Согласно ст. 162 БК РФ [1] одним из полномочий получателя бюджетных средств является ведение бухгалтерского учета либо передача на основании соглашения этого полномочия иному государственному (муниципальному) учреждению (централизованной бухгалтерии).
Согласно Закону руководители государственных (муниципальных) учреждений могут передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии.
Согласно п. 5 ст. 321.1 НК РФ [5] в государственных (муниципальных) учреждениях, занимающихся коммерческой деятельностью, бухгалтерский учет ведется централизованными бухгалтериями в соответствии с положениями гл. 25 НК РФ [5]. Декларации по налогу представляются централизованными бухгалтериями в налоговые органы по месту нахождения каждого учреждения в порядке, установленном НК РФ.
Рисунок 5 Организация бухгалтерского учета в государственных (муниципальных) учреждениях
Следует обратить внимание на то, что действующая нормативная база в области организации и ведения бухгалтерского учета в государственных (муниципальных) учреждениях вопросы о деятельности централизованных бухгалтерий затрагивает мало. В связи с чем возникают трудности, как в работе самих централизованных бухгалтерий, так и при их проверках.
Централизованные бухгалтерии были созданы как специализированные структурные подразделения при органах государственной власти и органах местного самоуправления, главных распорядителях и распорядителях бюджетных средств. В настоящее время большинство централизованных бухгалтерий имеют статус юридических лиц, свою печать, бланки и имущество. Таким образом, вопрос о централизованной бухгалтерии не теряет своей актуальности.
Основными документами, определяющими особенности функционирования централизованных бухгалтерий, являются нормативно-правовой акт руководителя органа исполнительной власти субъекта РФ или органа местного самоуправления о создании ГУ «Централизованная бухгалтерия», а также уставы этих учреждений.
Кроме того, каждая централизованная бухгалтерия издает локальные акты, регламентирующие ее деятельность: приказы и распоряжения руководителя; коллективный договор; правила внутреннего трудового распорядка; положение о премировании; положение о предоставлении дополнительных платных услуг; приказ об учетной политике.
Основная функция централизованных бухгалтерий осуществление бухгалтерского учета по отдельным статьям расходов государственных учреждений, принадлежащих тому или иному ведомству, на основании договоров с этими учреждениями о централизации расходов. Прикрепление государственных учреждений к централизованным бухгалтериям находится в компетенции отраслевых департаментов. При этом планирование и учет расходов бюджета и средств от предпринимательской деятельности осуществляются в разрезе государственных (муниципальных) учреждений, а финансирование расходов из соответствующего бюджета производится с единого лицевого счета по сводной смете централизованной бухгалтерии.
Централизованные бухгалтерии осуществляют работу по составлению и исполнению смет расходов, планов финансово-хозяйственной деятельности (далее ПФХД) государственных (муниципальных) учреждений, ведут учет исполнения смет расходов, ПФХД и осуществляют систематический контроль за ходом их исполнения, за состоянием расчетов, сохранностью денежных средств и товарно-материальных ценностей, за правильным и экономным расходованием бюджетных средств, а также обеспечивают правильное и своевременное составление периодической и годовой бухгалтерской отчетности.
При централизованном учете за руководителями государственных (муниципальных) учреждений сохраняются права распорядителей бюджетных средств. При этом они: заключают договоры на поставку товаров и оказание услуг; получают в установленном порядке авансы на хозяйственные и другие нужды или разрешают выдачу авансов своим сотрудникам; заключают трудовые соглашения; разрешают оплату расходов за счет ассигнований, предусмотренных сметой или ПФХД; расходуют в соответствии с установленными нормами материалы, продукты питания и другие материальные ценности на нужды учреждения; подписывают документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, утверждают авансовые отчеты подотчетных лиц, акты на списание в установленном порядке пришедшего в ветхость оборудования и инвентаря; получают от централизованных бухгалтерий необходимые справки и сведения об исполнении сметы или ПФХД, а также разрешают другие вопросы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
Органами исполнительной власти субъекта, органами местного самоуправления может быть установлена различная степень централизации бухгалтерского учета для каждого конкретного учреждения в соответствии с рисунком 6.
В зависимости от выбранного способа централизованные бухгалтерии выполняют различные функции. Так, в случае с полной централизацией в обслуживаемых учреждениях должность бухгалтера в штатных расписаниях не предусматривается, бухгалтерские службы не создаются. Первичные учетные документы по движению материальных запасов и других нефинансовых активов исполняются материально ответственными работниками учреждений. Проекты смет доходов и расходов разрабатываются в централизованной бухгалтерии на основании данных, представленных руководителями учреждений или структурных подразделений. При этом право подписи заявлений на выдачу авансов подотчетными лицами, право утверждения авансовых отчетов, право подписи расчетно-платежных ведомостей на выдачу заработной платы сохраняется за руководителями учреждений. Такая форма централизации в настоящий момент является одной из самых популярных, так как позволяет максимально минимизировать расходы государственного (муниципального) учреждения.
Рисунок 6 Способы централизации бухгалтерского учета в государственных (муниципальных) учреждениях
Второй по популярности формой централизации является передача части функций по ведению бухгалтерского учета централизованным бухгалтериям. Например, расчеты с поставщиками и подрядчиками по поставке товаров, выполнению работ, оказанию услуг, а также расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами по налогам и сборам. В данном случае в штатные расписания государственных (муниципальных) учреждений вводятся должности бухгалтеров, в обязанности которых входит подготовка не только первичной документации, но и бухгалтерских документов, служащих основанием для производства расчетов (проектов штатных расписаний, платежно-расчетных ведомостей документов, служащих основанием для списания стоимости использованных материальных запасов, и т.п.). За централизованной бухгалтерией в этом случае закрепляется право проверки правильности составления представленных документов, обоснованности применяемых цен и тарифов, контроля над соблюдением установленного законодательными и нормативными актами порядка использования бюджетных и иных средств учреждений. Расчеты в безналичном порядке (включая расчеты с бюджетом по налогам и сборам), а также составление налоговой отчетности производятся централизованной бухгалтерией.
Рисунок 6 Способы централизации бухгалтерского учета в государственных (муниципальных) учреждениях
Второй по популярности формой централизации является передача части функций по ведению бухгалтерского учета централизованным бухгалтериям. Например, расчеты с поставщиками и подрядчиками по поставке товаров, выполнению работ, оказанию услуг, а также расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами по налогам и сборам. В данном случае в штатные расписания государственных (муниципальных) учреждений вводятся должности бухгалтеров, в обязанности которых входит подготовка не только первичной документации, но и бухгалтерских документов, служащих основанием для производства расчетов (проектов штатных расписаний, платежно-расчетных ведомостей документов, служащих основанием для списания стоимости использованных материальных запасов, и т.п.). За централизованной бухгалтерией в этом случае закрепляется право проверки правильности составления представленных документов, обоснованности применяемых цен и тарифов, контроля над соблюдением установленного законодательными и нормативными актами порядка использования бюджетных и иных средств учреждений. Расчеты в безналичном порядке (включая расчеты с бюджетом по налогам и сборам), а также составление налоговой отчетности производятся централизованной бухгалтерией.
В некоторых случаях государственным (муниципальным) учреждениям предоставлены максимальные полномочия по ведению бухгалтерского учета, а централизованные бухгалтерии осуществляют учет лишь в части расходов, производимых по отдельным статьям сметы расходов или ПФХД. Как правило, это связано с ситуацией, когда некоторые виды материальных запасов или иных нефинансовых активов поставляются централизованно.
Последний вид централизации представляет собой ведение бухгалтерского учета учреждениями самостоятельно, а составление сводной бухгалтерской отчетности органами исполнительной власти (органами местного самоуправления) поручено централизованной бухгалтерии. Такой вариант удобен для упорядочения контроля над расходованием бюджетных средств, выделяемых учреждениям. Государственные (муниципальные) учреждения, имеющие свои бухгалтерии, в этом случае передают бухгалтерскую отчетность в отраслевые централизованные бухгалтерии для составления сводной отчетности по району, городу, области.
Особенность функционирования централизованных бухгалтерий заключается в сложности взаимодействия с широкой сетью государственных (муниципальных) учреждений. Именно поэтому для централизованной бухгалтерии крайне важно определить порядок взаимоотношений с обслуживаемыми учреждениями. В связи с этим важным документом является график документооборота, при отсутствии или несоблюдении которого возникает большинство нарушений.
Материально ответственным и другим должностным лицам, включенным в график документооборота, а также руководителям обслуживаемых учреждений должны вручаться выписки из него. На практике же в государственных (муниципальных) учреждениях графики не передаются, а сам порядок документооборота существует лишь формально.
При наличии утвержденного сторонами графика документооборота, когда в определенные сроки документы от государственного (муниципального) учреждения поступили бы в централизованную бухгалтерию, такой проблемы не возникло бы.
Таким образом, централизованные бухгалтерии не всегда осуществляют своевременную регистрацию фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета, контроль над ассортиментом поставляемых в учреждения товаров ведется не на должном уровне, что отчасти связано с тем, что централизованными бухгалтериями принимаются к учету заранее выписанные поставщиками накладные (до фактической поставки товаров).
Таким образом, договор на бухгалтерское обслуживание и в данном случае учетная политика и график документооборота являются основополагающими в деятельности каждой централизованной бухгалтерии. От того, насколько добросовестно они будут исполняться, зависит во многом результаты деятельности бухгалтерии.