкретного товара в тех или иных ячейках склада;
система управления складом (Warehouse Management Systems, WMS). WMS, базируясь на многочисленных правилах и настройках, сама дает пользователям задания когда, кому и что надо сделать, где и какой товар разместить, в какой последовательности комплектовать заказы и отгружать их. При комплектации заказа система распределяет товары по паллетам или коробкам так, чтобы соблюдать ограничения по весу, объему и совместимости товаров друг с другом.
Четвертый уровень не может являться последним, так как развитие программных продуктов идет по пути создания новых, более совершенных концепций. К тому же любая система управления не обходится без внесения собственных наработок и адаптаций. Гибкость современных систем управления во многом позволяет, начав с первого уровня, по мере необходимости последовательно подниматься вверх до четвертого уровня полноценной системы WMS.
Спецификой оптовых организаций является то, что они имеют различные складские помещения с разными вариантами конструкции и размеров, температурным режимом и предназначением. Поэтому отдельно целесообразно разрабатывать проект по автоматизации склада, так как специализированные системы управления складом позволяют учитывать все особенности внутренней структуры склада, включая виды стеллажного оборудования и используемые механизмы, номенклатуру хранимого товара (температурные режимы хранения, вид товара (мерный и сыпучий), сроки хранения, серийные и партионные номера и т. п.), оборачиваемость товара (настройку зон склада с учетом различных скоростей оборачиваемости товара), предоставляемые услуги по ответственному хранению и дополнительной обработке товаров (этикетированию, созданию наборов, доставке и пр.) и т. д. Именно сочетание всех этих возможностей позволяет организовать ритмичную работу склада в целом. Основными предпосылками автоматизации склада служат экономические показатели, такие как объем оборота товара, производственные затраты, потери, связанные с рекламациями и браком, и пр.
Этапы разработки проекта по автоматизации склада могут включать нижеследующие этапы:
1. Предпроектное исследование
1.1. Организационная структура склада
Анализ организационной структуры необходимо провести с точки зрения определения ролей в технологическом процессе, отсутствия дублирования функций, наличия должностных инструкций и механизмов их исполнения.
1.2. Документооборот
Четко определенный документооборот для склада фактически определяет информационный поток, сопровождающий товар на протяжении его жизненного цикла на складе, в том числе фиксирует точки передачи материальной ответственности за товар.
1.3. Регламент прохождения процессов
Регламент здесь понимается как определение строгой и однозначной последовательности действий над предметом труда и запрет его нарушения. Разработка регламента очень тесно связана с документооборотом.
1.4. Склад
Необходимо проанализировать, насколько хорошо проработано разделение склада на зоны. Оно должно быть осуществлено так, чтобы, во-первых, обеспечивалась наблюдаемость товара на протяжении всего его жизненного цикла на складе, во-вторых, учитывалась бы специфика хранения и, в-третьих, было бы достаточно удобно вести разметку склада в будущей программе.
1.5. Товар
Товар является одним из самых важных объектов на складе, он же предмет труда. Правильная и информативная кодировка товара является обязательным условием четкой работы складского комплекса. На разных типах складов даже для аналогичных товаров она может серьезно отличаться.
2. Составление товарных запасов (ТЗ) на автоматизацию склада (обязательно)
3. Технологическое проектирование, моделирование, реинжиниринг работы склада
Комплекс мер по проектному моделированию склада, позволяющий произвести предварительный расчет склада, оценку эффективности работы существующего склада, расчет реструктуризации, наращивания мощностей и автоматизации склада.
4. Прокладка СКС (структурированная кабельная система)
СКС необходимая основа для построения информационной инфраструктуры объекта (компьютерная сеть, телефонная сеть, организация выхода в Интернет) и интегрированных систем обеспечения технической безопасности.
5. Поставка и настройка оборудования и программного обеспечения, необходимого для эффективного управления складом
Поставка специализированного складского оборудования, погрузо-разгрузочных средств. Установка программного обеспечения автоматизации склада, интеграция в систему оборудования для автоматической идентификации и маркировки штрихового кода.
6. Обучение персонала
7. Техническое сопровождение проекта
Гарантийное и послегарантийное обслуживание, организация круглосуточной «горячей» линии, экстренный выезд специалиста по вопросам, связанным с работой программного обеспечения (ПО) и оборудования, установленного на складе.
Таким образом, автоматизация деятельности складского хозяйства является жизненной необходимостью для оптовой организации. С внедрением автоматической системы учета на складе станут возможными перспективное планирование деятельности склада, безбумажная технология работы, повысится эффективность складских операций, информация о выполняемых заданиях и остатках будет предоставляться в режиме реального времени. Также снизятся затраты на обработку заданий, исключений и ошибок, управление персоналом будет осуществляться посредством заданий, формируемых самой системой автоматизации.
1.4. Значение и особенности автоматизации розничной торговой организации
В Беларуси заметны перемены в схеме торговли. Увеличивается доля крупных магазинов и торговых сетей. Розничные сети в стране, особенно в крупных городах, постепенно вытесняют рынки и одиночные магазины. Огромные гипермаркеты готовы обслуживать десятки тысяч покупателей в день, при этом формат, ассортимент и уровень цен не идут ни в какое сравнение со ставшими привычными за 90-е гг. оптовыми рынками. Теперь свои ежемесячные покупки многие семьи в крупных городах осуществляют в магазинах такого рода.
Необходимость в оперативном управлении магазином вызвана стремительным ростом торгового ассортимента (десятки тысяч наименований), который невозможно поддерживать вручную. Оптимальное пополнение ассортимента возможно лишь с учетом оперативных значений остатков товара. Для розничной торговли характерно накопление в системе огромных объемов данных (хранится каждая позиция каждого чека).
В Беларуси заметны перемены в схеме торговли. Увеличивается доля крупных магазинов и торговых сетей. Розничные сети в стране, особенно в крупных городах, постепенно вытесняют рынки и одиночные магазины. Огромные гипермаркеты готовы обслуживать десятки тысяч покупателей в день, при этом формат, ассортимент и уровень цен не идут ни в какое сравнение со ставшими привычными за 90-е гг. оптовыми рынками. Теперь свои ежемесячные покупки многие семьи в крупных городах осуществляют в магазинах такого рода.
Необходимость в оперативном управлении магазином вызвана стремительным ростом торгового ассортимента (десятки тысяч наименований), который невозможно поддерживать вручную. Оптимальное пополнение ассортимента возможно лишь с учетом оперативных значений остатков товара. Для розничной торговли характерно накопление в системе огромных объемов данных (хранится каждая позиция каждого чека).
Еще несколько лет назад руководители магазинов и не подозревали, что наступит время, когда им придется серьезно задумываться о телекоммуникационной инфраструктуре своих организаций. Функционирование современной розничной торговой организации практически немыслимо без таких понятий, как локальная вычислительная сеть, Интернет, виртуальная частная сеть, сервисные службы, система управления цепочками поставок и многое другое. Все способствует решению прикладных задач учета товаров, электронного документооборота, выполнению электронных транзакций, предоставлению покупателям справочной информации в режиме онлайн, интеграции с сетями электронной обработки обращений покупателей, поступающих по телефону, через электронную почту или через web-сайты магазинов.