В пособии для лучшего понимания терминов после основных раз¬делов приводится перечень наиболее важных и часто встречающихся в письменных документах слов и словосочетаний(Useful phrases and vocabulary).
Следует подчеркнуть, что все деловые документы составляются по стандартной форме, поэтому, имея под рукой образцы написания писем и прочих документов, можно значительно сэкономить время и уделить основное внимание содержанию.
В пособии для лучшего понимания терминов после основных раз¬делов приводится перечень наиболее важных и часто встречающихся в письменных документах слов и словосочетаний(Useful phrases and vocabulary).
Официальные письма должны быть отпечатаны на компьютере. Личные письма, т.е. письма родственникам или близким друзьям, могут быть написаны от руки, хотя этот способ написания в европейском обществе используется все реже.
2.2 Основные правила пунктуации английского языка
При составлении деловых документов и других текстовых материалов общепринятые знаки препинания помогают уточнить и подчеркнуть значение слова или фразы. Вместе с тем составитель может осознанно отойти от правил и сохранить в документе авторский стиль. Однако в этом случае нужно быть уверенным, что текст будет понят правильно. Кроме того существуют и различия в употреблении тех или иных пунктуационных знаков в английском и в русском языках , хотя в целом правила пунктуации в английском языке в значительной степени совпадают с аналогичными правилами в русском языке.
Апостроф
1 Апостроф используется при образовании притяжательного паде жа существительных и неопределенных местоимений.
Week's wages, boss's instruction, Elizabeth's letter, managers' reports, everyone's word, anybody's computer, someone's CV.
2 Апостроф указывает на пропуск одной или более букв или цифр. We can Ч deliver the goods in time due to the hurricane, so you won 'tget the newest models. It's our fault.
The product was launched in '99.
3 Апостроф употребляется для образования множественного числа букв, цифр и знаков.
Не was mistaken having written one t instead of two t's. There are five 7's in his home number.
Скобки квадратные
Квадратные скобки в большинстве случаев используются для интерполяции, вставления слов или фраз в предложения. She [the Manageress] has presented an persuasive speech. Our previous trade mark [ABB] was supported by Business Bank.
Скобки круглые
Круглые скобки используются для выделения определений, комментариев, дополнительной информации и подробностей, которые помогают уточнить смысл, но не являются существенной частью предложения.
This itinerary (of cause they knew it was preliminary) covered only two destinations.
В деловых документах круглые скобки также употребляются для повторения сумм, предварительно написанных словом.
You will find enclosed a cheque for five hundred dollars ($ 500).
Двоеточие
Двоеточие употребляется в следующих случаях:
перед цитатой:
The President said: «The nation is proud of its heroes»;
перед перечислением однородных членов предложения:
The delivery included the following: spare parts, instruction manuals, etc.
для разделения часов от минут, заголовка от подзаголовка:
20:24 Flying to the Moon: a research paper.
Запятая
Запятая, наиболее часто используемый знак препинания, ставится в предложении в случаях, когда нужно:
разделить два независимых предложения, объединенных союзами and, but, for, or, nor:
We arrived at 14:15, but the train had already left;
отделить придаточное предложение обстоятельства от главного предложения:
Since the contract was signed, the company will send the technical docu ments in the near future;
выделить определительное придаточное предложение, если оно содержит описание или дополнительную информацию об отдельной части предложения:
Foreign partners were greeted by CEO, who was a man in his 40s, and
invited
to a conference room;
использовать вводные слова, фразы и вводные предложения, без которых грамматическая структура предложения не пострадает:
Our bank, it is important to underscore, was the first commercial bank in the branch for that moment,
разделить однородные члены предложения, в том числе перед последним в перечне.
Если несколько однородных членов связаны бессоюзно, а последний присоединен посредством союза and/ or, то все однородные члены разделяются запятыми, причем запятая, в отличие от правил русского языка, ставится и перед союзом (We are sending you bicycles, cars, motorcycles, and motorscooters). Это правило относится и к тем случаям, когда последний из однородных членов выражен словом etc. (et cetera) (Forks, knives, spoons, etc.).
Запятая выделяет приложение с пояснительными словами, стоящее после определяемого существительного (St. Petersburg, the second capital of Russia, is a wonderful city).
Запятая выделяет причастный оборот (Seeing the dog approaching, he ran off down the sreet).
Запятая выделяет причастный оборот (Seeing the dog approaching, he ran off down the sreet).
Запятая выделяет обращение (Friends, Romans, countrymen, lend me your ears). Обращение в начале письма выделяется запятой, в отличие от русского языка, где в подобном случае ставится восклицательный знак.
His presentation was so informative, persuasive, and inspiring!;
отделить прямую речь от остального предложения:
«I would also like to take the opportunity, "she continued, "to thank all of you»;
обозначить даты, части адреса, географические названия:
On April 16, 1982; they moved to 31, James Street, Ohio, the USA;
выделить обращение:
Thank you, Mr. Chairman;
отделить заключительную фразу в письме от подписи:
Yours sincerely, William Baker.
Точка
Точка ставится в следующих случаях:
в конце утвердительных предложений:
I think you will agree this position is suitable for him;
после сокращений:
Mr. President, Dr. Newton, a.m., Ph.D., e.g.;
для отделения целого от дроби:
The turnover increased by 10. 7per cent
Точка с запятой
Точка с запятой ставится для разделения двух независимых предло¬жений, не объединенных союзами and, but, for, or, nor.
They went downstairs; the door was locked.
Однако, если одно из независимых предложений содержит запятые, точка с запятой используется перед указанными союзами.
They went, it was better to say they rushed, downstairs; but the door was locked.
Многоточие
Многоточие указывает на пропуск слова или словосочетания, кото¬рое должно закончить предложение, или на пропуск части цитаты.
Doyoumindifl
Dr. Chester Karrass said that «in business, you don 'tget what you deserve, you get what you negotiate».
Вопросительный знак
Вопросительный знак ставится в конце прямого вопроса или в лю¬бой части предложения для выражения сомнения, юмора, иронии. Is this business expanding these years? The item delivered two weeks ago (?) was an odd one.
Восклицательный знак
Восклицательный знак ставится в конце предложения для выраже¬ния сильного чувства или эмоции. Восклицательный знак наиболее часто используется в неофициальных текстах (письмах, открытках, за¬писках и т.д.).
Hold the glass! It is very fragile! Oh, dear! What a pity!
Кавычки
Кавычки используются для обозначения начала и конца прямой речи и цитаты, а также в тех случаях, когда значение слова не совсем совпа¬дает с контекстом, в русском языке перед таким словом мы используем фразу «так называемый».
«Dont let them go!» they shouted.
He started reading «To be or not to be» but suddenly stopped.
Тире
Тире употребляется в случае, когда нужно особенно выделить какую-то часть предложения, подчеркнуть неожиданное изменение конструкции или отразить сомнение.
Кроме того, тире используется в неофициальных текстах вместо точек, запятых и скобок, а в официальных для разделения частей в списке.
Не has graduated from the university I know he is really happy and got a degree.
She sounded so shy: «I'm I'd like to take well a day off if you don't mind».
Дефис
Дефис ставится при переносе слова на новую строку, в составных словах (числительных от 20 до 100, существительных с предлогами, в словах с префиксами self- и ех-, в именах собственных с префиксами) и при разделении слова на буквы или слоги.
Thirty-seven; ninety-nine; sister-in-law; eye-to-eye; self-respect; ex-President
Always is spelled a-l-w-a-y-s.
2.3 Задание
1 Перечислите основные правила пунктуации английского языка.
2 Назовите особенности употребления апострофа, запятой, двоеточия, тире, дефиса, точки с запятой, кавычек, многоточия, восклицательного и вопросительного знаков, тире, круглых и квадратных скобок в английском языке.
3 Сравните англоязычные знаки препинания с русскими знаками препинания, отметьте различия в их употреблении в соответствующих ситуациях письменной речи.
4 Перечислите правила этикета, требования стиля, нормы политкорректности, которые необходимо соблюдать при составлении письменных документов на английском языке.
2.4 Правила написания записок. Простая и памятная записки
Простая записка (note) носит полуофициальный характер и может быть написана от руки. Вместе с тем это документ, в котором дается краткая информация о событиях, планах или действиях, например, сообщается о чьем-нибудь звонке, оперативном совещании или изменениях в планах. Простая записка отличается краткостью и отсутствием лингвистических изысков, поскольку ее назначение поставить в известность. Но в отличие от других документов, например, электронного сообщения, записка может быть написана эмоциональным языком.
Если это важно, записку следует начать с указания времени, дня недели или даты. Для того чтобы усилить значение наиболее важных фактов, можно использовать заглавные буквы, подчеркивание или знаки пунктуации, например, тире вместо точек, запятых. Допускается также исключение ненужных слов.
ОБРАЗЕЦ
John
Boss asked to bring him the report as soon as you finish with the figures.
Ann
ОБРАЗЕЦ 2
Sam
Call Emma Dell to confirm meeting time with Coca-Cola representative next
Monday at 11 am. Phone number 533 26 17.
Памятная записка (memo) относится к одной из наиболее распространенных форм деловой переписки внутри одной организации. Записка печатается на чистом листе бумаги или на специальных бланках внутреннего обращения и имеет постоянные разделы:
дата (date);
фамилия и имя человека, кому направляется записка (to whom), или должности группы людей;